物業(yè)小區(qū)檔案管理

1、小區(qū)管理精細(xì)化物業(yè)效勞驚喜化物業(yè)的檔案建立與管理1. 物 業(yè) 檔 案 的 建 立2. 物 業(yè) 檔 案 的 管 理 3. 物 業(yè) 檔 案的 銷 毀目 錄物業(yè)檔案的兩個(gè)重要作用 2、建立動(dòng)態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機(jī)制 3、什么是物業(yè)檔案？ 1、一、物業(yè)檔案的建立 由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性，因此必須建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制但凡管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)，有關(guān)人員都要進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動(dòng)態(tài)記錄。 指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件。憑證作用、參考作用一、物業(yè)檔案的建立檔案室物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理。在資料收

2、集時(shí)應(yīng)保證資料真實(shí)及渠道廣泛。資料收集的兩種方式 資料的收集 4、設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息施工及驗(yàn)收階段信息委托管理階段信息業(yè)主收樓信息日常管理信息按時(shí)間順序收集一、物業(yè)檔案的建立 在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收 集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料等原始資料。 在業(yè)主入伙，進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。 在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及 其相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化。 通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。按物業(yè)管理參與者的各方面來收集一、物業(yè)檔案的建立上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、人事后勤工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄業(yè)主資料、裝

3、修資料、客戶投訴工程客服綜合巡查記錄、緊急事件、車輛檔案秩序各類帳冊、發(fā)票存根、預(yù)算報(bào)告財(cái)務(wù)資料整理要求: 收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索。資料的整理和分類 5、資料分類:根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類一、物業(yè)檔案的建立資料分類：按文件、檔案連貫性分類 實(shí)際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴(yán)格區(qū)分，另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性，進(jìn)行分類。產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料住用戶檔案裝修檔案資料工程維修資料設(shè)備設(shè)施管理資料治安消防平安管理資料綠化清潔資料員工管理資料業(yè)主日常資料行政文件資料業(yè)主委員會(huì)資料1、什么

4、是物業(yè)檔案的管理？二、物業(yè)檔案的管理強(qiáng)調(diào)原始記錄的重要性數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)不錯(cuò)不漏、帳實(shí)相符妥善保管、查閱方便保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、新鮮、平安 2、檔案管理本卷須知 指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動(dòng)中，對(duì)物業(yè)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。3、檔案的建立的四個(gè)環(huán)節(jié)二、物業(yè)檔案的管理收集是將分散在樓盤內(nèi)各部門的有保存價(jià)值的文件資料向公司檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。使用歸檔整理收集.從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工.從地下到樓頂.從主體到配套的技術(shù)資料完整的檔案收集表達(dá)在三個(gè)方面：收集的關(guān)鍵是盡可能完整整理的重點(diǎn)是去偽存真。留下物業(yè)管理有用的

5、資料。 整理干凈不是最終目的，而是防止查找時(shí)浪費(fèi)時(shí)間，提高工作效率。歸檔指按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)地分類與保存，如按每一棟建筑分類。 歸檔形式同時(shí)采用原始資料與計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，使儲(chǔ)存方式的多元化。歸檔管理 對(duì)業(yè)主和公司利益影響較大的檔案都應(yīng)加以保存。 檔案歸檔應(yīng)根據(jù)部門、年度、內(nèi)容、保存期及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷，逐一編號(hào)、登記造冊、編制目錄、分柜保存。 為保證檔案的平安與完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持枯燥、通風(fēng)、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮。二、物業(yè)檔案的管理物業(yè)來源清物業(yè)數(shù)量清物業(yè)質(zhì)量清物業(yè)價(jià)值清結(jié)構(gòu)類型清設(shè)備設(shè)施清綠化苗木清租金費(fèi)用清使用情況清維修更新清歸檔作用“十清 使用檢索計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；審批按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)前方可借閱；手續(xù)借閱手續(xù)的辦理借、還登記；檢查完好程度；借閱時(shí)間規(guī)定等二、物業(yè)檔案的管理編輯、處理、打印、保管各種文件和資料制作資料與存儲(chǔ)各項(xiàng)根底資料存儲(chǔ)其他相關(guān)資料質(zhì)量記錄等存儲(chǔ)發(fā)生過的各類事故經(jīng)過及處理結(jié)果為咨詢決策提供效勞建立網(wǎng)絡(luò)，溝通信息，實(shí)現(xiàn)信息、設(shè)備共享計(jì)算機(jī)在物業(yè)管理中的應(yīng)用注意保密銷毀根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，定期對(duì)過期或作廢的文檔進(jìn)行 剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。經(jīng)