地產(chǎn)股份有限公司材料設(shè)備采購管理計劃流程

1、材料設(shè)備采購治理流程編制日期審核日期批準日期流程目的 規(guī)范工程材料設(shè)備采購行為，提高采購效率及效益，防范風(fēng)險。適用范圍適用于公司進行項目工程材料設(shè)備的采購工作。定義采購打算：指采購項目實施前制訂的各個采購環(huán)節(jié)的時刻安排，依照操縱角度及力度的不同分為：材料設(shè)備總體采購打算、年度采購打算、季度采購打算、單項采購打算。談判方案：指在商務(wù)談判實施前制定的指導(dǎo)談判實施的方案，內(nèi)容通常包括：談判目標、談判內(nèi)容、談判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。職責供應(yīng)部負責材料設(shè)備采購組織工作；負責材料設(shè)備合同的起草、報審、簽訂，組織合同交底。核算部參與商務(wù)談判；負責價格對比分析。成本監(jiān)控中心參與金

2、額100萬的商務(wù)談判。工程部、總工室（設(shè)計治理部）負責各自范圍內(nèi)的技術(shù)要求。法律事務(wù)部（法務(wù)人員）負責對合同等進行法務(wù)審核。監(jiān)察中心（組）依照集團要求對相關(guān)采購事項進行獨立的監(jiān)察工作。申請部門指申請招標項目的各地區(qū)公司工程部等；提交采購申請表，并提供所需的資料、樣板、范圍圖紙、推舉入圍單位等。流程圖 廣州供應(yīng)部材料設(shè)備采購流程表（樣例）關(guān)鍵活動描述采購打算時期供應(yīng)部依照項目總控打算、工程進度打算、材料設(shè)備進場打算、甲供材目錄（施工圖完成1周內(nèi)）及目標成本等資料，編制項目材料設(shè)備總體采購打算，報地區(qū)公司總經(jīng)理審批。供應(yīng)部于每年12月編制年度采購打算，年度采購打算依照已審批通過的項目總體采購打算匯

3、總生成。供應(yīng)部于每季度最后一個月編制季度采購打算。采購預(yù)備時期材料采購預(yù)算總表需求部門提交材料采購預(yù)算總表，并按責權(quán)手冊報審。采購申請單需求部門提交采購申請單（附經(jīng)審批的材料采購預(yù)算總表），內(nèi)容及要求如下：申請單須提供所需產(chǎn)品的型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、到貨時刻和收貨人，同時必須提供圖紙或樣品等技術(shù)資料，不能指定品牌。各樓盤配送的油煙機、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請須提供相關(guān)部門聯(lián)合簽發(fā)的相應(yīng)樓盤的裝修標準表。各樓盤售樓部、大堂、樣板房內(nèi)的家私、飾品等物品購置須提供經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)批準的預(yù)算。材料物品的最終選型定板供應(yīng)部接到設(shè)計治理部/總工室的材料物品選型定板單（設(shè)計樣）后，依照采購情況，形成材料

4、物品選型定板單（采購樣），按責權(quán)手冊報審，完成最終的材料定板工作。具體操作要求及程序見產(chǎn)品標準及選型定板作業(yè)指引。入圍單位采納競爭性談判（議標）方式時，參與談判的入圍單位應(yīng)許多于三家，具體操作要求及程序見供應(yīng)商入圍及評估治理作業(yè)指引。采購實施時期如大型材料設(shè)備采購（金額10萬），應(yīng)采納招標方式，具體操作要求及程序見工程招標治理流程。如采納競爭性談判方式，供應(yīng)部在談判前應(yīng)確定談判方案。談判方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：談判目標、談判內(nèi)容、談判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。供應(yīng)部要求供應(yīng)商編制報價清單。談判過程中的踏勘、答疑，具體操作要求及程序參照工程招標治理流程中踏勘、答疑的相關(guān)

5、規(guī)定。供應(yīng)部應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商充分溝通，使其準確了解公司采購需求、技術(shù)要求、質(zhì)量標準、驗收標準、報價要求等，以保證談判的成效，同時應(yīng)在談判過程中逐步明確對產(chǎn)品/服務(wù)的具體要求、價格構(gòu)成和評定成交的標準，填寫合同條件約談記錄表。供應(yīng)部將最后報價時刻通知所有參加談判且符合技術(shù)要求的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時刻內(nèi)進行最后報價。供應(yīng)部依照最后報價及談判結(jié)果編制價格對比分析及采購報價單，并按責權(quán)手冊報審。核算部提供談判所需標底價，供應(yīng)部組織談判工作，通知核算部及相關(guān)部門參與談判，如不參加，需預(yù)先給出合理性建議或意見，以供談判過程采納或參考。商務(wù)約談完成后監(jiān)察中心（組）可對有疑義事項進行再次市場詢價并

6、要求相關(guān)部門進行解釋或修正。審批后，供應(yīng)部將決策結(jié)果通知參加談判的供應(yīng)商。合約簽訂時期供應(yīng)部組織各職能部門相關(guān)人員與中標的單位詳細商談合同內(nèi)容，最終由供應(yīng)部形成合同文本，按責權(quán)手冊辦理審核審批手續(xù)。在發(fā)放中標通知書后的三十日內(nèi)，合同專員負責完成與中標單位的合同簽訂、整理歸檔工作，具體操作要求及程序見合同治理作業(yè)指引。合同外工程，應(yīng)按設(shè)計變更治理作業(yè)指引、工作指令治理作業(yè)指引辦理工作指令，如設(shè)計變更估算金額50萬或工作指令5萬（不含設(shè)計變更），需在完成審批后重新簽訂合同，具體審核審批權(quán)限見責權(quán)手冊。采購內(nèi)部操縱監(jiān)察中心（組）作為集團既定內(nèi)部操縱制度實際執(zhí)行情況的監(jiān)控部門，其職能是監(jiān)督整個采購過程是否符合規(guī)范、是否按程序辦事。集團監(jiān)察中心（組）有權(quán)全過程參與并監(jiān)督采購工作，但不參與決策決議。監(jiān)察中心（組）有權(quán)隨時對各類采購工作的執(zhí)行情況進行時期性或全面地工作抽查，包括但不限于采購手續(xù)的齊全、操作流程的準確、采購資料的完整以及整個采購過程的公平、公正性。監(jiān)察中心（組）每年組織不定期的采