連鎖企業(yè)采購(gòu)管理實(shí)務(wù)（第三版）第二章連鎖企業(yè)采購(gòu)部門設(shè)計(jì)與人員管理

1、第二章 連鎖企業(yè)采購(gòu)部門設(shè)計(jì)和人員管理2.1 連鎖企業(yè)采購(gòu)部門設(shè)計(jì)2.2 連鎖企業(yè)采購(gòu)制度2.3 連鎖企業(yè)采購(gòu)流程2.4 連鎖企業(yè)采購(gòu)人員管理學(xué)習(xí)目標(biāo)了解連鎖企業(yè)采購(gòu)部門設(shè)計(jì)的原則和影響因素；掌握連鎖企業(yè)采購(gòu)部門的設(shè)計(jì)方式以及各種設(shè)計(jì)方式的優(yōu)缺點(diǎn)；理解三中采購(gòu)制度的優(yōu)缺點(diǎn)和使用條件；明確連鎖企業(yè)采購(gòu)人員的素質(zhì)要求；掌握采購(gòu)人員招聘和培訓(xùn)的主要方式。（四）采購(gòu)權(quán)力與采購(gòu)責(zé)任相適應(yīng)。（一）采購(gòu)組織與經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)、產(chǎn)品、規(guī)模相適應(yīng)。（二）采購(gòu)工作必須與企業(yè)的整體目標(biāo)，采購(gòu)方針、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)部門的職權(quán)范圍相適應(yīng)。（三）采購(gòu)組織與企業(yè)的管理水平相適應(yīng)。 2.1 連鎖企業(yè)采購(gòu)部門設(shè)計(jì)2.1.1 連鎖企業(yè)采

2、購(gòu)組織設(shè)計(jì)的原則2.1.2 連鎖企業(yè)采購(gòu)組織設(shè)計(jì)的影響因素（1）管理層自身的知識(shí)及認(rèn)識(shí)水平。（2）連鎖企業(yè)采購(gòu)產(chǎn)品成本占總成本的比重。（3）連鎖企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況及采購(gòu)對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)。（4）連鎖企業(yè)對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)的依賴程度，通常供應(yīng)市場(chǎng)越集中越容易引起管理層的注意。（1）按采購(gòu)地區(qū)設(shè)計(jì)（2）按物品類別設(shè)計(jì)（3）按采購(gòu)物料價(jià)值設(shè)計(jì)（4）按采購(gòu)物料的重要性設(shè)計(jì)（5）按采購(gòu)功能設(shè)計(jì)（6）混合式設(shè)計(jì) 2.1.3 連鎖企業(yè)采購(gòu)部門設(shè)計(jì)方式按采購(gòu)地區(qū)采購(gòu)部外購(gòu)科內(nèi)購(gòu)科某水泥公司采購(gòu)處組織表按物品類別采購(gòu)部采購(gòu)三科采購(gòu)二科采購(gòu)一科電子零件(包括集成電路、開(kāi)關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動(dòng)器、機(jī)黽器等）機(jī)械制

3、品(包含塑料膠品、機(jī)器設(shè)備、模具等）工程發(fā)包事務(wù)用品維護(hù)機(jī)械維護(hù)水電某電子公司采購(gòu)部組織表按采購(gòu)價(jià)值或重要性物品價(jià)值次數(shù)承辦人員A70%10%經(jīng)理B20%30%主管C10%60%職員風(fēng)險(xiǎn)利潤(rùn)策略性項(xiàng)目(采購(gòu)總監(jiān)）杠桿性項(xiàng)目（采購(gòu)主管） 瓶頸性項(xiàng)目（采購(gòu)經(jīng)理）非緊要項(xiàng)目（采購(gòu)人員）按采購(gòu)過(guò)程供應(yīng)處內(nèi)購(gòu)科外購(gòu)科接轄科資訊科結(jié)報(bào)組議價(jià)組訪價(jià)組綜合組履約組訂約組報(bào)關(guān)組驗(yàn)收組提貨組資訊組稽催組物料管理組某國(guó)防科技單位采購(gòu)組織表混合式編組采購(gòu)處外購(gòu)科原料科內(nèi)購(gòu)科五多及其他機(jī)器零件儀表塑膠制品包裝材料工程主要原料助劑染料機(jī)器零件某人造纖維制造公司采購(gòu)組織表采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)科科長(zhǎng)稽催科科長(zhǎng)管理科科長(zhǎng)研究科科長(zhǎng)原

4、料組組長(zhǎng)燃料組組長(zhǎng)設(shè)備組組長(zhǎng)辦公用品組長(zhǎng)維修組組長(zhǎng)鉛采購(gòu)員銅采購(gòu)員化學(xué)品采購(gòu)員電器采購(gòu)員機(jī)械采購(gòu)員某金屬制造公司組織表一貫作業(yè)的組織方式，有下列優(yōu)點(diǎn)： 1、一位采購(gòu)人員可綜理全部采購(gòu)過(guò)程，權(quán)責(zé)相當(dāng)分明。 2、符合規(guī)模經(jīng)濟(jì)的原則。 3、對(duì)供應(yīng)商的關(guān)系良好。 4、由于對(duì)供應(yīng)商有取舍的權(quán)力，故可增強(qiáng)及時(shí)交貨及改善品質(zhì)的管理效能。一貫作業(yè)的組織方式，也有如下缺點(diǎn)：1、一位采購(gòu)人員負(fù)責(zé)全部過(guò)程的各項(xiàng)作業(yè)，工作相當(dāng)繁復(fù)，且無(wú)法專精。2、采購(gòu)案從頭至尾，全由一人包辦所有過(guò)程，使采購(gòu)人員掌握生殺大權(quán)，難免滋生弊端。3、采購(gòu)人員常因某一采購(gòu)案件之羈絆，而無(wú)法進(jìn)行其他的案件，致采購(gòu)?fù)瓿尚势汀?.1.4 連鎖企

5、業(yè)采購(gòu)部門組織設(shè)計(jì)方式之優(yōu)劣比較分段作業(yè)的組織方式，有下列優(yōu)點(diǎn)：1、每位采購(gòu)員只負(fù)責(zé)采購(gòu)過(guò)程中的一部分，熟能生巧，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，并提高辦事效率。2、一方面是分工合作，另方面則內(nèi)部牽制，除非全體人員沆瀣一氣，否則勾串不易。3、采購(gòu)過(guò)程每一階段均由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，應(yīng)可提升采購(gòu)作業(yè)的品質(zhì)。分段作業(yè)的組織方式，會(huì)有如下缺點(diǎn)：1、采購(gòu)過(guò)程由不同人員分段處理，發(fā)收轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時(shí)效。2、各自為政，無(wú)人負(fù)責(zé)；且購(gòu)用之間，接手人員太多，徒增聯(lián)系上的困難。3、采購(gòu)人員的工作滿足感比較低，因其對(duì)任何采購(gòu)案件均無(wú)完整之決定權(quán)。2.2 連鎖企業(yè)采購(gòu)制度 所謂采購(gòu)制度，是指企業(yè)采購(gòu)中使用的采購(gòu)方式及采購(gòu)行為準(zhǔn)則。

6、采購(gòu)制度主要有三種，分別為集中采購(gòu)制度、分散采購(gòu)制度和混合采購(gòu)制度。連鎖企業(yè)通常采用集中采購(gòu)制度。2.2.1 集中采購(gòu)制度 集中制采購(gòu)制度-即將采購(gòu)相關(guān)的職責(zé)或工作，集中授予一個(gè)部門來(lái)執(zhí)行。 在連鎖企業(yè)中的集中化采購(gòu)，是指將各連鎖企業(yè)所要需的經(jīng)營(yíng)物資統(tǒng)一由一個(gè)部門負(fù)責(zé)，其他部門均無(wú)采購(gòu)職權(quán)。 集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)（1）有利于商品的標(biāo)準(zhǔn)化。（2）減少了管理上的重復(fù)設(shè)置。（3）由于連鎖經(jīng)營(yíng)的需求量大，可以獲得談判優(yōu)勢(shì)。（4）在物資短缺的時(shí)候，連鎖企業(yè)之間不會(huì)為了得到物資而相互競(jìng)爭(zhēng)從而引起價(jià)格的上漲。（5）利于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行更有效的控制。（6）有利于連鎖企業(yè)采購(gòu)決策的專業(yè)化分工和專業(yè)技能發(fā)展，同時(shí)也更有益

7、于時(shí)間的利用集中采購(gòu)缺點(diǎn)：采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)，延誤實(shí)效； 非共同性物料集中采購(gòu)，無(wú)數(shù)量折扣利 益；采購(gòu)與使用分離，影響采購(gòu)績(jī)效適用條件：（1）企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購(gòu)量比較小。（企業(yè)規(guī)模）（2）企業(yè)各部門及工廠集中一個(gè)地方，采購(gòu)工作并無(wú)因地制宜的必要。（地理?xiàng)l件）（3）企業(yè)雖然有多個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但產(chǎn)品類大同小異，集中采購(gòu)可以達(dá)到以量限價(jià)。（產(chǎn)品種類） 分權(quán)/散式的采購(gòu)組織-即將采購(gòu)相關(guān)的職責(zé)與工作，分別授予不同和部門來(lái)執(zhí)行。分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：（1）與供應(yīng)商直接溝通（2）更少的內(nèi)部協(xié)調(diào)（3）較少的官僚采購(gòu)程序（4）對(duì)內(nèi)部用戶更強(qiáng)的顧客導(dǎo)向。（5）對(duì)利潤(rùn)中心直接負(fù)責(zé)分散采購(gòu)的缺點(diǎn)：（1）分散的采購(gòu)能力，缺乏規(guī)

8、模經(jīng)濟(jì)（2）缺乏對(duì)供應(yīng)商統(tǒng)一的態(tài)度（3）分散的市場(chǎng)調(diào)查（4）不同的經(jīng)營(yíng)單位可能存在不同的商業(yè)采購(gòu)條件。適用條件：適用于規(guī)模較大、分布較廣、各部門差異性較大的企業(yè)。2.2.2 分散采購(gòu)制度2.2.3 混合制采購(gòu)制度 看產(chǎn)品的重要程度確定相應(yīng)的采購(gòu)制度，凡屬共同性物料、采購(gòu)金額較大、進(jìn)口品等采購(gòu)集中采購(gòu)。 小額、因地制宜、臨時(shí)性的采購(gòu)，則采用分散采購(gòu)。 北京某企業(yè)集中采購(gòu)的實(shí)際困難與解決辦法1.企業(yè)概況北京東方俱樂(lè)部是一家健身俱樂(lè)部，在北京共有19家連鎖健身中心，總部設(shè)在海淀區(qū)。俱樂(lè)部為私人所有，已有15年歷史。公司沒(méi)有專門的采購(gòu)部，只有一位專門負(fù)責(zé)采購(gòu)事務(wù)的人員，在該公司內(nèi)部推行實(shí)施了一套集中采

9、購(gòu)計(jì)劃。2.原來(lái)的分散采購(gòu)模式為了維持各健身中心的運(yùn)作，東方俱樂(lè)部需要許多不同的物品，包括機(jī)器和設(shè)備的部件，例如自行車配件、磨砂燈泡、辦公和衛(wèi)生等各種用品。每一家俱樂(lè)部各自負(fù)責(zé)自己的采購(gòu)事務(wù)，絕大多數(shù)的健身中心不設(shè)自己的庫(kù)存而是隨需隨買，例如需要辦公用品時(shí)就隨時(shí)到附近的商店購(gòu)買。在總部也曾經(jīng)有一位兼職人員負(fù)責(zé)采購(gòu)和庫(kù)存控制，不過(guò)他只負(fù)責(zé)總部而不負(fù)責(zé)其它健身中心的物品采購(gòu)，對(duì)其它健身中心的物品采購(gòu)僅僅只是做些采購(gòu)記錄而已。3.現(xiàn)在的集中采購(gòu)模式經(jīng)過(guò)調(diào)查分析，俱樂(lè)部采購(gòu)管理人員得出，以前所使用的以各健身中心為主的隨需隨買的采購(gòu)體系問(wèn)題很大，應(yīng)該采用效果最佳的集中采購(gòu)體系。案例 集中采購(gòu)體系確實(shí)可以

10、為俱樂(lè)部節(jié)省一大筆開(kāi)支。例如，可找到一家供應(yīng)商，俱樂(lè)部向其批量購(gòu)買衛(wèi)生用品，這家供應(yīng)商可以優(yōu)惠地把價(jià)格降低一半。于是，采購(gòu)人員開(kāi)始尋找更多的提供不同物品的供應(yīng)商，并制訂了集中采購(gòu)體系的一系列細(xì)則。 這套集中采購(gòu)體系基本上把所有的采購(gòu)都集中到公司總部，各連鎖俱樂(lè)部的經(jīng)理不能再像以前那樣各自隨意地購(gòu)買所需的物品。如果有需求，他們要填一份請(qǐng)購(gòu)單，然后傳真到總部。傳真到總部的最后期限是每周五下午5點(diǎn)。在下周一，各健身中心所需采購(gòu)的物品將由總部的相關(guān)部門及時(shí)派人送達(dá)。采購(gòu)管理人員如發(fā)現(xiàn)各中心所請(qǐng)購(gòu)的物品不合適，有權(quán)加以否定或減少其采購(gòu)量。但是每一個(gè)健身中心都另有1，000元人民幣的現(xiàn)金用于應(yīng)付可能隨時(shí)發(fā)

11、生的緊急采購(gòu)需求。4.集中采購(gòu)遇到的困難在集中采購(gòu)體系實(shí)施一個(gè)月后，俱樂(lè)部受到了一些挫折。有幾家健身中心的經(jīng)理對(duì)集中采購(gòu)有些抵制，最棘手的是朝陽(yáng)區(qū)的3家健身中心的經(jīng)理，曾聯(lián)合起來(lái)拒絕接受集中采購(gòu)，他們的理由是手續(xù)太繁瑣。5.解決方案采購(gòu)管理人員要想取得采購(gòu)管理體系變革的成功，還要從以下3方面著手：進(jìn)一步取得總經(jīng)理的堅(jiān)定支持，為變革的實(shí)施提供組織上的保證；建立一支有力的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，這是實(shí)施采購(gòu)方式變革的關(guān)鍵；對(duì)各健身中心的經(jīng)理組織培訓(xùn)，幫助他們盡快地接受新的采購(gòu)管理方式。請(qǐng)做下列的歸類題，將屬于集中和分散的采購(gòu)內(nèi)容分別歸入和的桶中。決策層次低，易產(chǎn)生暗箱操作手續(xù)較多，過(guò)程過(guò)長(zhǎng)易于穩(wěn)定與供應(yīng)商的關(guān)系

12、，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的成效最佳的合作各基層有采購(gòu)和檢測(cè)的能力手續(xù)簡(jiǎn)單，過(guò)程短不影響正常的生產(chǎn)或銷售可獲得規(guī)模效益，降低采購(gòu)和物流的成本適用于易出現(xiàn)問(wèn)題的物品內(nèi)部協(xié)調(diào)多B桶A桶一起做運(yùn)動(dòng)2.3 連鎖企業(yè)采購(gòu)流程連鎖企業(yè)采購(gòu)作業(yè)流程會(huì)因采購(gòu)的方式及采購(gòu)的對(duì)象等不同而在作業(yè)環(huán)節(jié)上有所差異，但一個(gè)完整的采購(gòu)過(guò)程，一般包括以下幾個(gè)基本環(huán)節(jié)。需求商品的說(shuō)明選擇供應(yīng)商采購(gòu)合同談判簽訂采購(gòu)合同和訂單安排商品跟催商品驗(yàn)收和發(fā)票的核對(duì)驗(yàn)收不符與退貨處理記錄與檔案維護(hù)結(jié)案 確認(rèn)采購(gòu)需求連鎖企業(yè)采購(gòu)流程1）確認(rèn)采購(gòu)需求需求來(lái)自生產(chǎn)部門、使用部門、維修部門、銷售部門、廣告部門和實(shí)驗(yàn)室需要那些物料、需要多少、何時(shí)需要、何時(shí)采購(gòu)、由

13、誰(shuí)決定預(yù)測(cè)物料需求，減少特殊需求和緊急需求2）需求商品的說(shuō)明 準(zhǔn)確描述是跨職能采購(gòu)團(tuán)隊(duì)共同的責(zé)任。準(zhǔn)確說(shuō)明和描述，以便使商品來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。思考：如何避免描述和說(shuō)明商品要求過(guò)程中的誤解？ 請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)部門編號(hào)預(yù)算額日期需求數(shù)量 單位 描述需要日期遇到問(wèn)題時(shí)通知特殊發(fā)送說(shuō)明說(shuō)明：本表單一式兩份，原件送采購(gòu)部門，申請(qǐng)者保留文件副本。申請(qǐng)方3）選擇供應(yīng)商外部固定供應(yīng)商：關(guān)系比較穩(wěn)定，供應(yīng)商表現(xiàn)良好。外部新供應(yīng)商：調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或者淘汰掉一些供應(yīng)商，重新尋找供應(yīng)商。公司自有：自有生產(chǎn)基地或生產(chǎn)企業(yè)，或者貼牌生產(chǎn)等。4）采購(gòu)合同談判 選定供應(yīng)商之后，連鎖企業(yè)要確定采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)條件、供貨

14、條件等，以便與供應(yīng)商進(jìn)行談判。5）簽訂采購(gòu)合同和訂單安排訂貨簽約手續(xù)包括訂單和合約兩種方式：訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件。文書選?。弘p方相對(duì)實(shí)力的強(qiáng)弱、采購(gòu)物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度、銷售合同采購(gòu)合同？6）商品跟催跟蹤是對(duì)訂單所作的例行追蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其商品發(fā)運(yùn)的承諾。催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，使其履行承諾、提前發(fā)貨或加快已經(jīng)延誤的訂單。 7）商品驗(yàn)收和發(fā)票的核對(duì) 廠商在交貨驗(yàn)收合格后，應(yīng)隨即開(kāi)具發(fā)票并支付貨款。付款時(shí)，必須對(duì)發(fā)票進(jìn)行核對(duì)和審批，確認(rèn)無(wú)誤后財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。8）驗(yàn)收不符與退貨處理 凡所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重予

15、以結(jié)案。9）結(jié)案 凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無(wú)遺失、績(jī)效好壞等，報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。10）記錄與檔案維護(hù) 凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購(gòu)案件，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類，予以保管，以備今后選擇供應(yīng)商時(shí)參閱或事后發(fā)生問(wèn)題時(shí)查考。 連鎖企業(yè)在具體設(shè)計(jì)采購(gòu)作業(yè)流程的時(shí)候，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：商品采購(gòu)流程應(yīng)與采購(gòu)數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配。 采購(gòu)流程的先后順序及時(shí)效控制。采購(gòu)流程中關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置。 采購(gòu)流程中權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂采購(gòu)流程應(yīng)反映集體決策的思想流程的設(shè)計(jì)應(yīng)配合作業(yè)方式進(jìn)行調(diào)整。 2.3.2 連鎖企業(yè)采購(gòu)流程設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)2.4 連鎖企業(yè)采購(gòu)人員管理2.4.1 采購(gòu)人員的素質(zhì)要求 品德 知識(shí) 能力 自身的心理、生理方面2.4.2 采購(gòu)人員的招聘 1）招聘原則 高素質(zhì)，多樣性 效率優(yōu)先 公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)錄用 內(nèi)部?jī)?yōu)先2）招聘的方法和渠道 內(nèi)部征召：內(nèi)部提升、職位轉(zhuǎn)換 外部征召：刊登廣告、員工推薦、顧客推薦、大學(xué)校園招聘、在線招聘、就業(yè)機(jī)構(gòu)、獵頭機(jī)構(gòu) 不同征召渠道的選擇3）甑選 對(duì)申請(qǐng)者的背景調(diào)查 心理測(cè)試 情景模擬 筆試