益楓投資股份公司辦公設(shè)備管理制度

1、制度名稱辦公設(shè)備管理制度編 號(hào)XZ-201808005執(zhí)行部門公司各部門編制人員行政部審核人員行政部經(jīng)理批準(zhǔn)人員編制日期2018.08.01審核日期2018.08.08批準(zhǔn)日期第1章 總則第1條 目的為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。第2章 辦公設(shè)備購(gòu)買第3條 各分公司在年初資金計(jì)劃中統(tǒng)一將購(gòu)買辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等費(fèi)用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由總部行政部統(tǒng)一購(gòu)買。對(duì)于臨時(shí)需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，由總部行政部購(gòu)買。第4條 在辦公設(shè)備采

2、購(gòu)前，必須由行政部牽頭，組織各分公司負(fù)責(zé)人、計(jì)劃財(cái)務(wù)部相關(guān)人員共同對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行會(huì)審，參照財(cái)務(wù)制度中的相關(guān)采購(gòu)流程辦理。第3章 電腦使用管理第5條 專人專管1每臺(tái)電腦指定專門人員負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意使用。2電腦使用人員要設(shè)置開機(jī)密碼，密碼需向公司行政主管報(bào)備，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。第6條 操作規(guī)定1嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。2不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，防止公司電腦“感染”病毒。3嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。第7條 病毒防護(hù)1尚未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，由行政部安排安裝軟件。2任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書

3、面報(bào)告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。3所有電腦不得安裝游戲軟件。4數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。5在使用軟件前，必須進(jìn)行殺毒，確保軟件無(wú)病毒后方可打開。6任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。第8條 硬件保護(hù)1除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。2硬件維護(hù)人員在拆卸電腦時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。3硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時(shí)，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。4各公司行政人員必須認(rèn)真落實(shí)所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。5對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。第9條 電腦保養(yǎng)1嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴(yán)禁用手或尖銳物體觸

4、摸屏幕。使用人在下班前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，如遇節(jié)假日長(zhǎng)時(shí)間不啟用電腦，需關(guān)閉電源開關(guān)。2定期（每月末）對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運(yùn)行空間。備份的磁盤由行政部指定人員保管。3定期（每季度一次）由指定的專業(yè)電腦維護(hù)公司對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第4章 電話使用管理第10條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各公司行政主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。第11條 各種外線電話須配置“長(zhǎng)途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)行政主管審閱。第12條 長(zhǎng)途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長(zhǎng)途電話時(shí)需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。第13條 禁止因私事?lián)艽?/p>

5、長(zhǎng)途電話。第5章 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理第14條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)屬于公司固定資產(chǎn)，任何人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自帶離辦公場(chǎng)地。第15條 打印、復(fù)印文件資料要遵循節(jié)約原則，不得任意浪費(fèi)耗材和紙張。公司內(nèi)部使用文件，一般用可在利用的紙張反面打印、復(fù)?。粚?duì)外發(fā)文或者報(bào)送的文件，要求使用干凈、整潔的紙張打印、復(fù)印。第16條 凡是加蓋公章后作廢的文件，不得作為廢紙使用，須將文件用專門工具攪碎銷毀。第6章 傳真機(jī)使用管理第17條 傳真機(jī)屬于公司固定資產(chǎn)，任何人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自帶離辦公場(chǎng)地。第18條 不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。第19條 行政類傳真文件需進(jìn)行傳真登記、簽收制度

6、，并立檔備案。第20條 業(yè)務(wù)類傳真文件一般采取自動(dòng)接收狀態(tài)，由業(yè)務(wù)人員自行與收發(fā)傳真方進(jìn)行確認(rèn)。第7章 其他辦公設(shè)備使用管理第21條 各公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，財(cái)務(wù)部門對(duì)于各公司電腦及周邊耗材、固定資產(chǎn)都要進(jìn)行登記建檔，每季度對(duì)實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)。行政部應(yīng)建立辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置發(fā)票，保修卡，產(chǎn)品說明書，驅(qū)動(dòng)軟件等。各部門的閑置辦公設(shè)備應(yīng)及時(shí)呈報(bào)行政部，由行政部做合理調(diào)配。第22條 辦公設(shè)備采購(gòu)時(shí)須提供保修服務(wù)及維護(hù)服務(wù)，以便設(shè)備定期維護(hù)和保養(yǎng)。第23條 辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。第8章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管第24條 各公司行