7文件、記錄和檔案管理制度

1、廣東源茵生態(tài)I有限公司源蒼生怒翻HmhY&iFw*文件、記錄和檔案管理制度Yuan Yin Park-A/6-007管理部門：安全管理辦公室編 制：審 核：批 準(zhǔn)：生效日期：本文件為公司內(nèi)部機(jī)密，嚴(yán)禁泄露；未經(jīng)許可，不得復(fù)制、翻印或轉(zhuǎn)變成其他形式使用。文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_廣東源茵生態(tài)園有限公司也一文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本1目的為了確保公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理規(guī)范、完整、有效，使與安全生產(chǎn)標(biāo) 準(zhǔn)化有關(guān)的文件、記錄和檔案得到控制，確保公司安全生產(chǎn)工作具有可追溯性，特制訂此管理 制度。2適用范圍本制度適用于廣東源

2、茵生態(tài)園安全生產(chǎn)有關(guān)文件、記錄和檔案管理工作。公司其他文件、 記錄和檔案的管理可參照?qǐng)?zhí)行。3職責(zé)公司安全管理辦公室為安全生產(chǎn)有關(guān)文件、記錄和檔案的歸口管理部門。負(fù)責(zé)編制公司安 全管理制度、安全操作規(guī)程和應(yīng)急預(yù)案，經(jīng)安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布；規(guī)定有關(guān)安全管理檔案 要求、記錄樣式，對(duì)公司安全生產(chǎn)管理文件、記錄統(tǒng)一編號(hào)、備案，對(duì)文件和記錄的更改進(jìn)行 管理。2各部門根據(jù)危險(xiǎn)源辨識(shí)情況,補(bǔ)充制定專項(xiàng)安全管理制度和安全操作規(guī)程,編制記錄表樣, 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在安全管理辦公室編號(hào)、備案后發(fā)布，并負(fù)責(zé)評(píng)審和 修訂工作。各部門負(fù)責(zé)管理范圍內(nèi)記錄的填寫、收集、整理、標(biāo)識(shí)、保管，必要時(shí)傳遞到相關(guān)

3、部門 簽署，并對(duì)所填寫記錄的真實(shí)性、及時(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，每半年一次將形成的安全生產(chǎn)記錄歸 檔到安全管理辦公室保存。安全管理辦公室負(fù)責(zé)安全有關(guān)文件的發(fā)放、更改、作廢文件回收，在安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管 理記錄清單中規(guī)定各記錄的保管單位和保存期。對(duì)于過(guò)期的記錄表單和作廢文件，由安全管 理辦公室申請(qǐng)，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能銷毀。安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、記錄表樣由安全管理辦公室在發(fā)放時(shí)保留一份存 檔；接受到的安全管理外來(lái)文件應(yīng)移交安全管理辦公室編號(hào)和存檔。4文件、記錄和檔案的管理文件和記錄管理要點(diǎn)文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本,文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-

4、007 版本也一力庖笆孕國(guó)文件、記錄和檔案管理制度文件管理要點(diǎn)1）編制、審核、批準(zhǔn)的簽署；2）必要時(shí)進(jìn)行評(píng)審與更新，并再批準(zhǔn)；3）標(biāo)注編號(hào)、版本/修改狀態(tài)，以便于識(shí)別；4）文件使用場(chǎng)所獲得適用的有效版本；5）文件內(nèi)容字跡應(yīng)保持清晰完整；6）外來(lái)文件得到識(shí)別并發(fā)放或傳達(dá)至適用部門；7）對(duì)文件發(fā)放、回收、保存、廢止后留存加以管理。4. 1.2記錄管理要點(diǎn)包括編號(hào)、標(biāo)識(shí)、填寫、保管、歸檔、保存期限等。. 3公司安全生產(chǎn)有關(guān)文件和記錄包括：1）安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等；2）適用的外來(lái)文件；3）記錄表樣等。文件的編制、審核、批準(zhǔn)4. 2.1公司通用安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)

5、案由安全管理辦公室編制，部門 領(lǐng)導(dǎo)審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。4. 2.2公司專項(xiàng)安全管理制度、安全操作規(guī)程由所在部門組織編制，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，安全管 理辦公室會(huì)簽并統(tǒng)一編號(hào)，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布。4. 2.3通用安全管理制度按照不低于有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求編制；專項(xiàng)安全 管理制度按法律法規(guī)、部門規(guī)章、技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合公司危險(xiǎn)源辨識(shí)結(jié)果編制。4. 2.4安全操作規(guī)程（或規(guī)范）做到“一崗一規(guī)范”，“一臺(tái)一規(guī)程”。設(shè)備安全操作規(guī)程一般 包括設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、危險(xiǎn)性分析和防范措施、操作步驟、巡回檢查、運(yùn)行記錄、應(yīng)急處理、安 全注意事項(xiàng)等。崗位安全操作規(guī)范一般包括資格要求，崗位危

6、險(xiǎn)性分析和防范措施，崗前、崗 中、崗后的作業(yè)規(guī)范，安全注意事項(xiàng)、應(yīng)急處理等。4.3文件的格式、編號(hào)、版次和修訂狀態(tài)4. 3.1安全管理文件紙質(zhì)版為正反面打印，標(biāo)題為宋體四號(hào)字加粗，正文為宋體小四號(hào)字，行文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本,文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本也一力庖笆孕國(guó)文件、記錄和檔案管理制度距固定值25磅（印刷版為縮短篇幅，可縮小字體和行距），正文章節(jié)按GB/T 1.1-2020編排。4. 3.2文件的編號(hào)說(shuō)明：DMLY AQ TY - XXI 兩位順序號(hào) “通用”簡(jiǎn)稱 ，安全，簡(jiǎn)稱“大夢(mèng)探索樂(lè)園”縮寫當(dāng)各部門制定專項(xiàng)安全管理制度時(shí)

7、，將“TY”改為：“ZX”；安全操作規(guī)程一將“TY”改為 “GC”，應(yīng)急預(yù)案-將“TY”改為“YA”，外來(lái)文件-將“TY”改為“WL”。順序號(hào)由公司管理辦 公室統(tǒng)一編號(hào)并登記，以避免編號(hào)重復(fù)或無(wú)序。4. 3. 3文件的版本用A、B、C等依次進(jìn)行標(biāo)識(shí)，文件的修改在同一版本允許9次，用0、1、2、 3等依次標(biāo)識(shí)，文件版本/修改狀態(tài)的標(biāo)識(shí)是為了識(shí)別和檢索。安全管理辦公室將安全生產(chǎn)有關(guān)文件名稱、編號(hào)、版次等錄入安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理 文件清單，各部門新增或更改文件的名稱和編號(hào)應(yīng)在安全管理辦公室登記取號(hào)，以便及時(shí)納 入公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件體系。4.4文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放、保管4. 4.1批準(zhǔn)發(fā)布的文件由安全管

8、理辦公室按執(zhí)行范圍確定發(fā)放份數(shù)，文件封面加蓋“受控” 標(biāo)識(shí)，使用文件收（發(fā)）登記表發(fā)放文件，由接收文件部門簽字確認(rèn)。4. 4.2文件接收部門承擔(dān)文件保管責(zé)任，確保文件完整、清晰。文件持有人調(diào)離時(shí)應(yīng)交回文 件。新版文件發(fā)放時(shí)，舊版文件同時(shí)廢止收回，作廢文件應(yīng)及時(shí)上交安全管理辦公室，無(wú)保留 價(jià)值的文件做好“作廢”標(biāo)識(shí)。4. 4.3公司安全生產(chǎn)有關(guān)文件的電子版和紙質(zhì)版均屬于受控文件，未經(jīng)安全管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 任何部門、個(gè)人不得復(fù)制、外傳，違反規(guī)定者，安全管理辦公室及編制者有追責(zé)及索賠權(quán)。4. 4.4安全生產(chǎn)文件通過(guò)安全教育培訓(xùn)的方式傳達(dá)給員工，經(jīng)考試、檢查，驗(yàn)證培訓(xùn)效果。安 全操作規(guī)程要點(diǎn)應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)公

9、示。4. 5文件的評(píng)審和修訂4. 5. 1安全生產(chǎn)有關(guān)文件由編制部門每三年組織一次適用性評(píng)審，不適用時(shí)應(yīng)及時(shí)修訂。修訂文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本,文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本也一力庖笆孕國(guó)文件、記錄和檔案管理制度后的文件發(fā)布前應(yīng)履行簽批手續(xù)并在安全管理辦公室備案存檔。4. 5.2當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可隨時(shí)組織文件評(píng)審：a）安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；b）安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)或管理職責(zé)發(fā)生重大變化。4. 5.3文件評(píng)審內(nèi)容a）與法律、法規(guī)及其他要求的適宜性；b）與公司安全管理架構(gòu)和管理水平的適用性；c）實(shí)際執(zhí)行時(shí)的可操作性；d）與其他管

10、理制度的相容性。組織評(píng)審的部門通過(guò)文件評(píng)審記錄表記載評(píng)審情況，評(píng)審結(jié)果作為是否修訂的主要 依據(jù)。修訂文件一般由編制部門進(jìn)行，當(dāng)編制部門發(fā)生職能變化時(shí)，由該職能的后續(xù)承接部門 組織，必要時(shí)，需了解該制度制訂的原始背景。修訂過(guò)程、新制度的發(fā)放、作廢文件回收?qǐng)?zhí)行 本管理制度。4. 6文件的執(zhí)行4. 6.1公司、部門在安全檢查、日常巡查中應(yīng)包括對(duì)安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程執(zhí)行情 況的檢查。6.2違反安全管理制度、安全操作規(guī)程的，按“三違”行為界定和處罰規(guī)定進(jìn)行處理。記錄的表號(hào)、標(biāo)識(shí)和保存期7.1安全管理辦公室負(fù)責(zé)編制安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理記錄清單，對(duì)每種記錄都有唯一的表 號(hào)加以標(biāo)識(shí)，格式為：DMLY-

11、AQ-TY-BXXX,表號(hào)編排與文件號(hào)編排類似，“TY” 一通用制度的表 格，“BXXX”中“B”為表格，“XXX”為三位順序號(hào)，其他專項(xiàng)制度的表格代號(hào)將“TY”改為代 號(hào) “ZX”。7.2記錄的保存期限分為永久，長(zhǎng)期（10年），短期（3年），記錄的保存期在安全生產(chǎn)標(biāo) 準(zhǔn)化管理記錄清單中列明。記錄的填寫、管理、檢索4. 8.1記錄應(yīng)按表格內(nèi)容依次填寫，確保字跡清晰，數(shù)據(jù)及表述準(zhǔn)確、不漏項(xiàng)，且簽署完整。4. 8.2記錄歸口部門指定專人對(duì)記錄進(jìn)行管理，一般按日期排列，必要時(shí)編制順序號(hào)。在用記文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_廣東源茵生態(tài)園有限公司也一文件編號(hào)：Yuan

12、YinPark-A/6-007 版本錄以活動(dòng)案卷的方式留置于使用場(chǎng)所，已過(guò)現(xiàn)用期的記錄需整理并核查完整性、增加封面后半 年歸檔一次安全管理室，形成安全生產(chǎn)檔案。4. 8.3為了追溯需要，需要檢索、查閱記錄時(shí)，應(yīng)經(jīng)記錄保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。4. 9失效文件和記錄的銷毀4. 9.1已失效但需作為歷史資料保留的文件，在確定數(shù)量后裝入文件袋中，封面標(biāo)識(shí)名稱、編 號(hào)、版本/修改狀態(tài)、作廢年、月、日，標(biāo)注”停止使用，僅作歷史資料”后歸檔存放。對(duì)無(wú)保留價(jià)值的作廢文件和過(guò)期記錄，由安全管理辦公室提出申請(qǐng)并填寫文件銷毀記 錄表，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。4. 10安全生產(chǎn)檔案的管理4. 10. 1公司對(duì)主

13、要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查等通過(guò)填寫記錄表格、報(bào)告、通知、影 像等形式進(jìn)行追溯，形成安全生產(chǎn)檔案。4. 10. 2安全生產(chǎn)檔案主要內(nèi)容：1）安全生產(chǎn)會(huì)議記錄；2）安全生產(chǎn)專項(xiàng)費(fèi)用提取和使用情況記錄；3）安全教育培訓(xùn)記錄；4）勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)、發(fā)放記錄；5）危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息，重點(diǎn)危險(xiǎn)源清單和管理臺(tái)賬；6）安全生產(chǎn)檢查記錄及相關(guān)資料；7）各類危險(xiǎn)作業(yè)審批資料；8）隱患整改和治理記錄，隱患統(tǒng)計(jì)分析、通報(bào)等資料；9）安全生產(chǎn)考核和獎(jiǎng)懲資料；10）設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備技術(shù)資料和強(qiáng)制性檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備維修、維護(hù)保養(yǎng)和運(yùn)行記錄；11）要求持證上崗的作業(yè)人員臺(tái)賬；12）對(duì)相關(guān)方的安全管理記錄；13）安全設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬，安全設(shè)備設(shè)施的安裝、運(yùn)行、維護(hù)、校驗(yàn)記錄，法定檢測(cè)報(bào)告；14）建設(shè)項(xiàng)目安全設(shè)施“三同時(shí)”資料；15）水、電、燃?xì)狻⒔ㄖ贾玫燃夹g(shù)圖紙；文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本,、_廣東源茵生態(tài)園有限公司也一文件編號(hào)：Yuan YinPark-A/6-007 版本16）員工職業(yè)健康檢查記錄、工傷申報(bào)的相關(guān)資料；17）應(yīng)急演練記錄，應(yīng)急物資與裝備臺(tái)帳；18）安全事件和事故報(bào)告、調(diào)查與處理相關(guān)資料。