辦公用品的分類與使用講解學(xué)習(xí)

1、1.2. 1.2. L1.2.(3)31.2.3.4.(1)復(fù)印的基本方法(2)特殊文件的復(fù)印方法(3)復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)與維修：a.(板)5.(1)電腦在工作中的用途(2)計算機(jī)病毒防范 6.(1)交換臺(2)電話應(yīng)答機(jī)7.8.9.10.11.12.73 1.2.第三節(jié) 辦公用品的發(fā)放使用與分配管理1.2.3.4.1.2.(4) 1.2.1.2.管理工具 1 第一條 主管為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有事務(wù)用品的購買，都由事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條 訂購數(shù)量根據(jù)事務(wù)用品庫存量情況以及消耗水平，向主管科長報告，確定訂購數(shù)量。如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的話，或者未來某種事務(wù)用品

2、的需求量將發(fā)生變化的話，也一并向主管科長提出。調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經(jīng)企劃部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量；然后，去專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品。第三條 采購方法按照成本最小原則，選擇直接去商店購買，或者訂購的方式。第四條 直接向有關(guān)商店訂購。事務(wù)用品管理部門，必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”，寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價，以及向何商店訂購等等。第五條 追蹤按訂購單以及訂購進(jìn)度控制卡，檢查所訂購事務(wù)用品在預(yù)定日期送到與否，實施追蹤。第六條 接貨所訂購事務(wù)用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，如果沒問題，就在送貨

3、單上加蓋印章，表示收到。進(jìn)而，在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。第七條 支付收到事務(wù)用品后，對照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管科長簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交出納科負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第八條 分發(fā)事務(wù)用品原則上由總公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有特殊情況，允許各營業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務(wù)用品購買申請書”的前提下，就近采購。在這種情況下，事務(wù)用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督檢查部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。 第九條 申請手續(xù)各科的申請書必須一式兩份，一份用于分發(fā)事務(wù)用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)用事務(wù)用品臺賬

4、登記。在申請書上寫明所要物品、數(shù)量與單價金額。第十條 分發(fā)手續(xù)(1)接到各分事業(yè)單位的申請書（兩份）之后，進(jìn)行核對，并在申請受理冊上作好登記，寫上申請日期、申請單位、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量；再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送科。(2)發(fā)送科進(jìn)行核對后，把申請所要全部用品備齊、打包，通過郵局寄給分事業(yè)單位。(3)用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同寄出包裹一起返回各分事業(yè)單位。第十一條 報廢處理價格、數(shù)量及報廢處理有關(guān)事項。 第十二條 填寫臺賬所有入庫事務(wù)用品，都必須一一填寫臺賬（卡片）。第十三條 保管必須清

5、楚地掌握事務(wù)用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃；必要時要實行防蟲等保全措施。第十四條 盤存事務(wù)用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次（6月與12月）。盤點(diǎn)工作由科長負(fù)責(zé)；盤點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，使兩者一致。第十五條 印刷品與紙張管理印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺賬為基準(zhǔn)，領(lǐng)發(fā)多少，隨時記賬，進(jìn)行加減，計算出余量。一旦某批消耗品用完，即寫成書面報告遞交主管。第十六條 持有量調(diào)查必須對總公司各部科所擁有的事務(wù)用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品，作出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日就前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量），作出統(tǒng)計，向上報告。事務(wù)用品管理科對報告進(jìn)行核對，檢查各部科

6、所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，是否與倉庫的各部科領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把各報告分部科進(jìn)行編輯保存。 第十七條 調(diào)查科職責(zé)(1)對總公司各科室進(jìn)行調(diào)查。核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺賬。核對用品申請書與實際使用情況。核對用品領(lǐng)用臺賬與實際用品臺賬。(2)對分事業(yè)單位調(diào)查（同前）。第十八條 部長職責(zé)(1)核對收支傳票與用品實物臺賬。(2)核對支付傳票與送貨單據(jù)。第十九條 科長職責(zé)(1)核對各類科目收支臺賬。(2)檢查各類科目實物臺賬。管理工具 2第一條 物品多用于企業(yè)事務(wù)運(yùn)營，所以稱作事務(wù)消耗品，另外，這些物品經(jīng)常使用并消費(fèi)掉，價值較低，屬于低值易耗品。第二條 定一年萬元總額；各部門及有關(guān)人員必須自律，避免浪費(fèi)。

7、為此，制定本規(guī)定，對事務(wù)消耗品進(jìn)行管理。第三條 用事務(wù)；各主管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格把關(guān)。第四條 工程科必須把握事務(wù)消耗品在正常情況下，每月平均消耗量，以及各種消耗品的市場價格、消耗品的最佳采購日期。在此基礎(chǔ)上，確定采購量與采購時間，以最小的采購量，滿足日常事務(wù)運(yùn)營在消耗品上的基本需求。第五條 申請，工程科據(jù)此進(jìn)行必要的調(diào)查后準(zhǔn)予采購。如果一次采購價格總額超過萬元，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，有時必須請示總裁。第六條 式，使用部門的主管必須起草正式文件或方案，若有相關(guān)部門，則需要一式多份，送交工程科，并附上委托訂制或訂購申請單。在這種情況下，工程科必須在其責(zé)權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審核，包括審核新格式是否合適，訂購數(shù)量是否合適

8、，以及新格式的適用性與時效性等等。如果通過審核，還必須就是否由本公司自行復(fù)制或復(fù)印，還是委托外部進(jìn)行印刷等問題，與申請部門進(jìn)行進(jìn)一步協(xié)商。如果總額超過百元，或者事關(guān)重要或重大，有必要請示部門經(jīng)理、乃至總裁作出抉擇。第七條 年月日，使用場所（部科名稱）以及物品名稱與數(shù)量。同時申請者以及主管必須加蓋印章或簽字。即便是一支鉛筆也必須填寫“申請書”，否則不予領(lǐng)用。另外，特殊事務(wù)消耗品的申請，必須填寫用途。第八條 調(diào)控與管理。使用部門或申請者必須按特殊的程序提出申請。第九條 請采購傳票，在每月末進(jìn)行統(tǒng)計，向部門經(jīng)理作出報告。管理工具 3第一條 制定本辦法。第二條 列如下：消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、

9、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、便條紙、信紙、橡皮、夾子、印油、圓珠筆、釘書釘?shù)?。管制消耗品：簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、橫格紙等。管制品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、日期章、計算器、米尺、印泥、印臺等。第三條 個人使用保管的用品，如鉛筆、膠水、橡皮、米尺?！安块T領(lǐng)用”是本單位共同使用的用品，如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)。第四條 隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時調(diào)整。第五條 但純消耗品（如橫格紙）不在此列。第六條 有損壞，可以舊品換新品，如遺失應(yīng)由責(zé)任人或部門自購賠償。第七條 每月25日由各部門提出“文具用品請領(lǐng)單”交

10、管理部統(tǒng)一采購，次月1日發(fā)放。但請領(lǐng)管制性文具不以上述時間為限。第八條 于領(lǐng)用文具時分別登記，以控制文具消耗。第九條 文具是為公務(wù)活動提供，嚴(yán)禁取回家私用。第十條 文具由管理部向文具批發(fā)商采購。有采購不易或耗用量大者，可酌予庫存。特殊文具經(jīng)管理部同意，可由使用單位自行采購。第十一條 具，并列入領(lǐng)用卡。人員離職時，應(yīng)將剩余文具及列管文具一并繳交管理部。第十二條 印刷品（如信紙、信封、表格）除特殊用項者外，其印刷、保管均由管理部承擔(dān)。管 理 工具 4第一條 公司各處、室應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。第二條 各處、室指定專人管理辦公用品。第三條 各處、室于每月28日前將下月所需辦公用品計劃報辦

11、公室。辦公室于每月日前一次性發(fā)放各處、室所需辦公用品。第四條 采購人員根據(jù)計劃需要采購、進(jìn)貨、保證供應(yīng)。第五條 辦公用品入庫和發(fā)放應(yīng)及時記賬，做到賬物相符。第六條 其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。第七條 加強(qiáng)管理和消防工作，防止失盜、失火。管 理 工具 51.根據(jù)部門現(xiàn)有人員數(shù)量、業(yè)務(wù)量及性質(zhì)、現(xiàn)有同類資產(chǎn)數(shù)量及使用情況，判斷所提出申購請求是否合理，并為主管審批提供參考意見。2.跟蹤采購過程，保證采購的正確性和到貨的及時性。3.所有領(lǐng)用的物品(包括申購和調(diào)撥物品)理”數(shù)據(jù)庫，對于固定資產(chǎn)類還應(yīng)妥善保存“固定資產(chǎn)卡片”底聯(lián)。4.要對辦公設(shè)備的存放地點(diǎn)及存放方式進(jìn)行不定期的檢查，避免出現(xiàn)火

12、災(zāi)、盜竊等事故。5.對于貴重資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移行為需判斷是否必要、合理，并將實物與原始記錄相核對，保證其配置完整、狀態(tài)良好。6.檢查“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表”填寫是否完整、是否經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)。妥善保存紙面的轉(zhuǎn)移表，并在“辦公設(shè)備管理”數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相應(yīng)地更改。7.對于閑置資產(chǎn)，應(yīng)主動退庫，以便調(diào)撥使用，提高資產(chǎn)利用率。8.辦理資產(chǎn)清退手續(xù)之前，應(yīng)首先核對原始記錄，找齊所有配件。對于丟失、損壞的現(xiàn)象，應(yīng)及時報相關(guān)部門處理。退庫后，妥善保存原始憑證，并在數(shù)據(jù)庫中做相應(yīng)地修改。1.公司現(xiàn)有的申購種類一般(非生產(chǎn)物料)申購、框架采購、自行采購、應(yīng)急庫存申購。2.“編碼查詢”數(shù)據(jù)庫的操作(略)3.填寫非生產(chǎn)物料申購電

13、子流時應(yīng)注意的事項(1)如果申購物品有項目編碼，不要改變各欄目內(nèi)的原值。(2)若無項目編碼，直接填寫項目描述，保持該項目編碼為“無”。(3)地點(diǎn)。(4)辦公設(shè)備非生產(chǎn)申購的主要流程(申購人)填單(部門計劃員)匯總(部門主管)審核(計劃處)計劃審核(采購部)分單(采購員)認(rèn)證(申購人/計劃員)確認(rèn)(計劃員)生產(chǎn)PR(采購員)生產(chǎn)庫房)到貨1.辦公設(shè)備申購的監(jiān)控點(diǎn)填寫單據(jù)、申購匯總、認(rèn)證跟蹤、到貨查詢。2.申購問題反饋/投訴方法行政采購中心特成立了“投訴受理中心”，并設(shè)立了“投訴熱線”和“投訴電子郵箱”。受理中心受理人：(ID：)；投訴熱線：888；投訴電子郵箱：行政采購中心、采購文件投入處，E-

14、mail：.。管理工具 6到貨查詢一般可查詢“收貨管理系統(tǒng)”電子流，其中的“到貨公告內(nèi)容”內(nèi)可查詢到近期到貨公告、領(lǐng)貨信息以及應(yīng)急物品庫存信息。1.領(lǐng)貨主要流程(秘書)查詢到貨(秘書)填寫相關(guān)單據(jù)(秘書)簽字確認(rèn)(申購人)憑單領(lǐng)貨。2.領(lǐng)貨操作的主要監(jiān)控點(diǎn)(1)定期查看到貨信息。(2)正確填寫相關(guān)單據(jù)。(3)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。(4)親自領(lǐng)取，委托代領(lǐng)。(5)領(lǐng)用核對，問題反饋。(6)及時錄入資產(chǎn)臺賬。(1)到庫房提貨時提貨人必須在現(xiàn)場確認(rèn)物品數(shù)量及附屬物品的正確性，因提貨人未開箱清點(diǎn)導(dǎo)致少貨時，責(zé)任由提貨人自負(fù)。特殊情況如屬批量性申購，原包裝物品可不進(jìn)行開箱驗收，提貨后再組織使用人開箱驗收，并

15、將驗收異常反饋行政部發(fā)貨人員。(2)如行政部組織供應(yīng)商或自己送貨到申購部門時，收貨部門資產(chǎn)管理員須在收貨后3個工作日內(nèi)組織使用人按照提貨單的配置進(jìn)行配置和性能驗收，并將驗收異常郵件反饋行政部發(fā)貨人員。4.公司行政用電腦驗收標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(1)包裝箱外觀檢查：外包裝箱無嚴(yán)重破損；上下封口沒有被開啟過的跡象。(2)封箱膠帶檢查：封箱膠帶無破損或被撕開痕跡。(3)主機(jī)箱的檢查：主機(jī)后的激光防偽標(biāo)簽無破損或被撕開痕跡，螺釘請不要自行打開包裝，而應(yīng)通知相關(guān)人員，待工作人員前來判斷。固定資產(chǎn)卡片回收應(yīng)注意：1.資產(chǎn)使用部門領(lǐng)用資產(chǎn)后，必須于個工作日內(nèi)將固定資產(chǎn)卡片填寫完整投遞給資產(chǎn)核算處。2.如果領(lǐng)用部門

16、未能在個工作日內(nèi)填寫好固定資產(chǎn)卡片，則資產(chǎn)核算處以郵件形式通知提貨人和資產(chǎn)管理員后暫以資產(chǎn)管理員為資產(chǎn)使用人做賬務(wù)處理，待收到固定資產(chǎn)卡片或資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表后再辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。3.各部門的資產(chǎn)管理員需及時了解資產(chǎn)的使用狀況，填寫固定資產(chǎn)卡片，確保資產(chǎn)及時入賬。管 理 工具 7(1)打印機(jī)常見故障處理方法卡紙卡紙打印機(jī)經(jīng)常見出現(xiàn)的問題就是卡紙，出現(xiàn)卡紙后不妨按下面兩種方法檢查打印機(jī)：在正常使用的情況下，使用合格的紙張，激光打印機(jī)是不容易卡紙的。但是，公司提倡重復(fù)用紙，往往要求打印紙正反兩面都要使用，這樣就很容易造成卡紙，而且公司的打印機(jī)打印負(fù)荷都較重，如果長時間使用，而不清潔打印機(jī)，這樣，打印機(jī)內(nèi)積累的

17、碳粉越來越多，不光是容易造成卡紙，而且還易損壞打印機(jī)。當(dāng)發(fā)生卡紙時，可先取出硒鼓，觀察紙卡在什么地方，然后嘗試著將其取出，卡紙大部分發(fā)生在激光打印機(jī)加熱組件部分(即出紙的地方)取出卡紙，千萬不可用蠻力去撕，這樣很容易損壞定影膜，而且留在打印機(jī)里的紙更不易取出。另一種情況是紙張總是停在固定的位置，故障現(xiàn)象和卡紙一樣，但紙張并未被卡住，可輕易取出，這可能是紙張傳感器故障造成的，需維修相應(yīng)的傳感器。打印機(jī)與電腦不能連接可能是打印電纜沒有正確的連接，檢查打印電纜連接是否牢固；也可能是帶電插拔燒壞了激光打印機(jī)的電路板或者是計算機(jī)的并口，千萬不可帶電插拔打印機(jī)電纜，這樣很容易燒壞激光打印機(jī)的電路板，這種情

18、況通常稱為人為損壞，需由個人承擔(dān)維修費(fèi)用。硒鼓的使用問題打印的字跡很淡，一般是打印機(jī)硒鼓已快用完，該換鼓了。所有的紙張均在相隔7厘米左右出現(xiàn)相同的黑點(diǎn)或黑線，硒鼓表面被損壞或介質(zhì)疲勞達(dá)到使用壽命，必須更換硒鼓。(2)小錦囊節(jié)省碳粉的方法在打印機(jī)的屬性中選擇：有些打印機(jī)硬件配置中有一頁打多頁的功能，在屬性中可以選擇。另外，打印Freelance文檔時，采(白調(diào)色板”即可)的打印速度會快很多，也較節(jié)省碳粉。(1)公司主要應(yīng)用的型號Canon、Panasonic等。(2)使用方法首先將傳真件內(nèi)容面面向傳真機(jī)擺放入傳真機(jī)送紙口，然后拿起聽筒，音”傳出后，即可按“發(fā)送”按鈕發(fā)送；對方有人接聽，請告之需發(fā)

19、送傳真請對方給信號，當(dāng)有規(guī)則的“雜音”傳出后即可按“發(fā)送”按鈕，傳真完畢傳真機(jī)會提示“transmiting ”。其他操作詳見操作指導(dǎo)書。(3)一般故障卡紙的處理按傳真機(jī)機(jī)面兩旁的按鈕，打開傳真機(jī)機(jī)蓋，取出卡紙，不能排除的故障請打電話維修。(4)使用注意事項及時放紙及更換硒鼓，定期清潔維護(hù)。(5)錦囊傳真機(jī)也可以用來復(fù)印兩下“發(fā)送”鍵就可以。(1)公司主要應(yīng)用的型號Cannon Cannon 等(只有清楚機(jī)型，才可以正確申購相應(yīng)的碳粉。(2)操作注意事項復(fù)印機(jī)必須預(yù)熱5分鐘，才可以使用。打開復(fù)印機(jī)蓋門、關(guān)回時力氣不要過大。復(fù)印時，如原稿上的涂改液未干，或有膠水，須干了后再復(fù)印。給紙盒加紙時，先

20、把紙打散，避免出現(xiàn)卡紙及帶白紙的現(xiàn)象。不要使用受潮的紙張復(fù)印，避免造成復(fù)印不清晰。除正式合同及特殊說明外，請盡量雙面復(fù)印。用完之后要復(fù)位，并按暫停健以節(jié)省能源。(3)常見故障卡紙的處理卡紙后，查看復(fù)印機(jī)提示的卡紙部位，首先打開機(jī)箱正面箱蓋，扳下左右兩個螺桿臂，看底部是否存有卡紙，然后打開左右兩箱門，檢查入出紙口部位是否存有卡紙)紙拿出，然后依次將兩螺桿復(fù)位，先閉合左右兩箱門，再閉合正面箱蓋，復(fù)印機(jī)恢復(fù)正常工作。(4)小錦囊雙面復(fù)印的設(shè)置(頭對頭，尾對尾)。(1)公司目前主要類型EPSON EMP系列、4200、LPF4300。(2)數(shù)投的使用具體請參見各類型號數(shù)投的說明書。特別說明的是：與臺式

21、電腦主機(jī)相聯(lián)，顯示器不工作，圖像直接投影出來；與便攜電腦相聯(lián)，便攜機(jī)顯示屏及投影圖像可同時顯示。(3)常見問題一切連接好后沒有圖像出現(xiàn)的處理(以LPF-4200為例)檢查信號線是否連接好。選擇“input selector button”按鍵使信號線的連接與按鍵選擇一致。如果是便攜電腦，可選擇“Fn+F4”切換圖象但不同的便攜其圖像切換的按鍵不同，比如還有可能是Fn+F5、Fn+F2等，可隨意試一下)。(4)使用中注意事項關(guān)閉數(shù)投時應(yīng)先關(guān)閉控制面板上的電源開關(guān)，再關(guān)閉背板上的電源開關(guān)。對于EPSON-EMP500閉電源后要待散熱后風(fēng)扇停止工作后再切斷電源裝箱。整理、整頓、清潔、清掃、修養(yǎng)。(1)辦公室布置不當(dāng)。(2)工作人員儀容或穿著不整。(3)機(jī)器設(shè)備擺放不當(dāng)。(4)文檔管理混亂。(5)機(jī)器設(shè)備保養(yǎng)不良。(6)辦公用品隨意擺放。(7)工作人員座位或坐姿不當(dāng)。循序漸進(jìn)、全員參與。提升企業(yè)形象、提升員工歸屬感、減少浪費(fèi)、保障安全、提高工作效率、保障產(chǎn)品質(zhì)量。(1)固定資產(chǎn)卡片須使用人親筆填寫。(2)自調(diào)撥審批通過之日起7天內(nèi)應(yīng)從庫房提走貨物，超期則不予以保留，將重新安排調(diào)撥。應(yīng)該清楚各類辦公設(shè)備的維修服務(wù)電話及地址，一旦有故障出現(xiàn)，即可電話通知上門服務(wù)。(1)公司固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流程。(2)辦公設(shè)備盤點(diǎn)主要監(jiān)控點(diǎn)。(3)提