工作分析及職務(wù)說明書撰寫

1、2016年5月12日工作分析與職務(wù)說明書撰寫實務(wù)廣州九恒人力資源部內(nèi)部培訓(xùn)課件1目 錄 1、工作分析與職務(wù)說明書簡述 2、如何進行工作分析及撰寫職務(wù)說明書 3、撰寫職務(wù)說明書的注意事項1、工作分析與職務(wù)說明書工作分析：又叫崗位分析、職務(wù)分析、職位分析解決：1、“某一職位應(yīng)該做什么？”2、“什么樣的人來做最適合？”2職務(wù)說明書則是工作分析的輸出成果之一。職務(wù)說明書是對崗位的基本信息、總體目標、職責(zé)范圍、權(quán)限、工作聯(lián)系及任職條件等崗位信息作出明確規(guī)定的人力資源管理文件工作分析工作說明任職條件職務(wù)說明書工作分析就是要對某一工作在調(diào)查研究的基本上，就其工作內(nèi)容（what）、責(zé)任者（who）、工作崗位（

2、where）、工作時間（when）、怎樣操作（how）以及為何這樣做（why），即“5W、1H”進行書面描述，并按此描述進行操作，達到完成職務(wù)任務(wù)的目標。2、工作分析與職務(wù)說明書撰寫 之工作分析選擇什么方法？工作分析信息收集方法的選擇依據(jù)1、根據(jù)被分析崗位的性質(zhì)的特點2、根據(jù)工作分析的目的工作分析的信息收集方法參與法工作日寫實法訪談法問卷法測時法測時法能較多、較深刻地了解崗位的工時消耗情況不適用于管理類職位、研究工作、耗時長或技術(shù)復(fù)雜的工作、不確定性工作訪談法效率較高面談對象可能持懷疑、保留態(tài)度；對提問要求高；易失真問卷調(diào)查法費用低；速度快，調(diào)查面廣；可在業(yè)余進行；易于量化；可對調(diào)查結(jié)果進行多

3、方式、多用途的分析對問卷設(shè)計要求高；可能產(chǎn)生理解上的不一致參與法短期內(nèi)可掌握的工作不適用于需進行大量訓(xùn)練或危險的工作工作日寫實法可揭示工作的動態(tài)性，生動具體費時；難以形成對一般性工作行為的總的概念 工作分析常用方法對比 職位標識：職位編號、名稱、類別、所屬部門、直接上級、所轄下級、制作日期、薪點等 職位概要：用一句話說明為什么要設(shè)置這一職位，目的是什么？ 履行職責(zé)：主要應(yīng)負責(zé)任，每一項責(zé)任的具體內(nèi)容、要達到的目的 業(yè)績標準：業(yè)績衡量標準，如何衡量每一項責(zé)任的完成情況 工作關(guān)系：報告對象、監(jiān)督對象、合作對象、外部交往，職位關(guān)系 使用設(shè)備：使用的主要設(shè)備 工作的環(huán)境和工作條件：時間、地點（室內(nèi)、室

4、外）、噪音、危險等等 任職資格：任職資格要求，具備何種條件的人適合承擔(dān)這一職位 其他信息：主要挑戰(zhàn)，決策和規(guī)劃等 職務(wù)說明書是對崗位的基本信息、總體目標、職責(zé)范圍、權(quán)限、工作聯(lián)系及任職條件等崗位信息作出明確規(guī)定的人力資源管理文件，是工作分析的輸出成果。必須包括以下內(nèi)容52、工作分析與職務(wù)說明書撰寫 之職務(wù)說明書 職務(wù)說明書包含的內(nèi)容職務(wù)標識 提供了崗位基本信息，包括崗位名稱、所在部門、崗位定員、直接上級、直接下級、所轄人數(shù)等，主要反映該崗位的崗位性質(zhì)、考核關(guān)系、在組織中的地位及未來可能發(fā)展的崗位方向。崗位名稱所屬部門直接上級職族類別任職者的崗位名稱。（限定詞 + 名詞）填寫具體部門名稱填寫行政

5、隸屬關(guān)系中直接上級主管的所在單位及崗位崗位層級崗位層級該崗位屬和職族6 簡單，準確地說明該崗位存在的意義及它對整個組織成功的獨特貢獻，可通過思考以下問題來概括：（1）為什么要設(shè)立本崗位（該崗位實現(xiàn)了組織的哪些目的）？（2）如果不設(shè)本崗位公司將無法實現(xiàn)哪些工作目標（如果沒有這一崗位的存在，則不能實現(xiàn)哪些組織功能）？職務(wù)說明書包含的內(nèi)容職務(wù)概要（職責(zé)、目標）形式：總是始于一個主動詞繼續(xù)說出這一動詞起著什么樣的作用，要達到什么目的 根據(jù)（），做（）工作，達到或確保（）結(jié)果 ?；?為了,在指導(dǎo)下，做（）工作，達到或確保（）結(jié)果 。是崗位總體目標的逐一分解落實描述了工作的成果而非過程每項職責(zé)描述了單獨的

6、、不同的結(jié)果如果崗位沒有改變，職責(zé)不會改變崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé) （1）特 征:8職務(wù)說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé) （2）職務(wù)職責(zé)的構(gòu)成：9A 行為動詞目的，（最終結(jié)果）B （頻度副詞）對進行行為動詞C 負責(zé).的行為動詞如：負責(zé)事業(yè)部內(nèi)部跨部門人員的調(diào)動審核，或?qū)徍耸聵I(yè)部內(nèi)部跨部門人員的崗位調(diào)動如：對公司生產(chǎn)管理中心的管理狀況進行分析，不斷向總經(jīng)理提出改善建議。 履行職責(zé)書寫的正確格式準備、監(jiān)督和控制制訂和實施部門年度預(yù)算培訓(xùn)計劃和方案以保證開支符合業(yè)務(wù)計劃要求以確保管理者及員工掌握必要的技術(shù)和經(jīng)驗，以取得出色業(yè)績動 詞 （做什么）對 象（ 對什么/對誰）結(jié)果（什么結(jié)果）與人力資源部門配合，

7、有計劃地培訓(xùn)、訓(xùn)練所屬人員以提高其工作能力和素質(zhì)妥善存儲、整理及保管所有待銷的商品以確保出倉商品的優(yōu)良質(zhì)量崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé) 1）明確列舉出欲描述崗位所必須執(zhí)行的任務(wù)；2）分析任務(wù)并將相關(guān)任務(wù)歸類成數(shù)項不同的工作；3）逐條指出每項工作的執(zhí)行內(nèi)容；4）各項工作職責(zé)按照該崗位的主要業(yè)務(wù)流程順序進行；如工作之間缺乏必要的流程關(guān)系，則按工作職責(zé)重要性進行排序；5）結(jié)合崗位總體目標檢查各項崗位職責(zé)，確保清楚、準確地歸納反映了該崗位的工作產(chǎn)出11撰寫工作職責(zé)的基本規(guī)則121）對于同一部門但不同層級的職員，要區(qū)分其工作職責(zé)的范圍和程度。如：部門經(jīng)理對部門負全責(zé)；副經(jīng)理(如有)負責(zé)組織制定、實施部門

8、經(jīng)理的分管業(yè)務(wù)；專業(yè)人員/員工的職責(zé)主要在具體執(zhí)行層面上。2）注意用詞的準確性。 如：“負責(zé)”表明員工對所述工作職責(zé)有最終決定權(quán)，此時才可以考慮使用“負責(zé)”。部門經(jīng)理/副經(jīng)理應(yīng)多用“領(lǐng)導(dǎo)”、“指導(dǎo)”、“監(jiān)督”、“組織”等動詞；專業(yè)人員/員工應(yīng)多用針對可以完成具體工作的動詞，如“開展” 、“執(zhí)行”、“收集”、“填寫”、“保管”、“保存”、“辦理”等。3） 注意避免病句。4）崗位職責(zé)的描述堅決避免使用形容詞、副詞，比如：積極地、努力地、做好、盡快、不斷、有效等。崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé)注意事項針對制度、方案、計劃等文件：編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報、下達、備

9、案、存檔、提出意見針對信息、資料：調(diào)查、研究、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報、反饋、轉(zhuǎn)達、通知、發(fā)布、維護管理關(guān)于某項工作（上級）：主持、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負責(zé)、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估描述職責(zé)的動詞分類A(根據(jù)賓語不同）崗位說明書包含的內(nèi)容履行作職責(zé)在填寫工作職責(zé)的時候，應(yīng)盡量以動詞作為一句話的開端，同時盡量避免使用“做好”、“搞好”等詞。可以參考下列動詞：規(guī)范化用詞參考：13思考行為：研究、分析、評估、建議、倡議、參與、推薦、計劃直接行動：組織、實行、執(zhí)行、指導(dǎo)、帶領(lǐng)、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助上級行為：許可、批準、

10、定義、確定、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定管理行為：達到、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督專家行為：分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評估、評價下級行為：檢查、核對、收集、獲得、提交、制作描述職責(zé)的動詞分類B崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé)14 維持、保持、建立、開發(fā)、準備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報、計劃、經(jīng)營、確認、概念化、合作、協(xié)作、主持、獲得、核對、檢查、聯(lián)絡(luò)、設(shè)計、帶領(lǐng)、指導(dǎo)、評價、評估、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬定、收集、引導(dǎo)、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、預(yù)防、解決、推薦、介紹、支付、計算、修訂、承擔(dān)、支持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預(yù)測、

11、比較、刪除、運用其它：崗位說明書包含的內(nèi)容履行作職責(zé)描述職責(zé)的動詞分類C15所用動詞的解釋：規(guī)劃為實現(xiàn)組織長期發(fā)展目標和長期利益，對組織的發(fā)展方向、資源配置、實現(xiàn)目標的途徑和手段所做的安排。計劃規(guī)定組織的目標，制定整體戰(zhàn)略以實現(xiàn)這些目標，以及將計劃逐層展開，以便協(xié)調(diào)和將各種活動一體化。起草將思想轉(zhuǎn)化成書面文件的過程。擬訂提出文件（或制度）的草案，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審議的行為。制定戰(zhàn)略、目標、方案、制度、計劃等內(nèi)容在獲得批準之前形成的過程，包括擬定、修改、討論、審核等環(huán)節(jié)。 組織通過設(shè)計和維持組織內(nèi)部的結(jié)構(gòu)和相互之間的關(guān)系，使人們?yōu)閷崿F(xiàn)組織的目標而有效地協(xié)調(diào)工作的過程。管理運用組織賦予的權(quán)力和資源，

12、同別人一起或通過別人更有效的達成組織目標的過程。貫徹在組織中層層下達指令，使組織接受并執(zhí)行某項規(guī)章制度、規(guī)定、規(guī)范等內(nèi)容，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保達到預(yù)期的效果。崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé)16指導(dǎo)對工作的方法、思路、步驟、規(guī)則給予指示、建議、引導(dǎo)。協(xié)調(diào)對工作中出現(xiàn)的矛盾進行調(diào)解以使能夠順利進行。監(jiān)督在執(zhí)行過程中通過檢查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀與標準的差距，反饋意見，促使執(zhí)行者達到標準的過程。檢查將標準與結(jié)果對比。檢驗運用儀器設(shè)備，檢查對象特征并與設(shè)定的標準對比，判斷對象是否合格的過程。考核對工作過程和結(jié)果進行調(diào)查、了解，并與標準、計劃、目標對比后給予評價。協(xié)助配合開展某項工作，在工作中處于輔助地位。審

13、查檢查以驗證正確性或是否符合要求。審核根據(jù)規(guī)章制度和原則，對提交來的文件中所包含信息的真實性、準確性、正確性進行檢查，否定錯誤、虛假的信息并提出改正的要求。審批指審核并簽字批準后，制度、方案或計劃即可實施，對內(nèi)容及實施效果負責(zé)。注意：一 件事情只有一個人進行審批，但可以有幾個審核者。分析將整體解剖、分開以發(fā)現(xiàn)其本質(zhì)、比例、功能、關(guān)系等。預(yù)測事先感覺或意識到，預(yù)見。崗位說明書包含的內(nèi)容工作職責(zé)17領(lǐng)導(dǎo)激勵一個組織中的人朝著某個方向、目標努力的過程。授權(quán)依照規(guī)定授予行使某種權(quán)利。擔(dān)任以明確形式行使職責(zé)。保證、確保承諾、擔(dān)保按要求完成工作項目。參與加入某項活動，處于從屬地位，完成所分配的任務(wù)并承擔(dān)相

14、應(yīng)的責(zé)任。跟進收集任務(wù)進展各階段信息，關(guān)注各任務(wù)的執(zhí)行過程。處理根據(jù)原則、規(guī)章制度、程序和權(quán)限，解決問題的過程。完善在實踐中發(fā)現(xiàn)修改不合理的內(nèi)容，補充原來遺漏的內(nèi)容。 修訂對已有文件中不合理的、過時的、疏漏的內(nèi)容進行修正、完善和提高。整合調(diào)整后重新組合。解決運用組織賦予的權(quán)力和資源，依照組織內(nèi)相關(guān)的規(guī)章制度和權(quán)限，決策并采取行動去除矛盾和問題的過程。控制監(jiān)控各項活動以保證它們按計劃進行，比較實際情況是否符合既定的標準，并糾正各種偏差的過程。提議依據(jù)法定的權(quán)利提出主張。批準正式確認或同意，以言語或行動贊同或認可，簽署或授權(quán)。 崗位說明書包含的內(nèi)容工作職責(zé)1819崗位任職條件包含的內(nèi)容知識技能經(jīng)驗

15、基本要求崗位說明書包含的內(nèi)容任職條件 崗位說明書包含的內(nèi)容任職條件 崗位任職條件之基本要求學(xué)歷：按照國家正規(guī)學(xué)歷教育的程度，分為初中、高中、職高、中專、中技、大專、本科、雙學(xué)士、碩士、博士。專業(yè)：按照國家正規(guī)學(xué)歷教育結(jié)構(gòu)設(shè)置的學(xué)科體系進行劃分，包括：市場營銷、工商管理（企業(yè)管理）、經(jīng)濟學(xué)（經(jīng)濟管理、區(qū)域經(jīng)濟或宏觀經(jīng)濟學(xué) ）、投資管理（投資經(jīng)濟）、信息管理、計算機應(yīng)用、人力資源（勞動經(jīng)濟）、財會、審計、統(tǒng)計、行政管理、物流管理、物資管理、法學(xué)(經(jīng)濟法)、漢語言文學(xué)、文秘、英語（科技英語）、環(huán)境工程、機電工程（機械制造及自動化、機械工程、機電一體化、液壓、金屬壓力加工、機械設(shè)計與制造）、電氣技術(shù)（

16、電氣自動化）、電子技術(shù)、冶金（軋鋼）、金屬材料、分析化學(xué)、焊接、給排水、公共關(guān)系、各種作業(yè)技能專業(yè)（車、鉗、鉚、銑、刨等）。性別：部分崗位的工作特點對性別需求可能有一定的傾向性，在這種情況下可進行選擇。年齡：部分崗位的工作特點可能對年齡有一定的傾向性，在這種情況下可以進行選擇，年齡區(qū)間為18-25-30-35-40-45-50-55-60歲。特殊要求：因為崗位必須要按照國家或行業(yè)規(guī)定的特殊職業(yè)資格，也需要在崗位說明書中注明，如：會計證、司爐證、電工證、焊工證、壓力容器證、計量員證、駕駛執(zhí)照等等。20崗位任職條件之經(jīng)驗工作經(jīng)驗：指任職者在不同企業(yè)或不同崗位所有工作時間的總和。部分崗位的工作特點可

17、能對工作經(jīng)驗有一定的要求，在這種情況下可以進行選擇。行業(yè)經(jīng)驗：指任職者在本行業(yè)所有工作時間的總和。部分崗位的工作特點可能對該行業(yè)的工作經(jīng)驗有一定的要求，在這種情況下可以進行選擇。崗位經(jīng)驗：指任職者在與公司相同或類似崗位所有工作時間的總和。部分崗位的工作特點可能對崗位經(jīng)驗有一定的要求，在這種情況下可以進行選擇。2122崗位任職條件之知識知識財務(wù)知識、投資分析知識、項目管理知識、宏觀經(jīng)濟學(xué)知識、戰(zhàn)略管理知識、市場營銷知識、管理學(xué)知識、人力資源知識、行政管理知識、 組織行為學(xué)知識、企業(yè)文化知識、統(tǒng)計學(xué)知識、審計學(xué)知識、法律知識、安全管理知識、質(zhì)量管理知識、環(huán)境管理知識、生產(chǎn)管理知識、管理信息系統(tǒng)知識

18、、軟件知識、硬件知識、網(wǎng)絡(luò)知識、物流管理知識、倉儲管理知識、成本管理知識、機械工程知識、分析化學(xué)知識、物資管理知識、品牌管理知識、合同管理知識、檔案管理知識、熱處理知識、表面處理知識、總裝知識、保密知識、材料學(xué)知識23崗位任職條件之技能技能基本技能口頭表達能力、書面寫作能力、電腦操作能力專業(yè)技能團隊領(lǐng)導(dǎo)能力、培養(yǎng)下屬能力、督導(dǎo)控制能力、溝通能力 、組織協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力、計劃能力、分析判斷 能力、執(zhí)行能力、危機管理能力、決策能力、培訓(xùn)能力、稅務(wù)籌劃能力、外語說寫能力、談判能力 潛在能力學(xué)習(xí)能力、制度執(zhí)行能力、人際理解能力、適應(yīng)能力、抗壓能力、周密思考能力、應(yīng)變能力、演繹思維能力24對事不對人實事求是、客觀公正統(tǒng)一和規(guī)范各部門的職務(wù)說明書應(yīng)根據(jù)部門職責(zé)分解落實崗位說明書原則上應(yīng)該由任職者的直接主管編寫，直接主管應(yīng)與任職者進行逐條確認。撰寫職務(wù)說明