記錄管理規(guī)定

1、記錄管理規(guī)定一，總那么為規(guī)范廣西XX水泥有限責(zé)任公司（以下簡稱“公司”）記錄的標 識、收集、編目、查閱、歸檔、保管和處理程序，并保持其正常運行, 使記錄到達可追溯的狀態(tài)，便于存取、檢索和分析，特制定本規(guī)定。記錄是對公司生產(chǎn)、經(jīng)營過程中所發(fā)生的原因、過程、結(jié)果、數(shù) 據(jù)、圖片等以文字、圖片、表格等形式進行錄入的過程。本規(guī)定適用于對公司所有記錄、表格、單據(jù)等的管理。二，管理職責(zé)辦公室負責(zé)記錄的編碼、登記、印制、收集、歸類、存檔和銷毀 管理工作。各單位負責(zé)保存期五年以下記錄的收集保管，并對相關(guān)記錄進 行分析、利用。辦公室按類別編制“記錄總目錄”，明確記錄類別、名稱、編號、 保存期、歸檔時間和地點，并將

2、記錄原始樣本備案。三，記錄編碼規(guī)那么本公司記錄代碼編號為“XX集團+廣西XX水泥有限責(zé)任公司/單 位+記錄類型+記錄周期+流水編號”組成，部門用單字編寫代號，統(tǒng) 水編號采用三位數(shù)序列編碼。具體代碼如下：XX集團代碼HLXX公司代碼FS統(tǒng)計臺帳代碼T單據(jù)代碼D卡片代碼K牌證代碼P表格代碼B其它代碼Q日報代碼R月報代碼旬報代碼季報代碼年報代碼綜合代碼辦公室代碼財務(wù)處代碼生產(chǎn)品質(zhì)處代碼設(shè)備保全處代碼供應(yīng)處代碼銷售處代碼工程處代碼制造分廠代碼水泥分廠代碼礦山分廠代碼Y X J N Z 辦 財 生 保 供 銷 工 制 泥 礦例：XX-FS/礦-DZ-001 記錄印制規(guī)那么記錄印刷前，必須填報記錄申請登記

3、表，各單位專業(yè)技術(shù)管理人 員必須認真對記錄的名稱、使用崗位、設(shè)置欄目、簽署程序、印制數(shù) 量、規(guī)格、傳遞方式、保存期限等進行安排設(shè)置，再由單位負責(zé)人簽 署后交辦公室審核。辦公室負責(zé)對記錄的份數(shù)和標識進行控制，并按規(guī)定對印制底 樣進行編碼標識，建立記錄管理檔案。表格和記錄按以下規(guī)范印制：版面：使用A3、A4、A5版面，財務(wù)報銷憑證另按財務(wù)規(guī)范。左上角：印制XX標識，根據(jù)大小等比例調(diào)整，可使用黑色或彩色。右上角：位于標題和表格之間位置印制表格代碼，使用宋體四號字。 右下角：印制制作單位，使用宋體三號字。表格標題：使用二號黑體字，居中，有封面的表格可不注明單位 名稱，沒有封面必須在標題中注明單位名稱，

4、公司名稱統(tǒng)一縮寫為“XX 公司”，需要注明二級單位名稱的可不注明公司名稱。表格內(nèi)容：使用仿宋字，字體根據(jù)內(nèi)容調(diào)整（流水登記表的標題 行可使用隸書黑體字，表格使用25%灰度）。表格排版：表格和記錄要排列整齊、美觀，字跡要清晰。其它要求：需要注明頁碼的表格可在頁角中間印制，需要注明聯(lián) 號，可在右邊行印制，需要注明編號可在記錄右上角，字體都為宋體 四號字。記錄需要有封面需要在封面上印有XX標記，并注明記錄名 稱和單位名稱。記錄標識不得隨意增刪欄目；增補或廢除記錄表格，須經(jīng)辦公室 同意，并重新調(diào)整編號。記錄的形成保存期五年以上的重要記錄必須用藍黑色或黑色鋼筆填寫，要 求字跡清晰，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)真實。檢

5、驗記錄、實驗報告、檢測記錄、統(tǒng)計報表等原始憑證不得涂改。 如不可防止時，須在筆誤數(shù)據(jù)中央畫兩橫杠，在其上方更正，并加蓋 修改人或職能管理人員印章。記錄的設(shè)計與修改由使用單位提出，負責(zé)人簽署，相應(yīng)的職能部 門批準，交公司辦公室按編碼、登記、印制、各單位工程技術(shù)管理人 員還須定期或不定期對相關(guān)記錄中主要數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。相關(guān)管理規(guī)定要求的運行記錄、表格的形成必須滿足上述條款 的一般要求。記錄的收集和保管記錄保存期分三年、五年、長期（十五年以上）三類。記錄保存期限由各單位在記錄印制申請上注明，報辦公室審核 備案。一般財務(wù)報銷憑證、辦公室重要管理記錄、設(shè)備檔案等重要有 追溯的記錄都要求保存十五年或長期保存，設(shè)備運行記錄、交接班記 錄等要求保存五年，其它日常管理表格，保存期為三年。保存期三年或五年的一般記錄由各單位專人收集，按月整理裝 訂成冊并進行保存。保存期五年以上的重要記錄，平時由各部門收集、整理，原那么上 間隔兩年由經(jīng)辦人報請單位負責(zé)人簽署后，交公司辦公室辦理歸檔手 續(xù)、雙方要有交接清單。公司辦公室按“記錄總目錄”所要求的歸檔時間收集歸檔，相關(guān) 單位主動配合。公司辦公室對歸檔的記錄進行編目和整理、分類、保存。記錄的處理與查閱超過保管期限的記錄，不得涂改記錄。按要求由公司辦公室每年統(tǒng)一處理銷毀，銷毀記錄必須進行