會計檔案管理制度

1、公司財務本部編號 名稱會計檔案管理制度頁版本B/1第 PAGE 1頁 共3頁編制 更改審核 批準生效期 1、主題內容與適用范圍1.1本制度規(guī)定了財務部會計檔案管理的原則、會計檔案的分類、會計資料的歸集和裝訂（包括會計憑證、會計帳薄、會計報表的裝訂）、會計檔案的保管及借閱、會計檔案的保管期限及會計檔案的銷毀。1.2本制度適用于公司范圍內所有會計檔案管理行為。2、名詞術語2.1會計檔案：指會計憑證、會計帳薄和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。2.2保管期限：指會計檔案保存的有效年限。3、管理內容描述3.1會計檔案分類：3.1.1會計憑證類：它包括自制的原始憑證、

2、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、記帳憑證匯總表，其他會計憑證。3.1.2會計帳薄類：它包括總分類帳、明細分類帳、現金及銀行存款日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。3.1.3財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。3.1.4其他類：包括銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。3.2會計資料的歸集和裝訂：3.2.1會計憑證的裝訂：每月中旬財務關帳后，由檔案管理員負責歸集和整理會計憑證，裝訂好的憑證按年分月依次排序裝入檔案柜存檔。3.2.2會計報表的裝訂：會

3、計報表由負責人編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊存檔。3.2.3會計帳薄的裝訂：會計帳薄一般是一年打印一次，到了年末把打印完的帳薄按科目類別裝訂成冊存檔。3.3會計檔案的保管及借閱：3.3.1會計檔案的保管：3.3.1.1檔案部門對會計檔案應妥善保管、存放有序，便于查閱。同時，應執(zhí)行檔案保密和保管安全等方面的規(guī)定，嚴防毀損，散失或泄密。3.3.1.2會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃堆放地，周圍應備有適當的放火器材。3.3.1.3會計檔案室內應經常用消毒藥水噴灑，經常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀。3.3.1.4設置歸檔登記薄、檔案目錄登記薄、檔案借閱登記薄，嚴防毀壞損失、散失和泄密

4、。3.3.1.5會計電算化檔案要注意防盜、防磁等安全措施。3.3.2會計檔案的借閱：3.3.2.1外部借閱會計檔案。當外單位借閱我單位會計資料時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.3.2.2無論是外部單位或是內部人員在辦理完借閱手續(xù)后都應認真填寫檔案借閱登記薄，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。3.3.2.3單位內部人員借閱會計檔案。 內部人員借閱會計資料時，應經會計主管人員或單位領導人批準后，辦理借閱手續(xù)。3.3.2.4借閱會計檔案人員不得在案卷忠亂畫、標記、折散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經

5、單位領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。3.3.2.5借出的會計檔案，會計人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。保證會計檔案資料的完整性。3.4會計檔案的保管期限：3.4.1會計憑證類：15年（其中：銀行存款余額調節(jié)表和銀行對帳單：5年）3.4.2會計帳薄類：15年（其中：現金和銀行存款日記帳：25年）3.4.3會計報表類：月、季報為3年；年報為永久。3.4.4其他類：會計移交清冊為15年；會計檔案保管清冊為永久；會計檔案銷毀清冊為永久。3.5會計檔案的銷毀：3.5.1會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，匯同財務部門共同鑒定、嚴格審查、編造會計檔案銷毀清冊。3.5.2計檔案銷毀時，報本單位領導批準后銷毀。3.5.3銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀時檔案部門和財務部門共同派人監(jiān)銷；銷毀后，經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。4、檢查、考核和仲裁4.1本制度所規(guī)定的內容和要求均為檢查和考核的