2022年某某公司集團(tuán)辦公室職能管理方案

1、第8頁(yè)共8頁(yè)2022年某某公司集團(tuán)辦公室職能管理方案集團(tuán)辦公室作為公司重要的職能管理部門，承擔(dān)著企業(yè)的行政管理、人事管理、企業(yè)文化、后勤管理以及接待管理等各項(xiàng)內(nèi)外管理工作，_年，按照辦公室管理職能定位的“監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)”三大定向，圍繞“簡(jiǎn)化流程，提升效率”的總體思路，著力使各項(xiàng)職能運(yùn)作更加規(guī)范化、有效化。根據(jù)集團(tuán)辦公室現(xiàn)行工作，對(duì)辦公室的主要職能深化方案如下：一、簡(jiǎn)化各項(xiàng)制度，服務(wù)幫助各子公司運(yùn)行管理；制度的目的是完善企業(yè)的管理機(jī)制，杜絕危害企業(yè)生存的漏洞，防范隱患。企業(yè)制度經(jīng)過長(zhǎng)期的積累，已經(jīng)較為全面，年度或階段性的修改都是結(jié)合企業(yè)管理體系進(jìn)行了微調(diào)。因此，辦公室作為制度的制訂和修改的主要

2、承辦部門應(yīng)在年初_完成對(duì)制度的修訂工作，以此作為總體依據(jù)進(jìn)行各子公司制度執(zhí)行的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。同時(shí)，為了更好地服務(wù)于各子公司，結(jié)合當(dāng)前制度繁多，操作困難，效率不高的實(shí)際情況，擬用服務(wù)角度和效率角度出發(fā)，_對(duì)企業(yè)通用性及適用性的條款的歸納匯總，使得制度的主動(dòng)約束變?yōu)樽儎?dòng)約束，員工識(shí)記困難，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)難度增大，以致執(zhí)行落地存在不足。針對(duì)上述情況，集團(tuán)辦公室將_年制度修訂的職能定位為“簡(jiǎn)化”，即通過梳理形成一套通用性強(qiáng)的制度簡(jiǎn)化稿，供員工實(shí)操中使用，著重于對(duì)管理過程中極易發(fā)生且頻次較高的問題進(jìn)行明確，而各單位有針對(duì)性地地對(duì)本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的具體行為建議制訂規(guī)范或規(guī)定，集團(tuán)辦將協(xié)助進(jìn)行簡(jiǎn)化，在相應(yīng)的范圍

3、內(nèi)適用和執(zhí)行，從而幫助各子公司在實(shí)操層面簡(jiǎn)化流程，提升效率。二、強(qiáng)化行政后勤管理，服務(wù)幫助各子公司成本管理；公司管理體系是維系公司正常穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的前提，行政后勤管理的有序化、優(yōu)質(zhì)化，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的有力保障。_年的行政管理職能的深化擬從幾個(gè)方面落實(shí)：一是指導(dǎo)各子公司根據(jù)企業(yè)需求或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的要求，對(duì)不合時(shí)宜的_、部門、崗位進(jìn)行諸如增設(shè)、刪減、創(chuàng)建等調(diào)整，力求達(dá)到預(yù)期成本無大幅增加的情況下，創(chuàng)造利益最大化的目標(biāo)。二是指導(dǎo)各子公司加強(qiáng)控制預(yù)算及日常行政費(fèi)用支出。：開源節(jié)流，壓縮成本、提高效率是實(shí)現(xiàn)潛在收益最行之有效，又迅速便捷的方法之一。_年行政管理職能應(yīng)當(dāng)在預(yù)算的使用上強(qiáng)化嚴(yán)格的管控能力和平衡能力，最大

4、限度避免因預(yù)算不足和無法調(diào)劑而使既定工作計(jì)劃擱淺。三是指導(dǎo)各子公司做好后勤保障與資產(chǎn)管理工作：古人云兵馬未動(dòng)，糧草先行，作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)重要保障的后勤保障工作包羅萬象，從辦公環(huán)境的維護(hù)到基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備辦公硬件及網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、從辦公用品及固定資產(chǎn)的采買添加到物料出入庫(kù)的管理以及車輛的管理和使用等等，都是后勤保障工作的具體內(nèi)容，如在辦公用品和固定資產(chǎn)的采購(gòu)如何指導(dǎo)和幫助各單位以合理的價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行采購(gòu)，有助于費(fèi)用支出成本控制，符合預(yù)算限制。如：車輛的使用管理上如何合理調(diào)度，確保車輛利用率和工作效率最大化等等，都是深化后勤保障職能可攻克的課題。三、加強(qiáng)人事指導(dǎo)，服務(wù)幫助各子公司構(gòu)建人力資源工作體系根據(jù)人力資

5、源管理體系理論，企業(yè)人事管理工作可分為六大模塊，目前，集團(tuán)的人事管理工作具有一定的基礎(chǔ)，在相應(yīng)的招聘、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬、福利及員工關(guān)系管理中構(gòu)建了相應(yīng)的內(nèi)容。各子公司基本都是按照集團(tuán)的模塊化要求，在集團(tuán)統(tǒng)一資源調(diào)劑下，進(jìn)行相應(yīng)的招聘、培訓(xùn)、績(jī)效等相應(yīng)的人事工作。當(dāng)前，企業(yè)集團(tuán)下屬各子公司的行業(yè)特性并不相同，運(yùn)用集團(tuán)統(tǒng)一的管控模式在具體的實(shí)操過程中，難免會(huì)有反饋速度不快，運(yùn)作僵化等具體情況，_年人事管理工作職能管理深化點(diǎn)，在于圍繞各司的實(shí)際情況，協(xié)助各司搭建各自較為完善的人力資源管理體系，側(cè)重于人才機(jī)制及激勵(lì)機(jī)制兩個(gè)方面的構(gòu)建。一是指導(dǎo)各子公司因企業(yè)制宜地科學(xué)有效開展人力資源工作，重點(diǎn)深化其為企

6、業(yè)招賢納士、減少人才流失、人才科學(xué)配備、補(bǔ)充新鮮血液、設(shè)計(jì)員工職業(yè)規(guī)劃等重要職責(zé)，提前做好人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，建立人才庫(kù)，儲(chǔ)備未來所需人才。如：在招聘方面，要進(jìn)一步拓寬渠道，多元化地為各類企業(yè)尋訪適合的人才；二是強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制，帶活和推動(dòng)企業(yè)。沒有激勵(lì)機(jī)制的企業(yè)是沒有活力的企業(yè)，缺乏活力的企業(yè)沒有生命力的。_年人事職能深化的重點(diǎn)可以落實(shí)在根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)指導(dǎo)幫助各子公司制訂實(shí)施不同的激勵(lì)機(jī)制，通過物質(zhì)激勵(lì)與形象激勵(lì)的有機(jī)結(jié)合，激發(fā)出員工的積極性和創(chuàng)造性，使企業(yè)得到進(jìn)一步的發(fā)展。四、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，服務(wù)幫助各子公司認(rèn)識(shí)與倡導(dǎo)工作不同的企業(yè)都有著形式各異的企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)歷程中濃縮的精華，是企

7、業(yè)的發(fā)展理念核心部分，也是企業(yè)的靈魂。企業(yè)文化體現(xiàn)在外在形象、做事風(fēng)格、甚至產(chǎn)品風(fēng)格上。企業(yè)文化的建立之后，難點(diǎn)工作在于如何持續(xù)將企業(yè)的核心文化融入在具體的工作、事務(wù)、風(fēng)格中。針對(duì)當(dāng)前存在的企業(yè)文化淡化和弱化的不良態(tài)勢(shì)，_年企業(yè)文化建設(shè)職能的重點(diǎn)落實(shí)在重塑和強(qiáng)調(diào)企業(yè)文化，通過對(duì)企業(yè)文化形象化的內(nèi)容的修改和編輯，通過_深化企業(yè)文化深化的系列活動(dòng)，從而切實(shí)提升文化，提升廣大員工對(duì)文化的認(rèn)同和歸屬感，使廣大員工自覺向企業(yè)文化靠攏，自覺踐行企業(yè)文化。五、強(qiáng)化法務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化預(yù)見意識(shí)做好危機(jī)防范當(dāng)前辦公室法務(wù)工作職能停留于日常合同管理和企業(yè)法律事務(wù)的辦理，預(yù)見性和防范意識(shí)明顯不足，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的幫助作用不很

8、明顯。_年法務(wù)職能的深化，著重于對(duì)企業(yè)存在的重大隱患及可能發(fā)生危機(jī)的預(yù)見，并從法律層面建立危機(jī)防范預(yù)警機(jī)制，并制訂_的應(yīng)急措施以便防患未然和迅速解決。六、弱化督查職能，強(qiáng)化各子公司督查工作職能；集團(tuán)公司的工作督查由于地域及工作職責(zé)繁雜等多方面因素限制，往往時(shí)效性不強(qiáng)，容易停于表面。_年集團(tuán)督查督辦職能落實(shí)的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是集團(tuán)本部督查職能的弱化，強(qiáng)調(diào)重大事項(xiàng)的抽查，強(qiáng)調(diào)對(duì)子公司督查情況的檢查，督查督辦的主要職能應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)于如何指導(dǎo)幫助各子公司牢固樹立督查督辦意識(shí)，加強(qiáng)本單位重點(diǎn)重要工作的督辦，并對(duì)落實(shí)不力、督辦不力的行為予以獎(jiǎng)懲，加大對(duì)督辦工作的重視度，切實(shí)幫助各單位執(zhí)行到位，提升效率。七、強(qiáng)化數(shù)據(jù)信

9、息管理，做好信息采集及相關(guān)分析；辦公室管理工作作為企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)體系的重要組成，對(duì)于運(yùn)營(yíng)中反饋出的問題，要及時(shí)采集統(tǒng)計(jì)，且經(jīng)過各項(xiàng)指標(biāo)與計(jì)劃指標(biāo)比對(duì)后，向決策層提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析，并逐項(xiàng)加以說明，提供相關(guān)意見，對(duì)決策層及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)思路，重新修正計(jì)劃方向等具有重要意義。_年，辦公室工作此項(xiàng)工作職能應(yīng)當(dāng)作為突破的重點(diǎn)方向，集中時(shí)間和精力形成較為有效的實(shí)際成果，從而形成信息收集分析的長(zhǎng)效機(jī)制，切實(shí)起到辦公室參謀、助手的重要作用。八、強(qiáng)化接待管理，做好內(nèi)外部協(xié)調(diào)銜接工作從企業(yè)管理來說，內(nèi)外協(xié)調(diào)，通過部門之間、部門與子公司間以及企業(yè)與外界單位的關(guān)系是辦公室的重要職能之一。_年，辦公室將此職能深化將重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)

10、接待管理，來做好內(nèi)外部協(xié)調(diào)銜接工作。一是在內(nèi)部人員及事項(xiàng)的接待管理上，辦公室將建立部門信息通暢聯(lián)絡(luò)機(jī)制，定期開辦內(nèi)部問題協(xié)調(diào)接待信箱及接待日活動(dòng)，通暢各部門的信息反饋。對(duì)權(quán)限范圍內(nèi)的部門銜接問題辦公室予以及時(shí)處理，并將部門之間的主要問題通過分析呈報(bào)公司董事長(zhǎng)、總裁，并提供解決方案積極尋求解決途徑。二是加強(qiáng)來訪接待，積極維護(hù)外部相關(guān)單位的良好關(guān)系。_年，將對(duì)行政管理中的外部來訪接待工作進(jìn)行流程化管理，針對(duì)不同形式和不同的單位來訪建立接待標(biāo)準(zhǔn)和流程，接待工作依據(jù)相關(guān)規(guī)定和來訪重要程度進(jìn)行接待。三是代表企業(yè)參加、參與外部各類_、機(jī)構(gòu)活動(dòng)、會(huì)議、學(xué)習(xí)時(shí)等各類外事活動(dòng)中，要切實(shí)起到企業(yè)發(fā)展重要窗口的作用

11、。在活動(dòng)中除獲取相關(guān)對(duì)企業(yè)有益有利的政策導(dǎo)向信息外，還應(yīng)學(xué)會(huì)積累經(jīng)驗(yàn)，廣交朋友，為企業(yè)積極尋求多元發(fā)展機(jī)遇，大力宣傳和推廣本企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念和行業(yè)優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)品牌的知名度。總之，_年，集團(tuán)辦公室的職能管理將圍繞“簡(jiǎn)化流程、提升效率”的中心開展實(shí)施，切實(shí)對(duì)各子公司起到幫助指導(dǎo)服務(wù)的作用，做了企業(yè)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃實(shí)施的保障作用。2022年某某公司集團(tuán)辦公室職能管理方案（二）建筑公司綜合辦公室部門職能1、參與制訂公司中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃；作為公司的信息中心，負(fù)責(zé)信息收集、整理和指導(dǎo)工作。2、負(fù)責(zé)制訂公司公文處理、印章管理等制度，負(fù)責(zé)匯編、發(fā)布公司規(guī)章制度匯編。3、負(fù)責(zé)公司各部室文件收發(fā)及公文核稿工作，督促

12、檢查文件的辦理情況，編寫公司年度大事記。4、負(fù)責(zé)管理公司印信、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證書，負(fù)責(zé)公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代碼證等證書的年檢及督促其它各類法人證書的年檢驗(yàn)換等管理工作。5、負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作，行政協(xié)議、公司發(fā)文的存檔。6、_協(xié)調(diào)公司的日常工作，負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公會(huì)，司務(wù)會(huì)，公司領(lǐng)導(dǎo)召開的相關(guān)會(huì)議的_和會(huì)議記錄工作，整理必要的_并督促檢查決議和公司領(lǐng)導(dǎo)批示的貫徹落實(shí)情況.協(xié)調(diào)管理各部室專業(yè)會(huì)議的綜合平衡。7、負(fù)責(zé)處理來電，來信和來訪接待工作，協(xié)助作好質(zhì)量回訪工作。8、根據(jù)公司總經(jīng)理辦公會(huì)的決議，負(fù)責(zé)挑選，聘用公司法律顧問，處理公司法律事宜，協(xié)調(diào)公司重大訴訟案的辦理工作。9、負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳工作，根據(jù)經(jīng)理指

13、示，策劃并_實(shí)施有關(guān)的宣傳工作任務(wù)，編撰公司對(duì)外宣傳材料，審核其它一般媒體發(fā)稿稿件，以公司的名義在網(wǎng)站發(fā)布文字和圖片新聞，協(xié)調(diào)管理公司整體對(duì)外業(yè)務(wù)宣傳工作；名片制作；隨同采編人員到工地采訪、攝影、照像；快報(bào)組稿與出版。10、協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理_。11、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)外接待工作。12、做好質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系所涉及的相關(guān)工作。13、負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施、辦公用品等購(gòu)置計(jì)劃(非計(jì)算機(jī)類)的下達(dá)、購(gòu)置發(fā)放和實(shí)物管理，負(fù)責(zé)報(bào)刊、資料的訂閱。14、負(fù)責(zé)公司辦公用房的分配及辦公樓和公用設(shè)施的維修和管理。15、負(fù)責(zé)公司的基建工作。16、負(fù)責(zé)公司單身宿舍的管理。17、負(fù)責(zé)公司職工宿舍的物業(yè)及

14、供暖的管理。18、負(fù)責(zé)公司機(jī)動(dòng)車輛的管理和調(diào)度使用及交通安全管理。19、負(fù)責(zé)公司勞保用品的采購(gòu)、發(fā)放和公司職工生活、福利待遇的管理。20、負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生及綠化、美化工作的管理及日常維護(hù)。21、負(fù)責(zé)公司行政、后勤工作管理制度制訂和落實(shí)。22、負(fù)責(zé)編制公司年度、季、月行政后勤計(jì)劃。23、負(fù)責(zé)公司職工午餐的管理工作。24、負(fù)責(zé)公司辦公樓物業(yè)管理做好消防與安全管理工作；保潔、保安人員管理；公司水、電、房租、電話費(fèi)用的記錄及費(fèi)用繳納。25、負(fù)責(zé)辦理公司與地方有關(guān)社會(huì)事宜。26、負(fù)責(zé)各部門相關(guān)費(fèi)用的分?jǐn)偂?7、負(fù)責(zé)文化活動(dòng)，團(tuán)體協(xié)會(huì)_與策劃。28、負(fù)責(zé)私有化電腦方案的執(zhí)行與落實(shí)。29、負(fù)責(zé)網(wǎng)頁(yè)維護(hù)與更新；局域網(wǎng)的維護(hù)；機(jī)房相關(guān)費(fèi)用交納；個(gè)人郵箱的開設(shè)及管理。30、軟件資料的保管和圖像資料的制作和保管。31、家屬慰問或向異地員工、家屬郵寄物品；婚、喪、嫁、娶、生病、生日等員工服務(wù)工作；工地員工慰問；節(jié)假日員工慰問。32、做好公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。另：黨群工作一