潛在問題分析

1、潛在問題分析(potential problem analysis)又名人：PPA概述PPA能系統(tǒng)地確定進(jìn)展中的計(jì)劃將會(huì)出現(xiàn)的問題。需要估計(jì)問題的來源，以此了解問題出 現(xiàn)的概率以及結(jié)果的嚴(yán)重性。設(shè)計(jì)預(yù)防措施和應(yīng)急計(jì)劃以防問題的突然發(fā)生。一般情況下，使 用PPA方法可以平穩(wěn)地執(zhí)行計(jì)劃。適用場(chǎng)合執(zhí)行計(jì)劃前；特別是出了一些問題時(shí)；當(dāng)計(jì)劃龐大、復(fù)雜時(shí)；當(dāng)計(jì)劃必須按時(shí)完成時(shí)；當(dāng)失敗成本很高時(shí)。慢性病管理計(jì)劃問題原因PS預(yù)防措施殘留風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急計(jì)劃員工抵觸角色變更概率高嚴(yán)重性高“與我無關(guān)綜 合征中低在角色定義中包括 員工對(duì)魏角色感覺 不適應(yīng)高高培訓(xùn)：角色扮演、假中-進(jìn)修培訓(xùn)*導(dǎo)師保護(hù),玲模擬責(zé)任人：彼得斯醫(yī)生

2、、 CIMP支持者觸發(fā)；每周調(diào)查的負(fù) 面影響沒有感覺到 進(jìn)步高中參觀使用C1MP的 診所低登記系統(tǒng)沒有按時(shí)準(zhǔn)備好概率中嚴(yán)重性高流通藥品簽約中高出色的系統(tǒng)預(yù)定義先是預(yù)算低最后時(shí)間改變高，出色的系統(tǒng)預(yù)定義廣泛的軟件復(fù)習(xí)固定時(shí)間修改玲模擬培訓(xùn)*關(guān)于定時(shí)特征的重復(fù) 培訓(xùn)* 責(zé)任人：Maria Hernandez 3S 分析者觸發(fā)：系統(tǒng)評(píng)估階段誤差圖表潛在問題分析示例實(shí)施步驟1確定計(jì)劃易中斷或者失敗的主要方面。2對(duì)于每個(gè)方面，確定可能發(fā)生的特殊問題。在表格的第一列寫下這些問題，如圖表5.147。3對(duì)于每個(gè)問題，估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，按照問題出現(xiàn)的概率和結(jié)果的嚴(yán)重性分成高、中、低。在問題 的描述下面寫出這些估計(jì)。通過

3、確定對(duì)風(fēng)險(xiǎn)可接受度的優(yōu)先次序排列這些問題。對(duì)于那些不能接受的風(fēng)險(xiǎn)，請(qǐng)繼續(xù)下面的步驟，將信息記錄在表格內(nèi)。在執(zhí)行下一個(gè)問題 之前，為每個(gè)問題執(zhí)行步驟46。4確定適當(dāng)?shù)目赡茉?，記在第二列? (備選)鑒定每個(gè)原因的等級(jí)，分為高、中、低，估計(jì)發(fā)生的概率，將其記入圖表標(biāo)有“P” 的那一列中；估計(jì)結(jié)果的嚴(yán)重性，將其記人圖表標(biāo)有“S”的那一列中。6對(duì)于每個(gè)原因(或者問題，如果原因沒有詳細(xì)說明)，確定可以消除或者減少發(fā)生機(jī)會(huì)的 預(yù)防措施，將其記入第五列中。即使采取了適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，原因的嚴(yán)重性和發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)仍然 存在，所以要估計(jì)其殘留的風(fēng)險(xiǎn)，將其記入下一列中。7對(duì)于殘留風(fēng)險(xiǎn)而可接受的原因，如果預(yù)防措施失敗，

4、設(shè)計(jì)應(yīng)急計(jì)劃帶來最小化問題導(dǎo)致的 結(jié)果。確定應(yīng)該做什么、誰有責(zé)任以及是什么引發(fā)了計(jì)劃的實(shí)施。將應(yīng)急計(jì)劃記入最后一列中。 示例圖表5.147展示了一個(gè)醫(yī)療小組計(jì)劃進(jìn)行潛在問題分析(PPA)，通過新型的慢性病管理計(jì)劃 (CIMP)來提高對(duì)患有糖尿病和哮喘病患者的醫(yī)療水平。這個(gè)計(jì)劃易中斷的主要原因是新員工的 角色、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的變更以及患者的參與情況。在每個(gè)方面，計(jì)劃小組要辨別特定問題，這些 問題是必須考慮的，以確保計(jì)劃成功。經(jīng)過分析，兩個(gè)具有不可接受風(fēng)險(xiǎn)的潛在問題在圖中展 示出來了。員工產(chǎn)生抵觸的三個(gè)潛在原因中，有兩個(gè)原因在采取預(yù)防措施后具有低的殘留豐險(xiǎn)，而對(duì) 于剩下的原因，如果即使采取了預(yù)防措施還

5、是會(huì)發(fā)生問題，就需要制訂應(yīng)急計(jì)劃。同樣，第二 個(gè)問題只有一個(gè)原因需要制訂應(yīng)急計(jì)劃。對(duì)于第二個(gè)問題，容易發(fā)現(xiàn)，兩個(gè)原因的預(yù)防措施均包括“出色的系統(tǒng)預(yù)定義”這一措施。這個(gè)例子也可使用過程決策程序圖，可以比較這兩種工具。注意事項(xiàng)這是眾多可以使用應(yīng)急計(jì)劃工具的一種。它比PDPC和情形分析圖(contingency diagram) 對(duì)于條件的要求更嚴(yán)密。對(duì)于嚴(yán)密性弱的工具，PDPC比情形分析圖系統(tǒng)化。對(duì)于嚴(yán)密性要求 最強(qiáng)的FMEA，適用于新型或再造的過程、產(chǎn)品或服務(wù)。這個(gè)工具的優(yōu)點(diǎn)是能特別地標(biāo)明原因、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)以及把預(yù)防措施和應(yīng)急計(jì)劃分開。PDPC 的優(yōu)點(diǎn)是從執(zhí)行計(jì)劃的樹圖開始來確定問題?？梢钥紤]綜合使

6、用這些工具：先用PDPC確定問 題，然后用PPA進(jìn)行分析。計(jì)劃易受破壞的方面包括：計(jì)劃好的行動(dòng)可能不發(fā)生；第一次做一件事情；在很緊的時(shí)間內(nèi)做一件事情；要做的事情離得很遠(yuǎn)；在管理或者負(fù)責(zé)多個(gè)人做一件事情。通過詢問何事、何時(shí)、何地以及多少來確定特定問題。這個(gè)和是非矩陣中使用的問題很 相似。下面是可以使用的其他問題的清單：需要什么輸入？是否有不好的輸入？期待什么輸出？其他輸出是否也會(huì)發(fā)生？應(yīng)該做什么？是否有其他需要替代或者補(bǔ)充的？是否依賴行為、條件和結(jié)果？是否可以控制？哪些是不可改變的？是否允許錯(cuò)誤發(fā)生？所作的什么假設(shè)最后被認(rèn)為是錯(cuò)的？過去相同的條件下發(fā)生了什么事情？與過去有什么不同？如果想讓這事辦

7、砸，我們?cè)撊绾瓮瓿赡鞘拢苛私饷總€(gè)潛在問題都可能會(huì)壓制自己，從而導(dǎo)致忽略最重要的問題或者放棄分析。在PPA 中，要集中考慮最易受破壞的地方和破壞最嚴(yán)重的地方。確定潛在原因并不總是恰當(dāng)?shù)?。例如，如果潛在問題是一天很可能會(huì)下雨，那么原因就 不重要了。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，范圍是15,有時(shí)也用110。如果需要準(zhǔn)確評(píng)估的話，考慮用FMEA替代。預(yù)防措施有可能看起來是行不通的。你不能阻止下雨，但是卻可以躲在遮蓋物下而不被 淋到。如果預(yù)防措施真的是不可能的話，應(yīng)急計(jì)劃就變成你的保護(hù)者了。如果問題被確認(rèn)為設(shè)計(jì)不出預(yù)防或應(yīng)急措施，就必須決定是否要接受風(fēng)險(xiǎn)，或者建立、 選擇一個(gè)沒有風(fēng)險(xiǎn)的可選計(jì)劃。因此，PPA可以使你避免災(zāi)難。這個(gè)工具的最初版本沒有包括可能性和嚴(yán)重性的評(píng)估，而加上這些步驟可以使過程正式 化，這樣過程可以集中在最重要的問題，否則就會(huì)被直覺所誤。這個(gè)工具可以轉(zhuǎn)換成潛在機(jī)會(huì)分析(POA)，具體方法是通過頭腦風(fēng)暴法產(chǎn)生可能的機(jī)會(huì)而