公司費用報銷管理制度剖析

1、管理制度ADD體系文件管理制度公司費用報銷管理制度第三篇財務(wù)管理文件受控編號SOP-FD-003版本/修訂狀態(tài)A/01頁次第頁，共8頁公司費用報銷管理制度目錄第一章總貝U 。 。 。. 。. 。. 。. 。 O. 。 。 2第二章費用報銷制度及流程。.。第三章借款標(biāo)準(zhǔn)及流程。.。.。.6第四章費用審批管理.。.。.。.。.。.。第五章附貝 U 。 o O 。 。 。 O o O O 。 。 7第一章總則第一條:為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司費用報銷流程，合理控制費用支出，特制定本制度.第二條：本制度根據(jù)公司的實際情況，將費用報銷分為行車費、市內(nèi)（郊縣）差旅費、通訊費、住宿費、客情費等.第三條：

2、本制度適用公司各部門.第二章費用報銷制度及流程和分類第四條:原始憑證有效性的規(guī)定1、報銷人應(yīng)取得真實合法的原始憑證管理制度add體系文件管理制度文件受控編號SOP-FD-003公司費用報銷管理制度版本/修訂狀態(tài)A/01第三篇財務(wù)管理頁次第頁，共8頁（1）有效發(fā)票至少需要印有兩個章:國家或地方稅務(wù)局專用章+發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效.（2）財政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；（3）郵政、快遞、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進(jìn)行核實，但是在出差中也不太方便隨時核對發(fā)票的信息，建議

3、大家到正規(guī)的地方消費索取發(fā)票，避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象。3、經(jīng)辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據(jù)報銷（必須要在收據(jù)上蓋章或按手印及簽名）；對于既沒發(fā)票，也沒收據(jù)的，一律不予報銷；第五條：單據(jù)報銷分類：1、管理成本：1）行政部分:后勤費用;辦公費用、快遞費用；客情費用；2、運輸及業(yè)務(wù)成本：1）車輛費用；2）市場部外交費用：吃飯費用;處理客訴（生產(chǎn)）費用；接送人員費用等；3、折舊成本:就是固定資產(chǎn)物品價值2000元以上含2000元，使用年限達(dá)到2年；4、生產(chǎn)成本：1）生產(chǎn)材料費用；2）工模材料費用;3）外發(fā)加工費用：模胚；鋁材；電燒、線割、燒焊、雷雕；第六條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要

4、求：1、報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業(yè)務(wù)員和其他人員差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時應(yīng)按報銷單大小折疊好）；3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8 、報銷單椐各項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額要一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才有效；報銷單據(jù)不得涂改

5、，粘貼好后請仔細(xì)核對金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財務(wù)不予報銷。管理制度ADD體系文件管理制度文件受控編號SOP-FD-003公司費用報銷管理制度版本/修訂狀態(tài)A/01第三篇財務(wù)管理頁次第頁，共8頁9、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附入庫單；10、出租車票據(jù)需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認(rèn)；第七條：在一個預(yù)算期內(nèi)（一個月），業(yè)務(wù)員和其他人員的各項費用的累積支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算部分不予報銷。第八條:費用報銷基本流程：第九條：報銷時間的具體規(guī)定1、為了提高費用報銷工作效率，各部門應(yīng)在每月10號后派

6、專人將費用報銷單遞交到財務(wù)部，15號之前財務(wù)部完成審核并付款，逾期一律不予受理。2、超過兩個月以上（含兩個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。第十條：差旅費報銷職位區(qū)域項目一般員工主管（工程師）經(jīng)理總監(jiān)住宿標(biāo)準(zhǔn)50/晚80/晚100/晚120/晚惠州經(jīng)辦人填寫報銷單1K5i5兀/餐15元/餐總經(jīng)理審）/人/次批50/人/次職位區(qū)域項目一般員工主管（工程師）經(jīng)理總監(jiān)住宿標(biāo)準(zhǔn)50/晚80/晚100/晚120/晚惠州經(jīng)辦人填寫報銷單1K5i5兀/餐15元/餐總經(jīng)理審）/人/次批50/人/次住宿標(biāo)準(zhǔn)80/晚100 /晚深圳餐費10元/餐20元/餐20 / I140/晚- 總公司 20元/餐一20元/餐客

7、情費無50/人/次50/人/次50/人/次1、公司業(yè)務(wù)人員因公外出所發(fā)生的行車費、市內(nèi)（郊縣）差旅費、通訊費、住宿費、客情費等按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2、出差補(bǔ)貼及標(biāo)準(zhǔn)2.1、住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補(bǔ)償，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān).管理制度ADD體系文件管理制度文件受控編號SOP-FD-003公司費用報銷管理制度版本/修訂狀態(tài)A/01第三篇財務(wù)管理頁次第頁，共8頁2.2、出差期間招待客戶需要事先經(jīng)總經(jīng)理同意后方可報銷招待費，回來后補(bǔ)辦申請手續(xù)。2。3、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用.2.4、不同

8、級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具.2.5、部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機(jī)的，一律先申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可乘坐飛機(jī)。2。6、到達(dá)目的地后，除總經(jīng)理外其他員工原則上（市內(nèi)）不得乘坐出租車,應(yīng)乘坐公交汽車.因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳細(xì)注明時間、起止地點及事由。2。7、住宿費標(biāo)準(zhǔn)為一個標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn).同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標(biāo)準(zhǔn)間住宿標(biāo)準(zhǔn)2。8、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達(dá)時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票費用包干部分憑發(fā)票報銷（發(fā)票金額大于費用包干標(biāo)準(zhǔn)的按標(biāo)準(zhǔn)報銷,發(fā)票金額小于費用

9、包干標(biāo)準(zhǔn)的按實際金額報銷）.2.9、報銷差旅費必須在回公司3天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預(yù)支差旅費，否則作為挪用公款處理。第十一條:辦公用費用管理1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。各部門總監(jiān)或主管對所屬單位發(fā)生的辦公費負(fù)責(zé)，人資行政部對整個公司發(fā)生的辦公費用負(fù)有監(jiān)管和控制責(zé)任.2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由行政負(fù)責(zé)采購、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部統(tǒng)一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，在每月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后交由行政統(tǒng)一采購；5、各部門所

10、需購置的辦公用品，統(tǒng)一到行政部領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領(lǐng)用的辦公用品、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。8、公司辦公費用報銷必須嚴(yán)格按公司費用審批程序執(zhí)行，對各部門每月超出預(yù)算的所有辦公費用將不予審批；第十二條：業(yè)務(wù)招待費管理1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等.2、各部門因公招待必須事先申請總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，如有特殊原因，必須事先電話請示批準(zhǔn)，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（總經(jīng)理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不

11、得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應(yīng)詳細(xì)注明招待時間、地點、對方人管理制度ADD體系文件管理制度文件受控編號SOP-FD-003公司費用報銷管理制度版本/修訂狀態(tài)A/01第三篇財務(wù)管理頁次第頁，共8頁員、己方陪同人員等信息。4、其它非公招待客人一律個人承擔(dān).第十三條：交通費1、市內(nèi)辦理業(yè)務(wù)人員原則上應(yīng)盡量乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車的，必須事先取得部門經(jīng)理的批準(zhǔn)，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容。2、因公司業(yè)務(wù)使用私家車輛，依據(jù)流程提交申請，由人資行政部確認(rèn)后方可出車，車輛使用費（公司費用標(biāo)準(zhǔn)：送人、送貨1。0元/公里，

12、此標(biāo)準(zhǔn)在油價上調(diào)時作相應(yīng)的變動）不得超過公司核定標(biāo)準(zhǔn)，超支部分自行承擔(dān)。第十四條:客訴費1、外出處理客訴的人員必須要填寫外出申請單和派車申請單，并注明外出是由、時間、人員、地點等；2、各部門要嚴(yán)格按照吃飯費用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷，超出部份個人承擔(dān)，特殊情況需要增加吃飯費用的需有總經(jīng)理批準(zhǔn)；3、品質(zhì)：1）惠州：帶工作人員，長時間（超過一天以上的）20元/天;短時間（一天以內(nèi)的）15元/餐；2）深圳：帶工作人員，長時間（超過一天以上的）20元/天；短時間（一天以內(nèi)的）15元/餐第十五條：培訓(xùn)費培訓(xùn)費用由人資行政部統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。費用發(fā)生前使用部門應(yīng)向人資行政部門申報員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)時間

13、、所需經(jīng)費，經(jīng)人資行政部門審核總經(jīng)理審批后送一份至財務(wù)部門。費用使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。第十六條：會議費1。各部門因工作需要參加各種會議的，應(yīng)寫申請報告，詳細(xì)注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實、總經(jīng)理簽字后方可前往，會議結(jié)束后應(yīng)及時到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。2。參會人員應(yīng)嚴(yán)格控制費用開支，不得無故超支和浪費資源，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；3。會議結(jié)束后3日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議邀請函。管理制度ADD體系文件管理制度文件受控編號SOP-FD-003公司費用報銷管理制度版本/修

14、訂狀態(tài)A/01第三篇財務(wù)管理頁次第頁，共8頁第十七條：未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由人資行政部上報總經(jīng)理酌情處理.第三章借款標(biāo)準(zhǔn)及流程第十八條:借款標(biāo)準(zhǔn)借款人填1、寫借款單司擔(dān)保人（未特別指明擔(dān)會計審核.借款人填1、寫借款單司擔(dān)保人（未特別指明擔(dān)會計審核.銷憑證口個月工資批額超過時須有公需要借款；金借款單上的部門負(fù)責(zé)人為默認(rèn)的擔(dān)保人，借款人未能償還借款，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還款責(zé)任）；借款人未2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由借款人導(dǎo)擔(dān)保，方能辦理手續(xù),能償還借款，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)連帶責(zé)任.領(lǐng)款簽字并付款3、員工因公需要借款時，應(yīng)合理預(yù)計所需金額并填寫借款單，由其主要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)有效

15、批準(zhǔn)后到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金;在原有借據(jù)未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。借款人未4、員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)放工資時扣回.5、單筆借支或報銷金額超過3000元，需要提前一天通知集團(tuán)出納備款。第十九條:借款流程第四章費用審批管理第二十條：費用審批管理1、公司所有貨幣資金收付審批權(quán)限屬公司總經(jīng)理。2、總經(jīng)理外出時可以指定授權(quán)人（或電話授權(quán)），經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后予以支付，對不符合公司財務(wù)制度的單據(jù)，有權(quán)拒絕支付，總經(jīng)理回來后要立即補(bǔ)辦審批手續(xù).管理制度ADD體系文件管理制度文件受控編號SOP-FD-003公司費用報銷管理制度

16、版本/修訂狀態(tài)A/01第三篇財務(wù)管理頁次第頁，共8頁3、審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批范圍。4、貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式為書面形式.5、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準(zhǔn)、誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度，審核人、批準(zhǔn)人要對由本人審核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任，以防范貨幣資金風(fēng)險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎?，并對由此引起的不良后果?fù)連帶責(zé)任。6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀(jì)金額不予報銷;對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額1-5倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。7、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準(zhǔn)予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%50%的罰款。8、因?qū)徍诉^失造成借款人未在規(guī)定期間內(nèi)報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含:各級審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。按責(zé)任人基本工資比例分別