高校圖書館與院系資料室聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)探討

1、高校圖書館與院系資料室結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立討論摘要以廣西師范大學(xué)為例，闡述了高校圖書館與院系資料室結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立的意義，并對(duì)施行細(xì)節(jié)進(jìn)展了討論。關(guān)鍵詞高校圖書館；資料室；書目數(shù)據(jù)庫(kù)；結(jié)合目錄1前言自1998年11月國(guó)家高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)ALIS(hinaAadeiLibraryInfratinsyste)工程正式立項(xiàng)以來(lái)，成效斐然。目前ALIS三級(jí)保障系統(tǒng)(全國(guó)文獻(xiàn)信息效勞中心、地區(qū)分中心、各圖書館)主干網(wǎng)的根本框架已經(jīng)完成，成員開展迅速，“截止到2022年12月31日結(jié)合目錄成員館總數(shù)已達(dá)604家。ALIS在第一期建立階段已獲得顯著成效：共建共知共享的觀念得到了普遍的認(rèn)同；越來(lái)越多的高校

2、圖書館積極參與ALIS的建立，一樣地區(qū)內(nèi)高校圖書館的合作活動(dòng)越來(lái)越多；館際互借活動(dòng)在方式方法上、效勞內(nèi)容上日益豐富；促進(jìn)了一批高校圖書館的現(xiàn)代化建立及一批省市的文獻(xiàn)信息保障體系建立，增加了對(duì)用戶文獻(xiàn)信息需求的保障力度。然而就在我們?yōu)楦咝ｐ^之間實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共建共享而不懈努力并獲得可喜成就時(shí)，往往忽略了眼前的一個(gè)事實(shí)：我們自己校內(nèi)文獻(xiàn)資源的共建和共享工作由于種種原因卻停滯不前。以ALIS為中心的文獻(xiàn)信息共享網(wǎng)絡(luò)主要只是在各高校圖書館之間運(yùn)行，而作為高校內(nèi)部圖書館的組成局部的各院系資料室大多被拋棄在開展軌道之外。作為ALIS的一個(gè)組成局部高校內(nèi)部文獻(xiàn)信息系統(tǒng)也包括高校各院系資料室，缺少了院系資料室的

3、參與，高校內(nèi)部自身的文獻(xiàn)保障體系就是不完好的，從而影響了ALIS整體的文獻(xiàn)保障。所以ALIS強(qiáng)調(diào)各高校要大力加強(qiáng)自身的文獻(xiàn)保障體系的建立，以促進(jìn)ALIS全面化的文獻(xiàn)資源建立，因此作為ALIS成員館的各高校其自身的文獻(xiàn)保障體系的建立就顯得異常緊迫。高校內(nèi)文獻(xiàn)資源共建共享不僅是促進(jìn)高校教學(xué)、科研開展的重要組成局部，同時(shí)也是ALIS賦予我們各高校的職責(zé)。我館是ALIS的成員館，我校的文獻(xiàn)資源保障系統(tǒng)從醞釀到論證到如今詳細(xì)施行已經(jīng)過(guò)了較為充分的準(zhǔn)備。它的建立目的是一方面建立起校內(nèi)的文獻(xiàn)保障體系，建立本校的文獻(xiàn)資源共享網(wǎng)絡(luò)，把對(duì)高校教學(xué)和科研的信息效勞進(jìn)步到一個(gè)嶄新的程度，為重點(diǎn)學(xué)科建立及總體目的的實(shí)現(xiàn)

4、提供有力的保障；另一方面ALIS賦予我們建立各自子系統(tǒng)的責(zé)任，進(jìn)一步穩(wěn)固和完善ALIS三級(jí)文獻(xiàn)保障體系，對(duì)進(jìn)步ALIS綜合效勞程度，擴(kuò)大ALIS效勞范圍做出有力推動(dòng)。高校文獻(xiàn)保障體系的一項(xiàng)非常重要的工作就是校內(nèi)結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，它是共知共享的基矗只有建成一個(gè)全校統(tǒng)一的結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，才談得上校內(nèi)文獻(xiàn)信息資源共享。由于各種原因很多高校內(nèi)都沒(méi)有進(jìn)展結(jié)合書目數(shù)據(jù)庫(kù)建立，或者是書目數(shù)據(jù)庫(kù)建立得不完好，這樣的書目數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)全校文獻(xiàn)信息資源保障來(lái)說(shuō)是不完好的。聯(lián)機(jī)公共查詢是實(shí)現(xiàn)共知的最正確途徑，館際互借和文獻(xiàn)傳遞是實(shí)現(xiàn)館際共享，互惠互利的真正表達(dá)，而這一切都是建立在結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之上的。我校結(jié)合目錄數(shù)據(jù)

5、庫(kù)就是在這樣的背景之下作為2022年全校文獻(xiàn)信息建立的頭等大事開場(chǎng)了全面建立。2結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立內(nèi)容及目的廣西師范大學(xué)結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是廣西師范大學(xué)文獻(xiàn)保障體系重點(diǎn)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)之一。該工程方案在一年內(nèi)以建立全校范圍(圖書館與各院系資料室)結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為根底，建立以聯(lián)機(jī)合作編目、書目資源公共查詢和校內(nèi)互借三大效勞系統(tǒng)為主要目的的文獻(xiàn)資源共享系統(tǒng)。其建立內(nèi)容為利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立全校的資源共享網(wǎng)絡(luò)，為全校教學(xué)科研人員提供書、刊及其他文獻(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)公共查詢，支持高校文獻(xiàn)資源系統(tǒng)的聯(lián)機(jī)編目，實(shí)現(xiàn)全校甚至國(guó)內(nèi)、國(guó)際館際互借和文獻(xiàn)傳遞，把對(duì)高校教學(xué)和科研的信息效勞進(jìn)步到一個(gè)全新高度，為重點(diǎn)學(xué)科建立

6、及學(xué)?？傮w目的的實(shí)現(xiàn)提供有力保障。工程的目的是：在一年內(nèi)以建立結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為根底，建立起以聯(lián)機(jī)合作編目、書目資源公共查詢和校內(nèi)互借三大效勞系統(tǒng)為主要目的的資源共享系統(tǒng)。為全校教學(xué)科研人員提供書、刊及其他文獻(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)公共查詢，支持圖書館及全校各院系資料室聯(lián)機(jī)合作編目，實(shí)現(xiàn)全校各院系之間院際互借及文獻(xiàn)傳遞。上述三大效勞子系統(tǒng)是以結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為根底的。多語(yǔ)種、多文獻(xiàn)類型和采用不同AR格式的書目記錄集成在同一個(gè)書目數(shù)據(jù)庫(kù)。它包括中外文書刊目錄，以及多媒體、電子資源等非書資源的目錄。工程在操作上依托校園網(wǎng)，統(tǒng)一采用匯文文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)，遵循ALIS編目規(guī)那么，方案在一年內(nèi)完成全校所有書、刊、光盤等

7、大約60萬(wàn)條書目數(shù)據(jù)的回溯工作，提供全校范圍內(nèi)的公共查詢效勞，實(shí)現(xiàn)全校聯(lián)機(jī)合作編目和院系之間文獻(xiàn)互借和傳遞，為全校文獻(xiàn)保障體系的全面施行、滾動(dòng)開展打下良好的基矗作為ALIS的成員館，我校的結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在建立目的及建立方案的總體思路上遵循與ALIS結(jié)合目錄工程一致的建立原那么。只是ALLS結(jié)合目錄子工程作為一個(gè)全國(guó)性的建立工程，效勞的對(duì)象普及全國(guó)范圍乃至全世界所有有需求的用戶，工程在宏觀規(guī)劃以及微觀把握上它可能更多要側(cè)重于宏觀的考慮。而我們作為其子系統(tǒng)的一個(gè)成員，在本校結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立上結(jié)合本校的實(shí)際，尤其是在校文獻(xiàn)保障體系建立初級(jí)階段，更多側(cè)重詳細(xì)施行的各個(gè)環(huán)節(jié)。3結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立前期

8、準(zhǔn)備工作我校圖書館內(nèi)文獻(xiàn)資源機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)已于2022年前全部回溯完成，但各院系只有少數(shù)幾個(gè)資料室由圖書館陸續(xù)派人利用假期回溯了總數(shù)大約3萬(wàn)條的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)。結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立工作首先要對(duì)全校各院系資料室所藏文獻(xiàn)全部進(jìn)展數(shù)據(jù)回溯，這是一項(xiàng)流程較復(fù)雜、耗時(shí)費(fèi)力的工作，必須對(duì)工作對(duì)象做詳細(xì)調(diào)查，才能制定詳細(xì)施行方案。通過(guò)深化到各院系，調(diào)查結(jié)果如下。(1)設(shè)備嚴(yán)重缺乏。18個(gè)院系中只有文學(xué)院有工作機(jī)2臺(tái)、檢索機(jī)5臺(tái)，并且于2000年購(gòu)置ILAS文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)，其他院系自身的設(shè)備多是各院系實(shí)驗(yàn)室淘汰下來(lái)的舊電腦，功能差，無(wú)法完全支持現(xiàn)代化的文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)的正常運(yùn)行。(2)人員緊缺。調(diào)查顯示，18個(gè)院

9、系中有5個(gè)院系資料室分別只有1名專職人員，另有5個(gè)院系資料室分別僅有半個(gè)工作人員(資料室的工作人員還另兼財(cái)務(wù)、辦公室秘書等雜務(wù))，大多數(shù)院系資料室工作人員身兼數(shù)職，人員非常緊張。(3)工作方式落后。都是手工效勞。文學(xué)院雖然購(gòu)置ILAS文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)，但由于人員緊張，并且現(xiàn)有的工作人員都不具有現(xiàn)代化文獻(xiàn)信息管理與效勞的技能，因此ILAS的各項(xiàng)功能未能得到有效的應(yīng)用。(4)書目數(shù)據(jù)缺失。大局部院系資料室的書刊都是既無(wú)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)也無(wú)完好的卡片目錄，只是按大致的學(xué)科歸屬放置架上，憑經(jīng)歷查找。(5)文獻(xiàn)回溯尚未完成。全校18個(gè)院、系、附屬機(jī)構(gòu)共有總藏量為269941種657001冊(cè)文獻(xiàn)資料。除文旅學(xué)

10、院、社科部、化學(xué)化工學(xué)院、附屬外國(guó)語(yǔ)學(xué)校已由我館有關(guān)人員從2001年起采用假期加班方式，陸續(xù)完成約30000種、80000冊(cè)中文圖書回溯建庫(kù)外，仍有240000余種、577000余冊(cè)書刊需要進(jìn)展機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)回溯。調(diào)查顯示，完全由圖書館派自身人員完成此項(xiàng)工作，事實(shí)證明那將是一個(gè)漫長(zhǎng)的工程。而由各院系資料室自己的工作人員親自施行更不現(xiàn)實(shí)，恰學(xué)校此時(shí)為了迎接普通高等學(xué)校本科教學(xué)評(píng)估，對(duì)圖書館的建立非常重視，借此時(shí)機(jī)圖書館以工程的形式進(jìn)展專門立項(xiàng)，向?qū)W校申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，獲得學(xué)校批準(zhǔn)。該工程規(guī)定要在一年內(nèi)突擊完成。此前，該工程已陸續(xù)開展了5年的工作。4確立數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)方案結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立考慮到我們學(xué)校詳細(xì)

11、的情況：時(shí)間緊、條件差、人員缺等，我們決定采用逐一完成的方式來(lái)進(jìn)展，即由學(xué)校統(tǒng)一發(fā)動(dòng)，圖書館詳細(xì)負(fù)責(zé)，成立專門工程小組，由圖書館統(tǒng)一調(diào)度，各院系大力配合。施行分三個(gè)階段。41第一階段：工程籌備階段411在圖書館設(shè)立工程組，作為結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)工程建立和施行的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)該工程的設(shè)計(jì)、建立和管理工作。412使用設(shè)備進(jìn)展統(tǒng)一招標(biāo)。每個(gè)院系裝備2臺(tái)以上的計(jì)算機(jī)，一臺(tái)作為工作機(jī)，另一臺(tái)提供用戶檢索。413各院系與圖書館一致全部采用匯文文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)，全校所有書目數(shù)據(jù)都建在同一個(gè)中央數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，文學(xué)院原有的ILAS系統(tǒng)不再使用。414對(duì)各院系資料室人員進(jìn)展第一階段的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。42第二階段：工程運(yùn)行階

12、段421組建專門隊(duì)伍。向社會(huì)進(jìn)展招聘成立專門編目隊(duì)伍，并對(duì)招聘人員進(jìn)展編目培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容有：中國(guó)圖書分類法第四版、文獻(xiàn)著錄總那么、普通圖書著錄規(guī)那么、ALLS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)等。422制定建庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)建立的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)和條例，數(shù)據(jù)庫(kù)建立執(zhí)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。4.23制定編目細(xì)那么。以文獻(xiàn)著錄總那么、普通圖書著錄規(guī)那么、中國(guó)機(jī)讀目錄格式、ALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)為標(biāo)準(zhǔn)，與采編部圖書編目細(xì)那么保持一致，制定回溯建庫(kù)工作分類排架號(hào)的選取規(guī)那么，數(shù)據(jù)錄入字段的選取規(guī)那么等。424確定數(shù)據(jù)回溯形式。書目數(shù)據(jù)回溯大多采用以卡錄入數(shù)據(jù)或以文獻(xiàn)實(shí)物錄入數(shù)據(jù)2種方法。過(guò)去我館館內(nèi)書目數(shù)據(jù)回溯時(shí)采取的

13、是利用原有卡片目錄與書一一核對(duì)，之后用卡片回溯數(shù)據(jù)的方式。由于圖書館的圖書分藏在不同庫(kù)室，很容易造成漏核現(xiàn)象，再加上錯(cuò)架的書與喪失的書、未還圖書等原因，在花費(fèi)了較大的人力后得到的卡片記錄仍與實(shí)際庫(kù)藏有不小的誤差，根據(jù)卡片回溯的數(shù)據(jù)庫(kù)所造成的一些數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)遺漏等問(wèn)題到如今還未完全解決。故此我們這一次工作決定采取利用實(shí)物直接回溯的方式。425制定工作流程。合理的工作流程是高質(zhì)量與高效率的保證。(1)數(shù)據(jù)加工流程。1)。凡我館數(shù)據(jù)庫(kù)已有AR記錄的只添加卷期號(hào)等館藏信息。我館沒(méi)有AR數(shù)據(jù)的由工程小組人員做好AR數(shù)據(jù)并分配好索取號(hào)后再由負(fù)責(zé)編目組的人員添加詳細(xì)信息。2)圖書。通過(guò)查重確定在圖書館中央

14、數(shù)據(jù)庫(kù)中已有書目數(shù)據(jù)的圖書只添加復(fù)本，注明詳細(xì)館藏地；中央數(shù)據(jù)庫(kù)中無(wú)數(shù)據(jù)的圖書從ALIS下載數(shù)據(jù)，參照690字段增加索書號(hào)、增加復(fù)本信息注明詳細(xì)館藏地；如受編圖書通過(guò)多途徑查重不能在中央數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到相應(yīng)數(shù)據(jù)的，也無(wú)ALIS數(shù)據(jù)可下載，那么需進(jìn)展原始編目。加工流程如圖1所示。轉(zhuǎn)貼于論文聯(lián)盟.ll.(2)人員工作流程。借鑒工廠流水作業(yè)的高效工作經(jīng)歷，對(duì)招聘的13個(gè)人員進(jìn)展專項(xiàng)分工：4人專做添加復(fù)本、下載數(shù)據(jù)的工作(A組)，4人做原始編目(B組)，2人做外文圖書數(shù)據(jù)(組)，3個(gè)人負(fù)責(zé)回溯數(shù)據(jù)(D組)。由于中央數(shù)據(jù)庫(kù)已有數(shù)據(jù)的書以及能從ALIS下載數(shù)據(jù)的書占大多數(shù)，而需要進(jìn)展原始編目的書就抽出來(lái)交與

15、B組，所以這4個(gè)小組里A組總是最先完成，他們完成第1個(gè)院系后最先進(jìn)入下一個(gè)院系，緊跟著是做原始編目的或是外文組的人相繼跟進(jìn)，形成一種滾動(dòng)前進(jìn)的工作流程，使各個(gè)工作環(huán)節(jié)銜接嚴(yán)密。工作流程見圖2。大局部院系資料室場(chǎng)地都很緊張，根本無(wú)法提供一個(gè)同時(shí)包容十幾個(gè)人的工作場(chǎng)地。我們把人員分為不同幾個(gè)小組一方面是借鑒流水作業(yè)的高效率，專做一項(xiàng)工作會(huì)使速度最大限度的提升，再加上按量計(jì)酬的薪金結(jié)算方式，使我們的工作效率大大進(jìn)步；另一方面能有效實(shí)行人員分流但又能保證各工作環(huán)節(jié)嚴(yán)密銜接。我們從一個(gè)場(chǎng)地條件最好的院系開場(chǎng)，隨著不同小組相繼進(jìn)入下一個(gè)院系，從而實(shí)行人員分流。事實(shí)證明我們采取的這種工作方式是一種高效率的工

16、作方式，我們工程小組3名工作成員(負(fù)責(zé)工作管理，培訓(xùn)及數(shù)據(jù)抽查等工作)和招聘的13名編目人員，在8個(gè)月的時(shí)間里一共完成44萬(wàn)多冊(cè)(張)書刊、光盤等書目數(shù)據(jù)的回溯工作。426全面建立，初步完成建立目的。我們采取邊建立邊開通的方式，建成一個(gè)系開放一個(gè)系。并且為了減少對(duì)讀者利用產(chǎn)生的影響，在數(shù)據(jù)回溯期間照常接待讀者，假如讀者需借閱圖書仍采用手工登記的方法借出，讀者還回的圖書那么先進(jìn)展數(shù)據(jù)錄入再上架盡量不影響讀者的利用。最后一個(gè)院系建立完成，就進(jìn)入全面開通運(yùn)行階段。43第三階段：進(jìn)一步優(yōu)化、完善和維護(hù)建成的數(shù)據(jù)庫(kù)，并發(fā)揮其各項(xiàng)功能、431運(yùn)行文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。對(duì)各院系資料室人員進(jìn)展進(jìn)一步的業(yè)

17、務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容包括匯文文獻(xiàn)信息效勞系統(tǒng)的各項(xiàng)功能的操作與應(yīng)用。并加強(qiáng)聯(lián)機(jī)編目工作的進(jìn)展，開展編目工作考核，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，只有考核通過(guò)的人員才能由圖書館開通編目權(quán)限，然后對(duì)院系所新購(gòu)圖書進(jìn)展聯(lián)機(jī)編目。432進(jìn)展數(shù)據(jù)修改及維護(hù)。大范圍的數(shù)據(jù)回溯不可防止會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題數(shù)據(jù)，工程小組安排專門人員長(zhǎng)期進(jìn)展數(shù)據(jù)維護(hù)及修改，以保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。433制定共享的規(guī)那么。高校文獻(xiàn)信息保障體系的建立目的就是要走整體開展的道路，為全校培養(yǎng)高層次人才和進(jìn)展學(xué)科研究提供文獻(xiàn)信息保障。制定全校文獻(xiàn)信息共享規(guī)那么是共建、共享的保證。在原那么上所有的文獻(xiàn)資源都應(yīng)在共享的范圍內(nèi)，但考慮到資料室藏書特點(diǎn)、人員編制等問(wèn)題，一步到位地采取

18、與圖書館一樣的全開放型效勞，條件還欠成熟，可以有個(gè)逐步實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。第一步由學(xué)校統(tǒng)一發(fā)放一卡通的借閱證，圖書館與各院系通用。同時(shí)采取有限借閱的方法，即資料室文獻(xiàn)以閱覽、提供復(fù)印為主，一些院系的圖書可以提供外借，但期限可比圖書館的短以便進(jìn)步流通速度。在獲得一定程度的共享經(jīng)歷后再開通多方面、較高層次的共享效勞。圖書館作為中心館在效勞上要實(shí)在起到主導(dǎo)作用，并責(zé)無(wú)旁貸做好技術(shù)指導(dǎo)工作。5完畢語(yǔ)由于是在迎接評(píng)估這個(gè)機(jī)遇下開展的此項(xiàng)工作，全校在思想認(rèn)識(shí)上高度統(tǒng)一，并且學(xué)校落實(shí)了專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，人力財(cái)力都有較充分的保障，工作進(jìn)展得比擬順利，原訂一年完成的工作最后只用了8個(gè)月就提早完成。初步運(yùn)行后反響很好，圖書館在學(xué)校的地位有了較大的提升，其意義是深遠(yuǎn)的。(1)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)的共知共享。校內(nèi)結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立實(shí)現(xiàn)了全校文獻(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的目的，用戶可以通過(guò)圖書館的書目查詢系統(tǒng)查詢到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)所有的數(shù)據(jù)，并根據(jù)目錄提供的館藏地址，懇求借閱，充分發(fā)揮文獻(xiàn)資源的作用。(2)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源最大利用。文獻(xiàn)只有在利用的過(guò)程中其價(jià)值才能得到表達(dá)，從這個(gè)角度，利用的人越多，其價(jià)值越大。校結(jié)合目錄建成后師生反響非常好，利用率大為進(jìn)步。(3)