物業(yè)公司物業(yè)管理檔案分類目錄

1、物業(yè)企業(yè)物業(yè)管理檔案分類目錄類型類又名稱序號(hào)基一礎(chǔ)管理卷冊(cè)編號(hào)檔案名稱頁(yè)數(shù)/份數(shù)備注1.1文件資料管理質(zhì)量系統(tǒng)文件質(zhì)量手冊(cè)工作手冊(cè)內(nèi)審資料/外審資料管理評(píng)審資料(質(zhì)檢報(bào)告)質(zhì)量記錄清樣管理方法流程(作業(yè)指導(dǎo)書)企業(yè)有關(guān)單位項(xiàng)目文件企業(yè)發(fā)文物業(yè)管理處、各部門上報(bào)企業(yè)文件外來(lái)文件（上司部門、開發(fā)建設(shè)單位、有關(guān)單位）證照法律法例收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)證照料理法律法例及有關(guān)資料（見書目及卷內(nèi)目錄）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目資料創(chuàng)優(yōu)資料合同協(xié)議物業(yè)管理合同(1)先期物業(yè)服務(wù)協(xié)議(2)業(yè)主暫時(shí)條約專項(xiàng)服務(wù)合同1.2基礎(chǔ)技術(shù)資料管理總平面圖、平面圖竣薪資料、完工圖竣薪資料完工圖（1）建筑完工圖（2）構(gòu)造完工圖（3）水施完工圖（4）電施

2、完工圖（5）設(shè)備完工圖工程決算、完工查收供電系統(tǒng)弱電系統(tǒng)電梯系統(tǒng)給排水系統(tǒng)消防系統(tǒng)房子權(quán)屬清冊(cè)（清冊(cè)及房子權(quán)屬更改清單）服務(wù)二管理精選文庫(kù)房號(hào)比較一覽表權(quán)屬清冊(cè)更改表公共設(shè)備設(shè)備清單設(shè)備設(shè)備清單設(shè)備設(shè)備更改記錄1.3業(yè)主檔案客戶通信錄業(yè)主檔案分戶資料一期一單元（0101）一期二單元（0102）1.4人力資源管理(1)人員花名冊(cè)（2）個(gè)人培訓(xùn)計(jì)劃（3）辭職人員照片資料1.5表記資料管理2.1財(cái)務(wù)管理主營(yíng)業(yè)務(wù)收費(fèi)狀況(1)花費(fèi)減免報(bào)告(2)年度財(cái)務(wù)現(xiàn)金估算編制稿本財(cái)務(wù)聯(lián)派工單統(tǒng)計(jì)狀況(1)特約服務(wù)派工單（維修費(fèi)）（2）特約服務(wù)派工單（暫時(shí)抄水電表票據(jù)）（3）特約服務(wù)派工單（家政）收費(fèi)統(tǒng)計(jì)狀況(1)

3、電費(fèi)發(fā)票復(fù)印件(2)水電費(fèi)催款通知書(復(fù)印件)？(3)水電抄表記錄財(cái)務(wù)報(bào)表(見電子文檔)(1)月財(cái)務(wù)工作目標(biāo)報(bào)表(2)水電氣應(yīng)收對(duì)付統(tǒng)計(jì)表(3)住戶入住改動(dòng)狀況表（4）財(cái)富物質(zhì)申購(gòu)表物質(zhì)物件的管理(1)物質(zhì)物件申購(gòu)(2)庫(kù)存資料清點(diǎn)表(3)辦公設(shè)備資料(清單/說(shuō)明書清單)(4)入庫(kù)單存根(5)出庫(kù)單存根(6)鑰匙管理2.2內(nèi)部管理記錄項(xiàng)目?jī)?nèi)部發(fā)文（1）內(nèi)部發(fā)文（2）發(fā)文簽收表2精選文庫(kù)計(jì)劃總結(jié)(質(zhì)量目標(biāo)管理報(bào)告、個(gè)人工作計(jì)劃)會(huì)議紀(jì)要及內(nèi)部交流會(huì)議紀(jì)要內(nèi)部通知、通告。培訓(xùn)(培訓(xùn)記錄、教學(xué)設(shè)計(jì)）培訓(xùn)記錄有關(guān)資料采集(剪報(bào)/企業(yè)事例集等)查核、考勤(1)維修工月績(jī)查核表(2)保安隊(duì)員月績(jī)查核表(3

4、)物管處考勤簽到表(4)物管處考勤表及考勤統(tǒng)計(jì)表(5)保潔考勤表及查核表2.3服務(wù)管理敬告住戶(包含月度物業(yè)服務(wù)報(bào)告)服務(wù)記錄特約服務(wù)派工單(維修、家政）郵件管理(郵件收發(fā)登記表)保潔特約服務(wù)管理外來(lái)人員辦證記錄拾遺物件記錄2.4服務(wù)的監(jiān)督、丈量日巡視記錄客戶建議回訪單客戶建議征詢統(tǒng)計(jì)上半年住戶建議征詢(1)上半年住戶建議征詢表(2)上半年住戶建議征詢表統(tǒng)計(jì)匯總(3)上半年住戶建議剖析報(bào)告下半年住戶建議征詢(1)下半年住戶建議征詢表(2)下半年住戶建議征詢表匯總(3)下半年住戶建議剖析報(bào)告客戶投訴受理記錄本2.5裝飾管理（1）裝飾進(jìn)度(2)維修日巡視記錄表（裝飾進(jìn)度）（3）次序保護(hù)隊(duì)裝飾巡視記

5、錄(4)裝飾協(xié)議及裝飾查收單(見業(yè)主分戶檔案)(5)違章通知書(見業(yè)主檔案)2.6空置房管理空置房巡視記錄2.7公共設(shè)備設(shè)備管理3精選文庫(kù)共用設(shè)備設(shè)備年度保護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、監(jiān)督丈量裝置檢定計(jì)劃平時(shí)管理要點(diǎn)設(shè)備巡邏記錄設(shè)備設(shè)備事故報(bào)告單裝飾現(xiàn)場(chǎng)巡邏表庫(kù)房管理記錄強(qiáng)電系統(tǒng)發(fā)電機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)記錄配電室運(yùn)轉(zhuǎn)記錄配電室值班交接記錄停送電操作票配電柜檢修工作票強(qiáng)電系統(tǒng)巡檢報(bào)告弱電系統(tǒng)弱電系統(tǒng)巡檢報(bào)告網(wǎng)絡(luò)地點(diǎn)分派電梯系統(tǒng)電梯按期查驗(yàn)報(bào)告安全查驗(yàn)合格證（準(zhǔn)用證）電梯維保記錄電梯系統(tǒng)巡檢報(bào)告給排水系統(tǒng)（二次供水）(1)二次供水有關(guān)資料(2)給排水系統(tǒng)巡檢報(bào)告(3)化糞池清淘記錄(4)總水表讀數(shù)記錄消防系統(tǒng)(1)消防器械清冊(cè)(見設(shè)備設(shè)備臺(tái)賬)(2)消防設(shè)備設(shè)備保養(yǎng)檢查記錄(3)消防系統(tǒng)巡檢記錄避雷裝置系統(tǒng)避雷裝置系統(tǒng)巡檢記錄2.8突發(fā)公共事件管理各樣應(yīng)急方案2.9次序保護(hù)管理值班交接記錄（各崗位）巡視簽到記錄（1）裝飾巡視記錄（2）日巡視記錄表來(lái)訪登記表物件出門條內(nèi)部管理記錄（物質(zhì)物件領(lǐng)用/發(fā)文記錄/夜間報(bào)崗/4精選文庫(kù)服務(wù)記錄）2.10消防管理1）建筑消防設(shè)備系統(tǒng)圖2）火災(zāi)報(bào)警、辦理記錄3）消防封條使用記錄4）消防培訓(xùn)記錄：消防應(yīng)急方案、消防操練5）消防設(shè)備檢測(cè)報(bào)告6）公共部位消防設(shè)備、設(shè)備檢查記錄消防管理2.11環(huán)境衛(wèi)生管理巡崗記錄消殺記錄生活垃圾清運(yùn)記錄室內(nèi)保潔服務(wù)記錄保潔物質(zhì)物件