高校戶籍檔案管理的現(xiàn)狀與未來

1、高校戶籍檔案管理的現(xiàn)狀與未來【摘要】本文在分析高校戶籍管理現(xiàn)狀與存在問題的基礎上，探討了未來戶籍管理模式的改革問題，主要是增強戶籍管理理念，建立戶籍業(yè)務辦理預約制度，建立電子戶籍信息檔案等?！娟P鍵詞】高校；戶籍管理；現(xiàn)狀；問題；未來改革高校戶籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它管理的對象主要是高校教職工和學生的戶籍檔案，負責辦理落戶、遷戶、辦理身份證件等業(yè)務。長期以來，高校作為具有獨立集體戶口的事業(yè)單位，獨立行使高校內(nèi)部人員戶籍管理職能，為公安機關大大減輕了戶籍管理負擔，發(fā)揮著不可替代的作用。一、高校戶籍檔案管理的現(xiàn)狀高校戶籍檔案管理職能通常由保衛(wèi)處來承擔。保衛(wèi)處又稱公安處，我國大型企事

2、業(yè)單位都設有這個部門，這個部門承擔的職能與公安機關有些類似，前者被稱為內(nèi)保部門，后者被稱為外保部門，甚至在相當長的時期里，保衛(wèi)處還具有自己單位內(nèi)部的執(zhí)法權。保衛(wèi)處下設戶籍科或者戶籍室，專門管理本單位內(nèi)部人員的戶籍問題。戶籍室的主要業(yè)務主要有以下幾個方面：第一，辦理學生和教職工的戶口遷入。高校每年都有新生和新入職的教職工，這些人當中有部分人員有意愿將戶口遷入學校，戶籍室在查看這部分人員遞交的落戶材料后，開具落戶介紹信，由申請落戶人員攜帶落戶材料和介紹信前往轄區(qū)派出所辦理具體落戶事宜C第二，辦理學生和教職工的戶口遷出。每年的畢業(yè)季都會有學生因工作或者其他原因需要將戶口遷出，戶籍室需要將這部分人的戶

3、籍卡交派出所換取戶口遷移證，在畢業(yè)生辦理畢業(yè)手續(xù)時將戶口遷移證發(fā)給他們。有一部分教職工也會因為工作調(diào)動、買房落戶等需要將戶口遷出學校，戶籍室將集體戶口卡交給他們，后者自行前往派出所辦理具體遷戶事宜。第三，辦理身份證。學生和教職工戶口遷入到學校后，其身份證信息中的地址應當相應地改為其所在學校的地址。戶籍室開具辦理身份證便箋，申請人攜帶便箋和舊身份證前往派出所辦理。第四，管理戶籍檔案。高校戶籍室日常管理學生和教職工的戶籍檔案，這種統(tǒng)一管理的方式有利于減輕教職工和學生的負擔，高校集體戶籍是一張戶籍卡，與居民戶口本不同,雖然攜帶方便，但是很容易丟失。按照公安部門的有關規(guī)定，高校戶籍室有義務保管戶籍檔案

4、。這樣雖然沒有自己攜帶戶籍檔案方便，但是戶籍檔案不容易丟失，有利于強化戶籍室行使管理職能。第五，宣傳戶籍政策。戶籍政策在計劃經(jīng)濟時代把控嚴格，變化性很小。但是隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，戶籍政策越來越寬松，變動頻率也越來越快，尤其是大城市的戶籍政策更是如此。每當戶籍新政出來，戶籍室就必須及時把握、及時宣傳，讓學生和教殿工了解最新戶籍政策，以便更好地開展落戶工作。當城市需要擴充人口、吸引年輕人落戶安家，促進消費、發(fā)展經(jīng)濟時，戶籍政策就會放開，以便吸引人才落戶。2018年以來國內(nèi)許多二線城市的“強人大戰(zhàn)”就是鮮明的例子，許多城市為了吸引人才，紛紛降低了落戶門檻，有些城市甚至出臺了“在線辦理落戶”等服務

5、，吸引人才力度之大可見一斑。對于人口已經(jīng)趨于飽和、控制人口增長數(shù)量的城市，戶籍政策往往嚴格，落戶到這些城市非常困難。在我國以北上廣等一線城市為代表，這些城市經(jīng)濟發(fā)展水平高、人口密集、城市規(guī)模巨大，已經(jīng)達到了人口承載的上限，因此不再具有吸引更多人落戶的需求，落戶門檻非常高。以上幾項業(yè)務是高校戶籍室的基本業(yè)務。不同高校會在其他業(yè)務方面有細微差別，例如有些高校戶籍室還承擔辦理校園流動人口居住證的職能，但以上幾項是最基本的業(yè)務。二、高校戶籍管理方式存在的問題高校戶籍管理方式以傳統(tǒng)的紙質(zhì)化和人工化管理方式為主。戶籍檔案存放在專門的檔案柜中，戶籍管理人員一般按照學生的入校年限進行分類，按照學生學號順序進行

6、排列，這樣有利于條理化管理，防止出現(xiàn)管理混亂。但是紙質(zhì)化管理的弊端還是很明顯的，比如對于學生借用戶籍卡的情況，學生填寫借條，用借條換取戶籍卡。但這樣做有一個漏洞，由于借條不具有強制性，許多學生借用后不再歸還，造成戶籍卡脫離戶籍室管理的問題。這種問題在畢業(yè)時候會體現(xiàn)出來，學生戶口需要遷往外地的，需要用戶籍卡換取遷移證，但是借戶口卡未還的學生沒有及時換取遷移證就會因此影響派遣，造成不必要的麻煩。紙質(zhì)化管理的弊端還體現(xiàn)教職工落戶上，戶籍室給教職工或?qū)W生開出落戶介紹信后，后者在派出所拿到戶籍卡后沒有交到戶籍室而是自己攜帶，戶籍室就不好掌握他們的戶籍狀況。如果發(fā)生自己丟失戶籍卡的情況，為了撇清自己的責任

7、，抓住戶籍室無法證明自己丟失戶籍卡的證據(jù)，將丟失戶籍卡的責任推到戶籍室身上，讓戶籍室給自己重新開介紹信補辦，戶籍室百口莫辯，就算知道不是自己的責任，也不得不重新開介紹信補辦。這種情況就產(chǎn)生了戶籍卡丟失歸責不明確的問題。此外，這種管理方式在畢業(yè)生戶籍派遣時也會產(chǎn)生很多問題。畢業(yè)生派遣時間緊、任務重，給戶籍室造成了巨大的工作壓力。畢業(yè)生集中在某一時間段辦理戶口業(yè)務，容易造成戶口卡錯拿、漏拿以及遺失等問題，這些問題最終又會導致戶籍室和學生責任承擔不明確的問題，影響戶籍室和學生之間的關系，有損戶籍室乃至保衛(wèi)處在師生心目中的口碑。三、戶籍管理模式的改革傳統(tǒng)的戶籍管理模式因為存在管理成本高、歸責不明確、管

8、理漏洞多、管理事故發(fā)生率較高等問題，必須對現(xiàn)有的戶籍管理模式進行改革。個人認為，應當從管理理念入手，根本上對戶籍管理體制進行改革，只有這樣才能適應時代發(fā)展的需要?，F(xiàn)有的高校戶籍管理理念是以管理為主，服務是管理職能的延伸。但是隨著時代的發(fā)展，對服務職能要求的不斷提高，這一理念應當改變，戶籍室應當更多地提供服務職能，管理職能可以適當弱化。戶籍檔案管理的主體可以由戶籍室轉(zhuǎn)變?yōu)閷W生和教職工，從委托戶籍室代管變?yōu)樽詭ё怨?。這一轉(zhuǎn)變具有重大意義：第一，它大大弱化了戶籍室的管理職能，強化了教職工和學生的主體地位；第二，它大大方便了師生員工使用戶籍卡，不需要再到戶籍室辦理借用戶籍卡手續(xù)；第三，它明確了戶籍室和

9、師生員工之間的責任?！白詭ё怨堋币馕吨鴳艏ǖ谋９茇熑斡蓭熒鷨T工自己承擔，戶籍室不再具有保管責任。一旦戶籍卡丟失，責任將非常明確地歸于師生員工個人，與戶籍室無關。如果這一轉(zhuǎn)變能夠?qū)崿F(xiàn)，戶籍室將大大減輕管理負擔，將主要精力放在履行服務職能、提升服務水平上。提升服務水平應當從以下幾個方面進行：建立戶籍業(yè)務辦理預約制度。一般情況下，學生和教職工在戶籍室上班時間前來辦理業(yè)務，不會產(chǎn)生因時間問題無法辦理業(yè)務的情形。戶籍室工作人員作為教職工，也享有寒暑假的權利。但是每當寒暑假期間，總會有一部分教職工和學生因時間安排不合理或有突發(fā)事由等原因前來辦理戶籍業(yè)務，這種情況下，如果高校戶籍室人員在校內(nèi)居住，還是可以

10、給他們辦理的。但是如果工作人員居住的地方離學校很遠或者在外地度假，這種情形下就無法辦理。除非等到戶籍室工作人員開學或回校才能辦理。這樣對辦理業(yè)務的人來說非常不利，因為他們辦理戶籍業(yè)務肯定是有辦理其他緊急業(yè)務的需要，這才會在假期辦理。如果不能及時辦理，會耽誤他們辦理其他業(yè)務。因此，建立戶籍業(yè)務預約制度就很有必要。具體的做法是通過設置一個戶籍業(yè)務辦理預約平臺軟件，讓學生和教職工下載安裝。如果要辦理相關業(yè)務，可登陸平臺填寫個人信息和辦理事項，戶籍工作人員在后臺收到之后回復申請人具體的辦理時間。這樣就解決了戶籍工作人員和申請人之間時間不對稱的問題，避免了后者白跑路和耽誤辦理個人業(yè)務。建立f1子戶籍信息

11、檔案。把戶口在學校的學生和教職工的信息錄入電腦，建立電子戶籍信息，如果發(fā)生借用戶籍卡、戶口遷出學校等戶籍信息變動事項，戶籍工作人員可以第一時間在電腦上予以備注，讓戶籍狀態(tài)及時更新，使戶籍狀態(tài)與戶籍信息一致，避免兩者不同步、不一致。這種做法有兩點好處：第一，建立電子戶籍信息檔案也方便歷史記錄查詢。學生和教職工要查閱自己的戶籍狀態(tài)，只要輸入姓名或?qū)W號即可查詢；第二，可以明確戶籍管理責任。戶籍卡被學生或教工借走一直未還，如果不慎丟失，到戶籍室詢問，戶籍管理人員查詢之后即可明確告訴其戶籍檔案已經(jīng)被本人借走，從而證明戶籍室沒有責任。隨著戶口遷移越來越方便，高校戶籍管理方式必須與時俱進，由之前管理戶籍檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕴峁艏k理服務為主，從而根本上改革戶籍室的職能，更好地服務廣大師生員工。【參考文獻】張玉梅.高校學生戶