論國家重點工程檔案的科學管理

1、論國家重點工程檔案的科學管理摘要：隨著社會經濟的開展，國家重點工程建立工程逐年增多，因此重點工程檔案管理也就顯的尤為重要。加強重點工程檔案的科學管理，可以更好的為經濟建立效勞。文中針對重點工程檔案的特點，結合檔案管理工作普遍存在的一些問題，提出了相應的對策和方法。關鍵詞：工程建立；工程檔案；科學管理一、重點工程檔案的特點重點工程是指對國家或本行政區(qū)域國民經濟和社會開展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建立的單位多，是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程檔案是指在重點工程建立全過程中形成的與建立工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同

2、形式的歷史記錄。重點工程檔案具有如下特點：一是時間跨度長。國家重點工程建立時間跨度比一般要長，而重點工程檔案管理的時間跨度比工程建立周期還要長。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建立周期為20222022年，而國家重點工程檔案管理周期把地質勘探階段包括在內是17年19932022年。二是所涉及的學科和專業(yè)技術的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質、環(huán)保、土建、設備制造、安裝調試、超高壓電器設備等。三是檔案種類多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建立檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等種類，載體形式有紙質、磁帶、光盤、硬盤、照片、探

3、傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點工程工程，分為假設干個合同標段由多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計單位、監(jiān)理單位、質量監(jiān)視單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建立的主要參建單位，包括設備供應商和調試單位就達20多個。正是因為重點工程檔案具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性強的特點，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實體管理都有很大難度。二、重點工程檔案宏觀管理存在的問題重點工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建立、輕檔案的思想，只在工程即將開工或投產之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個工程檔案資料的搜集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對數(shù)十個沒有行政隸屬關系的有關單位的檔

4、案管控，僅靠一個不是獨立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業(yè)素質不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門；檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段1。三、重點工程檔案實體管理存在問題檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在文件材料散失，搜集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關不嚴；檔案內容不準確、缺項，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；無視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質檔案；無視檔案內容，

5、片面追求裝訂形式。四、解決工程檔案管理不善問題的對策1建立單位，全面負責，同時充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建立單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一指導，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網絡和協(xié)調機制，檔案部門要牽頭總抓，負責組織、協(xié)調、檢查、指導本單位和參建各方檔案搜集整理工作。同時充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對施工單位文件材料的形成情況進展質量檢查把關，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點進展審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時令其整改。2建立健全管理制度建立健全檔案管理制度，標準檔案搜集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標準。明確檔案的搜集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調

6、及時有力，檔案搜集整理有章可循。主要制度、標準：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責與考核制度，文件圖紙收發(fā)管理方法，開工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交方法等。3納入合同管理充分發(fā)揮合同的作用，與設計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時，都應當設立專門條款，明確規(guī)定各方應承擔的責任，包括套數(shù)、質量、費用、完成時間等內容，監(jiān)理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關條款、合同會談；檔案管理有關條款要求詳勁明確；罰那么中明確工程檔案占質量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。4文件檔案一體化管理強化文件管理，使文件與檔案管理

7、之間形成完好的管理鏈條。建立工程所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來，對文件材料施行全方位的一體化管理。5信息化管理實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程工程管理信息系統(tǒng)對接，或文件與檔案管理融入工程管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺，對工程檔案材料搜集的完好、準確、系統(tǒng)、及時性進展有效監(jiān)控，對原生電子文件采集、歸檔、存儲進展有效管理，對紙質檔案進展數(shù)字化處理。6前端控制、同步管理掌握文件材料形成規(guī)律，提早采取措施，提出要求，防止被動?？舍槍υ敿毠こ坦こ讨贫▽ｉT的檔案施行方案，加強培訓指導，深化現(xiàn)場，掌握工程進展，制定歸檔方案。將檔案工作納

8、入工程管理流程，與業(yè)務程序捆綁，實行節(jié)點控制。五、重點工程檔案科學管理思路1加強宣傳教育，進步全員檔案意識建立單位要充分認識檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識講座，深化學習?檔案法?、?科學技術檔案案卷構成的一般要求?等法律法規(guī)。通過開展檔案知識答卷、印發(fā)檔案知識手冊等活動，逐步提工程技術人員的檔案意識，使工程技術人員從理解檔案工作的重要性，理解檔案整理標準要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個工程技術人員的作用，共同做好檔案工作。2注重協(xié)調，強化制約建立協(xié)調機制，例如檔案工作例會、協(xié)調會，對內與單位指導、有關部門、人員進展進展溝通，對外與參建單位進展全過程溝通，還要與外部監(jiān)管部門

9、比方地方檔案行政管理機關或者上級檔案業(yè)務管理部門進展溝通。要擅長抓住關鍵部門，主動溝通，協(xié)同工作，找準關鍵程序和節(jié)點，爭取權重。3采用全過程管理形式全過程管理形式以工程法人為管理核心，以納入合同為管理根據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監(jiān)視指導，及工程建立、設計、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，施行事前介入、事中控制、事后審核、驗收把關的管理形式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建立的全過程，并與之同步施行。4整合資源，借助外力整合本系統(tǒng)的檔案管理專家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建立單位要想方設法借助一切外力，包括上級單位檔案主管部門、地方檔案局推開工作。另外可合理利用社會中介提供的專業(yè)化效勞。5宏觀管理要與實體整理齊頭并進宏觀管理上要強化監(jiān)視指導、歸檔控制，不能被動接收、埋頭同時對文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。6堅持原那么，適度靈敏檔案整編工作要遵循檔案管理的根本原那么，注重維護原貌，保持文件有機聯(lián)絡，便于利用和平安保管，要學習掌握檔案業(yè)務標準的本質，