《公文筐及案例》課件

1、公文筐及案例PPT課件公文筐及案例PPT課件文件筐法的含義公文筐測試又叫公文處理測驗。在這種測試中，受測者假定將接替某個管理者的工作，要在規(guī)定的時間內處理相當數量的文件、電話、信函等，主要考察受測者的計劃、決策能力。2022/9/212文件筐法的含義公文筐測試又叫公文處理測驗。在這種測試中，受測文件筐法的特點公文筐測驗高度仿真和接近管理實戰(zhàn)，非常有利于激發(fā)被測評者的積極性創(chuàng)造性，是不折不扣的“管理者實戰(zhàn)演習”。在公文筐測驗中，被試作答的自由度很高，主動發(fā)揮的空間很大，因為被試面對的不是封閉性的問題，而是可以靈活處理的各種開放性問題。從信度上看，公文筐測驗采取紙筆的形式，一方面是考慮到被試者在日

2、常工作中接觸和處理大量文件的實際需要，另一方面也是為了統(tǒng)一操作和控制，給每個被試者提供相等的條件和機會，比較公平，不會因為情境的不同或者小組成員的差異等因素而影響測評結果。而且，對于被試處理方式優(yōu)劣的評價，不是個人單獨決定，而是由幾位評價者共同討論決定。這有助于提高公文處理的信度。從效度上看，公文筐所采用的文件都是取材于實際的管理活動，幾乎都類似于被試所擬任職位上日常需要處理的文件，有時候直接選取真實文件。同時，處理公文這樣一項管理活動也是任何一個管理者在日常生活中經常遇到的事情。這樣，被試者很熟悉公文筐測驗的目的所在，非常容易接受此種表面效度高的測評方式。2022/9/213文件筐法的特點公

3、文筐測驗高度仿真和接近管理實戰(zhàn)，非常有利于激公文筐法的特點雖然公文筐在測驗過程中采用的是靜態(tài)的考察方式，但是其材料包羅萬象，范圍廣泛，任何靜態(tài)的測評要素，比如背景知識、專業(yè)知識、操作經驗以及能力傾向等都可以隱含于文件之中，通過文件處理這種形式對被試的潛在能力和綜合素質進行考察。公文筐測驗中的成績與實際工作中的表現(xiàn)有很大的相關，對被試未來工作績效有很好的預測能力，即該測驗具有良好的預測效度。因此，只要被試能夠妥善處理公文筐中的各類文件，評價者就有理由認為被試者在一定程度上具備了勝任新職位所需要的素質。從用途上看，公文筐測驗除了能夠挑選出有潛力的管理人才，用做評價、選拔管理人員外，還可以用做培訓，

4、訓練他們的管理與合作能力，使選拔過程成為培訓過程的開始，使參加測驗的被試提高其管理技巧、解決人際沖突的和組織內部各部門間的摩擦的技巧，以及為人力資源計劃和組織設計提供信息。2022/9/214公文筐法的特點雖然公文筐在測驗過程中采用的是靜態(tài)的考察方式，文件筐法的特點文件筐法的優(yōu)點公文筐測驗高度仿真和接近管理實戰(zhàn)，非常有利于激發(fā)被測評者的積極性和創(chuàng)造性，對于在很短的時間內全面、準確掌握管理者的能力、潛能以及個性心理特征的某些關鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實戰(zhàn)演習”。兩小時左右的公文筐測驗對被測評者自身綜合素質狀況、工和經驗積累、專業(yè)知識和相關知識的系統(tǒng)整合與嫻熟應用的考察效

5、果為其他許多人事測驗所望塵莫及。公文筐測驗具有跨文化、跨地區(qū)、跨行業(yè)和跨企業(yè)規(guī)模的普遍適應性。2022/9/215文件筐法的特點文件筐法的優(yōu)點2022/9/217文件筐法的適用范圍與事有關的能力洞察能力搜集和利用信息的能力；決策能力分析、綜合、判斷能力；授權組織、計劃、協(xié)調；輕重緩急；文字與寫作能力；與人有關的能力處理公文中的事情；對文件有關人的敏感；理解人的意圖、愿望、性格特點和人物之間的關系；2022/9/216文件筐法的適用范圍與事有關的能力2022/9/218公文筐的評分維度明確單個公文的考察要點，針對每個要點的答題情況進行評分分析判斷能力決策能力協(xié)調能力授權意識商業(yè)敏感性從所有公文的

6、總體進行分析，看被試是否能夠充分認識到各個文件之間的關對所提供的背景信息能否充分地利用對各個人物在組織中的角色是否有較為準確的認識是否可以通過對一些數據的分析得出相應的結論是否對時間有敏感性，能否較為迅速地發(fā)現(xiàn)被拖延的公文，在分清時間先后順序的同時是否能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)時間沖突，并在此基礎上分清事情的輕重緩急合理安排自己的工作；看被試整體的文字表達能力如何，是否能夠用清晰、簡潔的語言來傳達信息或分配任務，以及對處理公文的一些基本格式和規(guī)則的了解程度如何；2022/9/217公文筐的評分維度明確單個公文的考察要點，針對每個要點的答題情公文筐考察的素質內容計劃能力是指被測評者在分析每一既得信息所反映的

7、問題、問題產生的根源以及各問題間的相互關系并據此確定工和目標、工作任務、工作方法和工作實施步驟的能力。組織能力是指被測評者按照各項既定工作任務的重要和緊急程度安排工作次序、調配人力/物力/財力資源、合理分工/授權并進行相應組織機構或人事調整的能力。預測能力是指被測評者對模擬工作環(huán)境中相互關聯(lián)的各類因素及總體形勢未來發(fā)展趨勢進行準確判斷并預先采取相應措施的能力。決策能力是指被測評者在解決實際工作問題（特別是解決重要且緊急的關鍵問題）時策劃并選擇高質量方案的能力。溝通能力是指被測評者通過局面形式準確表達個人思想和意見的能力。2022/9/218公文筐考察的素質內容計劃能力是指被測評者在分析每一既得

8、信息所公文筐法評分標準計劃能力好：能夠有條不紊地處理各種公文和信息材料，并根據信息的性質和輕重緩急對信息進行準確地分類處理。在處理問題時，能及時提出切實可行的解決方案，主要表現(xiàn)在能系統(tǒng)地事先安排和分配工作，注意不同信息之間的關系，有效地利用人、財、物和信息資源。中：分析和處理問題時能夠區(qū)分事件的輕重緩急，能夠看到不同信息間的關系，但解決問題的辦法不是很有效，在資源的分配與調用方面也不盡合理。差：處理各種公文和信息材料時不分輕重緩急，沒有覺察到各種事件之間的內在聯(lián)系。解決問題時沒有考慮到時間、成本和資源方面的種種限制，以致提出的問題解決辦法不可行。2022/9/219公文筐法評分標準計劃能力20

9、22/9/2111文件筐情境題例背景信息：今天是 2007年 7 月 22日，恭喜您有機會在以后的1個小時里擔任豪杰貿易公司人力資源部副經理的職務，由于該部的劉經理正在外地分公司視察，因此，你將在他回來之前，全權代理他的職務。豪杰貿易公司是一家大型國有股份制企業(yè)，其人力資源部下設三個處，人事處、勞資處和福利處，分別處理人力資源調配、工資獎金和員工福利等各項工作。問題情境：現(xiàn)在是上午9點，在聽取了下屬的工作匯報，做好今天的工作安排之后，你來到辦公室，秘書已經將你需要處理的近日積壓的文件整理好，放在了文件夾內。文件的順序是隨機排列的。你必須在1個小時內處理好這些文件，并做出批示。10點鐘在會議室還

10、有一個重要的會議需要你主持。在這1個小時里，你的秘書會為你推掉所有的雜事，將沒有任何人來打擾你。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，你在處理文件的過程中，沒有辦法與外界通話，所以，需要你以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見、辦法等，做書面表述，最后由你的秘書負責傳達。未來文件中可能涉及到人物和職務；你所扮演的角色以及和其他涉及到的人物的角色關系；可供你使用的回復方式；你處理文件的時間界定；文件筐情境題例背景信息：今天是 2007年 7 月 22日，文件筐的構成任務確定回復方式：信件/便函、電子郵件、電話、面談、不予處理、其他方式。事件角色的關系?；貜头绞降膶Φ刃?。回復方式的特性

11、。事件的重要性。處理意見，并準確、詳細地寫出將要采取的措施和意圖。處理意見。措施和意圖。文件之間的相互關系排序。輕重緩急事件角色2022/9/2111文件筐的構成任務2022/9/2113文件筐答題要求認真細致、逐字逐句地審讀卷首的情景介紹與答題要求；在處理每份文件時：1.是否全面掌握事件的各種有用的信息；2.是否弄清了事件所涉及到的人、事、物及其發(fā)生的時間和地點；3.是否依據文件所提供的事實，對存在的問題作出正確的判斷，抓住了事件的主線；4.是否能提出解決問題的基本思路，分清輕重緩急，作出正確的決策；5.是否能恰當授權，提出解決問題的具體的方式和方法。文件筐答題要求認真細致、逐字逐句地審讀卷

12、首的情景介紹與答題要文件筐答題實例李總監(jiān)，您好！我是軟件開發(fā)公司技術主管李文，我們?yōu)橘F公司定制的人力資源管理軟件系統(tǒng)的試運行正在進行。按照協(xié)議規(guī)定，在9月20日之前完成試運行。按照合同規(guī)定，我們曾商定過，九月份之前完成對于貴公司使用者的培訓。由于貴公司一直無法安排時間進行培訓，貴公司主管人員以此為由，拒絕支付剩余款項。我們希望，能否與您見面協(xié)商一下費用的支付問題及其他事宜？謝謝您。張謦文件筐答題實例李總監(jiān)，您好！張謦文件筐答題實例1公文處理的幾種可能性回信中道歉并承諾立即解決 。暫時不予處理。 回信指責對方,堅持培訓完成后再款。 1.授權下屬進行詳細情況的調查 1.1了解軟件的實際運行情況 1

13、.2了解培訓未能進行的原因 2.要求下屬提供詳細的書面調查報告,圍繞合同內容,提出具體的解決問題方案 3.聽取財務等相關部門的意見，修改預案，采取必要措施，保證該項目的順利完成 5.如果本公司遇到特殊困難不能履行合同時，應按合同提出對策并做好談判的準備6.注意公司形象,考慮到與該公司長期合作的可能性,與對方保持良好的合作關系 4.要求下屬完成項目合同中未盡事宜,如做好人員培訓的準備、修補完善軟件系統(tǒng)等 先做如下處理，再考慮約見乙方 ：張謦文件筐答題實例1公文處理的幾種可能性回信中道歉并承諾立即解決文件筐答題實例2李總：您好！最近我在工作遇到了一個麻煩：上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一

14、項您交給的重大項目后，您在對我們的工作進行評價時，僅僅肯定了我的貢獻，并給予我一個出國進行培訓的機會。我出國回來后的最近一段時間里，這兩位助手和我關系就變得微妙起來，工作的開展也明顯受到影響。這樣拖下去，肯定不是一個辦法。您看我該如何處理這個問題？ 張謦文件筐答題實例2李總：您好！張謦文件筐答題實例2開始回信希望下屬謹慎處理 ，并且：回信中不談看法回避或拖延問題 1不予處理 0回信，或建議面談 11.肯定下屬的工作，說明獎勵的必要性和重要性； 2.深入調查，弄清事件產生的原因，授權下屬認真處理該事件 3.提示下屬采取必要措施，不要因此影響當前工作任務的完成 4.建議下屬在適當時機采取合適的溝通

15、方法，使問題明朗化 ，并逐步解決 5.承認自己的失誤，承諾會在適當時機肯定兩位員工的成績6.建議下屬在其團隊內分享自己的培訓成果,持續(xù)地進行溝通 8.總結經驗教訓，建議改進團隊任務分配和激勵計劃，避免此類事件再次發(fā)生。 7.采取必要措施,避免對組織中其他成員產生不利的影響 自己親自和有情緒的員工談話，消除其誤解 張謦文件筐答題實例2開始回信希望下屬謹慎處理 ，并且：回信中不談文件筐練習情境2022/9/2117華達公司是一家人型民營上市公司，業(yè)務領域涉及水利工程，環(huán)保科技和電力自動化等多個領域，其人力資源部下設五個主管崗位，分別是招聘主管，薪酬主管、績效主管、培訓主管和勞動關系與安全主管，每個

16、主管有2-3位下屬。今天是2006年7月9日，你（李明翔）有機會在以后的3個小時里擔任該公司人力資源部總監(jiān)的職務，全面主持公司人力資源管理工作。現(xiàn)在是上午8點，你提前來到辦公室，秘書已經將你需要處理的郵件和電話錄音整理完畢，放在了文件夾內。文件的順序是隨機排列的，你必須在3個小時內處理好這些文件，并做出批示。11點鐘還有一個重要的會議需要你主持，在這3小時里，你的秘書會為你推掉所有的雜事，沒有任何人來打擾。 文件筐練習情境2022/9/2119華達公司是一家人型民題例：【文件一】 類別：電話錄音 來電人：劉 增 國際事業(yè)部總監(jiān) 接受人：李明翔 人力資源部總監(jiān) 日 期：7月8日 李總： 您好，我

17、是國際事業(yè)部的劉增，去年10月中旬，人力資源部曾要求各部門上報2006年的大學生招聘計劃。由于我部業(yè)務的特殊性，不僅要求較高的英語水平，而且要懂一定的專業(yè)知識，這類人員在校內招聘的難度很大。此外，由于我們公司薪酬水平較低，即使招聘來也很容易流失，過去幾年的流失率高達74%。為此我們國際事業(yè)部多次召開會議，并初步達成共識：公司需要制定中長期的人才規(guī)劃以吸引并留住優(yōu)秀人才。 但是，到底該如何操作，尚無具體方案。我剛和總裁通過電話，他建議我直接與您溝通，不知您有何意見想法，請盡快告知。 2022/9/2118題例：【文件一】 2022/9/2120回復方式和內容的思路回復方式根據時間、人物的關系角色

18、、回復對等性考慮電話回復（參考答案）或信件便函（參考答案）。本事件涉及到的要點人力資源管理戰(zhàn)略招聘：招聘計劃、招聘方式、崗位素質要求。培訓薪酬設計員工流失人力資源規(guī)劃2022/9/2119回復方式和內容的思路回復方式2022/9/2121回復參考答案2022/9/2120劉總監(jiān)：您好！關于你部的人才引進與規(guī)劃問題，我正在想辦法解決，考慮實際情況，我想從以下幾方面著手：1、解決現(xiàn)實問題：建議到國際領域人才市場招聘；2、安排招聘主管調查離失率高的真正原因；3、安排薪酬主管調查同行業(yè)、同地區(qū)、同類人才的薪酬水平和激勵政策，與你部員工的情況對比之后作適當調整；4、利用現(xiàn)有的條件，做好基礎人才（英語佳）

19、的引進、培養(yǎng)工作，加強專業(yè)知識培訓。具體待一周后調查結果出來，我們再行約定時間討論。李明翔 2008-07-09回復參考答案2022/9/2122劉總監(jiān)：回復參考答案1、充分認識人力資源管理水平與企業(yè)現(xiàn)狀的矛盾，戰(zhàn)略性人力資源管理的長期性，艱巨性和階段性。 2、人力資源管理的當務之機急是建立人力資源管理基礎平臺，明確人力資源管理的理念，體系，各種制度和規(guī)劃。 3、針對不同的職位和人員采用有效的崗位招聘方式在招聘過程中十分重要，當校園招聘無效時，可選用其它如社會招聘、委托中介、內部招聘、網上招聘等 4、不能完全依賴外部招聘，要和內部培養(yǎng)，內部選拔相結合。 5、關于薪酬，必須制定企業(yè)的薪酬策略，當

20、企業(yè)財力不佳時，要對關鍵崗位職工采用高于市場中點，其他人員可考慮低于市場平均水平。困難中的企業(yè)更要注重通過感情、制度、事業(yè)的精神激勵方式留人。 6、盡快制定企業(yè)的中長期人才規(guī)劃，必須從企業(yè)的戰(zhàn)略出發(fā)，構建未來的人才需求藍圖和相應的吸引、培育、激勵、整合、開發(fā)、控制的人才管理規(guī)劃。 2022/9/2121回復參考答案1、充分認識人力資源管理水平與企業(yè)現(xiàn)狀的矛盾，戰(zhàn)回復參考答案誠懇感謝國際事業(yè)部對人力資源管理工作的重視，并指出了制定中長期人才規(guī)劃吸引并留住人力的建議，這樣便于工作協(xié)調。肯定制定中長期規(guī)劃的建議，并指派招聘主管到國際事業(yè)部有關專業(yè)部門聽取意見，草擬適合本企業(yè)特點的技術開發(fā)型長期發(fā)展戰(zhàn)

21、略，增加企業(yè)的競爭力。對于在校大學生的招聘問題，可以考慮擴大招聘范圍和方式，并根據企業(yè)的財務和市場情況的變化，分析招聘需求，制訂招聘計劃。調高新聘人員薪酬水平，并采取吸引人才的其他方法措施，招聘和留住企業(yè)需要的人才，指定薪酬主管與其他專業(yè)部門協(xié)商方案。對現(xiàn)有人員進行培訓。對人才流失可以通過其他方式解決，人力資源部和國際事業(yè)部可進一步商議實施方案。鼓勵員工在工作期間體驗成就感，及時肯定和表彰有成就員工，利用工作成就感留住人才。放手使用人才，給予有才能的人才更大的責任和權力。營造尊重人才的氛圍。2022/9/2122回復參考答案誠懇感謝國際事業(yè)部對人力資源管理工作的重視，并題例：2022/9/21

22、23類別：電話錄音 來件人：王睿 勞動關系與安全主管 收件人：李明翔 人力資源部總監(jiān) 日期：7月9日 李總： 您好！ 我是王睿，有件事情非常緊急，今早七點，我接到鄭州交通管理局的電話，六點十分在鄭州203國道上發(fā)生重大交通事故，我公司銷售部的劉向東駕車與一輛大貨車相撞，劉向東當場死亡，對方司機重傷，目前正在醫(yī)院搶救，與劉向東同車的還有公司的銷售員人員蔡慶華、隋東和王小亮、二人都不同程度受傷，但無生命危險。目前事故責任還不能確定，我準備立刻前往鄭州處理相關事務，希望您能盡快和我聯(lián)系，商量一下應對措施。 題例：2022/9/2125類別：電話錄音 回復方式和內容的思路回復方式：根據事件的緊急程度和

23、對等性，考慮選擇電話。本事件設計到的要求報告上級主管領導；搶救與治療；事故賠償和安撫；責任的劃分；貨物的處理（如有）；安全教育；2022/9/2124回復方式和內容的思路回復方式：2022/9/2126回復參考答案2022/9/2125王睿: 你好！請立即前往鄭州，了解交通事故起因、經過并處理相關事務；同時，安排你部門人員做好傷者搶救、陪護及亡者善后工作，注意安撫情緒；另外，通知保險公司到場。有情況及時與我聯(lián)系?；貜蛥⒖即鸢?022/9/2127王睿:回復參考答案報告相關主管領導，并組成事故處理小組，到鄭州了解情況，挽回損失，接待家屬，并安排家屬前往鄭州。聯(lián)系保險公司做好事故的經濟賠償工作。慰問傷員，了解情況，據實推掉我方責任。安排好死者的后事。向公司匯報情況。做好車輛貨物的善后處理。召開事故分析會，找事故，明責任。安全教育。按勞動法規(guī)定對死者到勞動局辦理相關手續(xù)。受傷人員按有關法律規(guī)定的醫(yī)療期和發(fā)放病假工資。處理原則：以公司利益為重，依法維護公司正當權利，執(zhí)行以人為本的戰(zhàn)略，關懷員工和家屬的身心健康。2022/9/2126回復參考答案報告相關主管領導，并組成事故處理小