檔案歸檔流程綱要綱要

1、檔案歸檔整理流程一、采集采集工作作為檔案管理的第一個(gè)步驟，因?yàn)椴暗阶詈髾n案的歸檔的齊備圓滿(mǎn)和有效利用，當(dāng)前將其區(qū)分為兩個(gè)步驟：文件判斷和確按限時(shí)。1、文件判斷。文件判斷主假如關(guān)于現(xiàn)有文件的歸檔范圍進(jìn)行確立，第一需要與各單位進(jìn)行交流和深入調(diào)研，依據(jù)實(shí)質(zhì)狀況劃定合理的歸檔范圍。2、限時(shí)限時(shí)。依據(jù)文件的使用頻次，重要程度等區(qū)分對(duì)應(yīng)的保存限時(shí)，依據(jù)不同樣的保存限時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要表此刻年度判斷和保存限時(shí)到期后的銷(xiāo)毀工作上。二、分類(lèi)歸檔文件范圍和保存限時(shí)表上關(guān)于各種檔案進(jìn)行了仔細(xì)的區(qū)分，應(yīng)比較表格對(duì)于采集文件進(jìn)行類(lèi)其他區(qū)分。三、編制頁(yè)碼注意編制頁(yè)碼的時(shí)候不漏頁(yè)、不重頁(yè)，模卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不

2、編頁(yè)碼，卷內(nèi)文件在右上角開(kāi)始標(biāo)號(hào)，從“001”開(kāi)始，遇有正反雙面在反頁(yè)左上角標(biāo)出。四、裝訂用不銹鋼釘逐件裝訂或許組卷裝訂，防范生銹腐化文件。五、排序關(guān)于同一類(lèi)其他文件依據(jù)時(shí)間的先后次序擺列。六、檔號(hào)表記關(guān)于擺列好的文件挨次標(biāo)出檔號(hào)，做到不重復(fù)，不停號(hào)，保持檔案編號(hào)的自然連續(xù)性。七、著錄著錄是指對(duì)檔案內(nèi)容和形式特點(diǎn)進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程，著錄是為了知足檢索查找供給利用的需要。八、裝盒即同“組卷”，將擁有同樣聯(lián)系的文件擱置在同一盒子里，關(guān)于模卷（盒子）進(jìn)行編號(hào)。模卷除包含擺列好的文件外還應(yīng)包含模卷封面和備考表，模卷封面反應(yīng)文件內(nèi)容，備考表則關(guān)于模卷組卷狀況進(jìn)行說(shuō)明，包含模卷包內(nèi)容，平時(shí)使用、更

3、正狀況，組卷時(shí)間，組卷人和審查人等。模卷封面置于文件前面，備考表置于文件今后，二者不進(jìn)行頁(yè)碼的表記。九、打印目錄包含卷內(nèi)文件目錄和模卷目錄，注意依據(jù)文件的保存限時(shí)進(jìn)行區(qū)分匯總。十、編制檢索工具關(guān)于準(zhǔn)備好的各種目錄進(jìn)行整理，編制目錄匯總表，供給平時(shí)利用。檔案歸檔整理流程圖采集采集應(yīng)歸檔的文件資料齊備圓滿(mǎn)歸檔判斷依據(jù)歸檔范圍，慎決判斷文件能否歸檔定文件去留確按限時(shí)確立歸檔文件的保存限時(shí)正確客觀分類(lèi)編制頁(yè)碼裝訂排序蓋檔號(hào)章電腦著錄裝盒排架打印目錄編制檢索工具年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題或文號(hào)）分類(lèi)方法科學(xué)、合用，一限時(shí)保持相對(duì)堅(jiān)固只編沒(méi)有頁(yè)碼的部分不空號(hào)、不漏號(hào)用不銹鋼釘或線(xiàn)單“件”便于保存利用裝訂如限時(shí)機(jī)構(gòu)時(shí)間三個(gè)次序相對(duì)固定層次擺列在每一“件”的上方空白清楚、正直，件號(hào)不重、正確處蓋檔號(hào)章相關(guān)的的信息錄入專(zhuān)用的錄入的內(nèi)容盡可能檔案管理軟件詳盡、正確按件號(hào)次序裝盒、上架不同樣保存限時(shí)，不同樣歸檔文件目