上海區(qū)域公司工程類檔案歸檔標準操作流程

1、上海區(qū)域公司工程類檔案歸檔標準操作流程編制部門：工程管理部 編制日期：工程管理標準流程第一篇目 錄前言前期配套類文件！設計圖紙類文件！工程施工類文件！成本合同類文件（開發(fā)相關）一、前言第一條 為了加強公司工程類檔案的系統(tǒng)管理，實現檔案管理的標準化、制度化，更好地為公司各項工作效勞，根據上海市城建檔案系統(tǒng)關于城建檔案歸檔的要求和結合公司實際情況，因繁就簡，從開發(fā)主要路線出發(fā)，特制定本方法。第二條 本方法執(zhí)行人為各工程各部門工程助理，工程管理部負責對本方法進行答疑。二、前期配套類文件第一條 歸檔目錄前期配套類文件歸檔涉及部門為：工程部行政人事部具體歸檔目錄如下表所示：序號前期配套類文件歸檔歸檔部門

2、備注一立項階段文件項目部行政部2014年以后項目只需要立項備案1項目建議書以及批復意見原件2可行性研究報告（附件）以及審批意見原件3與立項有關的會議紀要原件4環(huán)境影響評價報告以及批復原件5節(jié)能評估報告以及批復原件6排水許可或排水接管證明原件7其他與立項有關的文件原件二土地階段文件1土地出讓文件原件2土地中標通知書復印件原件3土地出讓合同（補充合同）復印件原件4國有土地使用權證及其附圖復印件原件5建設用地規(guī)劃許可證及其附件附圖復印件原件6房屋土地權屬調查報告附勘測定界圖原件7地籍圖原件8建設用地批準書原件序號前期配套類文件歸檔歸檔部門備注項目部行政部9土地訂界報告以及附圖原件10地形圖原件11道

3、路紅線圖原件12河道藍線圖原件13土地出讓金繳納憑證復印件原件存財務14契稅完稅憑證復印件原件存財務15地名批復原件16編訂門弄樓號牌號原件三報建階段文件1工程報建IC卡復印件原件2勘察中標通知書原件3勘察備案合同原件4設計中標通知書原件5設計備案合同原件6監(jiān)理中標通知書原件7監(jiān)理備案合同原件8總包中標通知書原件9總包備案合同原件10防雷工程檢測驗收登記表原件11防雷工程設計審核意見書原件12安全質量監(jiān)督報監(jiān)辦結單原件13散裝水泥/墻體基金預繳收據復印件原件存財務14渣土處置證原件15建設工程施工許可證原件序號前期配套類文件歸檔歸檔部門備注四規(guī)劃設計階段文件工程部行政部1規(guī)劃文本（報詳規(guī)用）原

4、件2修建性詳細規(guī)劃批復原件3日照報告原件4交通影響評價以及批復原件5方案文本（報方案用）原件6方案征詢意見（衛(wèi)生、環(huán)保、綠化、交通、水務、民防、房管、節(jié)能等）原件7配套單位征詢意見（水、電、煤、電信、有線）原件8規(guī)劃部門方案批復原件五施工圖設計階段文件8審圖合格證原件9蓋有審圖章的全套施工圖原件10各部門審查意見（衛(wèi)生、消防、民防等）原件11審圖合格證備案證明原件12建設工程規(guī)劃許可證原件13蓋有規(guī)劃許可章的施工圖原件14放樣復驗申請表原件15竣工規(guī)劃驗收申請表原件六開工階段文件1建設工程放樣復驗結論單原件2配套合同（水、電、煤、電話、電視、寬帶）原件七預售階段文件1面積預測報告原件序號前期配

5、套類文件歸檔歸檔部門備注工程部行政部2節(jié)能備案登記表原件3大配套費繳納證明復印件原件存財務4進度見證報告原件5預售許可證原件八竣工驗收階段文件1公安編號驗收批復原件2郵政信報箱工程驗收意見原件3供電驗收意見原件4雨污水工程驗收意見原件5自來水供水驗收意見原件6燃氣工程驗收意見原件7電話通信工程驗收意見原件8有限電視工程驗收意見原件9環(huán)保工程驗收合格通知書原件10特種設備安裝質量監(jiān)督檢驗證書（附電梯檢驗報告）原件11技防辦驗收意見原件12交通標識工程驗收意見原件13防雷工程竣工驗收意見原件14交通部門停車位驗收意見原件16建設工程竣工測繪報告原件17衛(wèi)生防疫竣工驗收意見原件18人防工程竣工驗收備

6、案證明（附圖）原件19消防工程竣工驗收證明原件序號前期配套類文件歸檔歸檔部門備注工程部行政部20綠化配套竣工驗收證明原件21建設工程質量監(jiān)督報告原件22城建檔案驗收合格證原件23規(guī)劃驗收意見書(附竣工測量總平圖）原件24綠化配套竣工驗收證明原件25建設工程質量監(jiān)督報告原件26城建檔案驗收合格證原件27規(guī)劃驗收意見書(附竣工測量總平圖）原件28住宅項目建設工程竣工驗收備案表原件九交付階段文件1房屋面積實測報告復印件2新建住宅入住許可證復印件3用地核驗報告復印件4住房公益性公共設施和業(yè)主共有房屋確認證明復印件5房產交易大產證復印件第二條 歸檔方法1、根據第一條所列的歸檔文件目錄，分別由工程部以及行

7、政部進行立卷歸檔，原件留存部門與復印件留存部門如第一條所示，工程部前期模塊取得文件原件后應立即交由工程資料員進行歸檔登記，重要原件必須及時交由行政部門歸檔；2、區(qū)域公司將建立網絡平臺，工程資料員在取得原件后及時將掃描件上傳至網絡平臺，以便各部門查閱；3、按照上表所列階段進行分類歸檔，分類按次序存放，原件借閱流程參照行政部相關要求；4、工程每一期交付完成后，工程部所有前期配套文件由行政部進行回收并立卷存檔。第三條 根本工作流程不含審批流程第四條 根本表單模板工程資料員前期模塊行政文員重要原件歸檔取得文件一般原件登記/歸檔工程部重要證件對外借閱行政人事部1、工程部登記用錄入網絡平臺2、行政部登記用

8、三、設計圖紙類文件第一條 歸檔目錄設計圖紙類文件歸檔涉及部門為：工程部設計部具體歸檔目錄如下表所示：序號設計圖紙類文件歸檔歸檔部門備注工程部設計部一封存圖紙（不可下發(fā)至施工單位?。?報規(guī)劃證圖紙全套（包括蓋規(guī)劃章的總平圖)原件蓋有規(guī)劃章2審圖圖紙全套原件原件蓋有審圖章二大項目實施版本圖紙1結構施工圖原件原件先分樓棟再分專業(yè)進行分類歸檔，外場圖紙不分樓棟2建筑施工圖原件原件3建筑電氣施工圖原件原件4給排水施工圖原件原件5采暖通風與空氣調節(jié)施工圖原件原件6 內裝深化施工圖原件原件7外裝深化施工圖原件原件8景觀深化施工圖原件原件9外場綜合管線施工圖原件原件10配套工程施工圖原件原件11其他專業(yè)分包深

9、化施工圖（電梯、泛光、智能化等）原件原件序號設計圖紙類文件歸檔歸檔部門備注工程部設計部三售樓處圖紙1外裝深化施工圖原件原件單獨存檔，售樓處完成后封存2內裝深化施工圖原件原件3電氣與給排水施工圖原件原件4采暖通風與空氣調節(jié)施工圖原件原件5景觀深化施工圖原件原件6智能化施工圖原件原件四示范區(qū)圖紙1外裝深化施工圖原件原件單獨存檔，示范區(qū)完成后封存2內裝深化施工圖原件原件3景觀深化施工圖原件原件4電氣與給排水施工圖原件原件5智能化施工圖原件原件五設計變更1各專業(yè)設計變更原件原件抄送成本 以上圖紙分類為根本圖紙分類，每個工程有每個工程的特點可能在圖紙方面有些許差異，但圖紙存檔方法以先分棟后分類存放為要。

10、設計變更統(tǒng)一存放，注明專業(yè)類別和所用于的樓棟。第二條 歸檔方法 1、設計圖紙類文件的主要責任歸檔部門為設計部與工程部，故，圖紙設計類文件在公司內部的發(fā)放端口為設計部文員，文件的接收歸口為工程部資料員，在公司外部的發(fā)放端口為工程部資料員；2、設計部文員負責根據設計部設計師的要求進行圖紙發(fā)放，要求建立圖紙/變更發(fā)放臺賬，兩者不可混淆，圖紙與變更應同時發(fā)放至工程部與本錢部；3、工程部資料員接收到圖紙設計類文件后即行歸檔，要求建立圖紙/變更接收臺賬，登記歸檔后根據工程部專業(yè)工程師要求進行圖紙發(fā)放，并要求建立圖紙/變更發(fā)放臺賬;4、本錢部的圖紙、變更接收由各個工程的派駐本錢工程師接收，由本錢部文員每周統(tǒng)

11、一登記并形成圖紙/變更接收臺賬;5、實體圖紙以及變更的歸檔以工程部為主，要求歸檔的圖紙為最新版本，設計變更的復印件均裝訂于原圖紙側邊，作廢的圖紙均應封存。工程上的圖紙歸檔可采用圖紙架的形式存放，每一層為一棟樓，各專業(yè)圖紙有序平放，每一層每一位置均可設置標簽，說明此圖紙為何樓棟何專業(yè)圖紙第三條 根本工作流程不含審批流程工程資料員設計部文員本錢工程師登記/發(fā)放登記/歸檔工程部使用本錢部文員每周登記施工單位使用第四條 根本表單模板1、設計部登記用2、工程部登記用3、本錢部登記用四、工程施工類文件第一條 歸檔目錄工程施工類文件歸檔涉及部門為：工程部設計部具體歸檔目錄如下表所示：序號工程施工類文件歸檔歸

12、檔部門備注一工程準備階段文件項目部設計部1地勘報告（初勘、詳勘）原件2樁基檢測報告（小應變、靜載）原件3場地初平圖(方格網圖）原件4總包、分包施工組織設計原件二施工階段文件1施工專項方案（監(jiān)理審批版）原件2總包、監(jiān)理以及各分包單位、甲供材單位人員資質以及企業(yè)文件原件3基坑觀測報告（持續(xù)）原件4監(jiān)理工作月報原件5監(jiān)理工作周報原件6監(jiān)理工程師通知單原件7監(jiān)理工作聯系單原件8質安監(jiān)站通知單原件9總包工作聯系單原件10甲方工作聯系單（以及回復）原件序號工程施工類文件歸檔歸檔部門備注項目部設計部11甲方工作指令單（及回復）原件抄送成本原件12各類工程相關交底紀要以及洽商紀要原件原件13技術核定文件原件原

13、件抄送成本原件14變更簽證文件原件抄送成本原件三竣工階段文件1各專業(yè)竣工圖紙原件原件抄送成本原件2竣工報告（甲乙監(jiān)理三方各持一份）原件3監(jiān)理單位質量評估報告原件4地勘/設計/施工圖審查單位質量檢查報告原件5主體檢測單位出具檢測報告（砼強度、樓板厚度、鋼筋保護層厚度等）原件6其他重要性能檢測報告（外門窗三性、后置埋件拉拔、幕墻三性、防雷裝置、外墻磚粘結強度等）原件7消防系統(tǒng)檢測報告原件8室內環(huán)境檢測報告原件9建設工程質量保證書(甲方出具)原件10建設工程使用說明書(甲方出具）原件第二條 歸檔方法1、根據第一條所列的歸檔文件目錄，主要由工程部資料員對工程施工過程中文件進行歸檔整理，必要時需要抄送本

14、錢以及設計；2、甲方所存工程施工類文件與總包、監(jiān)理方所存文件的種類有區(qū)別，施工類文件最終移交城建檔案館是以監(jiān)理與總包文件為主，因此甲方資料員應根據“本區(qū)域城建檔案歸檔清單目錄不定時對總包和監(jiān)理的材料進行檢查；3、按照上表所列階段進行分類歸檔，分類按次序存放，原件借閱流程參照行政部相關要求，同時工程資料員應使用施工類文件收發(fā)臺賬，記錄文件往來情況，并以分類統(tǒng)裝牛皮紙檔案盒，并在檔案盒上貼附目錄，集中存放；4、工程每一期竣工完成后，工程部所有工程類文件連同前期文件統(tǒng)一整理交城建檔案館保存?zhèn)浒浮?可如以下圖一般，使用鐵皮文件柜牛皮紙檔案盒，集中存放文件，切不可無序亂堆放，不僅找尋不便，日后很可能會遺

15、失，造成麻煩。第三條 根本工作流程不含審批流程工程資料員工程專業(yè)工程師工程本錢工程師核量價、計入動態(tài)本錢編制單據登記/歸檔/發(fā)放工程部甲方工程指令單流程指令單原那么上需要本錢工程師簽字方能下發(fā)施工單位/監(jiān)理單位工程本工程師返回技術核定單編制/發(fā)起技術核定文件流程原那么上技術核定單需要經過本錢工程師簽字方可下發(fā)施工單位監(jiān)理單位工程部設計部設計單位審核/簽字審核/簽字審核/簽字復核/蓋章登記歸檔下發(fā)核量價、計入動態(tài)本錢編制/發(fā)起變更簽證文件流程施工單位監(jiān)理單位工程部本錢部審核/簽字審核/簽字核量價/計入動態(tài)本錢登記歸檔下發(fā)返回簽證第四條 根本表單模板1、工作聯系單模板2、工程指令單模板3、技術核定單模板4、變更簽證單模板四、本錢合同類文件開發(fā)相關第一條 歸檔目錄本錢合同類文件歸檔涉及部門為：本錢部工程部具體歸檔目錄如下表所示：序號成本合同類文件歸檔歸檔部門成本部項目部一招標類文件1投標單位資質業(yè)績等材料原件2投標單位經濟標/商務標/技術標原件3商務談判紀要原件4定標審批文件原件二付款類文件工程款支付申請文件原件原件工程款支付審批文件原件原件三合同類文件1設計類合同原件2前期配套類合同原件復印件3工程類合同原件復印件4咨詢類合同原件復印件第二條 歸檔方法1、招標類文件由本錢部自行保管與建立檔案，付款類文件由本錢部、工程部自行保存與建檔，合同類文件原件一