行政物資管理制度

1、行政物資管理制度1、的為標(biāo)準(zhǔn)公司行政物資管理確行政物資管理流程證公司行政物資合理配置， 特制定本制度。2 范圍指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、 清查等一系列管理工作。適用于公司全體部門及個(gè)人。3、政物資類公司行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。3.1 固定資產(chǎn)價(jià)值 1000 元以上打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等；3.2 低值損耗品價(jià)值 1000 元以下1000 的低值損耗品，如 、機(jī)、文件柜、辦公桌椅等； 價(jià)值 49 以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個(gè)人所需品。部門所需品：紙、復(fù)寫印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機(jī)、回形針、計(jì)算器、文

2、件欄、筆筒、文件夾等。個(gè)人所需品：簽字筆芯珠筆芯筆、筆記本、雙面膠、回形針、信 箋紙等。4、理部門行政部是公司日常辦公用品的管理部門，負(fù)責(zé)行政物資的管理工作。5、政物資購由行政人員每月 5 前進(jìn)行集中采購。各部門每月，填制辦公用品需求單，經(jīng)本部門主管審批后遞交行政部。以 下兩種條件至少滿足一種時(shí)，應(yīng)著手辦理行政物資采購相關(guān)事宜：a 部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品；.b 房該類行政物資數(shù)量低于用品需求量。在滿足物資采購條件時(shí)，行政部跟據(jù)庫存記錄，提出采購申請，填寫政物資 采購申請單?詳見附件 1 價(jià)值 1000 以下的低值損耗品，由分管行政的副總經(jīng)理審核； 價(jià)值 1000 以上的行政物資

3、，由分管行政的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審定； 價(jià)值 20000 以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后， 經(jīng)管會(huì)審定；憑審定后的 行政物資采購申請單?行采購；1凡采用單一來源采購方式包括定點(diǎn)采購的，遵循擇優(yōu)的原那么，按 照權(quán)限由行政部門與行政局部管副總共同確定供給商。2所采購的辦公用品到貨后行政人員按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)核對名 稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量等無誤后，在送貨單上一式二聯(lián) 簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨 人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。3付款方式行政部收到供貨單位發(fā)票后須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的 送貨單核對無誤后，填寫付款通知單，逐級審核簽

4、字后，做好登記，最后交 財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。4辦公用品由行政部根據(jù)各個(gè)部門所提需求進(jìn)行分發(fā)各部門登記寫明 日期、品名與數(shù)量等，另有需要時(shí)領(lǐng)用人要填寫領(lǐng)用登記表。考前須知：a、各部門每25-30號遞交辦公用品需求表到行政部。b、按照先審批后購置的原那么，未經(jīng)審批購置的辦公用品將不予報(bào)銷。c、各部門及個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品固定資產(chǎn)不得挪做私用、防止浪費(fèi)、 損壞和喪失。供給商的選擇由行政部年初向三家以上供給商進(jìn)行綜合比價(jià)選擇價(jià)低質(zhì)優(yōu) 的供給商對日常采購貨物進(jìn)行供貨并簽定協(xié)議供貨合同；行政物資一般由行政部向供給商采購，電子類行政物資如個(gè)人計(jì)算機(jī),.可以經(jīng)行政副總同意并授權(quán)相關(guān)部門采購；對特殊需求的行政物

5、資由行政部進(jìn)行三家以上供給商比價(jià)選擇價(jià)低質(zhì)優(yōu)的 供給商方能采購； 行政部應(yīng)建立行政物資庫存量檔案每月定時(shí)間清查賬本發(fā)現(xiàn)庫存物資 不夠應(yīng)及時(shí)添置。6、政物資庫6.1 經(jīng)檢驗(yàn)合格的采購物資可以辦理物資入庫手續(xù)。 采購來的行政物資交給物資管理相關(guān)人員管理； 物資管理人員再次清點(diǎn)? 購銷合?和?行政物資采購申請?上所列各項(xiàng)指 標(biāo)，對照質(zhì)量和數(shù)量； 清點(diǎn)無誤后根據(jù)入庫物品時(shí)間型號等填寫?行政物資入庫明細(xì)詳見 附件 2同時(shí)備份存檔。拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見入庫單不見實(shí)物的現(xiàn)象；入庫時(shí)，行政部相關(guān)人員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等工程，如 發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時(shí)，不得辦理入庫

6、手續(xù)；如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫時(shí)，必須由物資管理員填寫物資入庫單，辦妥 手續(xù)前方可入庫；人員離職時(shí)，由物資管理員將分派給個(gè)人的行政物資收回入庫，如物資回收時(shí)因 保管、使用不當(dāng)或成心損壞造成損失，由使用者酌情賠償。7、政物資用被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資，在員工入職時(shí)按各崗位、職級等對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原那么上不再增補(bǔ)，假設(shè)破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請； 低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù))經(jīng)驗(yàn)法那么(估計(jì) 消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用頻率，并可隨部門或人員的工作狀況隨時(shí)調(diào)整發(fā)放頻率，同.時(shí)低值損耗品的領(lǐng)用實(shí)行以舊換新原那么，但純消耗品不在此列；行政物資領(lǐng)用流程行政物資由領(lǐng)用人

7、填寫?行政物資領(lǐng)用申請單詳見附件部門負(fù)責(zé)人簽字 確認(rèn)前方可領(lǐng)用；將 行政物資領(lǐng)用申請單?著在 行政物資出庫明細(xì)單? 后存檔，按照物資領(lǐng)用單 上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。行政物資領(lǐng)用要求本著節(jié)約與自愿的原那么，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約；需要以舊換新的行政物資，如發(fā)生遺失，更換時(shí)視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償； 新入職職員到職時(shí)如需要領(lǐng)行政用品的,由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出 行政用品申領(lǐng)要求；物品領(lǐng)用后，遵從誰領(lǐng)用，誰管理的原那么。個(gè)人物資由申請者個(gè)人負(fù)責(zé)，部門 物資由該部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條；行政物資嚴(yán)禁個(gè)人帶回家使用；8、政物資修以下兩種條件同時(shí)滿足可將損壞物

8、資交至行政部聯(lián)系維修其中屬個(gè)人物資由個(gè) 人提出報(bào)修申請，部門物資由該部門負(fù)責(zé)人申請。 價(jià)值為 50 以上的低值損耗品或固定資產(chǎn)； 物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞； 損壞物資為電腦、機(jī)等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系系統(tǒng)集成部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試； 經(jīng)系統(tǒng)集成部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的行政物資資使用者向行政部 提出維修申請，并填政物資報(bào)修申請單詳見附件 5照物資采購相 審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定； 行政部憑審定通過的? 行政物資報(bào)修申請單?聯(lián)系維修單位維修將申請單.存檔； 修理完畢后由管理員歸還使用人員并做修記錄物資使用者在記錄單上 簽字； 維修時(shí)如需更換零部

9、件需報(bào)修人員按照物資采購流程和物資領(lǐng)用流程辦理 相關(guān)手續(xù)。 由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的可報(bào)行政部維修但產(chǎn)生費(fèi)用 須個(gè)人承當(dāng)；把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承當(dāng)； 行政部作維修記錄時(shí)必須將? 行政物資報(bào)修申請單 附在維修簿上存檔便 公司日后的物資清查管理。9、政物資廢以下兩種條件同時(shí)滿足可辦理行政物資報(bào)廢：被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資；使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價(jià)值。物資損壞部門負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報(bào)廢要求；由行政部人員填寫行政物資報(bào)廢申請單詳見附件細(xì)填寫物資分類 號，編號，名稱，規(guī)格型號，單價(jià)，數(shù)量等資料；行政部將申請

10、表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審并提出報(bào)廢初審意見，有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員，無再利用價(jià)值的交由分管行政副總經(jīng)理 審核，并作報(bào)廢處理；行政部人員根據(jù)?行政物資報(bào)廢申請單列名目，向部門收回報(bào)廢物資； 行政部人員憑 政物資報(bào)廢申請單 到財(cái)務(wù)處銷賬，做到帳、物同時(shí)注銷。為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符除無法妥善存放的物資專項(xiàng)報(bào).廢外，物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次；固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、行政部人員、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人 員會(huì)同鑒定，按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行；因個(gè)人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報(bào)廢，應(yīng)由個(gè)人或部門負(fù)責(zé)人寫出 詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承當(dāng)經(jīng)濟(jì)賠償；報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢

11、，必須將實(shí)物交回行政部處理，不得隨意丟棄； 凡有修舊利廢價(jià)值的，應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值，進(jìn)行物資維修工作，不得 隨意做報(bào)廢處理。10行政物清查公司應(yīng)對價(jià)值 100 元以上的行政物資做定期清查核算。在行政物資清查工作開始之前，由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工作，確定清查范圍、 時(shí)間和應(yīng)到達(dá)的要求；從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的行政物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對，并跟據(jù) 行政物 資領(lǐng)用申請單 政物資入庫明細(xì)單? 和?行政物資出庫明細(xì) 做具體校對同時(shí)行政部人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動(dòng)物資分類擺放有序禁實(shí)物流動(dòng)；物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意見，并 按照價(jià)格根據(jù)物資采購報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)

12、負(fù)責(zé)人審核、審定；10.2.4由審定人確定差異處理決定和對相關(guān)責(zé)任人的處置決定。，每年年末會(huì)同物資使用部門、財(cái)務(wù)部等部門進(jìn)行年度盤點(diǎn)，并將工作記錄裝訂 成冊保管存檔；清查過程中要分配專人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專人負(fù)責(zé)記錄、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過程中，除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類行政物資的價(jià)值有無減損、有無超儲(chǔ) 積壓、浪費(fèi)等現(xiàn)象；如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處.理，否那么一律不準(zhǔn)自行調(diào)整；或質(zhì)量上的問題如超期、老化、變質(zhì)或損壞等及時(shí)用書面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如因臺(tái)帳管理人等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實(shí)嚴(yán)重 不符，須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處分。11附 那么1

13、1.1行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到崗位，失責(zé)將按相關(guān)制度懲 辦。本制度的修訂及解釋歸屬行政部。本制度簽發(fā)之日起生效附件：1行政物資采購申請單.2行政物資入庫明細(xì)單 3行政物資領(lǐng)用申請單 4行政物資出庫明細(xì)單 5行政物資報(bào)修申請單 6行政物資報(bào)廢申請單 7行政物資采購流程圖 8行政物資入庫流程圖 9行政物資領(lǐng)用流程圖 10行政物資報(bào)修流程圖 11行政物資報(bào)廢流程圖 12行政物資清查流程圖以下無正文附件 1：行政物資購申請單.申購部門：年 月日物資名稱參考型號及規(guī)格庫存采購數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)預(yù)計(jì)使用年限采購用途審核人意見審定人意見備注附件 2：行政物資入明細(xì)單.采 購 日 期入 庫 日 期

14、入 庫 物 品 清 單序號物 資 名 稱型 號 及 規(guī) 格數(shù)量單價(jià)采購人簽字物資管理員簽字.附件 3：領(lǐng)用日期行政物資領(lǐng)明細(xì)單領(lǐng)用人出 庫 物 品 清 單序號物資 名 稱型 號 及 規(guī) 格數(shù)量單價(jià)部門負(fù)責(zé)人簽字 附件 3：物資管理員簽字行政物資出明細(xì)單.出庫日期出 庫 物 品 清 單序號物 資 名稱型 號 及 規(guī) 格數(shù)量單價(jià)物資管理員簽字附件 5：行政物資修申請單.附件 6：行政物資廢申請單 .申請部門：年月日財(cái)產(chǎn)編號物資名稱單 位數(shù) 量單 價(jià)金 額型號及規(guī)格類別號財(cái)產(chǎn)號生產(chǎn)廠家出廠年月使用人使用年限使用部門負(fù)責(zé)人意見物資現(xiàn)狀及 報(bào)廢原因檢測單位意見技術(shù)鑒定情況行政部負(fù)責(zé)人 意見鑒定人：審核人

15、意見審定人意見.附件 7：行政物資采購程行政部分管行副總總經(jīng)理董事長采購部填寫資采 購申請不同意審核價(jià)值 499 元以下采購?fù)獠煌鈱彾ú煌鈨r(jià)值 元以上采購?fù)鈱徍送馔獠煌鈱彾ㄍ獠少?附件 8：質(zhì)檢門行政物資入庫流程采購物資理人員物資量檢驗(yàn)物資行政部 管理清點(diǎn)資型 號、量填寫行政物 資入明細(xì) 單存檔.附件 9：行政物資領(lǐng)用程領(lǐng)用人分管行副總總經(jīng)理董事長物資管人員提出領(lǐng)申請 填寫政物 資領(lǐng)用程 元以下物資，登記明細(xì)不同意審核價(jià)值 499 元以下同意不同意不同意審定價(jià)值 500 元以上同意同意審核同意不同意審定同意發(fā)放物， 表單存.行政物資報(bào)修流程報(bào)修人信息部分管行副總總經(jīng)理董事長行政部提出報(bào)申 請，填行 政物資修