電子文檔的保存

1、電子文檔的保存隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電 子文件應(yīng)運而生?；陔娮游募奶攸c，如何確保電子文件的存儲安 全，成為電子檔案管理的新課題。傳統(tǒng)的電子文件存儲介質(zhì)有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等。電 子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的，在生命周期里始終以二進制碼的形式 存儲于載體上，其內(nèi)容不能直接觀看。電子文件產(chǎn)生后，只有在適當 的計算機軟硬件支持下才可顯示內(nèi)容以及進行其他處理，否則，他就 只不過是一些二進制碼的集合，及看不見也摸不著。由此可見，電子 文件依賴于計算機技術(shù)環(huán)境的。另一方面，計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，新技術(shù)層出不窮。軟硬件技術(shù) 更新周期通常是2 5年，正在使用的技術(shù)在不久

2、的將來就會過時。 如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項技術(shù)過時，都會影 響她的讀取。盡管數(shù)據(jù)的丟失與存儲載體的變質(zhì)有很大關(guān)系，但主要 問題仍是軟件與硬件技術(shù)的迅速更新、過時。因此，在電子文件的保 存管理工作中，采取有效的技術(shù)策略就顯得很重要。技術(shù)策略主要包 括技術(shù)保存、仿真、遷移與標準化。一、技術(shù)保存技術(shù)保存，是指為了延續(xù)技術(shù)過時的電子文件的可存取性，保 存處理電子文件的計算術(shù)，包括讀取電子文件所需的軟件和硬件， 在需要時提供利用。這種方法要求電子文件的各種要設(shè)備必須保存齊 全、良好，還必須保持操作這些過時技術(shù)的技能。這種方法看上去 簡單，但實際困難不少。首先，為了保持系統(tǒng)軟硬件正常運

3、轉(zhuǎn)，定期 檢查工作是必需的，而且要持之以恒，工作量大其次，如果所保存 的是非標準化的、不被廣泛使用的設(shè)備，那么它的適用范圍局限于 原本使用這些部件的系統(tǒng)，因此所需保存的設(shè)備門類、數(shù)量繁多， 導(dǎo)致管理困難再次，所保存的硬件設(shè)備也會老化，并最終無法運轉(zhuǎn)， 必將導(dǎo)致一些電子文件信息丟失。由此可見，技術(shù)保存不是可行的長 期保存策略，不能獨立實施，在實踐中必須聯(lián)合其它策略使用。仿真1.計算機硬件仿真策略。該策略就是指利用計算機仿真技術(shù)在新型計算機的新型操作系 統(tǒng)上仿真舊型計算機，然后在仿真的舊型計算機上安裝舊型操作系統(tǒng) 和舊型應(yīng)用軟件來讀取舊格式電子文件信息。例如，使用Microsoft Virtual

4、 PC軟件，在同一臺計算機上安裝了 DOS、Windows 32/95/97/98/me/2000/xp等多個操作系統(tǒng)及其相應(yīng)辦公軟件(例 如，UCDOS、WPS For DOS、WPS97/2000WPSOffice2002/2003/2004/2005、 Microsoft Office95/95/2000/2002/2003 等)和數(shù)據(jù)庫(例如 DBASE III、FOXBASE等)軟件，基本上解決了基于Microsoft操作系統(tǒng)的過時 了的電子文件的利用問題。該策略可以“原汁原味”地再現(xiàn)電子文件 的“原生態(tài)”，確保電子文件的原始性和真實性。2.軟件仿真策略。該策略就是指在新型操作系統(tǒng)軟

5、件中仿真舊型應(yīng)用軟件,以解決 新型應(yīng)用軟件不能讀取舊格式電子文件的問題。信息系統(tǒng)仿真策略可以暫時解決利用舊格式電子文件的問題，適 用于所有類型的電子文件。但隨著電子計算機軟硬件的升級換代，必 須不斷研發(fā)相關(guān)的仿真軟件。遷移遷移是把數(shù)字信息從一個硬件、軟件配制或平臺向另一個硬件、軟件 配制或平臺轉(zhuǎn)移，或是從老的計算機技術(shù)向新一代的計算機技術(shù)轉(zhuǎn) 換。例如，把文件從Word98轉(zhuǎn)換到Word2000,這是一個簡單的遷移 把文件從Macintosh操作系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到操作系統(tǒng)Windows，也是一種遷 移，相對復(fù)雜一些。遷移遷移包括作為保護數(shù)字信息的“更新”手段，但在某種意義上 是不同于更新的。當硬件與軟件

6、發(fā)生變更，要使用新一代技術(shù)維護電 子文件的兼容時，更新不可能保證產(chǎn)生一個和原文件絕對一致的復(fù) 制件或精確的數(shù)字拷貝，而遷移可以保護原電子文件的完整性、用 戶對該文件的檢索能力、顯示能力與其它利用能力。在不同系統(tǒng)下 遷移，即使不能保持原電子文件的外觀，也可以優(yōu)先維護原電子文 件的內(nèi)容及其功能。在這個前提下，遷移在保護數(shù)字信息的范圍方 面比更新具有更深、更廣的內(nèi)涵。因而，遷移是當前使用最廣泛的 數(shù)字信息保存方法。但遷移費少足高昂的。即使是用當前標準格式編碼的信息，信 息向前遷移到新的標準與應(yīng)用程序，也比簡單地進行更新更費時、 開支更大、操作更復(fù)雜。此外，雖然大多數(shù)電子文件的遷移是成功 的，有此多媒

7、體文件仍不能通過遷移成功地進行新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。不 過，遷移目前所遇到的最棘手的問題還不只是技術(shù)難題,更多的是非 技術(shù)性問題，例如，由誰承擔技術(shù)轉(zhuǎn)換關(guān)鍵時刻的技術(shù)遷移責(zé)任與費 用等。另外，對于遷移，人們很難預(yù)測在什么時候有哪此信息、需要遷 移了？所需費用是多少？因此，遷移問題的關(guān)鍵是時機的選擇。標準化標準化策略，要求使用標準格式生成電子文件，或把其它格式 的電子文件轉(zhuǎn)換成標準格式，并形成標準的元數(shù)據(jù)，標準化有利于實 現(xiàn)電子文件在不同系統(tǒng)的互用性、兼容性。理論上，標準化策略的 采用，將使得技術(shù)更新、標準變化不再直接影響電子文件的可存取 性。無論從成本、可行性角度分析，標準化策略都比上述三種方法優(yōu)

8、勝當前不少人主張采用XML作為電子文件的保存格式.XML是 Extensible Language （可擴展標記語言）的縮寫，是一種中介標示語 言（Meta-markup Language）,可提供描述結(jié)構(gòu)化資料的格式.XML通 過簡單開放擴展的方式描述結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。利用Tags標志描述文檔 的各個元素，通過DTD（Document Type Definition文檔類型定義）描 述文檔的容和結(jié)構(gòu),Style Sheets（樣式表）來描述這些文檔如何顯示. 由于XML具有簡單、開放、國際化的特點，無論技術(shù)發(fā)展到怎樣的程 度，計算機都能夠處理如此簡單的XML文件。這些特點表明XML適合用作保存電

9、子文件。二、電子文件信息非電子化保存策略人們必須通過信息系統(tǒng)（包括硬件和軟件）才能利用電子文件信 息，這就是電子文件對信息系統(tǒng)的依賴性。我們可以將電子文件信息 轉(zhuǎn)移到縮微品或紙上保存，不再使用信息系統(tǒng)（例如，計算機軟硬件） 讀取電子文件信息。這就是電子文件信息非電子化保存策略。該策略 可以使文字類、圖像類電子文件徹底擺脫對信息系統(tǒng)的依賴,避免因 信息系統(tǒng)升級換代而讀不出電子文件信息，但這將丟失電子文件中的 聲音、視頻、電子簽名/簽章等信息。而丟失了電子簽名/簽章的電子 文件會失去其法律依據(jù)和憑證作用，從而導(dǎo)致電子文件的“失真”！ 該策略不適用于聲音、視頻和電子簽名/簽章類電子文件。1、電子文件

10、圖像化保存策略該策略就是指將文字類電子文件格式轉(zhuǎn)換為圖像格式永久保存。 這就相當于給文字類電子文件拍攝數(shù)碼照片。絕大多數(shù)看圖軟件都支 持JPEG或TIFF格式的圖像文件。該策略可以使文字類電子文件擺脫 對文字處理/閱讀軟件的依賴，但這將丟失其中的聲音、視頻、數(shù)字簽 名、數(shù)字簽章等信息。而丟失了電子簽名/簽章的電子文件會“失真” ! 該策略容易丟失電子文件的非可視信息,不適用于聲音、視頻和電子 簽名/簽章類電子文件。2、電子文件通用格式保存策略所謂電子文件通用格式應(yīng)當滿足以下兩個條件:一是通用文件格 式應(yīng)當是開放的標準（即通用文件格式的技術(shù)規(guī)范要公開，其著作權(quán) 不專屬于設(shè)計該文件格式公司或機構(gòu)）

11、；二是通用電子文件格式為大 多數(shù)同類軟件所支持（即用大多數(shù)同類軟件都可以打開通用格式的電 子文件）。只要今后新編制的同類軟件持續(xù)支持通用文件格式,通用格 式的電子文件就可以永久利用下去。所以在電子文件生成時,應(yīng)當盡 量采用通用文件格式；歸檔時也應(yīng)當盡量將電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式 后再歸檔。這就是電子文件通用格式保存策略。該策略適用于所有類 型的電子文件。三、電子文件長期保存格式問題的管理措施1.限定接收進館的電子文件格式類型紛繁復(fù)雜的格式如果進館后再進行格式轉(zhuǎn)換，會大大增加管理成 本，降低管理效益，因此檔案館必須從源頭上加以控制，限定接收的 文件格式類型。國家檔案館2010年6月發(fā)布的數(shù)字檔案館

12、建設(shè) 指南明確規(guī)定：“應(yīng)當選擇符合國家標準的格式，暫時未制定標 準的，選擇開放格式或主流格式?！?2003年1月，英國公共檔案館 公布電子文件管理、鑒定和保護指南明確規(guī)定可以接受的文件 格式主要有PostScript， TIFF、 ， SGML， PDF等。 澳大利亞維 多利亞檔案館規(guī)定長期保存電子文件的格式為TEXT、PDF/A、PDF、 TIFF、 JPEG、 JPEG- 2000、MPEG- 4等。我國電子文件歸檔與 管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）規(guī)定文字型的電子文件的通用格 式為XML、RTF、TXT;掃描性的電子文件的通用格式為JPEG、TIFF; 視頻、多媒體電子文件的

13、通用格式為MPEG、AVI；音頻電子文件的 通用格式為WAV、MP3。2.建立格式登記系統(tǒng)(Digital File Format Registries )。電子文件格式登記系統(tǒng)保存了各種常見的文件格式以及創(chuàng)建、運 行和遷移這些文件格式的軟件的相關(guān)技術(shù)信息。40YUNNAN ARCHIVES 梁娜、張曉林在 數(shù)字文件格式登記系統(tǒng)中介紹了 MIMEMTR、 美國哈佛大學(xué)牽頭建立的全球數(shù)字格式注冊GDFR(Global Digital Format Registry )、英國國家檔案館數(shù)字信息長期保存項目PRONOM 三種格式登記系統(tǒng)。針對其局限性，有關(guān)國家的IT精英和檔案領(lǐng) 域的專家建立了一個融

14、合GDFR與PRONOM優(yōu)點的聯(lián)合項目：統(tǒng)一數(shù) 字格式注冊系統(tǒng) UDFR(Unified Digital Format Registry)，由英國 國會圖書館出資支持其技術(shù)工作，該項目于2009年4月正式成立, 20112012年部署使用。建立格式登記系統(tǒng)可以引導(dǎo)文件形成者選 擇適合文件長期保存的首選格式，并且當文件存在過時的危機時，可 以通過系統(tǒng)的查詢和自動提醒系統(tǒng)，獲知應(yīng)當轉(zhuǎn)換的格式，并可利用 系統(tǒng)提供的轉(zhuǎn)換工具和服務(wù)進行直接轉(zhuǎn)換。加強與信息技術(shù)等領(lǐng)域的交流與合作檔案部門應(yīng)當加強與計算機、信息技術(shù)領(lǐng)域的交流與合作，運 用先進的技術(shù)解決復(fù)雜的檔案保管和利用問題。美國國家檔案與文件 署(簡稱N

15、ARA )在這方面做的比較成功，在20072017戰(zhàn)略規(guī)劃中 NARA強調(diào)與各聯(lián)邦政府機構(gòu)、國家標準化組織、美國軍方、國家 科學(xué)基金會、研究機構(gòu)和地方組織等各個機構(gòu)組織合作，應(yīng)對電子 文件的挑戰(zhàn)，以確保在數(shù)字時代成功地履行其使命。檔案部門應(yīng)充 分調(diào)動積極性和創(chuàng)造性，積極借鑒國內(nèi)外的有益成果，實行辨證的拿 來主義，為電子文件長期保存創(chuàng)造良好的條件，促進我國檔案事業(yè)又 好又快的發(fā)展。加快推進電子文件國家管理戰(zhàn)略針對長期保存電子文件管理方面的諸多難題，各國開始著手實施 電子文件國家管理戰(zhàn)略。NARA應(yīng)對電子文件管理的挑戰(zhàn)成立了電子 文件檔案館（簡稱ERA）。NARA以電子文件管理理論研究為先導(dǎo)， 進

16、行系統(tǒng)開發(fā)以滿足電子文件管理的要求。 加拿大圖書館檔案館（Library and ArchivesCanada，簡稱 LAC）為了 實現(xiàn)政府數(shù)字資 源的長期保存，建立了基于OAIS參考模型的可信數(shù)字倉儲（Trusted Dig-ital Repository，簡稱TDR ）。澳大利亞和新西蘭共同提出 了澳大拉西亞數(shù)字文件保存動議（Australasian DigitalRecordkeeping Initiative，簡稱 ADRI）， ADRI 成員形成 了數(shù)字文件生成與管理、保存、移交和利用等方面的公共標準，如 ISO 14721、 ISO 15489等。我國也應(yīng)積極將電子文件長期保存納入 國家管理戰(zhàn)略中，馮惠玲教授在2006年提出了 “本著總體規(guī)劃、頂 層設(shè)計、基礎(chǔ)先行、穩(wěn)步推進的方針進一步明確我國電子文件管理 的國家戰(zhàn)略”的設(shè)想。要明確電子文件管理責(zé)任制，實施電子文件 的全程管理和前端控制，也就是在電子文件整個生命周期的每個處理 環(huán)節(jié)都要明確相應(yīng)的責(zé)任者確保電子文件的特性，電子文件在形成的 時候就要考慮到將來長期保存問題。總之，如今信息技術(shù)的飛速發(fā)展 對電子文件的長期保存是一個極大的挑戰(zhàn)。作為社會記憶的守護者， 檔案工作者在應(yīng)用現(xiàn)有的方法手段管好檔案的同時，應(yīng)加強對電子文 件長期保