大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

1、大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)（初稿）目 錄 HYPERLINK l _TOC_250001 一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備：2（一）會(huì)議的發(fā)起：2（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：2（三）會(huì)議分工和責(zé)任：2 HYPERLINK l _TOC_250000 二、會(huì)議承辦主體流程：2（一）會(huì)議前期工作：2參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況工作。2參會(huì)資料的準(zhǔn)備。3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)工作。3參會(huì)資料的制作落實(shí)工作。3參會(huì)物品的情況落實(shí)工作。3參會(huì)人員用車(chē)情況落實(shí)工作。錯(cuò)誤未定義書(shū)簽。財(cái)務(wù)預(yù)算整理，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。錯(cuò)誤未定義書(shū)簽。擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。錯(cuò)誤未定義書(shū)簽。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。錯(cuò)誤未定義書(shū)簽。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。

2、5公司人員的儀容儀表要求。5（二）會(huì)議中工作：6檢查工作。6迎接工作。6公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。7會(huì)場(chǎng)工作。7散會(huì)后工作。7（三）會(huì)后工作：8送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。8賓館門(mén)口迎送參會(huì)客人的安排。8結(jié)賬工作。8聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。8會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。9會(huì)后資料的整理。9制作參會(huì)人員名冊(cè)。9資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。9 PAGE PAGE 3一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備：（一）會(huì)議的發(fā)起：時(shí)間、地點(diǎn)、要求等書(shū)面申請(qǐng)。（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：機(jī)構(gòu)和公司參加會(huì)議的人員。會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會(huì)務(wù)內(nèi)勤組、會(huì)務(wù)外勤組、資料組。各組成會(huì)議期間各組成員應(yīng)以會(huì)議工作為第一首要工作。（三）會(huì)議分工和責(zé)任：責(zé)人

3、（組長(zhǎng)，各組組長(zhǎng)召開(kāi)本組分工會(huì)，把每項(xiàng)工作落實(shí)到人。二、會(huì)議承辦主體流程：（一）會(huì)議前期工作：準(zhǔn)確的向會(huì)議總指揮匯報(bào)。參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。參會(huì)客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給參會(huì)客人。會(huì)議前兩天落實(shí)來(lái)參會(huì)客人情況。來(lái)客人數(shù)。來(lái)客身份。來(lái)客性別。重要客人的習(xí)俗。來(lái)客聯(lián)系方式。參會(huì)來(lái)客的對(duì)方協(xié)調(diào)人。按照來(lái)客身份整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。會(huì)議前兩天落實(shí)參會(huì)來(lái)客到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車(chē)站的具體情況。乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時(shí)間、人員。乘坐火車(chē)到達(dá)的的車(chē)次、時(shí)間、人員。乘坐班車(chē)到達(dá)的的終點(diǎn)站、時(shí)間、人員。有無(wú)自行開(kāi)車(chē)來(lái)的人員情況。按照來(lái)客到達(dá)時(shí)間整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。匯報(bào)給總指揮，重要參會(huì)

4、客人需及時(shí)匯報(bào)。參會(huì)資料的準(zhǔn)備。依據(jù)落實(shí)的來(lái)客情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天制作好秩序冊(cè)（初稿。依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天起草完成開(kāi)幕辭。依據(jù)會(huì)議安排在會(huì)議前三天起草完成各會(huì)議講話。依據(jù)會(huì)議內(nèi)容安排在會(huì)議前三天制作完成會(huì)議演示資料。依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署。部門(mén)審定。3面匯報(bào)會(huì)議總指揮。議總指揮。在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其服務(wù)情況進(jìn)行落實(shí)。在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其周?chē)h(huán)境進(jìn)行考察。4依據(jù)貨比三家原則在會(huì)議前三天書(shū)面匯報(bào)：資料制作周期。資料制作樣式。資料制作費(fèi)用。參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。依據(jù)貨比三家原則在會(huì)議前

5、三天書(shū)面匯報(bào)：制作橫幅樣式、費(fèi)用、時(shí)間。酒水、飲料等價(jià)格。參會(huì)客人禮品的樣式、價(jià)格。會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無(wú)誤。（保密會(huì)議不能用無(wú)線麥克風(fēng)）會(huì)議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開(kāi)關(guān)、電源及插板的落實(shí)。會(huì)場(chǎng)用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無(wú)誤。會(huì)議場(chǎng)所各指引標(biāo)示的落實(shí)；會(huì)議所有物品、資料的到場(chǎng)、分裝整理。會(huì)議所有物品指定規(guī)放位置。會(huì)議用各物品及時(shí)購(gòu)買(mǎi)，分裝整理好。會(huì)議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；會(huì)議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無(wú)誤分裝入袋。會(huì)議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號(hào)表格。參會(huì)客人的桌牌、會(huì)議牌制作。由會(huì)議總指揮對(duì)參會(huì)客人座

6、次進(jìn)行排定。核實(shí)所有桌牌名字無(wú)誤，并按照規(guī)定擺放整齊。（藍(lán)底黑字無(wú)人員姓名）（黃底黑字有人員姓名）會(huì)議過(guò)程的攝影、照相安排。人員的確定。各重要時(shí)刻的攝影、照相確定。合影留念的場(chǎng)地確認(rèn)。會(huì)議用車(chē)的安排。確定好參會(huì)客人車(chē)輛到場(chǎng)時(shí)間。確定好參會(huì)客人車(chē)輛行走路線。10在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，并由外場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作。參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。會(huì)議用各物品的采購(gòu)工作。公司人員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。會(huì)議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。藥品準(zhǔn)備。11 PAGE PAGE 9（二）會(huì)議中工作：2檢查工作

7、。由會(huì)場(chǎng)工作組組長(zhǎng)隨時(shí)對(duì)下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排：公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。會(huì)議用水果、酒水、物品、禮品的購(gòu)買(mǎi)、分裝、整理情況。會(huì)議室情況。303030會(huì)議用車(chē)、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。2接機(jī)、接站參會(huì)客戶工作安排。將參會(huì)客戶的到機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站進(jìn)行時(shí)間排序。落實(shí)好接客的司機(jī)和車(chē)輛。定好到達(dá)賓館門(mén)口迎接的準(zhǔn)確時(shí)間。賓館門(mén)口迎接參會(huì)客人的安排。由司機(jī)將接到客人的情況及時(shí)通知會(huì)議總指揮?？谟?。人員，登記服務(wù)人員。鐘通知公司人員到門(mén)口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工作。工作。人下車(chē)時(shí)，主要迎送人員上前迎接問(wèn)候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人員處。間。與對(duì)方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。實(shí)到參

8、會(huì)人數(shù)。參會(huì)來(lái)客情況。參會(huì)客人身體狀況。參會(huì)客人有無(wú)其它要求。公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。公司領(lǐng)導(dǎo)與參會(huì)客人的會(huì)面安排。4會(huì)議資料的到位檢查。會(huì)議演示資料。產(chǎn)品資料。秩序冊(cè)中會(huì)議議程表。各發(fā)言辭稿。投影指示激光筆。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序及人員工作的安排。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)總調(diào)度的人員指定。會(huì)議主持人的安排。會(huì)議發(fā)言人及順序安排。會(huì)議答辯人員及順序的安排。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的安排。會(huì)議場(chǎng)外人員工作的安排。會(huì)議用水的準(zhǔn)備。會(huì)議用物品的準(zhǔn)備。與會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員溝通、協(xié)調(diào)工作。會(huì)場(chǎng)內(nèi)交待的任務(wù)。其它偶發(fā)事件。資料協(xié)助人員的安排。投影資料的協(xié)助。文件修改及打印工作協(xié)助。會(huì)議全程記錄人員的安排。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的文字書(shū)記人員。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的錄音記錄人員

9、。5參會(huì)客人就餐的準(zhǔn)備、安排。依照會(huì)議前制定的會(huì)餐安排對(duì)就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。對(duì)菜單進(jìn)行落實(shí)。就餐客人座位、排序的落實(shí)。3010安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。引領(lǐng)客人到餐廳。與對(duì)方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。參會(huì)客人返程時(shí)間、方式。參會(huì)客人其它要求。餐后休息安排。其它安排。參會(huì)客人返程票務(wù)的落實(shí)。參會(huì)客人是否有旅游活動(dòng)及安排。晚餐及晚上活動(dòng)的安排。（三）會(huì)后工作：送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。將參會(huì)客戶的去機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站地進(jìn)行時(shí)間排序。將離開(kāi)的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車(chē)輛。2由總指揮根據(jù)參會(huì)客人離開(kāi)時(shí)間安排公司人員在門(mén)口迎送，指定負(fù)責(zé)人。服務(wù)人員?？偷亩Y物。人員拉開(kāi)門(mén)等候，司機(jī)將車(chē)開(kāi)到門(mén)口，由門(mén)外人員將車(chē)門(mén)拉開(kāi)等候。當(dāng)客人到門(mén)口時(shí)，所有人員齊聲說(shuō)“歡迎再來(lái)道別。結(jié)賬工作。由會(huì)議財(cái)務(wù)專(zhuān)人對(duì)會(huì)議期間的費(fèi)用進(jìn)行記賬。在客人離開(kāi)房間前對(duì)房卡、其它費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)。和賓館、餐館等的人員進(jìn)行對(duì)賬。結(jié)清費(fèi)用并審核票面。聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。對(duì)參加會(huì)議的客人進(jìn)行分類(lèi)，并細(xì)分落實(shí)到每個(gè)和客戶聯(lián)系的人員。根據(jù)客戶離開(kāi)的時(shí)間，乘坐的交通工具。在參會(huì)客戶到達(dá)目的地1進(jìn)行電話聯(lián)系確認(rèn)平安與否。將聯(lián)系結(jié)果及時(shí)向會(huì)議總指揮匯報(bào)。會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。由會(huì)議總指揮指定時(shí)間對(duì)會(huì)議的情況組織開(kāi)總結(jié)會(huì)。由會(huì)議總指揮主持，邀請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出席。由會(huì)議總指揮對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)。由會(huì)議記錄人對(duì)會(huì)議中參會(huì)客人提出的問(wèn)題進(jìn)行書(shū)