采購管理制度及采購流程

1、文檔編碼 : CK2B1G1Z2K1 HF2R2D4Y9M8 ZB10R10S3X1F3選購治理制度及選購流程一、目的 ：規(guī)范公司選購流程,提高選購工作效率,從而為生產(chǎn)的 順當(dāng)進(jìn)行供應(yīng)保證,并最大化降低企業(yè)成本,為企業(yè)帶來更 大的資金支持；二、適用范疇 適用本公司范疇內(nèi)選購治理 三、內(nèi)容（一）總就：為加強(qiáng)選購工作的治理,提高選購工作的效率,制定本制度；全部的選購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依 據(jù)開展工作；（二）基本流程： 選購需求查找供應(yīng)商詢價、比價、議 價選購洽談合同的簽訂交貨驗(yàn)收質(zhì)檢入庫計(jì) 劃對賬財務(wù)結(jié)算（三）選購流程圖如下：選購需求 審批流程查找供應(yīng)商詢價比價議價選購洽淡簽選購合同 付款

2、審批流程下選購訂單交貨驗(yàn)收驗(yàn)收合格驗(yàn)收不合格方案對帳入庫退、換貨財務(wù)結(jié)算四、制度細(xì)就（一）選購需求的提請 1 、定義：選購需求是指某部門依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品,并依據(jù)規(guī)定的格式填寫,依據(jù)即定流程申請獲得這些物品的過程； 2 、選購需求流程如圖：由需求部門填寫,按著公司規(guī)定的申請單格式,仔細(xì)具體、清晰的填寫采 購申請單各項(xiàng)數(shù)據(jù)（重點(diǎn)要素見細(xì)就要求）；填寫后由填寫人簽字確認(rèn)；填 報申請 單由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核,對申請選購的物品用途、數(shù)量、規(guī) 格等進(jìn)行審核確認(rèn),簽字后提交上一級主管領(lǐng)導(dǎo)；部 門審核總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后,交由選購部進(jìn)行選購；總 經(jīng)理選購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的選購申請書

3、,要對申請書的內(nèi)容進(jìn)行核對,并采 購部與需求部門就選購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)；再依據(jù)庫存、選購在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)；確認(rèn)后,進(jìn)入選購環(huán)節(jié)； 3、請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括以下要素：請購的部門；請購物品所屬項(xiàng)目；請購的用途；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時間；請購如有特別需要請備注；請購單填寫人；請購的部門負(fù)責(zé)人；請購單的審核人；財務(wù)審核人；公司總經(jīng)理； 4、請購單及其提請規(guī)定請購單應(yīng)依據(jù)要素填寫完整、清晰 核批準(zhǔn)后報選購部門；,由公司領(lǐng)導(dǎo)審請購部門在提交請購單時應(yīng)要求選購部簽字接收,請 購部門備份；涉及的

4、選購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的 形式進(jìn)行提交,同時清單的電子文檔也需一并提交；遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情形,可以電話、 郵件或其他形式請示,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)；征得同意后提報選購部門,假如是單一來源選購或指定選購廠家及品牌的產(chǎn)品,申請部門必需作出書面說明；請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單,請購部門有更換和 補(bǔ)充的,應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報選購部； 5、公司物資申請選購的提請部門 公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門提請；公司設(shè)備修理、愛惜所需的備品備件、修理工具等物 品由生產(chǎn)部門提請；公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項(xiàng)目由行

5、政部門提請；公司各部門專用的物資由各部門自行提請；6、請購單的接收 選購部在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否依據(jù)規(guī) 定填寫完整、清晰,檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；接收請購單時應(yīng)遵循無方案不選購、名稱規(guī)格等不完 整清晰不選購、圖紙及技術(shù)資料不全不選購、庫存已超儲積 壓的物資不選購的原就；聯(lián)系倉庫治理人員核查選購物資是否有庫存,核對采 購臺帳看在途選購的物資是否中意選購申請；對于不符合規(guī)定和撤銷的選購物資應(yīng)準(zhǔn)時通知申請采 購的部門； 7 、請購單的分工處理 核對過的請購單,選購部應(yīng)依據(jù)人員分工和崗位職責(zé) 進(jìn)行分工處理；對于緊急選購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；無法依據(jù)申請部門需求日期完成選購的,應(yīng)通知申請 部

6、門；重要的項(xiàng)目選購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議； 8、選購周期的規(guī)定 依據(jù)選購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的選購 周 期；請購部門應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批 流程,以便選購部門能按時完成選購；選購部如未能按時完成選購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明 緣由；遇到緊急選購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行快速優(yōu)先選購的策 略；（二）詢價及其規(guī)定 詢價請應(yīng)仔細(xì)批閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,明白其技術(shù)要求,遇到問題要應(yīng)準(zhǔn)時與請購部門溝通；屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包選購；對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；全部選購項(xiàng)目上必需向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價,原就上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；對于

7、請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同,成本 較低的替代品可以舉薦選購替代品；選購提出的可替代品,一經(jīng)被選用,做績效考核加分；對于請購部門需求的物品, 選購人員在選購過程中應(yīng)當(dāng)發(fā)覺,選購物品有新產(chǎn)品可替代,而未與請購部門進(jìn)行溝通的,選購也應(yīng)負(fù)責(zé)； 選購對使用部門提出修改性建議,一經(jīng)被選用,做績效考核加分,使用部門相應(yīng)的減分；遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次選購金額較大的采 購情形,詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情形,提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢 價；除固定資產(chǎn)外,依據(jù)單次選購金額的不同,挑選供應(yīng) 商詢價、供應(yīng)商參加比價或

8、招標(biāo)選購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同；金額大的,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加監(jiān)督；比價選購或招標(biāo)選購所邀請的單位均應(yīng)具備確定資質(zhì) 和實(shí)力,具有供應(yīng)或完成公司所需物資和項(xiàng)目的才能；比價選購或招標(biāo)選購應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的表單格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；在詢價時遇到特別情形應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示；（三）比價、議價 對廠商的供應(yīng)才能,交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行 確認(rèn)；對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析,是否其他 廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo) 匯報情形,設(shè)定議價目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價格；重要項(xiàng)目應(yīng)通過確定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資 質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通

9、過進(jìn)行實(shí)地考察明白供應(yīng)商的各方 面的實(shí)力等；參考目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位 進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判；（四）比價、議價結(jié)果匯總 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后 方可匯總；比價、 議價結(jié)果匯總應(yīng)依據(jù)規(guī)定的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理 由,依據(jù)確定次序逐一審核；如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或 重新處理；（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應(yīng)包含的要素 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；選購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總 額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不行分割的部分；包裝要求,備品備件包裝

10、運(yùn)輸要求；合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價,特別情形應(yīng)注 明；付款方式；交貨期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的方法；雙方的公司信息；其他商定；（2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司隱秘的,留意保密責(zé)任；擬定合同條款時確定要將各種風(fēng)險降低到最低；如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情形時,務(wù)必請廠商派代表來場幫忙清點(diǎn)；質(zhì)保期確定要明確從什么時候開頭并應(yīng)盡量要求廠商 延長產(chǎn)品質(zhì)保期；具體商定發(fā)票的供應(yīng)時間及要求；針對不同的合同商定不同的付款方式,如設(shè)備類的合 同一般應(yīng)分依據(jù)預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金 的次序明確付款額度、付款時間和付款條件等；與初次合作的單位合

11、作時,應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付 款；違約責(zé)任確定要具體、具體；比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂 工 作；合同簽定前應(yīng)依據(jù)規(guī)定的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審 查；合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合 同章方可生效；簽訂的全部合同應(yīng)準(zhǔn)時報送財務(wù)部門；（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程選購物品到貨檢驗(yàn)并辦理入庫手續(xù)后,依據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限,選購負(fù) 責(zé)人核對選購帳目；備好各項(xiàng)資金審報材料；采 購 人 對 帳由選購部經(jīng)理進(jìn)行審批、審核；簽字確認(rèn)并上報上一級領(lǐng)導(dǎo)；采 購 部 審 批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進(jìn)行簽字批準(zhǔn)；副 總 / 經(jīng) 理財務(wù)部對上報的各項(xiàng)表單、材料審核無誤,各級領(lǐng)導(dǎo)簽字同意

12、后；財務(wù)部財 務(wù) 部 付 款執(zhí)行付款；（2）付款規(guī)定全部已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)報銷流程及資 金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；依據(jù)進(jìn)度付款的選購項(xiàng)目必需確保質(zhì)檢合格方可付 款；依據(jù)公司規(guī)定和合同商定達(dá)到付款條件的合同在付款 時應(yīng)按財務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單,巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特別情形限延期付款的應(yīng)及 時的通知選購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)；（3）合同執(zhí)行已簽訂合同由選購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由選購部 負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如顯現(xiàn)問題,選購部應(yīng)準(zhǔn)時提出建議或補(bǔ) 救措施,并準(zhǔn)時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；已簽訂的合

13、同在執(zhí)行期間,應(yīng)準(zhǔn)時把握合作單位對于 合同義務(wù)和責(zé)任的履行情形,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時 履約；合同在履行期間應(yīng)依據(jù)上方商定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未 盡事宜應(yīng)準(zhǔn)時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；（七）驗(yàn)收入庫與退貨（1）驗(yàn)收流程選購負(fù)責(zé)人確定到貨時間,提前通知質(zhì)檢部門做好檢驗(yàn)預(yù)備,通知倉儲部門通 知 驗(yàn) 收到 貨 驗(yàn) 收做好入庫預(yù)備；到貨后,由質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收,選購負(fù)責(zé)人和倉儲治理人對物品的數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收,數(shù)量過多時,要和諧供應(yīng)商派專人幫忙現(xiàn)場驗(yàn)收；物品經(jīng)檢驗(yàn)合格,辦理入庫手續(xù)；倉儲人員辦理入庫單據(jù),另報財務(wù)進(jìn)行成入 庫 手 續(xù)本核算；物品入庫；依據(jù)物品特性,支配好倉位儲備,并進(jìn)行妥當(dāng)保管；入 庫（2）報驗(yàn)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,選購部應(yīng)準(zhǔn)時的通知 質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；對于不同類型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行；質(zhì)檢部門在接到選購部報驗(yàn)通知后應(yīng)準(zhǔn)時進(jìn)行質(zhì)檢,并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書,對于質(zhì)檢不準(zhǔn)時延誤生產(chǎn)部門使用 或不能入庫的情形質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范疇 之內(nèi)；（3）入庫公司全部的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門 的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；選購的物品在運(yùn)達(dá)公司后選購部應(yīng)準(zhǔn)時通知請購部 門,由請購部門準(zhǔn)時支配卸貨與搬運(yùn)；質(zhì)檢部門未準(zhǔn)時驗(yàn)收的,倉庫在