采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程

1、文檔編碼 : CK2B1G1Z2K1 HF2R2D4Y9M8 ZB10R10S3X1F3選購(gòu)治理制度及選購(gòu)流程一、目的 ：規(guī)范公司選購(gòu)流程,提高選購(gòu)工作效率,從而為生產(chǎn)的 順當(dāng)進(jìn)行供應(yīng)保證,并最大化降低企業(yè)成本,為企業(yè)帶來(lái)更 大的資金支持；二、適用范疇 適用本公司范疇內(nèi)選購(gòu)治理 三、內(nèi)容（一）總就：為加強(qiáng)選購(gòu)工作的治理,提高選購(gòu)工作的效率,制定本制度；全部的選購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依 據(jù)開(kāi)展工作；（二）基本流程： 選購(gòu)需求查找供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議 價(jià)選購(gòu)洽談合同的簽訂交貨驗(yàn)收質(zhì)檢入庫(kù)計(jì) 劃對(duì)賬財(cái)務(wù)結(jié)算（三）選購(gòu)流程圖如下：選購(gòu)需求 審批流程查找供應(yīng)商詢價(jià)比價(jià)議價(jià)選購(gòu)洽淡簽選購(gòu)合同 付款

2、審批流程下選購(gòu)訂單交貨驗(yàn)收驗(yàn)收合格驗(yàn)收不合格方案對(duì)帳入庫(kù)退、換貨財(cái)務(wù)結(jié)算四、制度細(xì)就（一）選購(gòu)需求的提請(qǐng) 1 、定義：選購(gòu)需求是指某部門(mén)依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要確定一種或幾種物品,并依據(jù)規(guī)定的格式填寫(xiě),依據(jù)即定流程申請(qǐng)獲得這些物品的過(guò)程； 2 、選購(gòu)需求流程如圖：由需求部門(mén)填寫(xiě),按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式,仔細(xì)具體、清晰的填寫(xiě)采 購(gòu)申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù)（重點(diǎn)要素見(jiàn)細(xì)就要求）；填寫(xiě)后由填寫(xiě)人簽字確認(rèn)；填 報(bào)申請(qǐng) 單由需求部門(mén)經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核,對(duì)申請(qǐng)選購(gòu)的物品用途、數(shù)量、規(guī) 格等進(jìn)行審核確認(rèn),簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)；部 門(mén)審核總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后,交由選購(gòu)部進(jìn)行選購(gòu)；總 經(jīng)理選購(gòu)部收到經(jīng)過(guò)簽字批準(zhǔn)的選購(gòu)申請(qǐng)書(shū)

3、,要對(duì)申請(qǐng)書(shū)的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì),并采 購(gòu)部與需求部門(mén)就選購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)；再依據(jù)庫(kù)存、選購(gòu)在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)；確認(rèn)后,進(jìn)入選購(gòu)環(huán)節(jié)； 3、請(qǐng)購(gòu)單的要素 完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；請(qǐng)購(gòu)的用途；請(qǐng)購(gòu)的物品名；請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請(qǐng)購(gòu)物品的需求時(shí)間；請(qǐng)購(gòu)如有特別需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)負(fù)責(zé)人；請(qǐng)購(gòu)單的審核人；財(cái)務(wù)審核人；公司總經(jīng)理； 4、請(qǐng)購(gòu)單及其提請(qǐng)規(guī)定請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)依據(jù)要素填寫(xiě)完整、清晰 核批準(zhǔn)后報(bào)選購(gòu)部門(mén)；,由公司領(lǐng)導(dǎo)審請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提交請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求選購(gòu)部簽字接收,請(qǐng) 購(gòu)部門(mén)備份；涉及的

4、選購(gòu)物品種類、數(shù)量過(guò)多時(shí)可以以附件清單的 形式進(jìn)行提交,同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交；遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情形,可以電話、 郵件或其他形式請(qǐng)示,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)；征得同意后提報(bào)選購(gòu)部門(mén),假如是單一來(lái)源選購(gòu)或指定選購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品,申請(qǐng)部門(mén)必需作出書(shū)面說(shuō)明；請(qǐng)購(gòu)單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單,請(qǐng)購(gòu)部門(mén)有更換和 補(bǔ)充的,應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)選購(gòu)部； 5、公司物資申請(qǐng)選購(gòu)的提請(qǐng)部門(mén) 公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門(mén)提請(qǐng)；公司設(shè)備修理、愛(ài)惜所需的備品備件、修理工具等物 品由生產(chǎn)部門(mén)提請(qǐng)；公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項(xiàng)目由行

5、政部門(mén)提請(qǐng)；公司各部門(mén)專用的物資由各部門(mén)自行提請(qǐng)；6、請(qǐng)購(gòu)單的接收 選購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫(xiě)是否依據(jù)規(guī) 定填寫(xiě)完整、清晰,檢查請(qǐng)購(gòu)是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)方案不選購(gòu)、名稱規(guī)格等不完 整清晰不選購(gòu)、圖紙及技術(shù)資料不全不選購(gòu)、庫(kù)存已超儲(chǔ)積 壓的物資不選購(gòu)的原就；聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)治理人員核查選購(gòu)物資是否有庫(kù)存,核對(duì)采 購(gòu)臺(tái)帳看在途選購(gòu)的物資是否中意選購(gòu)申請(qǐng)；對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的選購(gòu)物資應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知申請(qǐng)采 購(gòu)的部門(mén)； 7 、請(qǐng)購(gòu)單的分工處理 核對(duì)過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單,選購(gòu)部應(yīng)依據(jù)人員分工和崗位職責(zé) 進(jìn)行分工處理；對(duì)于緊急選購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；無(wú)法依據(jù)申請(qǐng)部門(mén)需求日期完成選購(gòu)的,應(yīng)通知申請(qǐng) 部

6、門(mén)；重要的項(xiàng)目選購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議； 8、選購(gòu)周期的規(guī)定 依據(jù)選購(gòu)物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的選購(gòu) 周 期；請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的時(shí)間提前走請(qǐng)購(gòu)單的審批 流程,以便選購(gòu)部門(mén)能按時(shí)完成選購(gòu)；選購(gòu)部如未能按時(shí)完成選購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明 緣由；遇到緊急選購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行快速優(yōu)先選購(gòu)的策 略；（二）詢價(jià)及其規(guī)定 詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)仔細(xì)批閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,明白其技術(shù)要求,遇到問(wèn)題要應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通；屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包選購(gòu)；對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；全部選購(gòu)項(xiàng)目上必需向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià),原就上盡量不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；對(duì)于

7、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同,成本 較低的替代品可以舉薦選購(gòu)替代品；選購(gòu)提出的可替代品,一經(jīng)被選用,做績(jī)效考核加分；對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物品, 選購(gòu)人員在選購(gòu)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)發(fā)覺(jué),選購(gòu)物品有新產(chǎn)品可替代,而未與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)進(jìn)行溝通的,選購(gòu)也應(yīng)負(fù)責(zé)； 選購(gòu)對(duì)使用部門(mén)提出修改性建議,一經(jīng)被選用,做績(jī)效考核加分,使用部門(mén)相應(yīng)的減分；遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次選購(gòu)金額較大的采 購(gòu)情形,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情形,提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書(shū)；詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢 價(jià)；除固定資產(chǎn)外,依據(jù)單次選購(gòu)金額的不同,挑選供應(yīng) 商詢價(jià)、供應(yīng)商參加比價(jià)或

8、招標(biāo)選購(gòu)的供應(yīng)商數(shù)量也要不同；金額大的,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加監(jiān)督；比價(jià)選購(gòu)或招標(biāo)選購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備確定資質(zhì) 和實(shí)力,具有供應(yīng)或完成公司所需物資和項(xiàng)目的才能；比價(jià)選購(gòu)或招標(biāo)選購(gòu)應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的表單格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；在詢價(jià)時(shí)遇到特別情形應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示；（三）比價(jià)、議價(jià) 對(duì)廠商的供應(yīng)才能,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行 確認(rèn)；對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否其他 廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo) 匯報(bào)情形,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價(jià)格；重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)確定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資 質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通

9、過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察明白供應(yīng)商的各方 面的實(shí)力等；參考目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位 進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判；（四）比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后 方可匯總；比價(jià)、 議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)依據(jù)規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理 由,依據(jù)確定次序逐一審核；如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或 重新處理；（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應(yīng)包含的要素 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；選購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總 額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不行分割的部分；包裝要求,備品備件包裝

10、運(yùn)輸要求；合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特別情形應(yīng)注 明；付款方式；交貨期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的方法；雙方的公司信息；其他商定；（2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司隱秘的,留意保密責(zé)任；擬定合同條款時(shí)確定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；如物品訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情形時(shí),務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)幫忙清點(diǎn)；質(zhì)保期確定要明確從什么時(shí)候開(kāi)頭并應(yīng)盡量要求廠商 延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；具體商定發(fā)票的供應(yīng)時(shí)間及要求；針對(duì)不同的合同商定不同的付款方式,如設(shè)備類的合 同一般應(yīng)分依據(jù)預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金 的次序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等；與初次合作的單位合

11、作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付 款；違約責(zé)任確定要具體、具體；比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂 工 作；合同簽定前應(yīng)依據(jù)規(guī)定的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審 查；合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合 同章方可生效；簽訂的全部合同應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)；（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程選購(gòu)物品到貨檢驗(yàn)并辦理入庫(kù)手續(xù)后,依據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限,選購(gòu)負(fù) 責(zé)人核對(duì)選購(gòu)帳目；備好各項(xiàng)資金審報(bào)材料；采 購(gòu) 人 對(duì) 帳由選購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審批、審核；簽字確認(rèn)并上報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；采 購(gòu) 部 審 批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進(jìn)行簽字批準(zhǔn)；副 總 / 經(jīng) 理財(cái)務(wù)部對(duì)上報(bào)的各項(xiàng)表單、材料審核無(wú)誤,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意

12、后；財(cái)務(wù)部財(cái) 務(wù) 部 付 款執(zhí)行付款；（2）付款規(guī)定全部已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及資 金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；依據(jù)進(jìn)度付款的選購(gòu)項(xiàng)目必需確保質(zhì)檢合格方可付 款；依據(jù)公司規(guī)定和合同商定達(dá)到付款條件的合同在付款 時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫(xiě)相關(guān)資金支出、付款的審批表單,巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特別情形限延期付款的應(yīng)及 時(shí)的通知選購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)；（3）合同執(zhí)行已簽訂合同由選購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由選購(gòu)部 負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如顯現(xiàn)問(wèn)題,選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)提出建議或補(bǔ) 救措施,并準(zhǔn)時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)；已簽訂的合

13、同在執(zhí)行期間,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)把握合作單位對(duì)于 合同義務(wù)和責(zé)任的履行情形,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí) 履約；合同在履行期間應(yīng)依據(jù)上方商定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未 盡事宜應(yīng)準(zhǔn)時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；（七）驗(yàn)收入庫(kù)與退貨（1）驗(yàn)收流程選購(gòu)負(fù)責(zé)人確定到貨時(shí)間,提前通知質(zhì)檢部門(mén)做好檢驗(yàn)預(yù)備,通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)通 知 驗(yàn) 收到 貨 驗(yàn) 收做好入庫(kù)預(yù)備；到貨后,由質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收,選購(gòu)負(fù)責(zé)人和倉(cāng)儲(chǔ)治理人對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收,數(shù)量過(guò)多時(shí),要和諧供應(yīng)商派專人幫忙現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收；物品經(jīng)檢驗(yàn)合格,辦理入庫(kù)手續(xù)；倉(cāng)儲(chǔ)人員辦理入庫(kù)單據(jù),另報(bào)財(cái)務(wù)進(jìn)行成入 庫(kù) 手 續(xù)本核算；物品入庫(kù)；依據(jù)物品特性,支配好倉(cāng)位儲(chǔ)備,并進(jìn)行妥當(dāng)保管；入 庫(kù)（2）報(bào)驗(yàn)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)的通知 質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于不同類型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行；質(zhì)檢部門(mén)在接到選購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行質(zhì)檢,并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書(shū),對(duì)于質(zhì)檢不準(zhǔn)時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用 或不能入庫(kù)的情形質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范疇 之內(nèi)；（3）入庫(kù)公司全部的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門(mén) 的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；選購(gòu)的物品在運(yùn)達(dá)公司后選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部 門(mén),由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)準(zhǔn)時(shí)支配卸貨與搬運(yùn)；質(zhì)檢部門(mén)未準(zhǔn)時(shí)驗(yàn)收的,倉(cāng)庫(kù)在