文書(shū)檔案的歸檔與整理課件

1、 文書(shū)檔案的歸檔整理 方 鳴 國(guó)家檔案局教育中心副主任 研究館員E: 文書(shū)檔案的歸檔整理 一、檔案工作的關(guān)系定位檔案工作千頭萬(wàn)緒，事無(wú)巨細(xì)，但歸納起來(lái)即三個(gè)字：收、管、用一、檔案工作的關(guān)系定位檔案工作千頭萬(wàn)緒，事無(wú)巨細(xì)， 檔案工作關(guān)系示意圖 收管用滿足需求 檔案工作關(guān)系示意圖收管用滿收基礎(chǔ)；管手段；用目的。收基礎(chǔ)； 應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)收得齊全；管的科學(xué)；用著方便。 應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)收得齊全； 二、文書(shū)檔案的來(lái)源1、文書(shū)檔案 是由公務(wù)文書(shū)（文件）轉(zhuǎn)化而來(lái)； 二、文書(shū)檔案的來(lái)源1、文書(shū)檔案 2、公文的種類： （1）命令（令）；（2）決定； （3）公告；

2、（4）通告； （5）通知； （6）通報(bào)； （7）議案； （8）報(bào)告； （9）請(qǐng)示； （10）批復(fù)； （11）意見(jiàn)；（12）函； （13）會(huì)議紀(jì)要通用行政類公文 2、公文的種類： （1）命令（令）；（2）決定；通 常用事務(wù)性 公 文1.計(jì)劃（規(guī)劃）2.方案3.總結(jié)4.情況匯報(bào)5.調(diào)研報(bào)告6.簡(jiǎn)報(bào)7.會(huì)議主報(bào)告8.領(lǐng)導(dǎo)講話9.典型材料10.規(guī)章制度 常用事務(wù)性 公 文1.計(jì)劃（規(guī)劃）3、文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿；3、文件是檔案的前身， 今天的文件 明天的檔案； 今天的檔案 將來(lái)的歷史。 今天的文件4、公文與檔案的區(qū)別 處在文件生命周期的不同生命階段；4、公文與檔案的區(qū)別5、檔案工作應(yīng)與

3、文書(shū)工作緊密結(jié)合， 不能分家， 要努力做到“文檔一體化”；5、檔案工作應(yīng)與文書(shū)工作緊密結(jié)合， 文檔一體化：（1）管理體制上（2）工作制度上（3）操作流程上（4）人員配置上（5）時(shí)間安排上（6）網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行上 文檔一體化：（1）管理體制上 三、歸檔工作的基本原則1、記錄本單位歷史的真實(shí)面貌；2、遵循文件的形成規(guī)律；3、保持文件之間的歷史聯(lián)系； 三、歸檔工作的基本原則1、記錄本單位歷史的真實(shí)面貌；4、區(qū)分不同價(jià)值；5、使用科學(xué)、便捷的操作方法； 6、嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)、規(guī)范和制度；7、方便今后的保管和利用。4、區(qū)分不同價(jià)值； 四、科學(xué)劃分歸檔范圍 1、做好檔案價(jià)值的鑒定工作 四、科學(xué)劃分歸檔范圍 1、做

4、好檔案價(jià)值的鑒定工作 具備4種眼光 歷史的眼光 發(fā)展的眼光 全面的眼光 科學(xué)的眼光 具備4種眼光 歷史的眼光 確定歸檔范圍要堅(jiān)持 “以我為主”的 “ 職能“原則： 以突出反映本單位的工作特色。 確定歸檔范圍要堅(jiān)持 簡(jiǎn)易方法：（1）正式對(duì)外發(fā)文 一般都應(yīng)歸檔；（2）收文 與本單位工作職能直接有關(guān)的才歸檔；（3）內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)文件 注意加強(qiáng)歸檔。 簡(jiǎn)易方法：（1）正式對(duì)外發(fā)文五、堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理原則”各部門(mén)按規(guī)定向檔案部門(mén)移交檔案；不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；集中統(tǒng)一管理包括 、文件的歸檔 、業(yè)務(wù)指導(dǎo)五、堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理原則”各部門(mén)按規(guī)定向檔案部門(mén)移交檔案 注意 要堅(jiān)持文書(shū)部門(mén)或各業(yè)務(wù)部門(mén)的立卷歸檔制度

5、。 誰(shuí)形成，誰(shuí)立卷； 誰(shuí)整理，誰(shuí)受益； 最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享。 注意 誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔， 隨辦隨歸檔。 理由 文件承辦人最了解文件的來(lái)龍去脈。 誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔， 六、共同遵守歸檔制度1、歸檔時(shí)間（1）第二年的第一季度前；（2）隨辦隨歸檔。 六、共同遵守歸檔制度1、歸檔時(shí)間2、歸檔要求 （1）齊全； （2）完整； （3）規(guī)范； （4）及時(shí)。2、歸檔要求 3、歸檔手續(xù)（1）各部門(mén)預(yù)整理；（2）檔案人員檢查、指導(dǎo)；（3）調(diào)整、改進(jìn)；（4）正式向檔案室移交；（5）辦理手續(xù)，清點(diǎn)、檢驗(yàn)、 移交清單、簽字。 3、歸檔手續(xù)（1）各部門(mén)預(yù)整理； 七、歸檔整理的新方法 以國(guó)家檔案局發(fā)布的 歸檔文件整理規(guī)則為依據(jù) 七、

6、歸檔整理的新方法 以國(guó)家檔案局發(fā)布的 1、整理要求在計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下， 文件實(shí)行以“件”為單位的 單份文件編號(hào)整 理， 努力做到“隨辦隨歸檔”， “誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔”。 1、整理要求在計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下， 2、整理的原則（八字方針） 簡(jiǎn)化整理， 深化檢索。 2、整理的原則（八字方針）3、適用范圍 只能應(yīng)用于文書(shū)檔案的整理。3、適用范圍 只能應(yīng)用于文書(shū)檔案的整理。 4、整理的10大步驟（一）確定整理單位 每份文件（自然件）為一件。其中： 正本與稿本為一件； 正文與附件為一件； 來(lái)文與復(fù)文為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 4、整理的10大步驟（一）確定整理單位（二）劃分保管期限 1、三分法； 2、兩分法

7、。 （二）劃分保管期限（三）裝訂加固 去掉易生銹的金屬釘； 文件左側(cè)或左上角裝訂、固定； 若文件原裝訂基礎(chǔ)較好則可留用。（三）裝訂加固裝訂時(shí)： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 復(fù)文在前，來(lái)文在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；裝訂時(shí)： 請(qǐng)注意 文件處理單、發(fā)文稿紙： 與檔案同樣重要！ 放文件前 與文件裝訂在一起。 請(qǐng)注意 文件處理單、發(fā)文稿紙：（四）編填頁(yè)號(hào) 若原文件頁(yè)號(hào)齊全，則不必做。（四）編填頁(yè)號(hào) （五）簡(jiǎn)單分類 按年度保管期限組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 分類法將文件歸類； （五）簡(jiǎn)單分類（六）排序 在分類最后一層的文件，按時(shí)間（問(wèn)題） 大流水順序排序；（六）排序（七）蓋歸檔章 在文件首頁(yè)上方空白處 加蓋歸檔章。（七）蓋歸檔章 歸檔章式樣全宗號(hào)年度室 編 件 號(hào)問(wèn)題或機(jī)構(gòu)保 管期 限館 編 件 號(hào)66200888辦公室永久 歸檔章式樣全宗號(hào)年度室 編 件 號(hào)問(wèn)題或機(jī)構(gòu)保 （八）編號(hào) 1、由檔案室將歸檔章的各個(gè)項(xiàng)目 依次填寫(xiě)； 2、“室編件號(hào)”按文件排列順序大流水 逐件編號(hào)。 （八）編號(hào) （九）編制文件級(jí)