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文檔簡介
1、物資采購程序管理制度五篇物資采購程序管理制度1第一章總則第一條為進一步規(guī)范公司物資采購程序,加強內(nèi)部控制,明確經(jīng)濟責(zé)任,確保生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定,依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度。第二條公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規(guī)范范圍。第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。第四條公司固定資產(chǎn)的購置適用本制度。第二章物資采購規(guī)定第五條物資采購實行歸口管理制。原糧由采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購,輔助材料、包裝物由倉儲部負(fù)責(zé)采購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負(fù)責(zé)采購。特殊情況下,經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn),可以指定專人進行專項物資的采購。第六條所有
2、負(fù)責(zé)物資采購的人員必須充分掌握市場信息,及時預(yù)測市場供應(yīng)變化,確保質(zhì)量過關(guān),價格低廉,供貨及時。第七條推行合同管理制度,物資采購原則上要與供貨方簽訂合同,詳細(xì)注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責(zé)任等;否則,造成的損失由采購人員負(fù)責(zé)。第八條實行比價采購制度,物資采購要貨比三家,確保所采購物資價格低廉,質(zhì)量上乘。大宗物資采購建議實行招投標(biāo)制度。第九條實行采購質(zhì)量責(zé)任制。采購人員對所采購物品的質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任。如因失職而采購偽劣產(chǎn)品,采購人員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟責(zé)任。禁止采購人員收受回扣。如有收受回扣,一經(jīng)查證,除全額追繳回扣款項外,將視情節(jié)輕重進行嚴(yán)肅處理。第三章發(fā)票入
3、賬及付款程序第十條采購物資進廠后,采購人員必須嚴(yán)格按照要求辦理物資入庫手續(xù),具體要求如下:1、原糧入廠,由磅房辦理入庫手續(xù),打印電子入庫單,入庫信息錄入電腦。2、輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續(xù),填制一式三聯(lián)入庫單,一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。3、五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。4、采購經(jīng)辦人要認(rèn)真填寫采購物資發(fā)票入賬單,詳細(xì)填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。程序如下:經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認(rèn)部門經(jīng)理審核會計審核發(fā)票合法性總經(jīng)理簽字準(zhǔn)予入賬財務(wù)掛賬作為日后付款的依據(jù)。第十一條物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度,特殊情況下需預(yù)付款的單位
4、,經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn),可以辦理采購預(yù)付款手續(xù)。第十二條采購付款實行審批制度,執(zhí)行兩條線管理形式,即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下:1、物資采購一律由采購人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后,方可進行申請付款審批。否則財務(wù)有權(quán)不予批準(zhǔn)付款。2、申請付款,由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單,經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可到出納處辦理匯款。經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬付款申請單部門經(jīng)理簽字財務(wù)會計根據(jù)發(fā)票入賬情況審核總經(jīng)理根據(jù)資金情況簽字出納辦理匯款3、需要預(yù)付款的部門,直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請單,經(jīng)財務(wù)審核、董事長或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后可先辦理匯款手續(xù),財務(wù)部據(jù)此掛賬,待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。第
5、四章附則第十三條本制度從批準(zhǔn)下發(fā)之日起執(zhí)行,由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條本制度從年月日起下發(fā)執(zhí)行。物資采購程序管理制度2一、設(shè)備物資采購的審批各部門或人員所需物資如因不在學(xué)校倉庫存放而需臨時采購的,必須填寫實驗中學(xué)物資采購及維修經(jīng)費批準(zhǔn)表,報綜合部,綜合部視情況報校長辦公室和高等教育部門審批。單筆金額100元以上報總統(tǒng)辦審批,300元以上報服務(wù)中心審批,1000元以上報教育局審批。二、設(shè)備和材料的采購采購組根據(jù)審批單進行采購和報銷。采購團隊要充分了解和掌握相關(guān)信息,要“貨比三家”,真正做到質(zhì)優(yōu)價廉。(一)臨時采購“臨時采購”又稱“程序采購”,因為每次物資采購都是按照一定的程序進行的。1、經(jīng)高等教
6、育部門批準(zhǔn)后,由學(xué)校自行采購的臨時材料,單筆金額在100元以上的需要查詢后采購,300元以上的需要兩人以上共同采購,1000元以上的需要提交綜合事務(wù)部集體討論確認(rèn),并填寫查詢表。2、如果服務(wù)中心倉庫有臨時采購的貨物,可以直接向服務(wù)中心申請收貨(如一次性塑料杯、粉筆、簽字筆、文件袋、跳繩等運動用品、節(jié)能燈、開關(guān)等電器)。(二)集中采購做好集中采購,有利于安排工作,減少審批流程,提高工作效率。每學(xué)期集中采購一次,各相關(guān)部門人員要組織相關(guān)人員制定科學(xué)合理的采購計劃,并在規(guī)定時間內(nèi)向綜合部報告,及時匯報。1、每學(xué)期到服務(wù)中心收一次貨。2、集中采購的材料如采用招標(biāo)方式(如橫幅、噴墨印刷、肖像、?;铡⒖瞻?/p>
7、獎、榮譽證書、標(biāo)牌、裝訂等),各部門經(jīng)研究決定后自行采購、驗收(規(guī)格、材料等),并在每月月底前向綜合部匯總上月采購情況。綜合部將上月采購的物品按規(guī)定格式匯總,上報服務(wù)中心。(三)大宗設(shè)備和材料的采購每年年底,綜合部根據(jù)學(xué)校自身情況編制并提交采購報告,按照服務(wù)中心大宗物資采購流程進行采購。三、設(shè)備和材料的驗收(一)學(xué)校設(shè)備材料采購招標(biāo)驗收組的職責(zé)1、全面負(fù)責(zé)學(xué)校各類材料的驗收,并接受上級驗收組的驗收;2、對已中標(biāo)的采購招標(biāo)材料填寫驗收報告(見附件2或附件3);3、對采購的不合格招標(biāo)材料有權(quán)予以退回,并及時向?qū)W校報告和處理。(二)學(xué)校設(shè)備和材料的驗收標(biāo)準(zhǔn)1、數(shù)量驗收(包括廠家、設(shè)備型號、采購單位等
8、)和數(shù)據(jù)驗收(包括采購申請批準(zhǔn)材料、財務(wù)單據(jù)、所附技術(shù)資料等)。2、質(zhì)量驗收(包括產(chǎn)品外觀、技術(shù)性能、技術(shù)指標(biāo))。設(shè)備、材料應(yīng)符合招標(biāo)文件、中標(biāo)函、購供貨合同中規(guī)定的名稱、品種、型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等要求;所購設(shè)備、材料包裝密封良好,產(chǎn)品資料齊全,質(zhì)量合格,運行狀況良好,可正常使用。(三)完成學(xué)校設(shè)備材料驗收報告1、一般材料,完成報批表;2、對于固定資產(chǎn),必須填寫實驗中學(xué)固定資產(chǎn)入庫驗收發(fā)貨表;3、服務(wù)中心通過招標(biāo)方式直接上門供應(yīng)采購的物品,必須按照服務(wù)中心招標(biāo)文件中的相關(guān)技術(shù)、商業(yè)要求和供應(yīng)商在招標(biāo)中承諾的條款進行驗收,并由接收方、接受方、負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商在月底共同填寫并簽署物品驗收結(jié)算清單進
9、行結(jié)算。四、設(shè)備和材料的入庫采購的設(shè)備和材料到達(dá)學(xué)校當(dāng)天,由學(xué)校材料驗收組按照合同采購標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進行驗收,驗收合格后出具驗收報告,辦理入庫手續(xù);驗收不合格的,不得入庫;未經(jīng)入庫手續(xù),不得財務(wù)付款或報銷。(一)一般物資入庫:經(jīng)采購人、驗收保管人或綜合部主任簽字后方可入庫。(二)固定資產(chǎn)(教學(xué)設(shè)備)入庫:入庫前由購進單位、項目承攬單位、綜合處主任或教務(wù)處主任、分管副校長或教務(wù)處主任簽字,并將存檔材料入庫保管。五、設(shè)備和材料的交付(一)材料使用者應(yīng)提交一般材料的交付申請。經(jīng)總務(wù)主任簽字批準(zhǔn)后,憑實驗中學(xué)材料申請單從倉庫領(lǐng)取材料。(二)固定資產(chǎn)、設(shè)備和物料的倉庫出庫管理1、倉庫出的固定資產(chǎn)、設(shè)備和
10、材料固定資產(chǎn)設(shè)備、材料的交運由設(shè)備、材料使用部門或人員向綜合部申請,并填寫實驗中學(xué)固定資產(chǎn)入庫驗收交運表原件。交付手續(xù)須經(jīng)總務(wù)主任、主管副校長或校長簽字批準(zhǔn)后方可辦理。2、固定資產(chǎn)、設(shè)備和材料的填卡和記賬(1)對于采購的設(shè)備,綜合部根據(jù)實驗中學(xué)固定資產(chǎn)入庫驗收發(fā)貨表,通過設(shè)備物資管理系統(tǒng)錄入設(shè)備原始數(shù)據(jù),并辦理固定資產(chǎn)入賬。設(shè)備物資管理卡和設(shè)備標(biāo)簽由綜合部印制。綜合部和用戶部各執(zhí)一份。(2)各設(shè)備使用部門管理員根據(jù)“實驗學(xué)校固定資產(chǎn)入庫、驗收、出庫清單”進行記賬,并負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的設(shè)備標(biāo)簽粘貼。六、設(shè)備物資盤存報損對校內(nèi)所有物資一年盤存清點一次及以上,實行資產(chǎn)報損制度。做到學(xué)校物資“進要入賬,出
11、要報損”,使之物盡其用,去向明確,帳物相符。(一)一般物資報損:總負(fù)責(zé)人:具體管理人員如下:。(二)教學(xué)用品報損:總負(fù)責(zé)人:具體管理人員如下:(三)固定資產(chǎn)報損:總負(fù)責(zé)人:具體管理人員如下:七、食堂、服務(wù)部物資管理食堂、服務(wù)部物資按照服務(wù)中心提供的商家進貨,確保價格、質(zhì)量和衛(wèi)生。(一)采購:由食堂事務(wù)長、服務(wù)部店長根據(jù)學(xué)校需求提出其采購清單,直接向供貨單位、服務(wù)中心申報。(二)驗收:由食堂事務(wù)長、服務(wù)部店長和學(xué)校食堂、服務(wù)部負(fù)責(zé)人(或店員)共同簽字入庫。發(fā)現(xiàn)不合格食品、商品堅決清退,并做好記錄。(三)出庫:食堂大米、面粉、食用油、調(diào)料等須由事務(wù)長、使用者共同簽字,并在使用前進行質(zhì)量檢驗,以防變
12、質(zhì)食品食用,發(fā)現(xiàn)問題及時報告。物資采購程序管理制度31、目的加強對本公司工程項目物資采購的管理和控制,確保工程物資質(zhì)優(yōu)價廉,滿足工程設(shè)計和施工需要。2、適用范圍本制度適用于本公司自建工程項目材料采購、驗收等管理工作。3、工作職責(zé)3.1各項目部材料部門是該項目工程材料設(shè)備和管理的歸口管理部門。3.2項目部具體實施工程材料設(shè)備的采購、驗收、發(fā)放、使用等管理工作。4、物資管理要求4.1按照批準(zhǔn)的物資采購計劃和文件,按質(zhì)量準(zhǔn)確采購各工序所需的工程材料、工程設(shè)備,遵守國家有關(guān)法律法規(guī),執(zhí)行本公司采購控制流程的有關(guān)規(guī)定。4.2材料采購實行分級管理,物資種類分為:4.2.1重要物資:鋼材、水泥、商品砼、設(shè)備
13、、木方、九夾板;4.2.2主要物資:砂、石類、紅磚、空心磚、防水材料、管材、施工用電電線電纜等各類地方材料;4.2.3輔助物資:其他建筑材料、周轉(zhuǎn)材料等。4.3材料采購計劃編制4.3.1工程項目各工序需統(tǒng)一使用材料清單。4.3.2工程項目進度表(如遇計劃更改,應(yīng)補充計劃表),在需用材料清單中應(yīng)注明品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求以及供貨時間等內(nèi)容。各使用單位(班組)每月應(yīng)提前將所需材料清單按物資種類報送項目部組織采購。4.3.3項目材料部門接到需用材料清單應(yīng)結(jié)合庫存情況,統(tǒng)一策劃,分別編制材料采購計劃。4.3.4重要材料采購計劃須經(jīng)項目經(jīng)理和項目第一責(zé)任人進行審核批準(zhǔn)后實施,主要材料及其它材料采購計
14、劃由項目經(jīng)理批準(zhǔn),施工項目材料部門負(fù)責(zé)組織實施。4.3.5物資采購后要準(zhǔn)確、及時驗收,做到合理保管,妥善看護,減少保管損耗,使物資安全存放。5、材料采購合同5.1材料采購的供方一般應(yīng)在單位頒發(fā)的合格、優(yōu)質(zhì)分承包方名單中確定,并由合同成本部檢查監(jiān)督。5.2各種材料采購合同,由項目部負(fù)責(zé)簽訂,合同成本部檢查監(jiān)督。5.3材料采購合同必須符合國家法律法規(guī),盡量采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同文本。5.4對違反合同,不能按質(zhì)按量按時供貨的供應(yīng)商,項目部應(yīng)及時上報合同成本部,由項目部提出處理意見,并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以通報除名。如該供應(yīng)商從名冊中除名,此供應(yīng)商在一年內(nèi)不得使用。6、材料的驗證6.1根據(jù)采購合同和生產(chǎn)要
15、求,必要時項目部應(yīng)組織材料員不定期的到供應(yīng)商(直接供方)貨源處進行驗證,發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進要求,確保供方按質(zhì)、按量、按時供貨,這種驗證也可在采購邀標(biāo)文件中約定。6.2如工程合同中規(guī)定(項目部)需對供貨商(供方)物資進行驗證工作,但不能代替材料部門的現(xiàn)場驗證。6.3材料進貨驗證的分級管理重要材料、主要材料的進貨驗證由項目部負(fù)責(zé),質(zhì)量員和材料員驗證,其它材料的進貨驗證,應(yīng)由項目部委派的倉庫保管員驗證、負(fù)責(zé)。6.4材料進貨驗證必須按合同條款進行,根據(jù)供貨商提供的有關(guān)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等證明文件,清點查驗進庫(工地)材料,材料驗證人員填寫“物資驗收記錄”。6.5需作現(xiàn)場復(fù)試檢驗的材料,由項目部及時送試
16、驗室。根據(jù)復(fù)檢檢驗報告作好有關(guān)標(biāo)識工作。(復(fù)檢合格產(chǎn)品為綠色標(biāo)牌,不合格產(chǎn)品為紅牌,待檢產(chǎn)品為黃牌)。6.6在進貨檢驗中發(fā)現(xiàn)不合格材料,應(yīng)及時按規(guī)定作出不合格品的處理工作,嚴(yán)禁使用于工程中,做及時清退出場,做好退貨處理工作。7、本制度從公布之日起施行。物資采購程序管理制度4為了加強公司基本建設(shè)的經(jīng)營、財務(wù)管理,規(guī)范采購工作流程,進一步提升公司采購工作效率,使之更好的為公司基建施工提供物資供應(yīng)保障,根據(jù)公司建設(shè)發(fā)展的實際需要,特制定本制度。1、煤礦自購物資由集團公司設(shè)立專職采購人員和管理人員,應(yīng)當(dāng)具備與其從事的采購工作相適應(yīng)的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力,綜合科嚴(yán)格遵守公司的各種管理制度、采購管
17、理流程,本著服務(wù)煤礦基建的宗旨,忠于職守,廉潔自律。2、公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對煤礦的所有采購合同進行審核、監(jiān)督,保證公司所有經(jīng)濟行為的合理性和經(jīng)濟性。計劃科負(fù)責(zé)對采購計劃的審批,確保采購行為的合理和采購資金的落實。3、收集公司基建所需的物資、設(shè)備(公司集中控制的)采購需求,編制各期采購計劃,上報公司財務(wù)科審批并執(zhí)行。4、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃,保質(zhì)保量、及時準(zhǔn)確地為基建施工提供采購服務(wù),并就供應(yīng)的物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種規(guī)格、價格、交貨期等要素及時征求施工單位的意見,改進不足。5、積極參與集團公司,煤礦組織的大宗物資采購及招標(biāo)工作,并提交合理化建議。6、采購合同的簽訂:初步確定供應(yīng)商和待
18、采購物資、設(shè)備的市場價格后,集團公司供應(yīng)科、辦公室應(yīng)及時組織和相關(guān)供應(yīng)商開展關(guān)于采購物資、設(shè)備的價格談判,簽訂采購意向合同、協(xié)議。公司供應(yīng)科、辦公室將采購合同、協(xié)議以及采購計劃報公司計劃科審核,經(jīng)事前審計、確認(rèn)其合法、經(jīng)濟后,報公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審批、簽字許可后,和相關(guān)供應(yīng)商簽訂正式采購合同、協(xié)議。7、簽訂采購合同、協(xié)議的原則和注意事項自主、自愿,平等協(xié)商是簽訂采購合同協(xié)議的基本原則。簽訂采購合同、協(xié)議的注意事項為:合同、協(xié)議的條款、內(nèi)容以及履行方式等必須符合法律規(guī)范。合同、協(xié)議的規(guī)定必須符合公司的利益,或與公司的利益沒有抵觸。合同、協(xié)議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性,避免不確定的法
19、律和經(jīng)濟責(zé)任的糾紛。物資采購程序管理制度5一、目的:為加強采購計劃管理,規(guī)范采購工作,保障公司及子公司運營所需物品的正常持續(xù)供應(yīng),降低采購成本,特制定本制度。二、適用范圍本辦法適用于公司總部所有物資(包括固定資產(chǎn)、易耗品、營銷禮品等)的采購。三、職責(zé)權(quán)限1、公司董事長負(fù)責(zé)采購管理制度的審批。2、公司財務(wù)部負(fù)責(zé)采購管理制度的。3、產(chǎn)品中心負(fù)責(zé)采購管理制度的制訂。四、采購原則1、詢價比價原則物品采購必須有兩家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估,并與供應(yīng)商進一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2、一致性原則采購人員定購的物品必須與
20、請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的510%。3、低價搜索原則采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔原則(1)自覺維護企業(yè)利益,努力提高采購物品質(zhì)量,降低采購成本。(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。(3)嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。(4)加強學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新設(shè)備及市場信息。(5)工作認(rèn)真仔細(xì),
21、不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標(biāo)采購原則凡大宗或經(jīng)常使用的物品,都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式,由采購、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與,定出一段時間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品,除縮短招標(biāo)間隔時限外,還應(yīng)隨時掌握市場行情,調(diào)整采購價格。6、審計監(jiān)督原則:采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權(quán)依照公司相關(guān)制度對相關(guān)人員進行處罰直至追究其法律責(zé)任。五、物資分類:(一)物資分類1、固定資產(chǎn)類:單位價值在1000元以上,使用年限在一年以上的有形資
22、產(chǎn)。2、經(jīng)營物資類:與經(jīng)營有關(guān)的各種物品。3、營銷禮品類:節(jié)日禮品、營銷禮品等。4、辦公用品類:與辦公有關(guān)的物品。5、后勤物資類:指廚房和宿舍方面的物品。6、其他類型物資:其他需要采購的相關(guān)物品。(二)采購安排:由總公司統(tǒng)一采購:經(jīng)辦人填寫申購單,經(jīng)所在部門經(jīng)理審批,子公司總經(jīng)理審核后,原則上由總公司產(chǎn)品銷售中心統(tǒng)一采購。(子公司辦公用品類、后勤類的食堂菜品及調(diào)料、店內(nèi)經(jīng)營所供的小吃、水果等臨時性易耗品經(jīng)部門經(jīng)理造冊報子公司總經(jīng)理審批,財務(wù)審核后可由子公司自行采購)六、采購流程:1、采購申請:使用部門填寫申購單經(jīng)部門經(jīng)理及子公司總經(jīng)理審批后交產(chǎn)品銷售中心,申購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等。2、詢價比價議價:(1)每一種物品(物資)原則上需三家以上的供應(yīng)商進行報價。(2)采購員接到報價單后,需進行比價、議價,并填寫詢價記錄表,按低價原則進行采購。(3)屬下列情況者,無須進行比價、議價:獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。3、樣品提供和確認(rèn):(1)若須進行樣品提供和確認(rèn)的,須確定送樣周期,由采購人員負(fù)責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進行確認(rèn),必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。(2)對于需
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