工程檔案的電子化管理探討

1、工程檔案的電子化管理討論工程檔案的電子化管理討論近年來，隨著信息化的迅猛開展，建立領(lǐng)域電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何保證信息時代城鄉(xiāng)建立活動的真實歷史記錄長期保存和隨時利用，已成為各地建立部門，特別是城建檔案管理部門、建立系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門以及工程建立、施工、勘察設(shè)計、監(jiān)理等單位所面臨的一項緊迫而艱巨的任務(wù)。為保證建立電子文件與電子檔案的真實性、完好性和有效性，保障建立電子文件和電子檔案的平安保管與有效開發(fā)利用，2022年11月，國家建立部辦公廳制定并發(fā)布了行業(yè)標準?建立電子文件與電子檔案本文由論文聯(lián)盟搜集整理管理標準?，并于2022年1月1日起實行。本文結(jié)合本單位的工作實際，淺談

2、有關(guān)電子檔案管理的應(yīng)用體會，愿與有關(guān)從業(yè)人員共同討論。1.電子文件特點電子文件歸檔管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，它有如下特點：1.1信息的非人工識讀性。電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號數(shù)字式代碼，這種代碼人工是無法直接破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之復原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。1.2信息的可變性。電子文件的增刪非常容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息。1.3信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技

3、術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲才能的矛盾。隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。1.4信息的可操作性。電子文件可以隨時適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時空界限。2.電子文件歸檔現(xiàn)狀2.1電子文件歸檔不到位。由于計算機電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復雜，采用標準化的方法管理睬更細致、周全、易于操作。目前電子文件搜集，常常執(zhí)行不到位。2.2電子文件歸檔管理人員職責不明確。很多單位電子文件歸檔管理主要由計算機人員操作，多數(shù)計算機操作人員對檔案工作較為生疏，而檔案管理人員管理對檔案管理比擬專業(yè)，但對計算機

4、應(yīng)用還不熟悉，這樣容易對檔案管理造成脫節(jié)。2.3歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性。目前很多部門檔案管理僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進展鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。3.電子文件在我單位的應(yīng)用工程檔案電子化的應(yīng)用，使我單位在工程檔案管理方面變得系統(tǒng)與標準，在檢索方面變得快捷和方便，做到最短的時間檢索出的工程全文電子開工檔案。目前，我們的市政工程和房建工程從工程報建報批的準備階段階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、開工圖、工程驗

5、收備案文件均可實現(xiàn)軟件全文檢索利用。那如何保證電子檔案的系統(tǒng)性、完好性、真實性？首先必須保證紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。針對這個各單位普遍憂心的問題，我單位主要采取分階段、分責任部門進展嚴格的把控，詳細通過五個階段來保證電子檔案的最終質(zhì)量。1在工程施工合約簽訂后，我單位作為建立單位由檔案管理部門負責建立單位就與工程檔案管理主管部門簽訂?城建檔案報送責任書?。同時，對施工單位和建立單位現(xiàn)場負責人及監(jiān)理單位進展檔案相關(guān)要求培訓，把紙質(zhì)檔案和電子檔案整理方法和要求提早告知。把握檔案指導的最正確時期。2在工程施工過程中，檔案管理部門采購定期、不定期形式對各施工單位、監(jiān)理單位資料的整理情況進展抽查，并進一步跟蹤落實

6、整改情況和給予適時地指導。3在工程驗收時，各單位共同填寫?工程開工檔案初步驗收意見書?，主要由施工單位對開工檔案進展自檢，自檢合格情況寫明并簽章確認；監(jiān)理單位對監(jiān)理文件進展自檢，對施工文件、開工圖進展檢查，形成意見簽章；建立單位工程負責部門對開工檔案進展檢查驗收，形成意見簽章；然后由公司檔案管理部門進展檔案預審，對檔案資料提出整改意見，負責填寫?建立工程開工檔案驗收申請表?報工程檔案主管部門，并參加工程開工驗收會議。這樣每個階段，每個單位對工程開工檔案都有把控。4工程檔案接收時嚴格審核紙質(zhì)與電子版內(nèi)容的一致性，對電子版成果進展檢查的同時，發(fā)現(xiàn)頁面不正、缺頁、不明晰等現(xiàn)象，要及時進展補充和修編，

7、進一步確保了電子檔案的的格式、質(zhì)量、系統(tǒng)完好。5對于檔案專用的電腦，本單位要求不得聯(lián)網(wǎng)，并由專人負責，對于電子化的數(shù)據(jù)進展異地備份，以防萬一電腦損壞而造成的數(shù)據(jù)喪失，并采取必要的平安防護措施。電子文件內(nèi)容復雜、專業(yè)性強，各單位檔案部門不一定可以保證電子文件完好、準確、系統(tǒng)。因此，需要指導高度重視，各個部門通力合作，才能使單位的電子檔案管理工作更上一臺階。4.電子文件歸檔考前須知在電子文件歸檔過程中，應(yīng)注意以下幾個方面：4.1明確職責、完善制度，措施到位。應(yīng)根據(jù)本單位情況，根據(jù)電子文件全程管理、前端控制原那么及完好性、真實性、可讀性保障原那么，制定本單位電子文件歸檔管理制度。必要時輔以一定的行政

8、、經(jīng)濟手段，保證電子檔案的質(zhì)量。4.2統(tǒng)一電子文件歸檔格式。在工程工程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標準，制定統(tǒng)一的格式。由檔案管理部門對工程工程電子文件進展編號、著錄、刻錄、標識，保證歸檔的電子文件齊全、完好、真實、有效，便于長久利用。4.3合理配置資源，包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責施行完成，盡快培訓一批檔案人員來負責電子文件的管理。4.4尊重并貫徹前端控制思想。對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)施

9、行全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量。電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同，傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的詳細細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在工程工程完畢后對其進展搜集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通的。電子檔案的歸檔從工程工程立項、設(shè)計文件形成之時起，檔案管理者就要立即介入，進展監(jiān)視、指導，提出文件運行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進展適時歸檔，防止電子文件的喪失，保證電子文件的完好、準確。4.5重視技術(shù)鑒定。工程工程電子文件的歸檔與驗證應(yīng)同步進展。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對信息的真實、可靠、完好、可讀性的認定和對文件載體的性能的檢測。可讀性鑒定目的在于確認電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有喪失和過失。對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實、完好性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計算機系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。對歸檔的電子文件進展無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病