高校行政秘書的自我定位和發(fā)展之初探

1、高校行政秘書的自我定位和開展之初探0引言行政秘書就是在高校管理者的指導下，協(xié)助高校指導做好高校辦公室行政事務以及有關管理工作的行政人員。行政秘書在高校教育體制中起到中樞橋梁作用，是高校教育管理系統(tǒng)中不可或缺的一局部。隨著高校管理程度的不斷進步，對行政秘書的工作才能要求也在不斷進步。但是由于行政秘書的工作比擬繁瑣，需要行政秘書對自己有一個準確的自我定位。1高校行政秘書工作職責高校行政秘書的工作內容比擬繁瑣，其不僅要傳達上級的精神，還要高效地執(zhí)行高校管理層的各項決策，以及為廣闊師生效勞，因此高校行政秘書工作職責包含的方面比擬多：日常行政工作。高校行政秘書要負責高校行政辦公室的日常工作，其包含文件的

2、發(fā)送、辦公用品的購置、信件、雜志的訂閱等等；會務工作。會務工作是高校教學單位工作的重要組成局部，行政秘書需要為會議提供相應的材料、為到會人員提供完善的接待效勞、并且要做好會議的記錄與文件整理等等；文書辦理工作。行政秘書需要具有較強的文章寫作才能，負責高校各種文件的起草、通知的公布，以及負責相關文件的簽收傳遞，并且做好文件的搜集銷毀工作。檔案管理、公章管理與使用工作。行政秘書要負責高校各種人力資源的檔案管理、對高校工作人員進展各種福利登記造冊、以及編排高校值班考核統(tǒng)計工作、對高校的各種公章進展管理與使用的工作。財務管理工作。財務管理工作主要是行政秘書要協(xié)助高校管理者做好財務管理工作，比方借款、報

3、賬、預算等工作。當然除了上述的幾種職責外，高校行政秘書工作職責還包括其它很多方面，總之行政秘書的工作職責比擬繁瑣。2高校行政秘書工作現(xiàn)狀高校行政秘書在高校教育體系中發(fā)揮著重要的作用，高校對行政秘書的業(yè)務才能要求越來越高，但是與其重要作用相比，行政秘書的工作現(xiàn)狀卻沒有得到提升，其主要表如今：2.1行政秘書工作得到不重視，其經(jīng)濟待遇比擬低目前高校管理者對于行政秘書的工作性質沒有形成正確的認識，很多高校工作人員上到高校管理者，下到老師、學生，他們對于行政秘書的認識就是給指導跑腿的，其從事的工作沒有任何難度，因此行政秘書工作得不到重視就會導致行政秘書的待遇過低，尤其是如今的教育改革分配制度在向教學一線

4、傾斜，教學老師的薪酬程度得到提升，而行政秘書由于屬于行政人員，其經(jīng)濟收入來源比擬單一，待遇上的差距會影響行政秘書工作的積極性，進而讓他們產(chǎn)生厭煩情緒，最終會影響高校管理的效率與質量。2.2行政秘書的開展空間比擬狹窄行政秘書的工作比擬繁多，而且其工作壓力比擬大，行政秘書的工作時間存在很大的不確定性，比方行政秘書常常需要通宵加工完成高校指導布置的任務，同時還要隨時處理各種突發(fā)事件，但是與行政秘書工作地位相比，行政秘書的開展空間卻非常狹窄，行政秘書的工作不像老師搞科研活動一樣可以在一定的時期內獲得成效，行政秘書從事的工作都是細微的、不易被發(fā)現(xiàn)的，結果導致行政秘書的工作很難獲得其別人的肯定，而且如今的

5、高校職稱評定制度對于行政秘書的評定比例非常的低，大局部行政秘書因為忙于復雜的工作，而沒有足夠的時間進展科研學習與進修，最終導致行政秘書對自己的職業(yè)將來喪失了信心，為此行政秘書不得不對自己的工作崗位進展從新考慮與分析。2.3職業(yè)倦怠現(xiàn)象嚴重隨著高校事務的增多，行政秘書的工作量也在逐漸增加，而與此同時行政秘書的待遇卻沒有進步，反而老師隊伍的待遇卻在不斷地上升，行政秘書與老師待遇之間的差距，會導致行政秘書的工作壓力更大，他們會逐漸對自己的工作喪失興趣，同時工作環(huán)境的變化，尤其是現(xiàn)代電子技術的應用，使得行政秘書出現(xiàn)了各種累積性職業(yè)傷害，比方行政秘書需要長時間坐在電腦前進展文件的起草，增加了他們患腰椎疾

6、病和腕管綜合癥等累積性傷害造成的疾病的幾率。2.4工作內容繁多，業(yè)務素質不高當前高校行政秘書進入工作崗位的途徑主要是畢業(yè)留校和校外競聘，再者就是熟人介紹等，這就決定了行政秘書的專業(yè)技能不高，雖然行政秘書的工作內容比擬繁多，但是大局部是具有上傳下達的詳細事項，這樣簡單繁多的工作內容對于行政秘書的工作才能的要求不高，但是隨著高校突發(fā)事件的增加，性質秘書在處理的時候表現(xiàn)的業(yè)務才能不強，他們在工作的時候更多的是靠經(jīng)歷感覺。3高校行政秘書工作的自我定位高校管理程度的進步，需要性質秘書要準確定位自己的角色，做好上傳下達高校精神、架好高校與師生的橋梁工作，發(fā)揮自己的價值。3.1綜合性與專一性的統(tǒng)一行政秘書工

7、作涉及高校全部的業(yè)務范疇，其小到報刊的訂閱，到達高校政策的研制參與，行政秘書的工作職能非常的多，其涵蓋面有非常的廣，其不僅要處理高校內部事務，還要負本文由論文聯(lián)盟搜集整理責對外的聯(lián)絡事務，總之行政秘書是將高校所有的辦公事項集一身，同時行政秘書有具有很強的專一性，行政事務雖小，但是其不容馬虎，假如細微環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會為高校教學工作帶來宏大的損失，比方行政秘書的財務輔助管理工作出現(xiàn)失誤，會導致高校財務出現(xiàn)問題。3.2效勞性與創(chuàng)造性的統(tǒng)一行政秘書屬于秘書范疇，其本質是具有效勞職能的，因此行政秘書要首先明確自己崗位的效勞職能，要具有效勞高校指導、效勞老師、效勞學生的意識，做好學校與師生之間的橋梁，做

8、好指導的幫手，及時將高校的決策傳遞到老師、學生中，并且將老師、學生的意見以及反應信息傳遞給高校指導，但是行政秘書也要積極發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，隨著行政秘書辦公技術的開展，行政秘書的智商性效勞將成為行政秘書職業(yè)的主旋律，因此行政秘書要在堅守效勞性的同時，用于創(chuàng)新、以新的觀念、新的方法、新的手段處理問題。3.3主動性與被動性的統(tǒng)一行政秘書的效勞性決定了行政秘書的工作具有很大的被動性，行政秘書的工作要隨時根據(jù)高校指導的變化而變化，同時行政秘書的工作評價也具有很大的被動性，因為秘書是為指導效勞的，其要具有默默無聞工作的耐心，但是行政秘書的工作也不是一味的具有被動性，行政秘書要在關鍵時候表達其秘書急指導之所

9、急，想指導之所想，在指導還沒有布置的時候就已經(jīng)主動開展工作，而且在處理突發(fā)事件時也要具有主動性，盡可能將突發(fā)事件的前因后果主動理解清楚。3.4公開性與保密性的統(tǒng)一行政秘書從事的工作要盡量公開，小到各種報紙刊物的訂閱、傳遞，到達辦公用品的采購以及外界聯(lián)絡的事項都要做到透明化公開，以此營造公平、公正、公開的民主管理氣氛，但是行政秘書的工作性質就具有較強的保密性，尤其是一些機要文件的處理，行政秘書是以第一知道文件信息的人，他掌握高校機密信息的數(shù)量也最多，因此行政秘書的保密意識要強，要始終按照相關規(guī)那么制度行使自己的責權，并且要做到不該問的不問、不該看的不看、不該說的不說，實在履行行政秘書的保密職責。

10、4高校行政秘書工作的才能培養(yǎng)措施針對高校行政秘書工作現(xiàn)狀，高校要充分認識到行政秘書的重要性，通過改變思想觀念、建立完善的職業(yè)開展規(guī)劃、提升行政秘書綜合素質等進步行政秘書的工作才能。4.1高校指導要轉變思想觀念，對行政秘書給予更多的關心與理解高校辦公室工作具有很強的綜合性，而行政秘書工作的本質就是管理工作，行政秘書做好行政工作的前提就是要具備較強的管理才能與綜合素質才能，因此高校指導要改變以往對行政秘書片面的認識，加強對行政秘書的關心與理解，首先，高校指導要充分肯定行政秘書的工作成績，及時表揚行政秘書的工作，并且給予他們業(yè)務上的指導，幫助他們提升自己的工作信心；其次在生活上要加強對行政秘書的關心

11、，增強行政秘書的幸福感，讓他們在工作的同時，感受到高校的人文關心；最后要為行政秘書提供更多的開展空間，積極營造開展時機，鼓勵他們進展科研活動，同時高校指導也要引導高校全體員工與學生改變對行政秘書工作認識的偏見，進步行政秘書職業(yè)的地位。4.2制定量化與質化相結合的考核標準，形成約束機制高校行政秘書工作具有不詳細性，因此高?？梢灾贫ㄒ怨ぷ餍Чc民主測評相結合的考核制度，利用量化考核手段，將行政秘書工作轉化為詳細的測量指標，實現(xiàn)對行政秘書的科學化考核。當然行政秘書工作內容的繁瑣使得不可能對行政秘書的全部工作進展量化考核，而只能選擇核心局部進展考核，并且將量化指標與質化指標進展有效整合，實現(xiàn)對行政秘書

12、的考核，形成強有力的約束機制。4.3行政秘書要進步自己的素養(yǎng)首先行政秘書要進步自己的業(yè)務素養(yǎng)，行政秘書要在日常的工作中注意積累工作經(jīng)歷、掌握靈敏工作方式方法，將理論與理論嚴密結合，及時總結工作經(jīng)歷與重視信息反應信息，嚴格按照高標準、高要求標準自己的行為；其次行政秘書也要進步自己的文化素養(yǎng)，行政秘書要協(xié)調處理好行政事務與自己進修學習之間的關系，盡可能爭取一切可以進步自身專業(yè)文化知識的時機，把自己打造成復合型人才；最后行政秘書也要積極增強自己的綜合素養(yǎng)，行政秘書的效勞對象是高校的指導、老師以及學生，他們的文化素養(yǎng)非常高，行政秘書要想更好地發(fā)揮效勞職能就必需要不斷提升自己的表達才能、溝通才能以及應用現(xiàn)代技術才能。4.4制定職業(yè)開展規(guī)劃、拓展開展空間高校要根據(jù)行政秘書流動性大找分析原因，并制定與行政秘書職業(yè)開展規(guī)劃相適應的開展空間，一是高校要積極制定完善行政秘書職業(yè)開展的培訓方案與流程，并且將行政秘書職業(yè)開展規(guī)劃納入到高校整體開展規(guī)劃