制度撰寫格式參考模板

1、制度撰寫格式參考模板文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼2 /A/016文件目錄條目頁(yè)碼目的1適用范圍1參考文件1定義2職責(zé)2程序24附則4附件58修訂履歷版本日期修訂情審核批準(zhǔn)編制況A/02012/10首次發(fā)/31布文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼3 /A/016目的實(shí)現(xiàn)公司人事檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理，維護(hù)人事檔案材料的真實(shí)和完整，防止檔案丟失、損壞、遺漏，便于相關(guān)人事檔案的借閱和使用。適用范圍本制度適用于四川上美商業(yè)管理有限公司全體員工。參考文件無(wú)。定義員工人事檔案：?jiǎn)T工自入職之日起，公司為其建立的包括入職、轉(zhuǎn)正、考核、崗位調(diào)動(dòng)、職級(jí)變動(dòng)、薪資調(diào)整、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、離職、勞動(dòng)合同、相關(guān)協(xié)議等各項(xiàng)資料的集

2、合。文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼4 /A/016職責(zé)：5.1人力資源部負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的建立、收集、審核、更新、歸檔、借閱、銷毀等工作。5.2公司全體員工有義務(wù)提供個(gè)人檔案管理所需的材料，并保證其真實(shí)性和有效性。程序6.1檔案分類 入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘登記表、面試評(píng)估表、筆試試卷、健康證明、身份證復(fù)印件、 學(xué)歷證復(fù)印件、相關(guān)資格證書復(fù)印件、戶口本復(fù)印件（戶主及本人頁(yè)面）、錄用審批表、人力成本表、勞動(dòng)合同、應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議、保密協(xié)議等。薪酬考核檔案：試用期考評(píng)表、試用期總結(jié)表、季度或年度考核記錄表、薪資調(diào)整申請(qǐng)表或?qū)徟怼⒖?jī)效考核表、考核面談表等。培訓(xùn)檔案：新員工入職培訓(xùn)、專業(yè)培

3、訓(xùn)、外派培訓(xùn)、培訓(xùn)登記表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)記錄表、效果評(píng)估反饋表等。職務(wù)異動(dòng)檔案：平級(jí)調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、降級(jí)記錄表和審批表。離職檔案：離職申請(qǐng)、離職工作交接單、離職面文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼5 /A/016談、離職證明存根等。其他檔案：?jiǎn)T工獎(jiǎng)懲記錄、各類補(bǔ)充協(xié)議等。6.2檔案歸檔與信息核實(shí)檔案入檔一般流程對(duì)新入檔材料進(jìn)行鑒別，判斷是否符合歸檔要求，相關(guān)信息是否真實(shí)完整。按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在人事檔案表上補(bǔ)登該材料的入檔記錄，并最終歸檔。在電子版人事檔案索引表中同步更新入檔信息。檔案的初次建立員工正式入職后，檔案管理員須在員工錄用審批表審批通過(guò)后的 7 個(gè)工作日內(nèi)，將員工入職相

4、關(guān)資料收集、整理完畢并單獨(dú)存放入新的檔案袋，同時(shí)建立員工人事檔案表（詳見附件一【上美人事檔案表】 ）并對(duì)其進(jìn)行編號(hào)。初次建檔時(shí)，須對(duì)員工個(gè)人信息進(jìn)行仔細(xì)核實(shí)，并查核相關(guān)學(xué)歷證明、資格證書證明的真實(shí)性，確保員工各項(xiàng)檔案信息的完整性和有效性。歸檔要求和規(guī)范歸檔形式文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼6 /A/016紙質(zhì)歸檔：人事檔案的原始資料以紙質(zhì)的形式存檔，且必須使用碳素、藍(lán)黑墨水筆書寫，禁止使用圓珠筆或鉛筆。電子版歸檔：電子版文檔用于記錄員工各項(xiàng)檔案資料的類目、存檔日期、存檔情況等，需根據(jù)歸檔情況及時(shí)更新和補(bǔ)充，方便索引查詢。編號(hào)規(guī)則每個(gè)員工檔案分配唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)格式為四位數(shù)，從“ 1”開始，如 0

5、001、0002，依次排序。同一員工的紙質(zhì)檔案和電子檔案記錄的編號(hào)須保持一致。離職員工的檔案編號(hào)不可重新使用。存檔位置要求每個(gè)員工的檔案分設(shè)一卷，資料獨(dú)立裝袋，每個(gè)部門分設(shè)一檔。卷內(nèi)文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列，密不可分的文件材料應(yīng)排列在一起。雙重管理人員檔案的管理公司經(jīng)理級(jí)人員或者受集團(tuán)相關(guān)部門雙重管理的人員，其檔案管理參考集團(tuán)相關(guān)人事管理辦法及本制文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼7 /A/016度管理辦法執(zhí)行。崗位編制在本公司的雙重管理人員，人力資源部仍需建立并備份員工的檔案資料原件或復(fù)印件，以備查詢及跟進(jìn)員工信息動(dòng)態(tài)。檔案的檢查突發(fā)事件之后，或發(fā)現(xiàn)可疑情況

6、，須對(duì)檔案進(jìn)行檢查與核實(shí)；對(duì)于存檔時(shí)限較久的文檔，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，對(duì)其破損情況采取補(bǔ)救措施。6.3檔案的調(diào)動(dòng)和借閱人事檔案調(diào)動(dòng)在集團(tuán)內(nèi)部，發(fā)生跨子公司之間的人員調(diào)動(dòng)，應(yīng)由所在公司人力資源部和接收公司人力資源部進(jìn)行檔案交接。人事檔案查閱權(quán)和知悉權(quán)公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等高層領(lǐng)導(dǎo)，人力資源部經(jīng)理、檔案管理員及集團(tuán)行政人力中心、集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)具備對(duì)公司全體員工檔案的查閱權(quán)和知悉權(quán)。部門負(fù)責(zé)人具備對(duì)本部門員工檔案的查閱權(quán)和知悉權(quán)。文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼8 /A/016其他部門人員因工作原因，需要調(diào)閱人事檔案的，須提交相關(guān)申請(qǐng)。人事檔案調(diào)閱流程檔案調(diào)閱人員應(yīng)提交人事檔案調(diào)閱申請(qǐng) （詳見附件二【

7、人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表】 ），經(jīng)人力資源部經(jīng)理或總經(jīng)理審批后實(shí)施調(diào)閱。檔案調(diào)閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理員必須當(dāng)面查清，并填寫人事檔案調(diào)閱情況記錄表 （詳見附件三【人事檔案調(diào)閱情況記錄表】 ），如有損壞和遺失應(yīng)及時(shí)追查。調(diào)閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)借他人。6.4檔案管理期限及銷毀在職員工的檔案自入職之日起建立并持續(xù)維護(hù)，職員級(jí)和主管級(jí)員工的檔案自解除勞動(dòng)合同之日起保存 3 年，經(jīng)理級(jí)員工的檔案自解除勞動(dòng)合同之日起保存 5 年，超過(guò)年限后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀檔案管理員將須銷毀的檔案登記造冊(cè)，呈送總經(jīng)理審批后銷毀。文件銷毀可采取碎紙機(jī)粉碎或直接

8、焚燒的方式，銷文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼9 /A/016毀文件須登記造冊(cè)，以備查考。檔案銷毀時(shí)，必須由公司指派的專人與檔案管理員同時(shí)在場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止資料外泄。6.5檔案的保密6.5.1檔案管理員必須按照制度規(guī)范進(jìn)行檔案的管理，防止檔案資料的遺漏、損壞或信息的外泄。6.5.2檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。附則7.1本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)討論通報(bào)董事會(huì)審批，自發(fā)布之日起生效。7.2本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋及修訂，未盡事宜參考公司相關(guān)制度執(zhí)行或另行補(bǔ)充。附件8.1附件一：上美人事檔案表8.2附件二：人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表8.3附件三：人事檔案調(diào)閱情況記錄表8.4附件四：人事檔

9、案管理流程圖附件一：上美人事檔案表文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼10A/0/ 16上美人事檔案表編號(hào)：基本資料姓性別出生年名月民籍貫戶口所族在地政治婚姻狀 已婚身份證面貌況未婚號(hào)碼聯(lián)系郵箱現(xiàn)詳細(xì)方式住址備注教育經(jīng)歷最高畢業(yè)院專業(yè)學(xué)歷校畢業(yè)參加工職稱時(shí)間作時(shí)間資格個(gè)人特證書備注工號(hào)入職時(shí)間合同簽訂崗位調(diào)動(dòng)備注文件名稱初次簽訂續(xù)簽日期：日期：日期：文件編號(hào)版本頁(yè)碼11A/0/ 16長(zhǎng)入司情況所屬部擔(dān)任職門務(wù)轉(zhuǎn)正時(shí)檔案所間在地開始時(shí)到期時(shí)間間原部門 /新部門 /崗位崗位原部門 /新部門 /崗位崗位原部門 /新部門 /崗位崗位文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼A/012/ 16檔案所含資料文件文件數(shù)文件名文件數(shù)文件名文件數(shù)量名稱量稱量稱應(yīng)聘學(xué)歷證勞動(dòng)合登記復(fù)印件同書表面試戶口本保密協(xié)評(píng)估復(fù)印件議表錄用身份證健康證審批復(fù)印件明表人力職稱復(fù)崗位調(diào)成本動(dòng)審批印件表表轉(zhuǎn)正資格證工資變審批書復(fù)印更審批表件表備文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼13A/0/ 16注存檔人：存檔日期：附件二：人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表檔案類別文件名稱調(diào)閱部門調(diào)閱用途調(diào)閱期限自年月日起至年月日共計(jì)天調(diào)閱人檔案管理員簽字簽字部門負(fù)責(zé)人人力資源部意見意見總經(jīng)理意見文件名稱文件編號(hào)版本頁(yè)碼14A/0/