醫(yī)院檔案管理制度

1、 醫(yī)院檔案管理制度一、歸檔制度（一）根據國家、衛(wèi)健委、醫(yī)科院有關規(guī)定，本院檔案屬于本單位國有資產。凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本單位負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔；（二）院辦檔案室集中統一保管文書檔案、基建檔案。凡具有歸檔保存價值的文件材料，院各部門應在每年六月份之前將前一年的檔案移交到院辦檔案室；（三）歸檔要求根據國家檔案局、衛(wèi)健委、醫(yī)科院的有關規(guī)定，文書處理部門或業(yè)務部門向檔案室移交歸檔文件時必須遵循如下規(guī)定：1、歸檔的文件材料應齊全、完整。確保應歸檔的文件材料齊全、完整、準確，達到三率要求（歸檔率100 、完整率 100 、準確率10

2、0 ）；2、凡是歸檔的文件材料（合同書、協議書）都必須是正文原文，不得出現圓珠筆或鉛筆字， 一律用藍黑或黑色鋼筆書寫， 字跡要求工整、清晰。文件和電報按其內容的聯系，應合并整理、立卷；3、歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。一般情況下，檔案部門不接收未經整理的零散文件。對不符合要求者，檔案部門有權退回歸檔部門，要求其重新整理；4、履行歸檔手續(xù)。歸檔文件交接檢查無誤后，即可辦理具體移交手續(xù)。歸檔文件移交目錄（清單）一式倆份，寫明歸檔文件的總數、移交人、接收人、交接時間等項目。歸檔部門與檔案室雙方交接清點無誤后，雙方均應在移交目錄上履行簽字手續(xù)。倆份清單，一份

3、留存歸檔部門備查，另一份存檔案室；5、文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作，要作為職能、職稱以及業(yè)務部門各項工作的一部分，列入年終績效考核中；6、因工作調離醫(yī)院時，調離者手中借用檔案未還或應歸檔的文件材料尚未歸檔的，院辦檔案室不予簽字，人事部門不給辦理調離手續(xù)。（四）文書檔案歸檔文書檔案預立卷工作主要由機關兼職檔案員完成。兼職檔案員負責在日常工作中收集、整理和保管檔案材料，以保證當年文件材料的完整系統。1、預立卷工作程序：兼職檔案員在院辦檔案室的指導監(jiān)督下，完成歸檔；2、預立卷基本要求：（1）收集范圍為當年收上一年度形成的，與部門工作相關的文件、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；（2）兼職檔

4、案員收集整理本部門各業(yè)務人員手中的文件材料并檢查文件材料：是否有保存價值、內容是否齊全、有無重復材料；（3）院級領導、機關各業(yè)務部門的工作人員外出開會帶回的文件、會議材料，由兼職檔案員負責收集并與其它檔案材料一并移交院辦檔案室歸檔。任何人或部門不得以任何借口私自留存檔案材料。確屬工作需要，要采取先歸檔后借閱或復制副本；（4）整理單位：請示與批復為一件、正件與附件為一件、轉發(fā)件與原件為一件、獲獎的上報材料與上級的批文或獲獎證書的復印件為一件。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉發(fā)件在前，原件在后；獲獎的上報材料在前，上級的批文或獲獎證書的復印件在后；（5）跨年度的請示和批復放在批復年立卷；

5、沒有批復的，放在請示年立卷（沒有批復的請示，要在請示上注明無批復原因）；（6）送交到檔案室的文件材料統一采用 A4 紙。3、在初步完成預立卷工作后，兼職檔案員通知院辦檔案室對預立卷工作進行檢查，檢查合格后，由兼職檔案員完成文件自然信息數據的錄入。經部門領導批示同意歸檔后將預立卷材料送交到院辦檔案室；4、兼職檔案員按照歸檔要求，對文件材料進行處理：去釘，標寫頁碼，填寫歸檔文件移交清單、備考表、歸檔文件目錄。（五）基建檔案歸檔行政處、建管辦兼職檔案員負責收集、整理建設單位建設項目的管理文件。1、由行政處、建管辦兼職檔案員，對項目完成單位在每項工程、每一階段形成的文件進行收集、指導和跟蹤管理；2、工

6、程竣工后，行政處、建管辦兼職檔案員參加竣工驗收并進行預立卷工作，院辦檔案室工作人員對基建檔案預立卷工作進行檢查指導；3、在建設項目竣工驗收后六個月內完成檔案立卷歸檔工作。由上級部門按基建項目撥款購買的設備，其設備檔案要按基建項目一同歸檔；二、檔案保管制度（一）庫存檔案必須帳物相符；（二）檔案出庫、入庫都必須登記并履行嚴格的交接手續(xù)，清點、簽收手續(xù)均應嚴格、清楚、細致、責任分明；（三）檔案使用行為的管理與限制規(guī)定：1、使用者不允許在使用檔案的同時吸煙、喝水、吃食物。2、不允許在檔案上勾劃、涂抹，更不允許有撕毀剪切等破壞性行為，使用者必須嚴格保證檔案的完好無損。3、檔案在庫房外未被使用時，不允許長

7、時間攤放在桌子上，應及時放入專用的柜子中，不準擅自帶離規(guī)定的使用場所（辦公室、閱覽室）。4、各不同的利用者未經允許不準私自交換閱覽各自所利用的檔案。5、未經允許不準使用者擅自拍照、抄錄、復印。6、經過批準的拍照、復印等行為應以不損傷檔案完好的理化性狀為前提。（四）交還檔案時，應保持實體秩序的排列順序。三、檔案工作保密制度（一）檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行檔案法和保密法，共同保守檔案機密；（二）嚴格執(zhí)行有關檔案的接收、發(fā)放管理規(guī)定，以及檔案的查閱、借閱、復印制度，認真履行登記、簽字和審批手續(xù)；（三）接待檔案的查閱、借閱和歸檔人員，一律在閱覽室內進行，庫房重地未經允許，非檔案管理

8、人員嚴禁入內；（四）未經批準，任何人員不得私自將檔案攜帶出閱覽室，隨意復印、摘抄檔案，更不準將檔案帶入公共場所；（五）對已整理好的檔案要及時入庫存放，對尚未整理的文件、材料要及時放入保密柜中。辦公現場無人時，不得有任何秘級文件、資料放置桌面；（六）凡屬密級的檔案必須在有關欄目注明密級字樣。對機密級以上檔案（含電子版）及國家重點工程項目應設專人專柜保管；（七）凡涉及檔案機密的人員，不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密；（八）利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所；（

9、九）各房間、保密柜鑰匙必須妥善保管，發(fā)現丟失要及時匯報，認真處理，并采取有效防范措施；（十）發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛(wèi)部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理。四、檔案鑒定制度（一）初步鑒定。預立卷時，對所有文件材料進行價值鑒定，確定去留范圍；（二）歸檔鑒定。立卷時，根據各類檔案的保管期限表進行鑒定和甄別文件的保存價值，確定保管期限；（三）銷毀鑒定。鑒定小組定期對超過保管期限的檔案進行鑒定，確定并提出檔案的存毀意見；（四）對要銷毀的檔案進行登記，編制“檔案銷毀清冊”、“檔案銷毀目錄”，作為日后查考銷毀檔案

10、材料的憑據；（五）銷毀檔案時，應有人監(jiān)銷。對批準銷毀的檔案，不準出賣給廢品回收站或留作它用。銷毀檔案后，應在“檔案銷毀清冊”上注明“已銷毀”和銷毀檔案日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章。五、檔案借閱制度（一）院辦公室檔案室保存的文書檔案、基建檔案主要服務于本院醫(yī)療、科研、管理等工作需要；（二）原則上本單位各業(yè)務部門只能借閱本部門立卷歸檔的案卷并按標準辦理借閱手續(xù)。借閱本部門檔案，需取得本部門負責人同意；需要借閱其他部門檔案時，需取得本部門負責人及歸檔部門負責人同意后，方可調檔；（三）外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出；（四）機密、秘密、絕密檔案

11、借閱一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理；（五）查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不準污損、劃道、涂改、折卷、裁剪、抽換、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一個月，不得轉借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全；（六）珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出；（七）凡私自抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究現行法律責任。六、檔案利用制度（一）本單位檔案僅限于本單位及本系統工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人

12、不得例外；（二）外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經分管領導批準后方可查閱；（三）查閱檔案人員應在閱覽室內查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案；（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定；（五）借出檔案時間一般不超過一個月，XX時間需辦理續(xù)借手續(xù)；（六）借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究；（七）借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用；（八）

13、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作；（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按檔案法及有關規(guī)定嚴肅處理；（十）復制、抄錄檔案資料，要經領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。七、檔案銷毀制度（一）定期復審檔案的保管價值。檔案保管期滿，要組織鑒定小組對其進行鑒定，經鑒定后無繼續(xù)保存價值的，應予銷毀；（二）凡是銷毀檔案，必須經鑒定委員會批準，并編制銷毀清冊，寫出書面報告。已經批準擬銷毀的檔案，必須逐年、逐卷、逐件、進行登記；（三）檔案銷毀要嚴格執(zhí)行保密制度，必須指派兩人以上監(jiān)銷，嚴禁將檔案資料做廢品出售，需用專人送往指

14、定地點銷毀；（四）銷毀檔案后，應在“檔案銷毀清冊”上注明“已銷毀”和銷毀檔案日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章。八、檔案統計制度（一）檔案統計要符合中華人民共和國統計法及其他有關法規(guī)、規(guī)章要求；（二）檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，檔案人員要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計；（四）統計數字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊；（五）及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案統計表，統計表要

15、由領導簽字蓋章后上報或歸檔；（六）定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解檔案管理的現狀，掌握發(fā)展規(guī)律，提高管理水平。九、檔案庫房保管制度（一）院辦檔案室工作人員要嚴格遵守安全、保密規(guī)章制度，堅守工作崗位，切實管理好全部檔案，不經領導批準，不準私自委托他人代行職務。（二）進出庫制度1、檔案庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入檔案庫房。如工作確實需要非檔案工作人員進入庫房時（如維修庫房及其設備等），則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴；2、庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的其他活動，不允許在庫房中吸煙、喝水、吃東西；3、庫房中無人時必須關燈、關窗、庫房門上鎖，等等。（三）庫房溫濕度控制1、使用去濕機、空調設備調節(jié)庫房溫濕度；2、檔案庫房溫度標準為1424，相對濕度標準為 45%60% ，在規(guī)定范圍內溫、濕度每晝夜波動幅度：溫度2，相對濕度5% 。（四）切實做好檔案“八防”（即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜）工作，確保檔案安全。1、防火必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數量足夠的消火器材；2、防水庫房所處地址不能過低，庫房內及附近不能有水源，庫房選址應遠離易發(fā)洪水的地點，位于較有利的防洪地段；3、防霉、防蟲、防潮對檔案文件進行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品；4、