人力資源管理的人事檔案管理探究

1、第 頁人力資源管理的人事檔案管理探究 一、人力資源管理中人事檔案管理的重要性 在人力資源管理中，人事檔案所提供的信息是其識、選、用人才的依據(jù)，所以，人力資源管理和人事檔案管理關(guān)系非常密切。 （一）為開發(fā)人力資源提供可靠、真實(shí)的數(shù)據(jù)與信息 通過相關(guān)人事檔案能夠?qū)T工人生軌跡開展動(dòng)態(tài)分析，掌握員工過去與現(xiàn)在，并對員工發(fā)展?jié)摿﹂_展預(yù)測。人事檔案能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值的相關(guān)信息提供應(yīng)企業(yè)，幫助企業(yè)及時(shí)挖掘人才，防止對人才的埋沒與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關(guān)信息，可以做到人才使用時(shí)的揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮人才效力。 （二）有利于合理配置人力資源 通過

2、人事檔案能夠?qū)T工信息開展深入性了解，進(jìn)而科學(xué)管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息共享，企業(yè)中配置資源時(shí)，依照人才不同的特點(diǎn)與能力，做到因事?lián)袢?，以人治事，使人才?yōu)勢得到充分發(fā)揮，在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進(jìn)人才有序、合理流動(dòng)，最終促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。 （三）更規(guī)范、科學(xué)地預(yù)測人力資源需求 企業(yè)組織內(nèi)部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對人才需求開展及時(shí)了解，最終對人才資源計(jì)劃予以合理制定。 二、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負(fù)面影響 （一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源 真實(shí)性是檔案的基本特質(zhì)，若檔案缺乏真實(shí)性，那么人事檔案就會(huì)不具備利用價(jià)值。由于信

3、息缺乏對稱性，導(dǎo)致檔案頻頻出現(xiàn)失真的個(gè)人信息現(xiàn)象。像假年齡、假學(xué)歷以及假工齡等等。這些虛假信息會(huì)導(dǎo)致人事部門無法對企業(yè)職工做正確評估，無法正確制定企業(yè)人員補(bǔ)充計(jì)劃、配置計(jì)劃、退休及解聘計(jì)劃等相關(guān)工作。 （二）人事檔案內(nèi)容雷同、分散，導(dǎo)致人力資源效力的降低 企業(yè)人事檔案一定要對員工真實(shí)面貌開展歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內(nèi)容抽象、資料單一，不能表達(dá)個(gè)性化，此現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價(jià)值，對企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響，不僅會(huì)挫傷員工工作積極性，而且還會(huì)造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。 （三）落后的檔案材料管理，缺乏時(shí)效性，阻礙人力資源管理效率 陳舊的人事檔案材料都屬于

4、記錄當(dāng)事人歷史的重要依據(jù)，因?yàn)椴粫?huì)對已置于人事檔案的相關(guān)員工材料開展二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無法從中獲取有價(jià)值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動(dòng)的企業(yè)人員，對企業(yè)開展個(gè)人檔案的查閱帶來不便，造成時(shí)間與人力的浪費(fèi)，從而降低企業(yè)工作效率。 三、對人事檔案管理予以完善，服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理 優(yōu)化人事檔案管理，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的真實(shí)性與動(dòng)態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動(dòng)中，企業(yè)需要及時(shí)改革與新情況、新形勢不相適應(yīng)的規(guī)章制度，構(gòu)建與新形勢相適應(yīng)的、新德、更科學(xué)與合理的人事檔案管理機(jī)制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機(jī)制予以構(gòu)建與完善。人事檔案內(nèi)容一定要重視動(dòng)靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，便于人力資源管理部門可以準(zhǔn)確、及時(shí)了解員工實(shí)際情況。提高檔案管理工作者素質(zhì)。提高人事檔案管理工作者素質(zhì)是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質(zhì)、良好職業(yè)道德及嚴(yán)格企業(yè)組織紀(jì)律，所以，一定要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想建設(shè)，不斷拓寬其知識領(lǐng)域，保證檔案管理人員可以不斷適應(yīng)更*求、更新的管理檔案工作。 四、結(jié)語 人事檔案是一個(gè)組織或者企業(yè)對人才開展了解、考察以及合理使用的重要依據(jù)，企業(yè)基本的人事檔案特性對企業(yè)人力資源管理具有決定性作用。真實(shí)、規(guī)范以及健全的人事檔案