行政采購(gòu)管理制度及流程

1、行政采購(gòu)管理制度及流程2020年4月19日行政采購(gòu)管理制度目錄一、 總貝U 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽二、 適用范圍錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽三、 職責(zé) 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽四、 工作程序 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽（一）、供方的選擇 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽（二）、合格供方的控制錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽五、采購(gòu)錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽（一）采購(gòu)物資綜述 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽（二）采購(gòu)物資的撤銷 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽（三）采購(gòu)事宜處理期限 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽（四）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽六、 到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽七、 領(lǐng)用物資管理辦法錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽八、 整理付款錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽九、庫(kù)房管理制度 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽十、物品采購(gòu)、領(lǐng)用流

2、程圖 錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽2020年4月19日起草人審核人批準(zhǔn)人部門(mén)職務(wù)姓名簽名日期頒發(fā)部門(mén)/報(bào)告部門(mén)執(zhí)行日期/報(bào)告日期、總則為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，嚴(yán)正采購(gòu)工作流程， 特制定本制度。行政類采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展 采購(gòu)工作。副總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)人員及庫(kù)管員進(jìn)行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購(gòu)及與采購(gòu)相關(guān)的 所有事宜。二、職責(zé)人事行政部米購(gòu)人員負(fù)責(zé)行政辦公用品米購(gòu)的控制，并組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)。其它部門(mén)負(fù)責(zé)提供其部門(mén)月度所需辦公用品的分類別采購(gòu)清單，如個(gè)別用品有特殊要求，須在備注里注明。交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批的采購(gòu)清單到人事行政

3、部登記存檔，由人行部匯總采購(gòu)清單進(jìn)行月度統(tǒng)一2020年4月19日采購(gòu)。總經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購(gòu)清單。四、工作程序（一）、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的原則，并滿足以下條件：1）企業(yè)必須有法人資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照，具備相應(yīng)的及時(shí)供貨能力與合作愿 望；2）具有保證產(chǎn)品質(zhì)量的管理能力和檢測(cè)手段，能對(duì)其供貨產(chǎn)品的質(zhì)量全 權(quán)負(fù)責(zé)；3）具備所需我司采購(gòu)物資的經(jīng)營(yíng)許可證。4）有多年的企業(yè)供貨經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量和信譽(yù)程度穩(wěn)定，有穩(wěn)固的供貨能力。5）深入市場(chǎng)，對(duì)本地區(qū)的市場(chǎng)進(jìn)行考察，對(duì)我司所需物資進(jìn)行價(jià)格摸 底，選擇最合適的供貨方進(jìn)行討論分析。6）將分析結(jié)果報(bào)總經(jīng)理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，

4、簽訂相關(guān)的供貨協(xié) 議。（二）、合格供方的控制1）建立檔案：人行部應(yīng)建立合格供方檔案，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可 證，年度進(jìn)貨的數(shù)量和質(zhì)量記錄、質(zhì)量問(wèn)題反饋記錄等；2）及時(shí)反饋質(zhì)量信息：人行部應(yīng)及時(shí)與供方溝通，反饋情況，必要時(shí)定期對(duì)供方進(jìn)行質(zhì)保能力和供貨能力的考察，考察時(shí)作好記錄，考察后編寫(xiě)出評(píng)價(jià)報(bào)告，并作出評(píng)價(jià)結(jié)論；3）供方的變更：當(dāng)供方的供貨質(zhì)量情況不能滿足要求時(shí)，職能部門(mén)應(yīng)按 上述供方的選擇要求重新評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)論須變更供方的，填寫(xiě)申請(qǐng)變 更供貨方的報(bào)告，經(jīng)人行部審核，并報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。五、采購(gòu)（一）采購(gòu)物資綜述1采購(gòu)檔案是清楚說(shuō)明訂購(gòu)產(chǎn)品的資料，采購(gòu)檔案一般是指采購(gòu)清 單。采購(gòu)清

5、單上應(yīng)明確規(guī)定采購(gòu)物資的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、單 位、數(shù)量、交貨期限、采購(gòu)人及特殊性要求等。2當(dāng)采購(gòu)清單發(fā)生變化時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)調(diào)，明確變更內(nèi)容。3采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證審核由人行部、財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行驗(yàn)證。4人事行政部負(fù)責(zé)供方評(píng)價(jià)和采購(gòu)控制的有關(guān)記錄和采購(gòu)檔案的收 集、整理、編目、存檔。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品驗(yàn)證的質(zhì)量記錄的收 集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完成。5緊急采購(gòu)時(shí)，由人事行政部在 “采購(gòu)單 ”“備注欄 ”注明原因，以急件 遞送。6采購(gòu)物資不論金額、數(shù)量、總額都必須有總經(jīng)理及副總簽批生效， 采購(gòu)人員方可進(jìn)行采購(gòu)。（二）采購(gòu)物資的撤銷1采購(gòu)物資的撤銷應(yīng)由原采購(gòu)部門(mén)通知人事行政部停止采購(gòu)流程

6、及注明撤銷采購(gòu)的相關(guān)原因。2.人行部辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：3人行部把原采購(gòu)單有人行部經(jīng)理簽字撤銷后，送回原采購(gòu)部門(mén)。4原采購(gòu)單未能撤銷時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)通知原采購(gòu)部門(mén)。5若采購(gòu)清單已報(bào)供貨方，應(yīng)立即告知供貨方停止供貨，并說(shuō)明原因，請(qǐng)供貨方諒解，協(xié)助采購(gòu)清單的順利撤銷。（三）采購(gòu)事宜處理期限人事行政部應(yīng)依采購(gòu)物資的特性及市場(chǎng)供需，分類制定材料采購(gòu)事宜處 理期限，通知各有關(guān)部門(mén)以便參考，如有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。人事行 政部應(yīng)分詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段，以控制采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度及節(jié)省費(fèi) 用。采購(gòu)員未能按既定時(shí)間完成采購(gòu)的，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)說(shuō)明未能按時(shí)采 購(gòu)的原因，并告知其到貨時(shí)間。（四）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)1采

7、購(gòu)人員接獲采購(gòu)單匯總后應(yīng)依采購(gòu)物資的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)以電話詢價(jià)之外，另需精選三 家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。采購(gòu)人員要嚴(yán)格履行自己 的職責(zé)，大件采購(gòu)在訂貨、采購(gòu)工作中實(shí)行貨比三家”的原則，詢價(jià)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合 同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購(gòu)低價(jià)物資，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。 同時(shí)要實(shí)行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無(wú)故積壓或拖延辦理有 關(guān)采購(gòu)方面的工作。2.若供方報(bào)審的規(guī)格與采購(gòu)材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛撸少?gòu)人員 應(yīng)在 采購(gòu)單”上予以說(shuō)明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門(mén)或采購(gòu) 部門(mén)簽批后方可通知供貨方進(jìn)行供貨。3對(duì)于供貨方的報(bào)價(jià)有疑問(wèn)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò) 方式向廠商議價(jià)。4人事行政部接到采購(gòu)部門(mén)以電話聯(lián)絡(luò)方式的緊急采購(gòu)物資，人事行政 經(jīng)理應(yīng)立即指定采購(gòu)人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)清單 后，按一般米購(gòu)程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理1.審核合格的物資，審核人員應(yīng)將物資入庫(kù)定位。2不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的物資，審核人員應(yīng)告知供貨方不良原因，經(jīng)使用部