金碧物業(yè)有限公司分公司檔案管理辦法

1、第45頁 共57頁金碧物業(yè)有限公司分公司檔案管理辦法為全面加強金碧物業(yè)有限公司各分公司檔案管理工作，確保分公司有關各類檔案資料充分、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理工作規(guī)范化和標準化，特制定本辦法。第一章 總則第一條 本本管理辦辦法所稱稱的檔案案資料是是指金碧碧物業(yè)有有限公司司各地區(qū)區(qū)分公司司及下屬屬各客戶戶服務中中心成立立以來，在在經(jīng)營、管管理工作作和活動動中形成成的，具具有查閱閱、利用用價值的的各種形形式(紙紙質(zhì)、電電子、聲聲像、實實物等)資質(zhì)證證照、文文書、公公文、公公函、合合同、圖圖紙、業(yè)業(yè)戶資料料、以及及音像、圖圖表等檔檔案資料料。第二條 檔檔案資料料工作的的基本原原則：集集中統(tǒng)一一管理金

2、金碧物業(yè)業(yè)有限公公司各分公司司及各下下屬客戶戶服務中中心有關關存檔資資料檔案案，維護護檔案資資料的完完整和安安全，便便于各項項工作的的開展和和利用。第三條 具具體歸檔檔范圍、歸歸檔時間間、保管期期限及審批權權限詳見見附件一一金碧碧物業(yè)有有限公司司分公司司檔案資資料歸檔檔范圍及及審批權權限參考考表。權責第四條 檔檔案管理理機構分分為三個個不同層層級：集集團物業(yè)業(yè)管理中中心、物物業(yè)分公公司和客客戶服務務中心，根根據(jù)三者者的需要要分別保保存檔案案和資料料。第五條 物物業(yè)管理理中心在在集團檔檔案中心心的指導導下，對對其內(nèi)部部檔案進進行保存存、利用用和管理理，制定定有關檔檔案管理理的方針針、政策和指指導

3、意見見等，并并可根據(jù)據(jù)權限和和有關規(guī)規(guī)定統(tǒng)一一保管或或調(diào)用、復復制各物物業(yè)分公公司或各各客戶服服務中心心的有關關檔案和和資料。第六條 各各物業(yè)分分公司檔檔案資料料工作歸口口于地區(qū)區(qū)地產(chǎn)公公司檔案案中心指指導、監(jiān)監(jiān)督、檢檢查，同時接接受集團團物業(yè)管管理中心心、檔案案中心的的檢查、監(jiān)監(jiān)督和指指導。第七條 物物業(yè)分公公司對本本部檔案案室進行行直接的的管理，同同時對下下屬各客戶服服務中心心的檔案案管理工工作進行行業(yè)務指指導和監(jiān)監(jiān)管，并并承擔分分公司總總部及有有關客戶戶服務中中心檔案案工作的的管理責任任，并可可根據(jù)權權限和有有關規(guī)定定統(tǒng)一保保管或調(diào)調(diào)用各客客戶服務務中心的的有關資資料。第八條 客客戶服務

4、務中心負負責所屬屬樓盤的的有關檔檔案工作作，承擔擔管理責責任。第三章 人人員配備備和工作作崗位職職責第九條 物物業(yè)分公公司檔案案采取分分級管理理模式，即即物業(yè)分分公司檔檔案室和和下屬各各客戶服服務中心心檔案室室。物業(yè)業(yè)分公司司主要收收集和保保管分公司級別別物業(yè)檔檔案和物物業(yè)資料料，下屬屬各客戶戶服務中中心具體體管理各各自的物物業(yè)檔案案和資料料。各物業(yè)業(yè)分公司司及下屬屬各客服服中心均均需設立立獨立檔檔案室。第十條 各各物業(yè)分分公司須須配備檔檔案管理理的專責人員，下下屬各客客戶服務務中心根根據(jù)自身身實際情情況，須須指定專專人負責責或配置兼職檔檔案管理理員（一一般由行行政人員員兼管），具具體管理理本

5、客服服服務中中心日常常檔案資資料。第十一條 檔案資資料專員員崗位職職責1.物業(yè)分分公司檔檔案資料料工作人人員主要要職責有有：（1）貫徹徹執(zhí)行檔檔案法、恒恒大地產(chǎn)產(chǎn)集團檔檔案管理理制度、金碧物業(yè)有限公司分公司檔案管理辦法等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務知識，并負責起草和完善物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心檔案資料管理工作相關規(guī)章制度；（2）統(tǒng)籌籌規(guī)劃并并負責物物業(yè)分公公司各類類檔案資資料的收收集、整整理、編編號、裝裝訂、存存放、保保管、鑒鑒定、統(tǒng)統(tǒng)計和提提供利用用工作，并并按要求求做好保保密工作作，加強強檔案工工作規(guī)范范化、標標準化、制制度化建建設；（3） 督督促分公公司各部部門及下下屬各客

6、客戶服務務中心檔檔案資料料的移交交工作。監(jiān)監(jiān)督落實實同步歸歸檔制度度，接收收和保管管集團各各部門以以及地產(chǎn)產(chǎn)地區(qū)公公司移交交的檔案案資料，進進行整理理、鑒定定、統(tǒng)計計、編目目和研究究，積極極開展檔檔案資料料歸檔和和利用工工作；（4）負責責對下屬屬各客戶戶服務中中心檔案案資料工工作人員員或兼職職檔案資資料工作作人員的的培訓工工作，并并定期（每每月至少少一次）檢檢查、監(jiān)監(jiān)督、指指導和考考核各客客戶服務務中心檔檔案資料料管理工工作；（5）做好好檔案室室設備、設設施的保保管維護護工作；維護檔檔案資料料的完整整和安全全；負責責檔案資資料的借借閱、登登記、統(tǒng)統(tǒng)計；同同時完成成上級安排排的其它它相關工工作任

7、務務。2. 客戶戶服務中中心檔案案工作人人員主要要職責有有：（1）負責責客戶服服務中心心檔案資資料的收收集、整整理、編編號、裝裝訂、存存放、保保管、統(tǒng)統(tǒng)計和提提供利用用工作，并并按要求求做好檔檔案資料料的保密密工作；（2）做好好檔案室室設備、設設施的保保管維護護工作；維護檔檔案資料料的完整整和安全全。并完完成物業(yè)業(yè)分公司司檔案室室交待的的其他相相關工作作任務。第四章 檔案資資料的收收集和整整理第十二條 集團物物業(yè)管理理中心統(tǒng)統(tǒng)一管理理的檔案案資料為為：1. 各物物業(yè)分公公司經(jīng)營營活動中中重要投投資決策策、各種種重大工工作計劃劃與總結結、主要要費用預預算方案案、主要要工程圖圖紙備份份、人事事檔案

8、（總經(jīng)理助理以上員工電子版及紙質(zhì)版人事檔案，各物業(yè)分公司普通員工電子版人事檔案）、對業(yè)主的年度收支公告、招投標資料等；2. 各物物業(yè)分公公司所涉涉及的重重大事件件及法律律案件及及下屬客客戶服務務中心所所涉及的的重大法法律案件件的文件件材料，主主要指整整個事件件過程材材料或從從立案、審審案到結結案的過過程中形形成的所所有法律律文書和和公文；3. 反映映各物業(yè)業(yè)分公司司重要活活動的報報刊、簡簡摘、分分公司組組織沿革革、發(fā)展展史（含含文字資資料及圖圖片資料料等）、分分公司大大事記等等。第十三條 物業(yè)分分公司主主要統(tǒng)一一收集和和管理公公司級別別物業(yè)檔檔案和物物業(yè)資料料： 1.物物業(yè)分公公司公章章和相關

9、關證照由由物業(yè)分分公司統(tǒng)統(tǒng)一管理理；2.文件、公公函、工工作計劃劃和上級級來文、國國家與當當?shù)赜嘘P關的法律律法規(guī)等等檔案資資料。主主要指集集團公司司、地區(qū)區(qū)地產(chǎn)公公司、物物業(yè)管理理中心領領導簽字字的各類類批示，以分公公司及職職能部門門等名義義發(fā)出或或制定的的文件以以及與分分公司職職能有密密切關系系或由分分公司承承擔有關關責任并并需要執(zhí)執(zhí)行的重重要文件件；3重大、突突發(fā)事件件的處理理資料。主主要包括括樓宇、交交通、治治安、公公共配套套設備設設施等方方面及自自然災害害的突發(fā)發(fā)重大事事件的經(jīng)經(jīng)過和處處理過程程記錄及及相關材材料；4合同檔檔案、管管理監(jiān)察察檔案、資資產(chǎn)檔案案資料等等。主要要包括分分公司

10、所所簽訂的的合同資資料，監(jiān)監(jiān)察職能能部門對對分公司司進行檢檢查的書書面及取取證材料料以及分分公司固固定資產(chǎn)產(chǎn)相關材材料；5.人事檔檔案資料料；6.實物、聲聲像類檔檔案，包包括各種種電子檔檔案。在在實際工工作中，實實物、聲聲像檔案案資料比比較少，根根據(jù)使用用頻率及及重要性性選擇自自行存放放或移交交分公司司檔案室室，自行保保管時要要注意保保護完整整性；7、榮譽類類檔案；8.其他檔檔案資料料。第十四條 各客戶服服務中心心管理自自身樓盤盤、業(yè)主主和經(jīng)營營相關的的檔案和和資料： 11.客戶戶服務中中心業(yè)務務章及相相關證照照由客服服中心自自行管理理；2.小區(qū)基基本情況況材料（1）房產(chǎn)產(chǎn)資料，包包括房屋屋、

11、設備備及其附附著物清清單、清清冊及表表格；（2）技術術資料，包包括竣工工圖、地地質(zhì)勘察察報告、工工程預決決算書、圖圖紙會審審記錄、竣竣工驗收收證明書書、總平平面圖、平平面圖、房房屋及設設備使用用技術資資料；（3）接管管資料，包包括驗收收合格憑憑證、物物業(yè)完好好情況、接接管文件件。 3、業(yè)戶檔檔案資料料（包括括維修基基金檔案案資料）主要有入住住通知書書、住戶戶家庭情情況登記記表、房房屋交接接單、住住戶入住住合約、身身份證明明材料以以及裝修修申請表表等。由由于日常常工作的的需要，業(yè)業(yè)戶檔案案資料一一般存放放于各個個客戶服服務中心心。因此此，業(yè)戶戶檔案資資料的管管理是各各客戶服服務中心心檔案工工作的

12、重重點。對對于業(yè)戶戶資料必必須妥善善保管并并及時更更新。具具體收集集整理要要求如下下：（1）業(yè)戶戶檔案資資料包括括：業(yè)戶戶姓名、地地址、收收樓時間間、面積積等,根根據(jù)具體體需要，選選擇將檔檔案袋裝裝進檔案案盒內(nèi)，并并將業(yè)戶戶的檔案案袋按樓樓層號、房房間號的的先后順順序排列列。在盒盒上面?zhèn)鋫溆邢鄳獞獧n案標標簽，將將制作好好的檔案案標簽貼貼在檔案案盒（夾夾）的側(cè)側(cè)立面距距頂部33CM位位置上，并并把檔案案盒排列列在檔案案柜中。檔檔案柜必必須加鎖鎖封存；（2）及時時做好業(yè)業(yè)戶檔案案的跟蹤蹤、更新新工作。 當發(fā)生生情況變變化時，如如通訊電電話聯(lián)絡絡方式發(fā)發(fā)生變化化時；業(yè)業(yè)戶發(fā)生生更替時時，檔案案管理人

13、人員應將將變化情情況記錄錄在業(yè)戶戶檔案中中，及時時做好業(yè)業(yè)戶檔案案資料的的更新；（3）借閱閱方面，業(yè)業(yè)戶檔案案屬絕密密檔案，特特殊情況況如需查查閱須履履行檔案案借閱審審批手續(xù)續(xù)，并經(jīng)經(jīng)主管領領導簽字字確認后后方可查查閱，業(yè)業(yè)戶檔案案應永久久保存；（4）具備備電腦辦辦公系統(tǒng)統(tǒng)的可以以將各業(yè)業(yè)戶資料料輸入電電腦，建建立業(yè)戶戶電子檔檔案進行行管理。同同時做好好電子檔檔案的更更新。4、日常管管理服務務資料（1）各部部門日常常的各種種往來函函件、值值班記錄錄，各種種內(nèi)部通通啟等文文書資料料的管理理。（2）人事事管理相相關材料料?？蛻魬舴罩兄行娜藛T員設置、招招聘、培培訓、定定崗定編編、調(diào)配配、變遷遷文件

14、、人人事勞資資文件、技技術職稱稱等文件件。（3）物業(yè)業(yè)經(jīng)營管管理材料料。各客客戶服務務中心經(jīng)經(jīng)營發(fā)展展文件、小小區(qū)管理理文件、小小區(qū)建設設文件、委委外、合合作文件件。 （4）設備備檔案管管理，包包括設備備的標識識、設備備臺帳和設設備資料料等。 （5）工程程圖紙檔檔案資料料。可分分為：建建筑施工工圖、結結構施工工圖、給給排水施施工圖、供供配電施施工圖、消消防施工工圖、空空調(diào)系統(tǒng)統(tǒng)圖。各各類圖紙紙分裝不不同檔案案盒并在在盒面上上制作標標簽，注注明圖紙紙的單位位，名稱稱、日期期等。（6）物業(yè)業(yè)租賃材材料。包包括租賃賃合同、租租賃審批批材料、物物業(yè)權屬屬證明材材料、房房屋安全全鑒定材材料、同同意出(轉(zhuǎn)

15、)租租文件、委委托書、公公證書、證證明、報報告、分分戶圖等等。 （7）各客客戶服務務中心或或個人參參加各種種活動材材料。包包括但不不限于獎獎狀、獎獎旗、獎獎杯、證證書、紀紀念品。5. 小區(qū)區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔檔案資料料及社區(qū)區(qū)文化資資料。包括但不限限于企業(yè)業(yè)內(nèi)部評評比創(chuàng)優(yōu)優(yōu)資料、行行業(yè)內(nèi)評評比資料料、省市市級評比比創(chuàng)優(yōu)資資料、國國家級評評比創(chuàng)優(yōu)優(yōu)資料；企業(yè)IISO990000認證及及其它認認證材料料等。第五章 檔檔案資料料的移交交和歸檔檔要求第十五條 移交交前資料料管理1. 各客客戶服務務中心的的檔案資資料在移移交前由由各客服服中心檔檔案資料料員負責責存檔管管理；2. 各客客戶服務務中心必必須設置置檔案的

16、的固定存存放處，并并將檔案案資料分分類存放放入不同同的檔案案袋（盒盒）內(nèi)，客客戶服務務中心檔檔案資料料員對應應歸檔資資料的完完整、完完好負責責；3. 各客客戶服務務中心存存放的檔檔案資料料根據(jù)自自己的使使用頻率率和密級級性，把把檔案資資料分類類存放，并并可定期期（暫定定半年一一次）向向物業(yè)分分公司檔檔案室進進行一次次移交。對對于自己己保存的的檔案資資料，按按類別和和年限兩兩級分類類分柜存存放。第十六條 移交交：各客客戶服務務中心暫暫時不用用并需要要長期保保存的檔檔案可定定期移交交物業(yè)分分公司檔檔案室保保存，主要包括括實物檔檔案、聲聲像檔案案等，資資料類檔檔案由各各客服中中心自行行保存不不需移交

17、交（移交交相關表表格請參參見附件件二檔檔案移交交書、附附件三檔案案移交案案卷目錄錄表、附附件四卷內(nèi)內(nèi)目錄）1. 資料料歸檔前前各客戶服服務中心心檔案資資料管理理員須按按類整理理好，并并填寫檔檔案資料料移交表表，履行行移交手手續(xù)；2. 移交交時，物物業(yè)分公公司和各各客戶服服務中心心檔案資資料管理理員須仔仔細核對對移交的的資料，核核對無誤誤后，交交接雙方方在移交交清單上上簽字，并并加蓋部部門公章章；3. 移交交清單一一式兩份份，物業(yè)業(yè)分公司司和各客客戶服務務中心交交接人各各留存一一份；4. 對調(diào)調(diào)出、離離職等人人員，在在辦理調(diào)調(diào)離手續(xù)續(xù)前，必必須清還還檔案資資料，沒沒有檔案案室簽字字確認，行行政人

18、事事部門不不得辦理理調(diào)離手手續(xù)。第十七條 歸檔檔要求：以以下主要要是指檔檔案類歸歸檔內(nèi)容容的歸檔檔要求，資資料類檔檔案歸檔檔時要求求按日期期分類裝裝訂，以以方便自自行保存存、查閱閱即可1. 各物物業(yè)分公公司及下下屬客服服中心按按照本管管理辦法法的歸檔檔范圍及及歸檔日日期要求求及時、準準確、規(guī)規(guī)范地進進行歸檔檔；2. 歸檔檔的文件件材料應應對照歸歸檔范圍圍完整、準準確、系系統(tǒng)收集集，如文文件的正正文與附附件、正正式印本本和稿本本、設計計圖紙及及其更改改通知等等都必須須齊全；歸檔案案卷應進進行分類類、排列列，并加加蓋檔號號章、裝裝盒、編編制檔案案目錄；3. 幅面面一般采采用標準準A4型型（2977

19、mmxx2100mm)，圖樣折折疊時標標題欄露露在右下下角。非非A4圖圖幅圖紙紙可以通通過粘貼貼及折疊疊方式，橫橫向按手手風琴式式折疊成成A4規(guī)規(guī)格，豎豎向按順順時針方方向向內(nèi)內(nèi)折，圖圖紙應采采用國家家標準圖圖幅，圖圖表欄露露在外面面；4. 文件件書寫和和載體材材料應能能耐久保保存，如如使用碳碳素墨水水或藍黑黑墨水的的鋼筆、簽簽字筆等等，不能能使用純純藍墨水水、紅墨墨水、鉛鉛筆和圓圓珠筆，字跡應清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；5. 歸檔檔的文件件原則上上一律為為原件（除除歸檔范范圍表中中列明為為復印件件外），要要盡量追追加原件件，必要要時復印印件并加加蓋紅章章注明原原件存放放處，凡

20、凡有原件件的文件件，不能能以復印印件歸檔檔；6. 熱敏敏傳真紙紙不能直直接歸檔檔，要盡盡量追加加原件，必必要時存存復印件件并加蓋蓋紅章注注明原件件存放處處；7. 歸檔檔的文件件材料種種數(shù)、份份數(shù)以及及每份文文件的頁頁數(shù)均應應齊全完完整；8歸檔資資料必須須準確記記錄各項項活動，凡凡涉及工工程圖紙紙、管網(wǎng)網(wǎng)分布及及走向、埋埋深等，必必須做到到“圖物相相符，數(shù)數(shù)字準確確”，設計計的修改改也須在在圖紙上上反映出出來；9. 聲像像類、實實物類檔檔案資料料要清晰晰完整、符符合集團團檔案中中心規(guī)定定的歸檔檔規(guī)范和和標準，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并

21、保存。第六章 歸檔檔檔案資資料檢查查 第第十八條 物業(yè)業(yè)分公司司的檔案案資料工工作應納入日日常管理理當中。第十九條 物業(yè)分分公司負負責檢查查、監(jiān)督督、指導導并考核核各客戶戶服務中中心檔案案資料的的管理工工作。統(tǒng)統(tǒng)計匯總總下屬各各客服中中心歸檔檔資料目目錄清單單，定期期對下屬屬各客服服服務中中心檔案案的歸檔工作作進行實地地檢查，主要要檢查其歸歸檔資料料完整性性、及時時性、準準確性，并并對檢查結果果進行記記錄。第二十條 物業(yè)分分公司所所屬的檔檔案資料料管理工工作接受受集團地地區(qū)地產(chǎn)產(chǎn)公司檔檔案室和和物業(yè)管管理中心心的檢查查、監(jiān)督督和指導導。集團團物業(yè)管管理中心心不定期期對各物物業(yè)分公公司的檔檔案管

22、理理工作進進行抽查查或?qū)嵉氐貦z查，包括各物業(yè)分公司檔案管理、分公司對下屬樓盤檔案監(jiān)督檢查情況、移交檔案的及時性等方面。各物業(yè)分公司于每年6月30日和12月31日前分別將整理好的半年的檔案資料目錄清單，以電子版形式發(fā)往集團物業(yè)管理中心備案。第七章 檔案案資料的的利用第二十一條條 檔案案資料借借閱基本本程序檔案資料借借閱使用用時，僅僅在檔案案室查閱閱一般資料料，辦理普普通登記記手續(xù)即即可；查查閱重要要密級資資料，須須履行檔檔案借閱閱審批手手續(xù)（具體各各項檔案案借閱審審批權限限請參見見附件一一）；且必必須在檔檔案室當當場查閱閱后歸還還，不得得私自帶帶出復印印（相關關表格請請參見附附件五檔案案借閱申申

23、請表、附附件六檔案案借還登登記表）。第二十二條條 檔案案資料借借閱事項項規(guī)定1.借閱的的檔案資資料必須須按時歸歸還，并并及時辦辦理清戶戶手續(xù)。借借出的檔檔案資料料一般不不超過77天，超超過7天天需辦理理續(xù)借手手續(xù)，未未辦理延延期手續(xù)續(xù)且借出出檔案超超過155天者，對對相關責責任人進進行失職職問責處處理，在在借閱期期間造成成重要資資料丟失失者，對對相關責責任人進進行失職職問責并并報上級級領導部部門處理理；2.借閱者者不經(jīng)允允許不得得隨便摘摘抄、拍拍照、復復制檔案案資料，凡凡經(jīng)允許許摘抄、復復制的檔檔案資料料必須由由檔案資資料管理理人員進進行審查查和核對對；3.借閱者者必須保保證原樣樣歸還所所借的

24、檔檔案資料料，而且且完整無無損，不不得在檔檔案資料料上涂改改、劃線線、圈點點等，并并保證如如期歸還還；4、實物檔檔案一般般不外借借，聲像像檔案資資料應以以復印件件提供利利用。第二十三條條 檔案資資料密級級確定及及管理1.物業(yè)分分公司及及下屬各各客戶服服務中心心檔案資資料密級級分為機機密、秘秘密、普普通三等等級，密密級事項項劃分詳詳見檔案案資料歸歸檔范圍圍；2.查閱機機密檔案案資料，只只能在檔檔案室內(nèi)內(nèi)查閱；3.須在設設備完好好的保險險裝置中中保存密密級資料料，且檔案室室內(nèi)門、柜柜應做到到隨開隨隨鎖；4.檔案室室的檔案案資料要要定期清清查，做做到賬物物相符。發(fā)發(fā)現(xiàn)失密密、竊密密情況，應應及時報報

25、告主管管領導，查查明情況況嚴肅處處理。第二十四條條 各物業(yè)業(yè)分公司司應注意意保護業(yè)業(yè)主和住住戶的個個人信息息，業(yè)主主個人信信息檔案案只保存存在有關關客戶服服務中心心的檔案案庫中，如需調(diào)用調(diào)閱檔案中保存的含有業(yè)主姓名、電話和居住單元等個人隱私信息，須客戶服務中心總經(jīng)理批準，如需調(diào)出或復制超過三十份業(yè)主個人隱私信息的須經(jīng)客戶服務中心總經(jīng)理和物業(yè)分公司總經(jīng)理兩級批準，并由有關檔案人員記錄去向和跟蹤有關信息資料及其銷毀情況。第八章 檔檔案資料料分類及及編目原原則第二十五條條 詳見見附件七七檔案案分類及及編目規(guī)規(guī)定及及附件八八檔案案分類體體系一覽覽表。第九章 檔檔案資料料管理和和鑒定第二十六條條 檔案案

26、室的設設置1.物業(yè)分分公司檔檔案室原原則上分分為綜合合檔案室室和資料料保管室室，并且且?guī)旆吭瓌t上要要求獨立立，下屬屬各客戶戶服務中中心可根根據(jù)自身身實際情情況，是是否設置置與檔案案室分開開的獨立立資料保管管室。若技術術資料不不多或者者空間不不夠的情情況下，可可只設立立綜合檔檔案室或或兩者合合并統(tǒng)一一存放，但在室室內(nèi)須分類明明確，至至少保證證具有相相對獨立立的空間間并能保保證資料料的安全全與完備備。2.庫房設設置的具具體要求求：（1）庫房房相對獨獨立，具具有防盜盜、防火火、防蟲蟲、防鼠鼠、防潮潮、防光光、防塵塵、防高高溫等設設備的措措施，禁禁止放置置易燃易易爆物品品或其他他危險物物品，配配備滅

27、火火器材，標標示禁止止煙火標標志；（2）庫房房內(nèi)應保保持整齊齊、清潔潔、美觀觀，安置置溫濕度度計，每每周定時時測記。標標準溫度度14-24，標準準濕度445-660%；聲像類類庫房溫溫度宜118-224，相對對濕度宜宜35-45%；（3）庫房房內(nèi)盡力力按分類類設置，檔檔案資料料柜（架架）應按按分類，順順序整齊齊排放，并并與窗戶戶垂直，以以免陽光光直射并并便于通通風，并并將所有有檔案柜柜（架）統(tǒng)統(tǒng)一編號號，編制制檔案資資料存放放位置索索引。第二十七條條 檔案案資料統(tǒng)統(tǒng)計1.物業(yè)分分公司及及下屬各各客戶服服務中心心在每年年12月月31日日前對檔檔案資料料的收進進、移出出、整理理、鑒定定、保管管數(shù)量

28、和和狀況、檔檔案資料料的借閱閱利用等等情況進進行統(tǒng)計計；2.各項統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)據(jù)一律用用鋼筆、檔檔案墨水水和阿拉拉伯數(shù)字字書寫，且且字跡工工整；3.物業(yè)分分公司檔檔案員將將統(tǒng)計結結果報物物業(yè)分公公司總經(jīng)經(jīng)理，下下屬各客客戶服務務中心檔檔案員將將統(tǒng)計結結果報客客戶服務務中心總總經(jīng)理；4. 統(tǒng)計計工作必必須做到到實事求求是，如如實反映映情況，務務必確保保提供的的數(shù)據(jù)準準確，符符合客觀觀實際。第二十八條條 檔案案資料的的鑒定1.檔案資資料一經(jīng)經(jīng)歸檔，未未經(jīng)檔案案資料主主管領導導鑒定和和批準，任任何人不不得擅自自銷毀；2.經(jīng)鑒定定后仍無無法確定定其保存存價值的的檔案資資料，應應繼續(xù)保保存至次次年再進進行鑒

29、定定（請參參見附件件九檔案案鑒定申申請表）；3.技術檔檔案資料料鑒定時時，需附附工程口口技術部部門的專專業(yè)意見見；4.不能單單純從保保管期限限，年代代或名稱稱判別其其價值，要要從公司司利用的的角度綜綜合衡量量后提出出繼續(xù)保保存或銷銷毀意見見。第二十九條條 檔案案資料的的銷毀1.經(jīng)鑒定定后批準準銷毀的的檔案資資料，由由檔案室室負責人人妥善處處理，不不得作其其他用途途或當作作廢紙出出售（請請參見附附件十檔案案鑒定與與銷毀目目錄）；2.銷毀檔檔案資料料須有至至少兩名名監(jiān)銷人人。監(jiān)銷銷人應認認真復核核做銷毀毀的檔案案資料。銷銷毀完畢畢須在銷銷毀清冊冊上注明明“已銷毀毀”字樣和和銷毀日日期，監(jiān)監(jiān)銷人分分

30、別在銷銷毀清冊冊上簽字字；3.檔案室室應及時時做好檔檔案資料料整理、檢檢索工具具調(diào)整等等工作。第十章 獎獎罰第三十條 集團物物業(yè)管理理中心根根據(jù)每年檢查結結果對于于在檔案案管理過過程中做做出成績績和貢獻獻，或者者進步非非常突出出的單位位、部門門或個人人，將給給予相應應表彰或或獎勵等等。第三十一條條 對于工工作不負負責，未未認真貫貫徹執(zhí)行行集團公公司及集集團物業(yè)業(yè)管理中中心檔案案工作要要求的物物業(yè)分公公司，導導致檔案案管理工工作混亂亂，集團團物業(yè)管管理中心心對檔案案管理具具體工作作人員和和相關領領導將提提出薪資資、職務務或獎金金降級的的建議，或或提請對對其進行行失職問問責的處處罰。第三十二條條

31、因管管理或使使用不當當，造成成檔案（保保密）信信息外泄泄；或者者未經(jīng)允允許，私私自將檔檔案材料料抄錄、復復制與轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借他人人等情況況，將根根據(jù)情節(jié)節(jié)嚴重程程度給予予相關責責任人相相應處分分。 物業(yè)業(yè)管理中中心 二二00八八年七月月二日附件一金碧物業(yè)有有限公司司分公司司檔案資資料歸檔檔范圍及及審批權權限參考考表類別序號歸檔范圍歸檔時間保管期限密級審批權人備注一、檔案類類綜合檔案文書檔案證照1物業(yè)分公司司及下屬屬客戶服服務中心心各類證證照、公公司章程程、啟用用印信和和印模登登記等辦理完畢三三個工作作日內(nèi)長期秘密物業(yè)分公司司總經(jīng)理理文件2以物業(yè)分公公司及職職能部門門等名義義發(fā)出或或制定的的文件，包包括

32、決議議、決定定、通知知、通報報、合同同、協(xié)議議、統(tǒng)計計表、紀紀要、制制度及分分公司領領導在各各種會議議上的重重要講話話等文件發(fā)出即即歸檔長期秘密各種重要決決定、決決議、紀紀要、合合同、協(xié)協(xié)議由所所屬機構構總經(jīng)理理審批，其其他文件件可直接接到檔案案管理員員處借閱閱公函3集團公司、地地區(qū)地產(chǎn)產(chǎn)公司、物物管中心心領導簽簽字的各各類批示示，包括括請示、報報告、規(guī)規(guī)定、批批復、證證明、委委托書、承承諾函、對對外函件件等批辦完畢三三個工作作日內(nèi)長期秘密所屬機構行行政人事事部經(jīng)理理及以上計劃總結4物業(yè)分公司司及下屬屬客戶服服務中心心年度、季季度和月月度重要要節(jié)點工工作計劃劃及總結結、會議議紀要、表表彰大會會

33、材料等等批辦完畢三三個工作作日內(nèi)長期秘密物業(yè)分公司司總經(jīng)理理上級 來來文5與物業(yè)分公公司職能能有密切切關系或或由物業(yè)業(yè)分公司司承擔有有關責任任并需要要執(zhí)行的的重要文文件收文后三個個工作日日以內(nèi)長期秘密政策法規(guī)6國家及部門門頒布的的物業(yè)相相關法律律、法規(guī)規(guī)、條例例頒布一個月月內(nèi)長期普通所屬機構行行政人事事部經(jīng)理理及以上7省市政府職職能部門門頒布的的物業(yè)相相關法律律、法規(guī)規(guī)、條例例頒布一個月月內(nèi)長期普通8物業(yè)管理協(xié)協(xié)會發(fā)布布的規(guī)章章制度發(fā)布一個月月內(nèi)長期普通管理監(jiān)察檔檔案9監(jiān)察職能部部門對物物業(yè)分公公司及下下屬各客客戶服務務中心工工作進行行重要檢檢查的書書面及取取證材料料，包括括：檢查查方案、總總

34、結分析析、檢查查報告、照照片（含含底片）、光光盤等取得公司領領導批示示后一個個工作日日內(nèi)部門門歸檔完完畢，定定期集中中移交物物業(yè)分公公司本部部檔案室室長期機密物業(yè)分公司司總經(jīng)理理10物業(yè)分公司司及下屬屬各客戶戶服務中中心經(jīng)營營中出現(xiàn)現(xiàn)的重大大違規(guī)、違違紀以及及重大事事故的調(diào)調(diào)查報告告、處理理意見等等長期機密合同檔案11物品采購、工工程建設設、工程程委托、清清潔、綠綠化、服服裝等合合同合同簽訂后后即歸檔檔長期秘密所屬機構總總經(jīng)理12廣告設計、宣宣傳和發(fā)發(fā)布合同同，以及及各類品品牌宣傳傳載體的的拍攝制制作等合合同長期秘密13房屋租賃、商商鋪租賃賃、場地地租賃等等經(jīng)營合合同合同期滿后后兩年秘密牽涉糾

35、紛等等特殊情情況的長長期保存存創(chuàng)優(yōu)檔案14國家級創(chuàng)優(yōu)優(yōu)評比資資料資料形成即即歸檔永久秘密所屬機構總總經(jīng)理15省、市級創(chuàng)創(chuàng)優(yōu)評比比資料資料形成即即歸檔永久秘密16行業(yè)評比資資料資料形成即即歸檔永久秘密17企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)創(chuàng)優(yōu)評比比資料資料形成即即歸檔永久秘密18企業(yè)ISOO90000認證證及其它它認證材材料資料形成即即歸檔永久秘密突發(fā)重大事事件19樓宇、交通通、治安安、公配配等方面面以及自自然災害害的突發(fā)發(fā)重大事事件的經(jīng)經(jīng)過和解解決過程程的記錄錄及相關關材料資料形成即即歸檔長期秘密所屬機構總總經(jīng)理人事檔案20員工人事檔檔案每月底長期秘密行政人事部部經(jīng)理或或以上21人事勞動合合同簽訂后即歸歸檔長期秘密2

36、2員工花名冊冊每月底長期秘密23績效考核類類：考勤勤、績效效考核、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正材料料、懲獎獎記錄等等每月底長期秘密24員工福利類類：社保保、公積積金等材材料每月底長期秘密25人才庫每月底長期秘密26各類培訓的的相關資資料（培培訓考試試試卷等等以資料料存放，考考試成績績等納入入人事檔檔案管理理）每月底長期秘密業(yè)戶檔案27準予入住通通知書當天永久機密客戶服務中中心總經(jīng)經(jīng)理28購房合同復復印件、房房產(chǎn)證復復印件當天永久機密29入伙繳款單單（藍色色）當天永久機密30前期物業(yè)服服務協(xié)議議當天永久機密31消防安全責責任書當天永久機密32房屋鑰匙確確認書當天永久機密33樓宇情況反反饋表當天永久機密34入伙文件簽簽

37、署發(fā)放放確認表表當天永久機密35專項維修基基金復印印件當天永久機密36業(yè)主臨時公公約、業(yè)業(yè)主公約約當天永久機密37裝修申請書書、裝修修審批記記錄、裝裝修平面面設計圖圖、裝修修承諾書書、裝修修許可證證、裝修修工人身身份證復復印件、電電力照明明設計及及用電配配置圖、給給排水設設計圖、裝裝修驗收收表、裝裝修違章章處理通通知單當天永久機密38投訴處理檔檔案卡每月底永久機密39房屋變更資資料當天永久機密40業(yè)戶檔案表表當天永久機密三十份以下下（不含含三十份份）由客客戶服務務中心總總經(jīng)理審審批，超超過三十十份需同同時經(jīng)物物業(yè)分公公司總經(jīng)經(jīng)理審批批41業(yè)主身份證證、工作作證復印印件當天永久機密設備資產(chǎn)檔檔案

38、42各種設備的的合格證證、使用用說明書書、保修修卡、圖圖紙、安安裝材料料等當天長期普通所屬部門經(jīng)經(jīng)理及以上43各種設備（特特別是大大型或公公配設備備）維修修保養(yǎng)報報告書、年年檢報告告及原始始記錄等等資料形成即即歸檔長期普通44入庫單、出出庫單、直直撥單、資資產(chǎn)移交交臺帳當天長期秘密所屬機構總總經(jīng)理45庫存盤點、資資產(chǎn)臺帳帳包括固固定資產(chǎn)產(chǎn)、低值值易耗品品當天長期秘密46各種資產(chǎn)報報廢、銷銷毀記錄錄當天長期秘密所屬行政人人事部經(jīng)經(jīng)理及以上工程檔案47房產(chǎn)資料，包包括房屋屋、設備備及其附附著物清清單、清清冊及表表格資料形成即即歸檔永久普通所屬機構部部門經(jīng)理理及以上上人員48物業(yè)接管驗驗收交接接資料

39、，包包括驗收收合格憑憑證、物物業(yè)完好好情況、隱隱蔽工程程記錄、接接管文件件資料形成即即歸檔永久普通49工程施工圖圖、竣工工圖、房房屋及共共用設備備（施）的的設計、安安裝圖紙紙資料目目錄資料形成即即歸檔永久普通50園區(qū)規(guī)劃總總平面圖圖資料形成即即歸檔永久普通51業(yè)主工程維維修項目目價格表表資料形成即即歸檔長期普通52公共設施新新建、維維修請示示、批復復、施工工、驗收收材料資料形成即即歸檔長期普通53公共配套系系統(tǒng)年度度保養(yǎng)計計劃、年年檢報告告等資料形成即即歸檔長期普通54維修審批表表、修繕繕圖紙、驗驗收合格格證明、修修繕工程程許可證證、工程程預結算算表、安安全鑒定定書、材材料單、簽簽證單資料形成

40、即即歸檔長期普通聲像檔案55各個時期公公司領導導班子參參加重要要活動及及反映公公司各個個歷史時時期建設設面貌的的聲像材材料檔案形成后后三個工工作日內(nèi)內(nèi)歸檔完完畢長期普通所屬機構部部門經(jīng)理理及以上上人員56上級領導來來公司檢檢查指導導工作，各各級領導導和著名名人物參參加的與與本公司司有關的的重大活活動，以以及外單單位人員員來公司司參觀形形成的聲聲像材料料長期普通57公司大型活活動、重重要慶典典、儀式式以及公公司召開開各種重重要會議議的聲像像材料長期普通58榮獲各種榮榮譽證書書、獎狀狀、獎旗旗、獎杯杯等的聲聲像材料料長期普通59本公司有關關人員組組織或參參加的重重要會議議以及外外事活動動中的聲聲像

41、資料料長期普通60其它具有新新聞價值值和保存存價值的的聲像材材料等長期普通實物檔案案61受到上級單單位獎勵勵的獎狀狀、獎牌牌、獎杯杯、獎章章和榮譽譽證書等等檔案形成后后三個工工作日內(nèi)內(nèi)歸檔完完畢長期普通所屬機構部部門經(jīng)理理及以上上人員62物業(yè)分公司司大型活活動中形形成的有有重要價價值的錦錦旗、禮禮品、紀紀念品（冊冊）、上上級領導導題詞及及本單位位對外交交往中獲獲贈的重重要紀念念品等長期普通63上級領導、知知名人士士等贈送送給本單單位的題題詞、錦錦旗、牌牌匾、字字畫、工工藝品等等長期普通64物業(yè)分公司司成立以以來使用用過的牌牌、匾及及各種標標識、標標志和CCI系統(tǒng)統(tǒng)等長期普通65物業(yè)分公司司已廢

42、止止或停用用的印章章等其它它有保存存價值的的實物長期普通物業(yè)公司總總經(jīng)理二、資料類類客戶服務資資料客戶服務資料66業(yè)主、住戶戶問卷調(diào)調(diào)查表每月底三年普通客戶服務中中心部門門經(jīng)理及及總經(jīng)理理67住戶接待記記錄每月底三年普通68業(yè)主（住戶戶）回訪訪記錄每月底三年普通69業(yè)主投訴記記錄、投投訴處理理檔案卡卡每月底三年普通70住戶卡申請請表每月底三年普通71管家部值班班、交接接班記錄錄，日報報表每月底三年普通72客戶服務部部工作單單每月底三年普通73管家部巡查查日志每月底三年普通74樓宇巡查簽簽到表每月底三年普通75維保修信息息統(tǒng)計表表每月底三年普通76裝修臺帳登登記表每月底三年普通77裝修巡查日日志

43、每月底三年普通78裝修工人出出入證登登記表每月底三年普通79裝修押金退退還登記記表每月底三年普通80業(yè)務聯(lián)系單單、內(nèi)部部通啟每月底三年普通81物品出入放放行條每月底三年普通82交樓日報表表每月底三年普通83空置房登記記表每月底三年普通84突發(fā)事件處處理記錄錄、預防防措施報報告每月底三年普通業(yè)主委員會會資料85業(yè)主委員會會籌備函函資料形成即即歸檔永久秘密客戶服務中中心及物物業(yè)分公公司總經(jīng)經(jīng)理86業(yè)主委員會會成立批批復資料形成即即歸檔永久秘密87歷屆業(yè)委會會委員個個人簡歷歷資料形成后后三日內(nèi)內(nèi)五年秘密88業(yè)主大會及及業(yè)委會會會議紀紀要資料形成后后三日內(nèi)內(nèi)五年普通社區(qū)文化資資料89社區(qū)大型慶慶典、文

44、文化活動動材料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通所屬部門經(jīng)經(jīng)理及以以上人員員90社區(qū)文藝體體育活動動材料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通91團組織及青青年文明明號活動動材料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通92社區(qū)科普教教育、社社會公益益性活動動材料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通93各類專題座座談會、學學習參觀觀考察活活動材料料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通94和街道、社社區(qū)居委委會、派派出所等等協(xié)作單單位共同同活動材材料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通95人文事件方方面材料料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通96員工文化生生活材料料資料形成后后五日內(nèi)內(nèi)三年普通物業(yè)經(jīng)營資料97會所、泳池池、停車車場等設設施的經(jīng)經(jīng)營報表表、

45、臺帳帳等資料料當天五年秘密客戶服務中中心行政政人事部部經(jīng)理及及以上人人員98其他經(jīng)營資資料當天五年秘密工程維修資資料99工程維修單單每月底三年普通部門經(jīng)理及及總經(jīng)理理100住戶維修日日報表每月底三年普通101值班、交接接班記錄錄，工作作臺帳每月底三年普通102維修跟蹤表表每月底三年普通103業(yè)務聯(lián)系單單、內(nèi)部部通啟每月底三年普通104公共照明系系統(tǒng)保養(yǎng)養(yǎng)計劃、燈燈光系統(tǒng)統(tǒng)運行檢檢修記錄錄每月底三年普通設備運行資資料105機電設備臺臺帳每月底三年普通部門經(jīng)理及及總經(jīng)理理106供水、供電電設備匯匯總表、月月統(tǒng)計表表每月底三年普通107變壓器運行行日志每月底三年普通108低壓配電運運行日志志每月底三

46、年普通109高、低壓配配電室操操作記錄錄每月底三年普通110供水、供電電設備值值班、操操作運行行及保養(yǎng)養(yǎng)、檢查查記錄每月底三年普通111電梯運行檢檢修記錄錄、值班班巡視檢檢查記錄錄表、電電梯維修修保養(yǎng)報報告書、電電梯年檢檢報告及及原始記記錄資料形成即即歸檔長期普通112電梯故障（事事故）處處理單資料形成即即歸檔三年普通113泳池系統(tǒng)保保養(yǎng)每月底三年普通114音樂噴泉、背背景音樂樂保養(yǎng)每月底三年普通115瀑布泵保養(yǎng)養(yǎng)每月底三年普通116給排水系統(tǒng)統(tǒng)保養(yǎng)、二二次生活活給水泵泵運行記記錄每月底三年普通117維修中心、消消防中心心、配電電室交接接班記錄錄每月底三年普通治安工作資資料118保安指揮中中心

47、值班班、交接接班記錄錄，各個個崗位值值班記錄錄每月底三年普通保安部經(jīng)理理及客戶戶服務中中心總經(jīng)理119裝修施工許許可證每月底三年普通120噴淋供水管管網(wǎng)末端端試水檢檢查表每月底三年普通121樓宇、監(jiān)控控及電梯梯對講系系統(tǒng)檢測測表每月底三年普通122出租屋檔案案每月底三年普通123室外場租簽簽到表每月底三年普通124裝修巡查日日志、巡巡查記錄錄每月底三年普通125治安事件處處理記錄錄、重大大事件呈呈報表每月底三年普通126帶班員查崗崗記錄、交交接班記記錄、巡巡邏記錄錄、簽到到表每月底三年普通127來訪人員登登記表、物物品放行行條、搬搬運放行行記錄登登記表每月底三年普通128車輛進出登登記表、異異

48、常車輛輛進出登登記表、車車輛管理理員交接接班記錄錄每月底三年普通129監(jiān)控報警中中心設備備運營記記錄及監(jiān)監(jiān)控報警警保養(yǎng)每月底三年普通130安全監(jiān)控錄錄像記錄錄每月底自然循環(huán)普通牽涉糾紛等等特殊的的材料需需長期保保存消防工作資資料131消防器材檢檢查表每月底三年普通部門經(jīng)理及及總經(jīng)理理132消防中心值值班、交交接班情情況記錄錄每月底三年普通133消防培訓記記錄表每月底三年普通134消防設備月月、季度度檢查記記錄表、維維修記錄錄表資料形成即即歸檔三年普通135消防設備運運行記錄錄表每月底三年普通136消防系統(tǒng)保保養(yǎng)每月底三年普通137消防設備監(jiān)監(jiān)控運行行記錄每月底三年普通138消防安全日日常檢查查

49、記錄表表每月底三年普通139消防檢查（火火患）整整改通知知書每月底三年普通重大、特殊殊的長期期保存綠化與保潔潔資料140綠化養(yǎng)護工工作日記記錄表、月月檢查表表每月底三年普通所屬機構部部門經(jīng)理理及以上上人員141綠化藥品使使用記錄錄每月底三年普通142噴灌泵運行行檢修記記錄表每月底三年普通143植物檔案及及補種、病病蟲害檢檢查、防防治材料料每月底三年普通144保潔隊工具具領用、維維修、報報廢記錄錄表每月底三年普通145保潔綜合、保保潔區(qū)域域及人員員分布記記錄、檢檢查表以以及日常常工作記記錄和臺臺帳每月底三年普通146環(huán)境衛(wèi)生消消殺記錄錄每月底三年普通147綠地衛(wèi)生檢檢查表每月底三年普通148清掃

50、平臺記記錄、檢檢查表每月底三年普通149路面清洗清清掃工作作計劃、統(tǒng)統(tǒng)計檢查查表每月底三年普通150巡檢記錄每月底三年普通151保潔員月度度量化考考核表每月底三年普通152保潔工作日日檢查表表每月底三年普通備注： 11、原則則上，檔檔案資料料遵循“誰產(chǎn)生生、誰歸歸檔”的管理理原則，但但為便于于工作開開展，部部分檔案案由客戶戶服務中中心自行行保管，定定期移交交物業(yè)分分公司檔檔案室集集中統(tǒng)一一存檔； 22、業(yè)戶戶檔案、設設備資產(chǎn)產(chǎn)檔案、工工程檔案案、創(chuàng)優(yōu)優(yōu)檔案、突突發(fā)事件件檔案及及本表中中的所有有資料類類，均由由客戶服服務中心心自行存存檔； 3、本本表格中中的文書書檔案、管管理監(jiān)察察檔案、合合同檔

51、案案均由物物業(yè)分公公司檔案案室存檔檔（客戶戶服務中中心根據(jù)據(jù)工作需需要可保保存相關關資料或或復印件件等），聲聲像檔案案和實物物檔案根根據(jù)情況況，可由由客戶服服務中心心先行保保管，定定期移交交物業(yè)分分公司檔檔案室存存檔，人人事檔案案主管級級以上（含含主管級級）檔案案由物業(yè)業(yè)分公司司保管，主主管級以以下檔案案由各客客戶服務務中心保保管； 4、本本表格中中保管期期限中的的長期指指三十年年；永久久指五十十年以上上。 附件二 金金碧物業(yè)業(yè)有限公公司XXX分公司司檔案內(nèi)容檔案數(shù)量總計 卷卷。其中中： 文字字 卷卷，圖紙紙 卷光盤 張，照照片 張，錄錄像 盒盒。聯(lián)系人電話移交單位/部門意意見： 部部門名稱稱

52、：負責人簽名名： 日 期期：檔案室意見見：接收人簽名名：日 期：備注 檔檔案移交交書恒大地產(chǎn)集集團物業(yè)業(yè)管理中中心統(tǒng)一一制定附件三 金碧物物業(yè)有限限公司XXX分公公司檔案移交案案卷目錄錄表 卷號總登記號檔號案卷題名編制案卷頁數(shù)脊寬保管期限密級備注單位/部門門時間注：由接接收單位位填寫 恒大地地產(chǎn)集團團物業(yè)管管理中心心統(tǒng)一制制定附件四金碧物業(yè)有有限公司司XX分分公司 卷 內(nèi) 目 錄錄序號文件編號責任人文件題名日期頁號備注 卷號： 共 頁 第 頁恒大地產(chǎn)集集團物業(yè)業(yè)管理中中心統(tǒng)一一制定附件五 金碧物業(yè)有有限公司司XX分分公司檔案資料借借閱申請請表 借閱時時間： 年 月 日日部門借閱人檔案級別檔案名

53、稱借閱用途簽字部門經(jīng)理客戶服務中中心總經(jīng)經(jīng)理物業(yè)分公司司總經(jīng)理理 恒大地地產(chǎn)集團團物業(yè)管管理中心心統(tǒng)一制制定附件六 金碧物物業(yè)有限限公司XXX分公公司 檔案借借還登記記表檔號檔案名稱借出歸還備注單位數(shù)量日期借閱人簽名名數(shù)量日期檔案員簽名名注：檔案案資料借借閱申請請表經(jīng)經(jīng)領導審審批完后后，須詳詳細填寫寫此表。歸歸還時，以以此作為為銷賬記記錄。 恒大地產(chǎn)產(chǎn)集團物物業(yè)管理理中心統(tǒng)統(tǒng)一制定定PAGE 第53頁 共57頁附件七檔案分類及及編目規(guī)規(guī)定為便于識別別各類檔檔案，實實現(xiàn)金碧碧物業(yè)各各分公司司及下屬屬各客戶戶服務中中心檔案案管理工工作的規(guī)規(guī)范統(tǒng)一一，根據(jù)據(jù)集團檔檔案管理理部門有有關規(guī)定定，參照照集

54、團檔檔案全宗宗編號和和檔案分分類編目目原則，結結合物業(yè)業(yè)行業(yè)的的特點和和各物業(yè)業(yè)分公司司檔案工工作的實實際，現(xiàn)現(xiàn)對金碧碧物業(yè)各各分公司司及下屬屬各客戶戶服務中中心的檔檔案全宗宗和各類類檔案分分類進行行統(tǒng)一編編號，具具體情況況和要求求如下：一、檔案全全宗編號號：根據(jù)集團檔檔案管理理部門的的規(guī)定，金金碧物業(yè)業(yè)各分公公司檔案案全宗號號確定為為：HDD2（xxx0）其中：“HHD”為“恒大集集團”漢語拼拼音的縮縮寫；后后面的“2”為“物業(yè)”產(chǎn)業(yè)；“XX”為“所在地地區(qū)”漢語拼拼音的縮縮寫；“0”為物物業(yè)分公公司本部部。例如如：HDD2（NNJ0），表表示金碧碧物業(yè)有有限公司司南京分分公司。下屬各客戶戶

55、服務中中心可根根據(jù)開盤盤時間依依次編號號為1，22，3例如如：HDD2（NNJ0-1）表表示金碧碧物業(yè)南南京分公公司恒大大金碧天天下客戶戶服務中中心，HHD2（NNJ0-2）表表示金碧碧物業(yè)南南京分公公司恒大大綠洲客客戶服務務中心，其其他以此此類推。如金碧物業(yè)業(yè)各分公公司再設設子公司司，則所所設子公公司確定定為一個個分全宗宗號，標標識實例例如下:HD22(NJJ1)，表表示金碧碧物業(yè)有有限公司司南京分分公司所所設立的的第一家家子公司司，其他他依次類類推。二、檔案分分類編目目：為了保證公公司檔案案分類的的規(guī)范性性和統(tǒng)一一性，結結合集團團檔案分分類原則則和物業(yè)業(yè)分公司司檔案的的實際，現(xiàn)明確如下：1

56、、綜合檔檔案 大類類編號：1 目錄錄代字：ZH2、工程檔檔案 大類類編號：2 目錄錄代字：GC3、資產(chǎn)設設備檔案案 大大類編號號：3 目目錄代字字：ZCC 4、業(yè)戶檔檔案 大類類編號：4 目錄錄代字：YH5、人事檔檔案 大類類編號：5 目錄錄代字：RS6、聲像檔檔案 大類類編號：6 目錄錄代字：SX7、實物檔檔案 大類類編號：7 目錄錄代字：SW上述目錄代代字均為為檔案類類型前兩兩個字漢漢語拼音音的縮寫寫，如綜綜合檔案案為“ZH”。其它它以此類類推。三、檔案排排列及目目錄標識識方法：1、綜合檔檔案：綜合檔案的的目錄代代字為ZZH，類類別號為為1。按按年度問題（內(nèi)內(nèi)容）保管期期限-件件號組卷卷。

57、一級屬類分分為1、文文書，22、管理理監(jiān)察，33、合同同，4、創(chuàng)創(chuàng)優(yōu)，55、突發(fā)發(fā)事件。保管期限一一般分為為永久、長長期、短短期，分分別用YY、C、DD表示。目目錄編號號每100年為一一個目錄錄字段。根據(jù)檔案形形成的類類型和保保管存放放的特點點，將綜綜合檔案案組卷方方式分為為簡化方方式組卷卷和傳統(tǒng)統(tǒng)方式組組卷。1）簡化方方式組卷卷：文書書，管理理監(jiān)察，合合同采用用簡化方方式組卷卷，既便便于計算算機信息息系統(tǒng)管管理，更更方便借借閱查考考。檔號結構：2007- 1-Y-11 件號（第第一件） 保管期期限（永永久：YY） 類型編編號（如如：文書書類） 組卷年年度（綜綜合檔案案組卷年年度）2）傳統(tǒng)方方

58、式組卷卷（建議議客服中中心用此此種組卷卷方式）：創(chuàng)優(yōu)，突發(fā)事件采用傳統(tǒng)方式組卷，便于安全保存。檔號結構：ZH X .4 .1- 1- 1 件號號（第一一件） 案卷卷號（第第一卷） 目錄錄序號（第第一本目目錄） 二級級屬類編編號（創(chuàng)創(chuàng)優(yōu)類） 一級級屬類編編號（各各客戶服服務中心心） 目錄錄代字（綜綜合檔案案類）（注：X各物業(yè)業(yè)分公司司可根據(jù)據(jù)樓盤開開盤時間間將客戶戶服務中中心依次次編號為為1，22，3，以以下同上上）2、工程檔檔案：工程檔案目目錄代字字為GCC，類別別號為22。工程程檔案的的一級屬屬類以各各樓盤客客戶服務務中心為為單位順順序編號號為1、22、3，二二級屬類類根據(jù)類類型分為為1、綜

59、綜合類（房房屋資料料、驗收收資料等等），22、圖類類（規(guī)劃劃圖、管管網(wǎng)圖等等），33、維修修類（維維修請示示、批復復、價目目表等），44、其它它類（系系統(tǒng)保養(yǎng)養(yǎng)計劃、年年檢報告告、安全全鑒定書書等）。保保管期限限一般為為永久或或長期。目目錄號每每10年年為一個個目錄字字段。工工程檔案案按個樓樓盤管理理處以每每類所形形成的資資料分別別組卷裝裝盒，每每個類目目可立卷卷若干。檔號結構：GC X .1 -1 案卷號號（第一一卷） 二級屬屬類編號號（綜合合類） 一級屬屬類編號號（各客客戶服務務中心） 目錄代代字（工工程檔案案類）3、資產(chǎn)設設備檔案案：資產(chǎn)設備檔檔案的目目錄代字字為ZCC，類別別號為33。包含含資產(chǎn)、設設備類。按按各樓盤盤管理處處的資產(chǎn)產(chǎn)設備立立項、購購置、安安裝、使使用、維維護等過過程形成成的資料料裝盒組組卷，其其中包括括使用指指南或說說明書等等。資產(chǎn)產(chǎn)設備檔檔案的一一級屬類類以各樓樓盤