行政專員的工作內(nèi)容

1、行政專員的工作內(nèi)容：組織辦好會(huì)議主持、做好會(huì)議紀(jì)要等；協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；組織公司辦公費(fèi)用的計(jì)劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作;管理公司參考書籍及光盤等資料；做好公司人員考勤和處理各種假期；管理公司的公共衛(wèi)生；發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；公司的宣傳資料以及其他物品的管理工作；購買、管理和維修公司固定資產(chǎn)；定購機(jī)票、預(yù)定酒店等外聯(lián)工作。完成直屬上司交辦的臨時(shí)性工作。修訂日期：崗位名稱 行政專員 匯報(bào)對(duì)象 行政經(jīng)理所屬部門行政部 職類職級(jí) 行政專員編制 晉升方向行政主任/經(jīng)理/相關(guān)適合崗位編制日期2005-11-20批準(zhǔn)人崗位/部門的核心價(jià)值 規(guī)范管理，提升公司形象；控制成本；后勤

2、保障崗位工作目標(biāo) 協(xié)助行政部經(jīng)理提供強(qiáng)有力的后勤保障工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、成 本控制，體現(xiàn)自身價(jià)值主要崗位職責(zé)工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)果輸出協(xié)助行政部經(jīng)理跟蹤、監(jiān)督總部及分公司各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行情況并進(jìn)行督查和 推動(dòng)實(shí)施CE-AD-901-20050729-A 總部文件管理規(guī)定，CE-AD-902-20050729-A公司制度體系管理規(guī)范及其它相關(guān)規(guī)章制度規(guī)章制 度的較好實(shí)施負(fù)責(zé)分公司發(fā)文、圖書、行政部相關(guān)資料歸類管理CE-AD-902-20050729-A公 司制度體系管理規(guī)范及其它相關(guān)管理規(guī)定完整、清晰、易查的資料檔案負(fù)責(zé)日常資產(chǎn)管理工作，包括資產(chǎn)調(diào)配、維護(hù)、盤點(diǎn)、報(bào)廢，保障公司日常工作 的正常開展CE-

3、AD-910-20050801-A公司資產(chǎn)管理制度及其它相關(guān)管理規(guī)定 資產(chǎn)盤活，成本控制負(fù)責(zé)對(duì)各部門辦公用品的申購、申領(lǐng)表進(jìn)行審核，并進(jìn)行審核、匯總、分析，編 寫分公司月申購匯總表；CE-AD-907-20050801-A公司辦公用品管理制度及 其它相關(guān)管理規(guī)定后勤保障，成本控制負(fù)責(zé)根據(jù)總部采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行分公司資產(chǎn)、辦公用品、耗材等物資的采購、驗(yàn)收、 出/入庫，并提出采購合理化意見或建議；CE-AD-910-20050801-A公司資產(chǎn) 管理制度，CE-AD-907-20050801-A公司辦公用品管理制度， CE-AD-914-20050801-A 公司印刷品管理制度，CE-AD-908-20

4、050801-A 公 司計(jì)算機(jī)管理制度，CE-AD-906-20050801-A公司庫房管理制度等保障物資需 要，成本控制負(fù)責(zé)總部寄送物資 的驗(yàn)收、入庫、分發(fā)等工作，月底庫房的盤點(diǎn)工作； CE-AD-914-20050801-A公司印刷品管理制度及相關(guān)制度保障宣傳品需要 負(fù)責(zé)各類行政費(fèi)用收集、整理、審核、分析；CE-AD-910-20050801-A公司 資產(chǎn)管理制度，CE-AD-908-20050801-A公司計(jì)算機(jī)管理制度及時(shí)、準(zhǔn)確提交行政費(fèi)用負(fù)責(zé)各類行政報(bào)表數(shù)據(jù)的收集、整理，包括基本狀況表、資產(chǎn)物料表、信息費(fèi)用 表等公司相關(guān)規(guī)章制度 完整、清晰、準(zhǔn)確、及時(shí)的各類報(bào)表負(fù)責(zé)庫房管理，包括所有

5、物資的出入庫、建帳和每月對(duì)庫房物資進(jìn)行的盤點(diǎn)（包 括禮品）CE-AD-906-20050801-A公司庫房管理制度及其它相關(guān)規(guī)章制度完 善的庫房管理負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的改善、維護(hù)、監(jiān)督CE-HR-201-20050801-A員工手冊(cè)及其它相關(guān)規(guī)章制度良好的辦公環(huán)境負(fù)責(zé)人員離職時(shí)資產(chǎn)清理工作個(gè)人工作資產(chǎn)保管卡內(nèi)容資產(chǎn)完整負(fù)責(zé)協(xié)助各類會(huì)議、活動(dòng)工作根據(jù)相關(guān)要求高效、優(yōu)質(zhì)完成行政經(jīng)理交辦的其它事務(wù)根據(jù)相關(guān)要求高效、優(yōu)質(zhì)完成工作權(quán)限1、監(jiān)督員工行為規(guī)范的執(zhí)行情況，監(jiān)督辦公環(huán)境；2、審核供應(yīng)商資 料，選擇合適供應(yīng)商；3、審核供應(yīng)商提供各類票據(jù)；4、監(jiān)督公司資產(chǎn)的合理利 用任職資格1、大專學(xué)歷以上，行政管理、企

6、業(yè)管理或具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)者等優(yōu)先；2、熟悉資產(chǎn)管理、采購工作，有基本的財(cái)務(wù)知識(shí)，熟練操作計(jì)算機(jī)，熟悉各類 行政文書的起草；3、1年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉資產(chǎn)、采購、后勤管理 工作考核指標(biāo)關(guān)鍵業(yè)績考核指標(biāo)（KPI）物資采購的計(jì)劃性與及時(shí)性行政成本控制相關(guān)任務(wù)的完成率服務(wù)滿意度服務(wù)承諾用心服務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行，獲得認(rèn)可，體現(xiàn)價(jià)值工作流程工作1 辦公用品：申購一入庫一出庫一盤點(diǎn)1.每月5日前各部門提交當(dāng)月辦 公用品申領(lǐng)表報(bào)于行政專員；2、行政專員審核各部門申購需求及庫存情況，匯 總當(dāng)月申購清單，填寫月辦公用品申購表；3、行政專員與供應(yīng)商聯(lián)系詢價(jià)，并將取得的規(guī)格及報(bào)價(jià)分析后匯報(bào)行政經(jīng)理；4、行政經(jīng)理審核

7、申購匯總表，并提交總監(jiān)審核批準(zhǔn)；5、行政專員采購批準(zhǔn)后的申購辦公用品；6、庫管組織驗(yàn)收采購辦公用品并填寫入庫單；7、行政專員根據(jù)需求將采購辦公用品出庫至前臺(tái)文員處；8、前臺(tái)文員通知各部門物品到位，并做好領(lǐng)用登記記錄；9、行政專員在月底根據(jù)領(lǐng)用登記及庫存制作辦公用品報(bào)表10、行政經(jīng)理審核報(bào)表并提交財(cái)務(wù)部。工作2 總部印刷品、物品管理：確認(rèn)入庫出庫一盤點(diǎn)1、行政專員收到總 部印刷品或物品，及時(shí)E-mail總部貨物確認(rèn)單；2、行政專員將收到印刷品或物品及時(shí)入庫，填寫入庫單；3、行政專員將收到物品名稱匯報(bào)行政經(jīng)理，并將收到印刷品或物品根據(jù)發(fā)放規(guī) 則發(fā)放至相應(yīng)部門或員工，填寫出庫單；4、行政專員月底盤點(diǎn)

8、實(shí)際庫存數(shù)量，做好庫存報(bào)表，檢查庫存與實(shí)際是否相符 工作3 資產(chǎn)管理申購一入庫一出庫一盤點(diǎn)1.各部門經(jīng)理向行政專員提出固定 資產(chǎn)申購或報(bào)廢要求；2、行政專員匯總并審核各部門申請(qǐng)，進(jìn)行市場詢價(jià)比較分析，確認(rèn)采購規(guī)格及合 作供應(yīng)商，填寫實(shí)物資產(chǎn)申購單或資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單提交行政經(jīng)理審核， 并提出相關(guān)建議；3、行政經(jīng)理審核實(shí)物資產(chǎn)申購單或資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單，通過后提交相關(guān)上 級(jí)審批；4、行政專員根據(jù)審批后的實(shí)物資產(chǎn)申購單或資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單進(jìn)行相應(yīng) 的申購或報(bào)廢操作；5、行政專員將采購來的資產(chǎn)移交庫管或相關(guān)人員驗(yàn)收入庫，填寫入庫單；6、庫管根據(jù)流程分配資產(chǎn)到申請(qǐng)部門，作好出庫登記、資產(chǎn)編碼張貼、資產(chǎn)保 管卡等記錄；7、行政專員根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期進(jìn)行季度資產(chǎn)盤點(diǎn)，制作資產(chǎn)盤點(diǎn)表；8、行政經(jīng)理審核資產(chǎn)盤點(diǎn)表并給出意見，將審核通過的盤點(diǎn)表提交上級(jí)審核。 工作4 相關(guān)行政費(fèi)用收集、整理1.行政專員根據(jù)申購內(nèi)容及原始憑據(jù)與供應(yīng)商 一一核對(duì)，核對(duì)不誤收集票據(jù)、數(shù)據(jù)；2、行政經(jīng)理審核行政專員提交票據(jù)及數(shù)據(jù)；3、行政經(jīng)理將審核通過的票據(jù)提交財(cái)務(wù)部；4、財(cái)務(wù)部審核后提交相關(guān)上級(jí)審批；工作5 文件、圖書、相關(guān)資料的管理1、文件行政經(jīng)理將需存檔文件交付行政專員， 行政專員根據(jù)文件編號(hào)規(guī)則、類別等進(jìn)行一一歸檔2、圖書行政專員將公司所屬圖書編號(hào)歸類放于圖書柜；行政專員管理好圖書借 閱工作做好