辦公室文秘與行政事務(wù)管理辦法

1、辦公室文秘與行政事務(wù)管理辦法 1 目的 為加強(qiáng)公司印信、公文(電子文件)、資質(zhì)證照及公務(wù)用車等綜合事務(wù)管理，保證企業(yè)印信、公文(電子文件)的使用安全，規(guī)范工作流程，提高工作效率，特制訂本管理辦法。 2 適用范圍 本管理辦法適用于公司及所屬各單位、公司各管理部門印信、公文(電子文件)、資質(zhì)證照及公務(wù)用車管理。 3 管理職責(zé) 3.1 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司印信、公文(電子文件)、資質(zhì)證照及公務(wù)用車等綜合管理工作。3.2 分公司辦公室負(fù)責(zé)本單位印信、公文(電子文件)、資質(zhì)證照及公務(wù)用車等綜合管理工作，未設(shè)置辦公室的管理型分公司等單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本單位印信、公文(電子文件)及資質(zhì)證照的管理。3.3

2、 公司、分公司各管理部門、公司各單位的管理部門及下屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門(單位)印章的管理。3.4 公司各職能部門、分公司負(fù)責(zé)主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)證照、許可證和榮譽的申報及年檢工作。4 管理內(nèi)容與要求4.1 印信管理4.1.1 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司及各單位行政印章、公司合同專用章、財務(wù)專用章、企業(yè)法定代表人、負(fù)責(zé)人名章、公司及各單位管理部門印章、各單位直接冠以公司名稱的項目部印章的刻制。4.1.2 公司各管理部門、各單位行政印章應(yīng)由公司依法行文，由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)刻制；各單位及下屬單位財務(wù)專用章，應(yīng)書面報經(jīng)公司總會計師同意，由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)刻制；各單位需直接冠以公司名稱的項目印章，

3、應(yīng)書面報經(jīng)公司分管副總經(jīng)理同意后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)刻制與發(fā)放，發(fā)放時應(yīng)留存印模備案。4.1.3 公司及分公司的行政印章統(tǒng)一使用硬質(zhì)牛角料刻制，公司、分公司各管理部門、項目部印章統(tǒng)一使用硬質(zhì)塑料刻制。項目部印章一律刻制 “技術(shù)業(yè)務(wù)專用章”字樣，大小比例為50mm25mm，嚴(yán)禁項目部印章代替合同章使用；對合同價款在100萬元以下的工程，不再刻制項目部印章；在建工程項目完工3個月后，項目部印章由所在單位辦公室負(fù)責(zé)收回。4.1.4 公司合同專用章由公司工程部負(fù)責(zé)使用與管理；持有編號合同專用章的二、三、四、五、六、機(jī)電、上海、空分公司和中試所應(yīng)在總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)嚴(yán)格管理與使用。原則上管理型分公司不予發(fā)

4、放合同專用章，管理型分公司對外經(jīng)營活動加蓋合同章的應(yīng)按公司授權(quán)委托權(quán)限辦理，授權(quán)范圍內(nèi)的合同由公司工程管理部登記后直接用印；超出授權(quán)范圍的需報經(jīng)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理同意后方可用印。各單位及下屬單位，除獨立法人企業(yè)外，一律不得自行刻制合同專用章。非本單位人員不得在公司對外簽訂的合同上簽字蓋章。4.1.5 各單位及部門應(yīng)加強(qiáng)用印管理，一般用印要認(rèn)真核實情況，較重要事項，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或公司(分公司)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，重要事項應(yīng)由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，用印后要詳細(xì)登記，記載用印具體情況，留存相應(yīng)資料，統(tǒng)一封存保管，以備查考。4.1.6 公司、分公司公務(wù)介紹信由公司總經(jīng)理辦公室、分公司辦公室負(fù)責(zé)管理，不得開具空

5、白介紹信、不得為非本單位員工開具介紹信。4.1.7 公司及各單位對外承接工程業(yè)務(wù)應(yīng)統(tǒng)一使用公司工程業(yè)務(wù)介紹信，由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)開具。各單位承接省市重點工程、超越授權(quán)權(quán)限的工程，需開具工程業(yè)務(wù)介紹信時，應(yīng)明確自行承接或由合作單位承接，屬系合作單位承接的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可開具；對工程量超過1000萬元工程項目，原則上應(yīng)由公司或各單位自行承接，確因其他原因，需由合作單位為主承接的，應(yīng)說明詳細(xì)情況，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可開具工程業(yè)務(wù)介紹信。4.1.8 公司、分公司辦公室和經(jīng)營管理部門不得為非該（本）分公司在職員工開具工程業(yè)務(wù)介紹信。4.1.9 各單位需開具工程業(yè)務(wù)介紹信時，應(yīng)出具該單

6、位聯(lián)系函，聯(lián)系函的內(nèi)容包括：前來開具介紹信人員姓名、建設(shè)單位、工程名稱及規(guī)模與地點、聯(lián)系人等，并經(jīng)所在單位經(jīng)理或經(jīng)營副經(jīng)理簽字，方可辦理相關(guān)手續(xù)。4.1.10 開具工程業(yè)務(wù)介紹信，每份需交納介紹信押金，在介紹信開具日起30天內(nèi)憑加蓋本介紹信指定的建設(shè)單位或該單位的基建辦（招標(biāo)代理公司）公章的介紹信回執(zhí)退還押金。工程業(yè)務(wù)介紹信回執(zhí)超過規(guī)定的返回日期或回執(zhí)無效，介紹信押金不予退還，開具的介紹信作廢無效，若有其他單位需開具該工程業(yè)務(wù)介紹信時，可另行開具；扣沒的介紹信押金由總經(jīng)理辦公室定期上交公司財務(wù)審計部。4.1.11 尚在跟蹤的項目，各單位均可在公司總經(jīng)理辦公室登記備案，正式需開具介紹信時，由總經(jīng)

7、理辦公室將已跟蹤單位情況告知公司經(jīng)營部或主管領(lǐng)導(dǎo)，由經(jīng)營部或主管領(lǐng)導(dǎo)按經(jīng)營投標(biāo)的若干原則確定介紹信開具單位。分公司開具工程業(yè)務(wù)介紹信可先進(jìn)行電話預(yù)約，由總經(jīng)理辦公室在電腦記錄上登記。各單位登記備案的經(jīng)營信息在3個月以內(nèi)有效，超過期限的，若其他單位需要登記備案該工程經(jīng)營信息時，可以另行登記備案。4.1.12 封標(biāo)需由各單位經(jīng)營管理部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)營經(jīng)理到場辦理，因故不能到場由其他人員經(jīng)辦的，需由所在單位經(jīng)營管理部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)營經(jīng)理、管理型分公司需經(jīng)分公司經(jīng)理確認(rèn)方可封標(biāo)。超過年度委托權(quán)限或系國家與省重點工程、大型工程、涉外工程、首次涉足工程、工程量超過1000萬元的項目，需由公司主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可

8、封標(biāo)。4.2 公文(電子文件)管理4.2.1 公司總經(jīng)理辦公室及各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。公司公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文辦理與傳遞等參照國務(wù)院和浙江省人民政府辦公廳“機(jī)關(guān)公文處理辦法”執(zhí)行。4.2.2 公司內(nèi)部公文收發(fā)采用電子方式傳輸，公司下發(fā)給各管理部門的文件通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布。往來公文材料、資料統(tǒng)一采用A4樣式，標(biāo)題字體為黑體，字體大小為三號；正文字體為宋體，字體大小為四號。4.2.3 電子方式輸送的公文，各單位和管理部門應(yīng)及時查收，按公文處理辦法要求進(jìn)行傳閱、辦理和歸檔；各管理部門信息員對局域網(wǎng)系統(tǒng)中發(fā)布的公文應(yīng)及時查收并下載，以便日

9、后查閱。4.2.4 各管理部門在日常管理活動中形成的文件材料以電子版形式分門別類加以保存，在年度工作后15天內(nèi)刻制成光盤交所在單位辦公室留存。4.3 資質(zhì)、證照管理4.3.1 公司各部門及所屬單位應(yīng)結(jié)合企業(yè)施工和發(fā)展需要，按照資質(zhì)證照管理的規(guī)定，及時辦理資質(zhì)證照的申報、增項和年檢工作，對涉及企業(yè)發(fā)展的重要資質(zhì)和榮譽的申報，應(yīng)有企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，組織相關(guān)部門共同實施。4.3.2 資質(zhì)、證照、榮譽的申報。公司(分公司)各單位、部門應(yīng)配合主辦部門按申報要求，提供資料與數(shù)據(jù)，保證申報工作順利進(jìn)展，申報材料上報前應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并經(jīng)公司(分公司)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審定，方可上報。辦理結(jié)束后

10、，應(yīng)將資質(zhì)證照及完整的申報材料等交公司總經(jīng)理辦公室或分公司辦公室統(tǒng)一保管與使用。4.3.3 公司各類資質(zhì)證照由公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，分公司的資質(zhì)證照由分公司辦公室統(tǒng)一管理。企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等主要證照應(yīng)在辦公室醒目處懸掛，各類榮譽等可在接待室、會議室統(tǒng)一懸掛陳列。4.3.4 各單位留存的公司各類資質(zhì)證照及榮譽證書電子版，僅限于制作投標(biāo)文件需要，不得擅自在資質(zhì)證照復(fù)印件上加蓋分公司印章對外使用，更不允許將未加蓋任何印章（限用章）的資質(zhì)證照復(fù)印件對外擴(kuò)散。4.3.5 各單位根據(jù)公司授權(quán)委托業(yè)務(wù)范圍，需要使用公司資質(zhì)證照復(fù)印件（包括打印件）如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全許可證、特種設(shè)備安裝改造維

11、修許可證（壓力管道、起重機(jī)械、電梯）、壓力容器制造許可證、鍋爐安裝維修改造許可證等，必須到公司總經(jīng)理辦公室登記備案后領(lǐng)取，并在相關(guān)資質(zhì)證照復(fù)印件上加蓋限用章。需借用原件的，需經(jīng)歸口部門或主管領(lǐng)導(dǎo)同意，由總經(jīng)理辦公室辦理借用手續(xù)，用畢及時歸還。4.3.6 建設(shè)工程交易證（年度交易證和臨時交易證）實行資源共享，由持有單位受公司委托落實專人負(fù)責(zé)保管，并根據(jù)當(dāng)?shù)亟ㄖ袌鰧嶋H情況及時辦理交易手冊的年檢、變更登記手續(xù)，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借外單位使用；公司內(nèi)部其他單位需要通過該交易證參加投標(biāo)報名等活動時，交易證保管單位應(yīng)給予配合與支持，不得推諉或延期提供交易證。4.3.7 各單位需要另行申領(lǐng)區(qū)域市場交易證或施工備案登記的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可辦理。5 公務(wù)用車管理5.1 各單位公務(wù)小車不得突破額定的編制數(shù)。根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要購置小車，應(yīng)按公司規(guī)定的程序進(jìn)行報批，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，各單位不得擅自購置公務(wù)小車。更新公務(wù)小車，必須按規(guī)定辦理舊車報廢手續(xù)，達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)的，方可提出小車更新申請。經(jīng)批準(zhǔn)同意購置、更新的公務(wù)小車