電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

1、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范集團電子文件歸檔與電子檔案管理，有效維護電子文件與電子檔案的真實性、完整性、安全性和可用性，加強管理，提高利用效率，促進信息共享和利用，便于長期保存，根據(jù)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016），制定本辦法。第二條本辦法規(guī)定了集團各部門、各單位具有保存價值電子文件的收集、整理、著錄、移交歸檔與電子檔案編目、管理和處置的一般方法。（一）本辦法中電子文件與電子檔案管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持集中、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密的原則。（二）本辦法下列用語的含義1.電子文件：集團在處理公務過

2、程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。2.歸檔：將具有憑證、查考和保存價值的電子文件及組件從計算機網(wǎng)絡(luò)集中下載到可脫機保存的載體上，以便長期保管的過程。3.邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件保管。4.物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上進行保管。5.電子檔案：具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。6.組件：包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。 7.元數(shù)據(jù)：描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。8.真實性：電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏

3、輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。9.完整性:電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。 10.可用性:電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。11.電子檔案管理系統(tǒng):對電子檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)。第二章機構(gòu)與職責第三條 管理機構(gòu)及職責。（一）集團辦公室是集團電子文件歸檔、電子檔案管理工作的歸口管理部門，按照統(tǒng)一管理、分級負責的原則，明確分管領(lǐng)導，負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應用培訓；負責指導電子文件形成部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件；負責監(jiān)督電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作；負責監(jiān)督涉密電子

4、文件歸檔和電子檔案的保密管理。（二）集團各單位綜合管理部門應將電子文件歸檔及電子檔案管理納入部門職責范圍，建立電子文件歸檔及電子檔案管理制度，確保其制度真實性、完整性和可用性。同時，負責監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。（三）集團各相關(guān)部門及各單位要將電子文件的收集、整理、著錄、歸檔、保管、利用納入到公文處理程序和檔案人員的崗位職責。檔案部門對電子檔案的形成全過程實行監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。（四）集團信息化部門負責依據(jù)標準建設(shè)集團綜合辦公平臺系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子管理提供信息化支持。第三章電子檔案管理系統(tǒng)第四條集團綜合辦公平臺與電子檔案管理系統(tǒng)。（一

5、）集團綜合辦公平臺設(shè)置電子文件歸檔功能，按相關(guān)要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，對已收集、積累的電子文件進行跟蹤、審計。（二）電子檔案管理系統(tǒng)基本功能1.應具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等功能。2.應具備電子檔案管理功能，包括采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等功能。3.應具備電子檔案安全管理功能，包括身份認證、權(quán)限管理、跟蹤審計、生成固化信息等功能。4.應具備各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。（三）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施1.檔

6、案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。2.應配備電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲、備份等設(shè)備。3.應配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。第四章電子文件管理第五條電子文件歸檔范圍。（一）電子文件歸檔范圍1.反映集團職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件（包括內(nèi)部編輯的書籍）及其元數(shù)據(jù)應收集、歸檔。2.電子文件歸檔范圍參照XX集團有限公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍1.應歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應與電子文件一并收集、歸檔。2.文書類電子

7、文件應歸檔元數(shù)據(jù)包括：題名、文件編號、責任者、日期、機構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、文件大小、文檔創(chuàng)建程序等；發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。3.聲像類電子文件應歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點、業(yè)務活動描述、密級、計算機文件名等。第六條電子文件收集、保存命名、著錄、整理。（一）電子文件收集1.各級檔案管理員要及時、完整、準確收集具有查考和保存價值電子文件，有附件的應同時收集附件。如發(fā)現(xiàn)該存而未存的電子文件，應及時向有關(guān)人員索取。2.所有統(tǒng)一編有文號發(fā)文的電子文件及其審批件，由文號分配管理人員和發(fā)文

8、責任人負責收集，并定期向本部門檔案管理員移交。3.所有未編有文號但蓋章的并具有保存價值的電子文件及其審批件由印章管理員負責收集，并按定期向本單位檔案管理員移交。4.其他具有保存價值的非發(fā)文類和非蓋章類的電子文件及其審批件，由電子文件經(jīng)辦人或部門文秘分發(fā)給本單位檔案管理員存檔。（二）電子文件保存命名1.發(fā)文責任人、印章管理員和檔案管理員收到電子文件及審批件后，應分別把最后正式發(fā)文的電子文件、審批件進行規(guī)范命名保存。2.各類電子公文命名，應采用英文字母和阿拉伯數(shù)字相結(jié)合的方法，按“發(fā)文單位簡稱（英文或拼音簡寫）+文件類別（拼音簡寫）+年度（數(shù)字全稱）+文號順序號（無文號的按存檔順序號）”的順序命名

9、。3.發(fā)文單位簡稱只用英文或拼音簡寫即可。如集團辦公室用“jtbgs”表示，其他發(fā)文單位簡寫由各單位參照此規(guī)則并自行確定。4.文件類別主要包括：公司文件（gswj）、公司函（gsh）、董事會（ds）、股東會（gd）、部門文件（如辦公室為bgswj）、工作通報（tb）、工作簡報（jb）、會議紀要（jy）、專題會議紀要（ztjy）、合同或協(xié)議（gsht）、其他材料（gscl）等。文件類別分別以括號中的拼音表示，其他未列出的文件類別由各單位參照此規(guī)則自行確定。5.電子文件（審批件除外）在保存命名時，還應在電子主文件名的末尾加上電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件。如：

10、甘XX20221號文正式發(fā)文的電子文件、其審批件及審批件中的最后一個呈報件的命名方法分別為：gmh2022001F.pdf、gmh2022001.mht、gmh2022001U.doc。（三）電子文件著錄1.電子文件在統(tǒng)一分配文號時，應由文號分配管理員直接將文件的相關(guān)信息著錄到電子檔案管理系統(tǒng)中。2.所有未編有文號但蓋章的并具有保存價值的電子文件及其審批件由印章管理員負責移交至本單位檔案管理員再著錄到電子檔案管理系統(tǒng)中。3.其他具有保存價值的非發(fā)文類和非蓋章類的電子文件及其審批件，由電子文件經(jīng)辦人或部門文秘收集移交至本單位檔案管理員再及時著錄到電子檔案管理系統(tǒng)中。4.應及時將正式發(fā)文或定稿的電

11、子文件、審批件及呈報件原文添加至電子檔案管理系統(tǒng)中。（四）電子文件整理應基于集團綜合辦公平臺以件為管理單位完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理，整理過程應保持電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。聲像類電子文件的整理由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。第七條電子文件歸檔。（一）歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。（二）歸檔鑒定應核實、鑒定電子文件的真實性、完整性、有效性，包括門類、形成年度、保管期限、確定密級、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等要素。（三）歸檔方式1.應基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。2.

12、對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，凡在電子檔案信息系統(tǒng)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應每年定期完成物理歸檔。（四）歸檔格式1.電子公文流轉(zhuǎn)形成的電子公文審批單，保存類型以mht為通用格式，其他電子文件、電子文件組件可以PDF、RTF、WPS、DOCX、PNG等通用格式歸檔。2.照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。（五）歸檔要求歸檔過程應充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。計算機系統(tǒng)運行和信息

13、處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。第五章電子檔案管理第八條電子檔案的管理。（一）電子檔案的編目1.應對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行同步整理審核、重新排序、編制檔號，對電子檔案保管期限與分類結(jié)果不合理或不準確的進行修正。2.檔號作為唯一標識為電子檔案及其組件重命名，同時更新相應的計算機文件名元數(shù)據(jù)。3.完成整理編目后，應將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)，并按要求分類、有序地存儲電子檔案及其組件。（二）電子檔案的備份存儲1.將電子檔案集中拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應

14、在解密后再制作拷貝。2.儲存載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。3.電子檔案載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、檔號、密級、保管期限、存入日期等。4.特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。5.離線存儲介質(zhì)應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；應裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤1720，磁性載體1527；相對濕度選定范圍：光盤20%50%，磁性載體40%60%。（三）須形成紙質(zhì)文件存檔的電子檔案1.所有永久保存的、長期

15、保存的電子檔案及其審批件2.合同、協(xié)議類的電子文件。（四）電子檔案的利用1.電子檔案的提供利用應嚴格遵守集團相關(guān)保密規(guī)定。2.電子檔案的封存載體不應外借，利用時應使用拷貝件。未經(jīng)批準任何單位、個人不允許擅自復制電子檔案，利用者對歸檔電子文件的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。（五）電子檔案的統(tǒng)計1.應按照XX省檔案局檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對各門類電子檔案情況進行統(tǒng)計。2.可按檔案門類、年度、保管期限、密級、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素電子檔案數(shù)量等情況進行統(tǒng)計。也可按年度、檔案門類、保管期限、件數(shù)、利用人次、利用目的、復制、下載等要素對電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。（六）電子檔案的鑒

16、定與審查1.應定期對電子檔案進行銷毀鑒定和解密審查。2.檔案部門應根據(jù)本單位檔案保管期限表進行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀意見，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級領(lǐng)導和檔案部門審核、批準后方可實施。3.電子檔案的解密審查應由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審查意見經(jīng)上級領(lǐng)導和保密部門審核、批準后方可實施。（七）電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移1.電子檔案當前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時，電子檔案管理系統(tǒng)更新時，技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。2.應在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實施之后，再對原電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行銷毀或繼續(xù)留存的處置。重新對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行備份。3.定期應對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。定期對存儲載體進行抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。（八）電子檔案的移交與銷毀1.電子檔案的移交相關(guān)部門、單位如需將電子檔案移交至檔案管理部門時，應對每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100