國際貿(mào)易公司管理制度和業(yè)務操作流程

1、 國際貿(mào)易公司業(yè)務操作流程 HYPERLINK l _進口部業(yè)務操作流程_1 進口部業(yè)務操作流程 HYPERLINK l _一、外礦進口操作流程 一、外礦進口操作流程 HYPERLINK l _二、進口備件主要流程_1 二、進口備件主要流程 HYPERLINK l _出口部業(yè)務操作流程_3 出口部業(yè)務操作流程 HYPERLINK l _綜合部業(yè)務操作流程 綜合部業(yè)務操作流程進口業(yè)務操作流程一、外礦進口操作流程外礦的進口主要包括三部分談判 礦石的進口談判工作主要圍繞進口外礦數(shù)量、價格、付款方式、結算依據(jù)以及罰金條款等方面，下面 主要圍繞付款方式、結算依據(jù)進行說明 付款方式（payment ter

2、m）：目前鐵礦石的方式為信用證。在船舶到港前的15天，買方應該通過信譽良好的一級銀行向賣方開出不可撤消的信用證。在FOB貿(mào)易項下，信用證的開證金額應該是100%的礦粉價格，價格的計算通常是以合同當中鐵礦粉的期待值來計算。 結算依據(jù) 由于鐵礦砂的計價方式是按照鐵品位的多少來計算的，所以，以裝港還是卸港的商檢結果作為最終結算的依據(jù)對于最終價格的確認尤為重要。 1）重量的最終界定 在裝運港口，重量的界定工作有賣方來執(zhí)行，檢驗費用由賣方來承擔。買方享有監(jiān)裝的權利。同時按照國際慣例，在裝港根據(jù)水尺計算出來的重量將作為提單重量，提單重量將作為繕制首款發(fā)票的依據(jù)。在卸貨港，買方承擔費用，委托中國進出口商品檢

3、驗檢疫局（簡稱CIQ）進行復檢，同樣賣方享有對整個檢驗過程進行監(jiān)督的權利。檢驗結束后，商檢結構將出具相關的重量單，這個重量單將作為雙方最終結算的依據(jù)。 2）礦砂的選樣以及規(guī)格的檢驗在裝運港口， 賣方將對商品的物理和化學性能進行檢測分析，并在提單后的7個工作日內(nèi)將原產(chǎn)地證一起裝港檢測分析單一起寄給買方；在卸貨港，CIQ將對理化指標重新測定，同樣賣方有權對整個測定過程進行監(jiān)督。CIQ商檢機構將從代表性的礦砂中選出三份等量的樣品，其中一份用來測定理化指標一份將送交賣方，而最后一份則送交仲裁機構。其中后兩份將密封由CIQ保存6個月的時間。CIQ的商檢結果將作為最終結算的依據(jù)。同時也將作為賣方繕制尾款發(fā)

4、票的依據(jù)。在買方收到CIQ商檢結果2個工作日內(nèi)，將以傳真的方式將結果通知賣方。 3） 質(zhì)量異議買方必須在提單后的100天內(nèi)向賣方遞交CIQ的商檢結果。如果裝運港商檢結果與CIQ的商檢結果的差距不超過0.5%，則CIQ的商檢結果將作為最終結算的依據(jù)，如果雙方的差距超過0.5%但小于1%，則雙方結果的平均值將作為最終的依據(jù)；如果雙方的商檢結果超過1%，買賣雙方可以協(xié)商解決，如果協(xié)商不成，可以將CIQ保留的密封樣品遞交給由買賣雙方共同認可的第三方商檢結構進行裁定，第三方的商檢結果將作為最終結算的依據(jù)，買賣雙方將按照此商檢結果進行結算。商檢費用將由與仲裁結果差距較大的一方承擔，如果仲裁結果正是買賣雙方

5、的平均值，則商檢費用雙方各承擔50%。根據(jù)上述的規(guī)定， 在實際的貿(mào)易操作中，信用證條件下的付款將分為兩部分，即首付款(provisional payment)和尾付款(final payment)兩部分。不同的礦山公司對首付款發(fā)票的繕制標準不同，巴西礦山的傳統(tǒng)做法是按照合同當中的期待值來計算首款發(fā)票，而澳洲礦山的傳統(tǒng)做法是根據(jù)在裝港的商檢結果來作為首伏款的基數(shù)，但首付款發(fā)票中重量都要根據(jù)提單的重量來計算，首付款的金額為計算結果的95；而尾款的支付則要根據(jù)實際CIQ的商檢結果來最終計算，扣減首付款的金額后，剩余部分則為尾款金額。 中期的操作過程根據(jù)公司的業(yè)務操作流程規(guī)定，在與礦山確定了具體的數(shù)量

6、、船期后，我部必須在第一時間內(nèi)通知財務部門，上報資金計劃和開證申請書；同時上報計劃部，由計劃部通知船務部門進行相關的租船業(yè)務。在此期間，我們要隨時保持和供貨商的聯(lián)系，確保船期和貨量，同時也要確保在裝船前開出相應的信用證。在實際的業(yè)務操作中，經(jīng)常會出現(xiàn)開證延后的現(xiàn)象，我們必須進行技巧性的處理，確保船期。當供貨商的單據(jù)遞交到我司的開證行后，我們要積極做好審單工作，如果恰在此時我司資金不足，無法贖單時，審單的工作顯得更加重要。找出單據(jù)中的不符點，從而我司便有理由爭取更長的時間。后期工作貨到港口后，我部更要積極的作好商檢結果的遞交工作和核銷工作，目前，鐵礦砂的核銷主要包括如下幾方面的資料： 1. 提單

7、 2.報關單 3.發(fā)票 4.備案表 5.核銷單二、進口備件主要流程現(xiàn)將我司進口備件主要流程如下：根據(jù)xx集團的下發(fā)計劃的內(nèi)容，我司發(fā)出詢盤1、發(fā)出詢盤。 發(fā)盤主要內(nèi)容為：根據(jù)集團下發(fā)計劃的種類，比如軸承、液壓件，這類的發(fā)盤比較簡單，只要注明準確的數(shù)量和型號、運輸方式、價格條款、付款方式、貨期就可以。此類詢盤很快就能有還盤。2、合同的簽訂：根據(jù)xx集團的進出口合同樣本來完成合同，一般只修改合同中的價格及貨期等條款。3、開立信用證：在開立信用證前，需向財務部提交資金計劃，再根據(jù)合同規(guī)定，開立信用證。4、貨物到港報關：在貨物到達指定目的港后，我司從財務處拿到相關單據(jù)進行報關，貨物通關后再運輸?shù)奖迸_。

8、5、核銷工作：在報關完成后，我司將據(jù)相關單據(jù)到國家外匯管理局進行核銷工作6、入庫工作：我司將根據(jù)實際發(fā)生的費用與xx集團簽訂合同，進行入庫結算等工作。出口部業(yè)務操作流程我司出口業(yè)務操作流程如下：1、前期溝通階段此階段經(jīng)過與客戶溝通，建立初步聯(lián)系，并確定其資信狀況，以及進一步聯(lián)系的可能性。2、詢盤在與客戶建立了固定聯(lián)系后，收到客戶具體詢盤后，確定客戶所需產(chǎn)品的規(guī)格、材質(zhì)等，是否能夠滿足客戶要求。3、報盤在確認我司產(chǎn)品能滿足客戶需求時，則報出我司可操作價格。4、還盤對于我司報出的出口價格，如果客戶不予以接受（由于貨期、價格或其他因素），并提出其可以接受的價格，我司經(jīng)過調(diào)度中心，出具請示報告給集團批

9、示是否可以操作。5、接受如果在價格和貨期等問題雙方達成一致，則需要客戶出具書面確認文件表示接受，見到書面確認文件我司則可以開始起草合同。6、簽訂合同我司與客戶簽訂銷售合同后，客戶在合同中規(guī)定的時間內(nèi)開出我司為收益人的信用證。7、備貨裝船我司在收到信用證后，審證，以及在合同中規(guī)定的裝船期把貨物集港裝船。至此，出口部的業(yè)務操作告一段落，其他工作如確定船舶資料，裝船，整理單據(jù)報關均由綜合部下設的制單審單組操作。綜合部業(yè)務操作流程登陸中國電子口岸網(wǎng)，及時申領核銷單；如果出口業(yè)務委托貨代進行報關報檢，一并準備好帶有北臺鋼鐵集團進出口有限責任公司公章的報關保健委托書。合同簽訂后跟蹤開證情況，根據(jù)合同對信用

10、證進行審證、對影響我司利益的不利條款或軟條款提出修改意見，要求對方改證。根據(jù)出口貨物的集港情況和船期，先行繕制報關單據(jù)、并將對應核銷單和報關報檢委托書（在外代代理報關的情況下）一并移交報關員報關。跟蹤貨物裝運情況，及時與貨代、船代聯(lián)系取得裝運數(shù)據(jù)，確定提單、船證等運輸單據(jù)的內(nèi)容；并根據(jù)信用證的規(guī)定繕制其他議付單據(jù)，迅速向議付行交單。跟蹤回款情況，同時集合報關單、核銷單等核銷所需單據(jù)；待貨款到帳銀行開出收匯通知單后到外管局核銷；核銷完畢后將核銷單退稅聯(lián)、黃聯(lián)報關單等退稅所需文件移交財務部。國際貿(mào)易公司管理制度國際貿(mào)易公司管理制度國際貿(mào)易公司管理制度分為兩大體系：業(yè)務管理制度和日常管理制度 HYP

11、ERLINK l _業(yè)務操作制度_1 業(yè)務操作制度：即業(yè)務操作對上負責制是指按照各個部門工作職責和工作內(nèi)容、流程的確立，國際貿(mào)易公司的各項工作以此為根本和依據(jù)，實行對上負責制：即員工對組長負責、組長對部長負責、部長對經(jīng)理負責的管理制度。 HYPERLINK l _日常管理制度_1 日常管理制度：日常管理規(guī)范制是指為了滿足公司不斷發(fā)展的需要，在員工素質(zhì)、工作秩序、工作紀律等方面制定了較為嚴格的日常管理細則；以此來指導國際貿(mào)易公司全體員工的日常行為規(guī)范，為日常工作提供制度保障和政策基礎。業(yè)務操作制度國際貿(mào)易公司總經(jīng)理xxx，公司下設四個部門，進口部，出口部，市場拓展部，綜合部，各部門設有部長，綜合

12、部下設一個組，即信息支持組。信息支持組作為國際貿(mào)易公司內(nèi)部業(yè)務部門與調(diào)度中心之間的信息平臺,以及xxx部的信息溝通與交流的平臺,對國際貿(mào)易公司整體業(yè)務以及越南辦的業(yè)務發(fā)展起著橋梁和中樞的作用.鑒于信息支持組的職能，國際貿(mào)易公司業(yè)務部門與信息支持組對接，具體制度如下：信息傳遞制度我司收到的客戶詢盤，關于產(chǎn)品的規(guī)格、價格、材質(zhì)、貨期等如果業(yè)務人員不能確認，具體情況要及時報給國際貿(mào)易公司經(jīng)理批示，經(jīng)理同意并批示后，通過信息支持組整理上報調(diào)度中心與集團協(xié)調(diào)辦理，業(yè)務人員不直接和調(diào)度中心聯(lián)系。如有特數(shù)情況或者業(yè)務需要，可以一事一議。合同審核制度關于合同審核，我司所有業(yè)務需要簽訂的合同，由各個部門業(yè)務人員

13、持審核單讓所在部門部長簽字，經(jīng)過經(jīng)理簽字審核（如果經(jīng)理不在，由經(jīng)理指定人代簽），由調(diào)度中心簽字后，上報調(diào)度中心和計劃管理處審核，此程序必須由信息支持組協(xié)助完成。3、內(nèi)部協(xié)調(diào)制度對于各業(yè)務部門操作的各項業(yè)務，本部門部長必須全面了解與整理掌握，并且及時上報給國際貿(mào)易公司經(jīng)理，不得越權操作。并且各業(yè)務部門要做到業(yè)務之間信息共享，及時有效地溝通，避免業(yè)務重疊。定期匯報制度 為更有效地開展工作，總結工作中的經(jīng)驗教訓，各個業(yè)務部門定期開展會議，由國際貿(mào)易公司經(jīng)理主持，聽取業(yè)務人員前期工作進展和后期工作計劃，并聽取經(jīng)理對業(yè)務操作的指示與要求。日常管理制度國際貿(mào)易公司日常管理細則為促進國際貿(mào)易公司今后整體工作

14、的進一步拓展，在員工素質(zhì)、工作秩序、工作紀律等方面滿足公司不斷發(fā)展的需要，國際貿(mào)易公司在遵循東展集團整體管理方針的前提下，特制定日常管理細則，主要包括素質(zhì)行為規(guī)范、5S管理、建立日常行為檔案等幾大主要方面。國際貿(mào)易公司各位員工對本日常管理細則遵守貫徹的程度及結果，將作為其參與獎勵評級、崗位晉升考核和周期淘汰的重要依據(jù)?，F(xiàn)向全體員工頒布國際貿(mào)易公司日常管理細則如下：一、素質(zhì)行為規(guī)范：總體行為規(guī)范：遵守東展集團的整體規(guī)章及工作守則。維護國際貿(mào)易公司榮譽，不作任何有損公司信譽的行為。對本職工作爭取時效，盡忠職守，保守業(yè)務秘密。在督導全體員工遵守上述行為規(guī)范的前提下，重點監(jiān)察以下幾方面的日常行為：按時

15、參加會議：以嚴肅認真的態(tài)度按時參加應出席的各項會議，對于會議出席時間方面，現(xiàn)規(guī)定如下：對于明確規(guī)定開會時間的會議，全體員工應至少提前5分鐘入場對于暫無明確開會時間的機動會議（如日常早會等），在接到會議通知后應于5分鐘內(nèi)進入會議室就座嚴禁電腦游戲：工作及午休時間，全體員工一律不準玩電腦及網(wǎng)絡游戲(包括聯(lián)眾等益智游戲在內(nèi))；禁止私人娛樂：上班時間禁止QQ、MSN等的非業(yè)務性私人聊天，同時不允許觀看電影等娛樂性活動（但外語教學、英語新聞等為提高業(yè)務語言水平所進行的學習活動不在此列）；個人儀表行為：注重儀表、著裝整潔；在辦公室及公司公共場所不得大聲喧嘩，接打電話注意控制音量；禁止工作時間內(nèi)睡覺、閑聊及

16、撥打非業(yè)務性電話；禮貌待客方面：接待來訪客戶應主動熱情、尊重客戶，維護公司形象和榮譽；客人來訪而需接待的人不在時，工作相關同事應禮貌的接待對方，能解決的問題主動為其解決；不得在前臺、通道等非接待區(qū)域與客戶長時間交談；應引導客人進入會議室、辦公室等接待區(qū)域進行接待和洽談；工作紀律方面：未經(jīng)許可，不得在工作時間接待私人來客，或帶其在公司任意活動；確因實際需要請假者，準假后應與同事處理好工作的協(xié)助和對接。二、5S管理：個人事務方面：桌面不得做任何標記，適當整齊擺放電話、電腦設備、筆筒、水杯等物品； 待處理文件和已處理文件不能散放于桌面，要及時存放在文件架內(nèi)；離開坐席時應把椅子放回原來的位置，保持整齊

17、狀態(tài)；若離開時間較長，則桌面不得堆放有書籍、文件等；下班離開公司前關閉電腦及臨近窗戶，保持周圍環(huán)境的整潔。每日下班最后離開辦公室的員工，負有檢查辦公室公共區(qū)域衛(wèi)生及安全狀況的義務（包括門窗的鎖閉，公司重要文件及財產(chǎn)的妥當放置等）公共衛(wèi)生事務方面：制定每周值日表，以部門為單位（含進口部、出口部、業(yè)務拓展部、綜合部共計四個部門）于每周周二的中午時間（若工作忙碌，也可安排在當天其他時間內(nèi)）對部門內(nèi)的公共衛(wèi)生進行全面清掃，包括門前地面、窗戶、文件柜；若負責一周清潔工作的部門沒有進行勞動，則處以負責自當周起為期一個月的清潔工作。從本周（5.245.30）起，首先由綜合部開始進行上述規(guī)定下的值日；而后的次

18、序依次為進口部、出口部、市場拓展部（詳細及更新的時間排序可參照粘貼于文件柜的值日時間表）。衛(wèi)生檢查與督導：目前，xx集團5S管理制度的推行主要采取兩種方式：第一、東展集團各大公司處室不定期綜合流動檢查；第二、xx集團綜合行政部進行的早晨例行檢查，其重點是對個人5S遵守情況的檢查。為確保我司在上述兩項集團督察活動中力爭上游、爭取優(yōu)良成績，我司由綜合部肩負日常檢查的責任，在檢查方式上采取記名制原則：于桌椅上粘貼姓名標簽，對個人座椅脫離桌位、桌面擺放不整齊等的混亂狀況實行嚴格的個人責任制。 由于集團行政部將在國際貿(mào)易公司的早會期間進行每日的例行檢查，并且該檢查在今后也將作為集團5S管理制度的最主要監(jiān)察方式之一，因此國際貿(mào)易公司綜合部也將加大早會前后辦公室公共衛(wèi)生及個人5S衛(wèi)生狀況的檢查和督導。三、建立日常行為檔案情況明細上述的素質(zhì)行