體系文件-文件和記錄管理程序

1、文件和記錄管理程序編制審核批準(zhǔn)密版本 V1。0200915信息技術(shù)有限責(zé)任公司樣式編號(hào)：WW-SM-JL-01版本：V1.0樣式編號(hào)：WW-SM-JL-01版本：V1.0文件和記錄管理程序第 第4頁(yè) 共 8 頁(yè)變更履歷序版本更改處更改內(nèi)容更改/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期號(hào)1 V1 0新建張海濤/2008。 趙武/2008。12。24。12.24王喆/2008。12。24123目錄3 HYPERLINK l _TOC_250022 1。1目的3 HYPERLINK l _TOC_250021 適用范圍4 HYPERLINK l _TOC_250020 術(shù)語表4 HYPERLINK l _TOC_2

2、50019 引用文件4 HYPERLINK l _TOC_250018 職責(zé)4 HYPERLINK l _TOC_250017 2.1主管副總經(jīng)理4 HYPERLINK l _TOC_250016 2。2技術(shù)服務(wù)事業(yè)部4 HYPERLINK l _TOC_250015 2.3各個(gè)小組4 HYPERLINK l _TOC_250014 文件的管理5 HYPERLINK l _TOC_250013 3。1范圍5 HYPERLINK l _TOC_250012 3.2文件的編寫5 HYPERLINK l _TOC_250011 3。3文件的批準(zhǔn)6 HYPERLINK l _TOC_250010 3。

3、4文件的發(fā)放6 HYPERLINK l _TOC_250009 3.5文件的修改6 HYPERLINK l _TOC_250008 3。6文件的評(píng)審6 HYPERLINK l _TOC_250007 3。7文件的存檔7 HYPERLINK l _TOC_250006 文件的作廢7 HYPERLINK l _TOC_250005 書面形式文件的管理7 HYPERLINK l _TOC_250004 3。10電子形式有效文件的管理7 HYPERLINK l _TOC_250003 3。11外來文件、資料的管理8 HYPERLINK l _TOC_250002 記錄的管理8 HYPERLINK l

4、_TOC_250001 4。1記錄的產(chǎn)生8 HYPERLINK l _TOC_250000 4.2記錄的存檔89簡(jiǎn)介目的對(duì)公司與IT 服務(wù)管理體系相關(guān)的文件和記錄進(jìn)行管理，確保文件和記錄的有效使用。適用范圍1.1.1適用于公司內(nèi)部與IT服務(wù)管理體系相關(guān)的所有文件和記錄的管理。術(shù)語表文件記錄描述進(jìn)行過程活動(dòng)所規(guī)定的途徑、方法或要求的內(nèi)容，用以提供過程活動(dòng)的指導(dǎo)、規(guī)范、溝通或培訓(xùn)的作用.文件記錄有效文件記載具體的過程活動(dòng)結(jié)果的文件。有效文件保留文件正在使用中的、經(jīng)過批準(zhǔn)的正式文件.保留文件已停止使用的有效文件,需要保留以備追溯.引用文件【1】 ISO/IEC 20000-1【2】 IT 服務(wù)管理手

5、冊(cè)職責(zé)主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)和發(fā)布IT 服務(wù)管理手冊(cè)和所有的管理程序文件。技術(shù)服務(wù)事業(yè)部負(fù)責(zé)組織各個(gè)小組對(duì)IT 服務(wù)管理體系的文件和記錄進(jìn)行管理和改進(jìn)。各個(gè)小組負(fù)責(zé)本部門與IT 服務(wù)管理體系相關(guān)文件和記錄的具體管理.樣式編號(hào)：WW-SM-JL-01版本：V1.0樣式編號(hào)：WW-SM-JL-01版本：V1.0文件和記錄管理程序第 第9頁(yè) 共 8 頁(yè)文件的管理范圍IT服務(wù)管理體系中的文件均指“有效文件”和“保留文件文件的層次分為BD (A 層文件(B 層文件、工作流程或規(guī)定 層文件C 層文件對(duì)應(yīng)的各類記錄 層文件)。對(duì)于文件的編寫,格式、編號(hào)、版本及其他要求。.研編號(hào)規(guī)則應(yīng)形成文件以備追溯。與公司I

6、T 隨意向公司外、無關(guān)的第三方拷貝、復(fù)印或傳播。文件的編寫IT （A 層文件)ISO/IEC200001：2005的要求，結(jié)合公司實(shí)際編寫。各種管理程序 層文件）.各部門根據(jù)ISO/IEC200001：2005 標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際工作需要，依據(jù)B , (C層文件進(jìn)行溝通，確保C層文件的內(nèi)容與整個(gè)IT.(C )IT 服務(wù)管.（C ),.文件格式應(yīng)按照文件編寫規(guī)范的要求和模板編寫。所有的工作流程或規(guī)定（C 層文件)在得到正式批準(zhǔn)后,.如無特殊的指定或要求，文件的編寫部門、擬制部門即發(fā)文部門。文件的批準(zhǔn),審批角色只有一個(gè)人。.,依次經(jīng)其他審核人審核通過，再提交審批。,并在組織會(huì)議的部門存檔。文件的發(fā)放文件在

7、得到正式的批準(zhǔn)后，在規(guī)定的范圍內(nèi)發(fā)放。事業(yè)部負(fù)責(zé)文件標(biāo)識(shí)的管理。文件的版本狀態(tài)用“版本號(hào)”來進(jìn)行區(qū)別。.已發(fā)放文件的原始版本應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門存檔。文件的修改IT.（B .因業(yè)務(wù)需求的變化，現(xiàn)有的工作流程或規(guī)定),.(C層文件）.文件的評(píng)審,求對(duì)流程體系和文件進(jìn)行重新評(píng)估和規(guī)劃 ,組織相關(guān)部門對(duì)所涉及的過程、工作接,制訂或變更相應(yīng)的文件。技術(shù)服務(wù)事業(yè)部在對(duì) IT 組織相關(guān)部門進(jìn)行的修改和完善。文件的存檔,則應(yīng)在原書 書面形式的“保留文件”均由發(fā)文部門負(fù)責(zé)保管。在工作流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的電子形式的文件，由技術(shù)服務(wù)事業(yè)部負(fù)責(zé)歸檔。各類文件的保存期限除特別規(guī)定外，一般為 3 等有關(guān)的文件應(yīng)長(zhǎng)期保存。文件的作廢當(dāng)

8、新修訂的文件得到批準(zhǔn)后，發(fā)文部門應(yīng)及時(shí)將新版本的文件發(fā)放至相關(guān)的部門或,理?；顒?dòng)檢查所有文件的有效狀態(tài)。書面形式文件的管理妥善保管、及時(shí)更新。書面形式的“有效文件”不能與“保留文件”同時(shí)在工作中使用。電子形式有效文件的管理公司 IT .以防誤用。在工作流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中存在的文件,由技術(shù)服務(wù)事業(yè)部負(fù)責(zé)管理,.外來文件、資料的管理與 IT ,由具體使用部門負(fù)責(zé)登記、保管。外來文件的編號(hào)遵循其原有的編號(hào)，如無編號(hào)的則按文件編寫規(guī)定的要求編號(hào)。對(duì)來自上級(jí)主管部門的文件（如通知、行政發(fā)文、指示等.文件”標(biāo)識(shí)表示其使用狀態(tài)。,.記錄的管理記錄的產(chǎn)生在 IT 的結(jié)果也屬記錄。,具體規(guī)定詳見文件編寫規(guī)范記錄應(yīng)與相關(guān)管理程序 層文件、工作流程或規(guī)定 層文件）,應(yīng)與對(duì)應(yīng)的C層文件一起在技術(shù)服務(wù)事業(yè)部備案。記錄的存檔記錄內(nèi)容的填寫、匯總或提交部門即為記錄的發(fā)文部門。為便于追溯，各種記錄保存期限除特別規(guī)定外，一般為 3 應(yīng)長(zhǎng)期保存。要有穩(wěn)定和能夠提供備份的系統(tǒng)環(huán)境。,.應(yīng)