公司經(jīng)理時間管理通則

1、當(dāng)前文檔修改密碼：8362839 HYPERLINK ./ 當(dāng)前文檔修修改密碼碼：833628839 HYPERLINK ./ 更多資料請請訪問.HYPERLINK E:還還未拷貝貝企企業(yè)管理理時時間管理理(htttp:.)(.) HYPERLINK ./ 經(jīng)理時間管管理通則則 作業(yè)促效法法1將公司司報表文文件原稿稿與資料料的紙張張統(tǒng)一起起來 最近近的辦公公自動化化設(shè)備，大大多具備備便捷的的功能，復(fù)復(fù)印機自自動送稿稿(ADDF)，即即為功能能之因此，不必必再費事事地一張張張換稿稿，一次次次按鍵鍵。即使使不在一一旁看著著，也無無所謂，可可以大大大的節(jié)省人力力與時間間。 可是是，這種種精心設(shè)設(shè)計出

2、來來的功能能，卻出出人意料料的并未未受到廣廣泛的應(yīng)應(yīng)用。其其原因之之一在于于原稿的的紙張大大小不一一。例如如，在公公司內(nèi)部部報表文文件上經(jīng)經(jīng)常可以以發(fā)現(xiàn)，文文章是用用文書處處理機打打在A44的紙上上，而圖圖表資料料紙是BB4大小小。即使使只有一一張大小小不一，自自動送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大減小了了，因此此必須首首先統(tǒng)一一資料等等所有文文件的紙紙張大小小，不只只是復(fù)印印上，在在各方面面都將大大大提高高效率。 22單面面使用活活頁紙 從從學(xué)生時時代起，我我們就偏偏愛以活活頁紙來來做筆記記。當(dāng)然然，有時時也會使使用一般般的筆記記本。不不過，從從講究效效率的觀觀點來說說，活頁頁紙是

3、最最佳選擇擇，而且且最好只只使用活活頁紙的的單面。 或或許，這這樣會令令人覺得得太浪費費，但是是以單面面使用每每一張只只記一個個項目，即即使隨著著思路起起伏隨手手記下，事事后還是是能分門門別類自自由地調(diào)調(diào)整頁碼碼，使筆筆記更加加清楚易易讀。也也就是說說，必要要的時候候活頁紙紙可以插插換。此此外復(fù)印印時只單單面使用用，可以以免去一一張張翻翻頁的麻麻煩，得得以順利利的進行行作業(yè)。 33把書書架上大大套書籍籍書背向向下排置置 百百科全書書類的大大套書籍籍，可以以稱之為為知識的的寶庫，平平常應(yīng)經(jīng)經(jīng)常翻閱閱利用才才是。事事實上，這這類書籍籍往往被被束之高高閣，無無人問津津。 把把大套書書籍排上上書架時時

4、，都要要書背向向下排置置。大套套書籍所所以被人人敬而遠遠之的原原因之一一，在于于難以放放在普通通的書架架上。只只要向下下排置，就就可以解解決這個個困擾。把把書背向向下排置置時，令令書底朝朝外并在在上面寫寫上書名名，這么么一來就就可以隨隨手抽取取查閱，不不會再有有笨重、不不便的感感覺了。 44利用用百科全全書的硬硬紙盒來來收藏，可可收一舉舉兩得之之效 把把百科全全書排上上書架時時，應(yīng)該該一定先先把硬紙紙盒取下下來，讓讓它“赤裸裸裸”地排在在書架上上，其理理由是，事事先取下下硬紙盒盒，需要要時，即即可迅速速的抽取取查閱所所需資料料。而且且取下的的硬紙盒盒另有妙妙用。 百百科全書書或全集集之類的的大

5、套書書，一套套都有數(shù)數(shù)十冊之之多，利利用這些些硬紙盒盒做“整理盒盒”，分門門別類地地收藏明明信片、書書信等信信件資料料，實在在非常方方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又適合合放置書書信、明明信片，所所以，按按類別或或用途分分別收藏藏是最理理想不過過了。以以后檢索索找尋，自自是“手到擒擒來”。 55將經(jīng)經(jīng)常使用用的工作作用語記記號化、簡簡略化 在在處理的的事務(wù)過過程中，只只要在訪訪客的名名片上，簡簡單地寫寫上“人、住住、印、檔檔”，然后后交給秘秘書，她她就知道道該登記記客戶的的姓名、住住址、復(fù)復(fù)印名片片、夾入入名片簿簿存檔。像像這樣將將經(jīng)濟使使用的工工作用語語記號化化、簡略略化，在在交待工工作的

6、時時候，可可以不必必在口頭頭上一一一指示或或?qū)懽謼l條提醒要要點，得得以省去去不少麻麻煩。不只是是一般的的事務(wù)工工作，連連書信中中經(jīng)常使使用的客客套話也也可加以以簡略化化。例如如“悉”表示“來函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如如此即可可大大的的提高擬擬稿的速速度，很很快就可可以交給給秘書去去打字。6將重要要的剪貼貼資料印印成B55大小很多人都有有剪貼報報紙、雜雜志的習(xí)習(xí)慣，不不過，如如果以此此來整理理應(yīng)用資資料，未未必是提提高效率率的方法法。 例例如，把把資料貼貼在剪貼貼簿上或或收集在在信封中中，在檢檢索的階階段上，這這種辦法法相當(dāng)不不便。 在管管理者辦辦公室中中，剪下下的報紙紙、雜

7、志志文章一一律要復(fù)復(fù)印，而而且利用用復(fù)印機機放大縮縮小的功功能，全全部統(tǒng)一一成B55大小，這這么一來來，不但但日后容容易整理理，而且且檢索工工作也會會更為輕輕松愉快快。 77在活活頁紙的的兩側(cè)打打孔 我我們習(xí)慣慣在活頁頁紙的兩兩側(cè)打上上二十六六個孔，因因為想同同時對照照兩種資資料時，可可隨意夾夾左夾右右，資料料自然一一覽無遺遺。單面面使用法法的優(yōu)點點是，在在這種情情況下，將將性能發(fā)發(fā)揮到極極點。 如如果有兩兩側(cè)打孔孔的活頁頁紙，在在裝訂歸歸檔之時時，就更更加方便便，何樂樂而不為為呢? 88參考考書籍在在復(fù)印出出所需資資料后，要要立刻歸歸位 書書架亂七七八糟，找找一本急急需要的的書都得得花上大大

8、半天，當(dāng)當(dāng)然會導(dǎo)導(dǎo)致工作作效率降降低。書書架要以以自己的的方式隨隨時整理理得有條條不紊，如如此工作作才能順順利的進進行下去去。整理理的要訣訣在于盡快快將使用用過的書書籍歸位位。 通通常，工工作前所所需的資資料，在在一本書書中頂多多占兩、三三頁左右右，因此此，不管管搬出多多少本書書，應(yīng)都都應(yīng)只把把必要的的章節(jié)印印下來，隨隨即把書書籍放回回書架上上，這么么一來，書書架才能能保持有有條不紊紊，過后后也不必必為了找找尋書籍籍，而浪浪費許多多不必要要的時間間。在整整理與檢檢索上，都都是非常常有效率率的，實實在是一一舉兩得得。 99編制制派得上上用場的的“專屬用用書”HT55”，5SSS每個個月都要要寫相

9、當(dāng)當(dāng)多的稿稿件。寫寫一、兩兩張稿件件，往往往就需要要查閱好好幾本參參考書，在在這種情情況下，一一本本翻翻閱查尋尋，就是是有再多多的時間間也不夠夠用。一一般來說說，專門門書籍大大都是厚厚重一大大本，要要在這么么厚重的的書中找找出一小小段參考考資料，真真如大海海撈針，要要浪費不不少心力力。 因因此，從從必用的的參考文文獻中，事事先印下下認(rèn)為需需要的資資料，編編成一本本“專屬用用書”。先將將資料整整理成一一冊，高高效率地地進行工工作。 110采采用高爾爾夫球記記分法，隨隨時隨地地記下備備忘錄 喜喜歡打高高爾夫球球的人大大概都知知道，高高爾夫球球的記分分卡上附附有鉛筆筆，大小小正好可可放在上上衣口袋袋

10、，在球球賽進行行中，無無論打到到哪，都都可立即即記下分分?jǐn)?shù)。 除除了一般般的筆記記外，也也應(yīng)備有有可放在在上衣口口袋且附附鉛筆的的備忘錄錄，這么么一來，即即使身邊邊沒帶公公文包，也也能立即即記下備備忘錄。很很多業(yè)務(wù)務(wù)員也都都應(yīng)這樣樣，隨身身攜帶筆筆記簿。如如果采用用這種方方法，隨隨時隨地地都可迅迅速地記記下備忘忘錄。 111善善用鉛筆筆型橡皮皮擦 我我們在寫寫稿的時時候，都都使用一一種改良良式的橡橡皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是長方方體，不不過這種種橡皮擦擦卻是圓圓筒狀，并并包在筆筆型的塑塑膠管內(nèi)內(nèi)，可像像鉛筆一一樣一點點一點的的推出來來使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同點點在于，它它可以不

11、不必再用用另外一一雙手按按住紙張張，能夠夠像鉛筆筆一般單單手使用用。一旦習(xí)慣了了，就可可右手寫寫左手擦擦雙管齊齊下，大大大的提提高工作作效率。無無論插在在口袋中中或是和和鉛筆一一起隨身身攜帶使使用，都都是十分分方便。12在抽抽屜中放放置空名名片盒，以以收藏小小東西大部分的辦辦公桌，都都會在抽抽屜中附附上整理理小東西西用的塑塑膠，不不過這種種塑膠盤盤卻不實實用，尤尤其是塑塑膠盤把把抽屜分分成上下下兩部分分，下面面的空間間有時都都浪費掉掉了。 所所以就利利用空名名片盒，來來裝抽屜屜里的小小東西，由由于名片片盒的盒盒蓋與盒盒體大致致是同樣樣的規(guī)格格，縱橫橫排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子

12、，分分門別類類用來放放置郵票票、大小小回紋針針、零錢錢等小東東西，移移動很方方便。 113經(jīng)經(jīng)常備有有文具目目錄 經(jīng)經(jīng)常在辦辦公室中中備有文文具目錄錄，對自自己來說說，能夠夠提高工工作效率率的才是是真正便便于使用用的文具具，不過過由于文文具的種種類實在在太多了了，即使使到大型型的文具具專賣店店，也不不見得能能夠找到到自己想想要的東東西，這這時候如如果手頭頭上有一一本目錄錄，就能能夠馬上上找到自自己想要要的東西西，并且且知道正正確的商商品名稱稱。 想想要目錄錄，只要要向廠商商索取，他他們就會會寄來，或或是向附附近的文文具店索索取一、兩兩年前的的舊目錄錄也可以以，包括括中小型型廠商，備備有兩、三三

13、家以上上的目錄錄，當(dāng)然然能有效效迅速找找到適用用的文具具制品。 114事事先決定定文具的的“購買庫庫存量” 要要提高工工作效率率，從筆筆記簿到到郵票，復(fù)復(fù)印用紙紙等的文文具用品品，永遠遠都不能能缺少，必必須源源源不斷的的供給，所所以徹底底地實施施文具庫庫存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先決定定“購買庫庫存量”，再根根據(jù)這個個標(biāo)準(zhǔn)加加以補充充。 115記記下常用用文具的的商品號號碼 前前面講過過，利用用目錄來來選購文文具的方方便。此此外，管管理者還還將目錄錄上常用用文具的的商品號號碼預(yù)先先記錄下下來，這這樣就不不必一張張張的翻翻目錄，只只要一通通電話就就可完成成訂貨工工作。所所謂的商商品

14、號碼碼，就是是商品的的正式名名稱。只只要告訴訴廠商這這個號碼碼，就能能夠正確確且迅速速的讓對對方了解解到所需需哪一類類文具。 例例如，如如果指名名要“牌牌三一夾”，即指指一般的的輕便夾夾，可以以需要的的數(shù)量和和顏色來來訂購，就就不會有有送錯東東西的情情形發(fā)生生。比起起在店里里對老板板費勁的的描述了了老半天天：“我要那那種方方方的，差差不多這這么大”這這些繁瑣瑣的話，卻卻不必能能說清情情況。 116期期數(shù)完整整的雜志志須編制制索引 通通常將雜雜志上必必要部分分印下來來之后，加加以舍棄棄即可，然然而，有有關(guān)自己己的專業(yè)業(yè)雜志卻卻是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下來。 可可是有些些雜志

15、自自從創(chuàng)刊刊以來，已已達幾百百期，過過期雜志志已有相相當(dāng)數(shù)量量。這就就要求將將每一百百期發(fā)行行一次的的“索引”存檔，以以備必要要時加以以檢索。一一般說來來，即使使收藏完完整無缺缺的雜志志，大概概也很少少有人會會特地編編制一本本“索引”。其實實把目錄錄印下稍稍加整理理就成了了一本“索引”，日后后檢索時時，能節(jié)節(jié)省不少少時間。 117在在書架上上為手頭頭正在進進行的工工作保留留一個“專用區(qū)區(qū)” 整整理書架架時，大大概很多多人都是是根據(jù)書書籍的內(nèi)內(nèi)容，而而分門別別類的排排列，有有關(guān)法律律書籍，就就應(yīng)根據(jù)據(jù)內(nèi)容，例例如，“債權(quán)法法”、“民法”區(qū)分分成不同同的范圍圍。不過過，在書書架上為為手頭正正在進行

16、行的工作作保留一一個“專用區(qū)區(qū)”，為特特殊書籍籍提供隨隨時可用用的空間間。 剛剛剛開始始著手一一項新工工作時，資資料不會會太多，但但是隨著著工作的的進行，有有時資料料會一直直增加，或或是內(nèi)容容發(fā)生變變化。預(yù)預(yù)先為此此保留應(yīng)應(yīng)用的空空間，縱縱然資料料一點一一點的增增加，也也能加以以集中整整理。 118把把經(jīng)常使使用的文文字、數(shù)數(shù)字刻成成橡皮印印HT55”，5SSS在現(xiàn)現(xiàn)代的辦辦公室中中，OAA機器已已經(jīng)成了了不可或或缺的必必需品，不不過除了了利用這這些機器器之外，只只要稍稍稍動點腦腦筋，還還是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如說，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁決印、住住址姓名名印等等等

17、各種不不同的印印章，一一應(yīng)俱全全)。 在在需要反反復(fù)書寫寫同樣的的文字與與數(shù)字的的情況下下，如果果一一手手寫，那那會耗費費許多時時間，所所以若能能將其刻刻成橡皮皮印，在在處理事事務(wù)上，便便能夠省省下相當(dāng)當(dāng)多的時時間。即即使要多多花點錢錢，但是是由于節(jié)節(jié)省手寫寫作業(yè)的的時間而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。 119夜夜晚在枕枕邊放一一支附燈燈光的園園珠筆，靈靈感一來來可馬上上記下 躺躺在床上上時，突突然靈感感一閃，大大概很多多人都有有過這種種經(jīng)驗。的的確，有有許多絕絕妙的靈靈感都是是產(chǎn)生于于枕邊，不不過，要要是不立立刻記下下來，到到了第二二天早上上就會忘忘得一干干二凈，這這種情況

18、況經(jīng)常可可見。 在在枕邊備備有附有有燈光的的園珠筆筆與備忘忘錄，靈靈感突現(xiàn)現(xiàn)時，就就可立刻刻隨手記記下。這這種園珠珠筆在柄柄部裝有有小燈泡泡，能夠夠照亮筆筆尖范圍圍，所以以不必特特地打開開電燈，就就可以記記錄。 220深深度太高高的書架架，只會會造成空空間與時時間的浪浪費HT55”，5SSS以排排列A44大小的的書籍來來說，書書架的深深度只要要二十一一英寸，就就綽綽有有余了，可可是市面面上所出出售的書書架，深深度大都都高達三三十英寸寸，就這這是導(dǎo)致致工作效效率降低低的原因因之一。 在在這種書書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。把書排得太深入，不但拿出不方便，

19、而且也浪費空間，所以為了講求效率，應(yīng)測量書架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購尺寸合適的制品。 221將將剪貼資資料的印印本直接接存檔 前前面談過過，利用用印機放放大縮小小的功能能，把剪剪貼資料料一律印印成B55大小，這這樣不僅僅能夠統(tǒng)統(tǒng)一紙張張的大小小，而且且可以直直接夾在在二十六六孔活頁頁夾上，方方便存檔檔。 如如此，不不但省去去粘貼的的麻煩，也也不會有有日久剝剝落的現(xiàn)現(xiàn)象發(fā)生生，尤其其是資料料夾成一一冊，整整齊而不不占空間間，好像像一本書書一樣。 222將將處理完完畢的筆筆記頁要要即刻抽抽出HT55”，5SSS經(jīng)常常使用便便于插換換的活頁頁筆記，隨隨意把第第二天的的預(yù)定工工作和一一定要處處理的事事

20、項記在在筆記本本之后，將將已處理理完畢的的事項用用紅筆劃劃掉，而而且，在在全部事事項完成成之后，即即將這一一頁從筆筆記本中中抽出移移至保存存檔案。 由由于每天天反復(fù)這這個流程程，有時時候在管管理者的的筆記本本上，還還留有一一、兩年年前的筆筆記頁，當(dāng)當(dāng)然上面面記載的的全是些些懸而未未決的問問題。這這么一來來，即使使是成年年累月未未解決的的事項，也也可在筆筆記本上上一目了了然，想想到的時時候，就就可對其其深思一一番，以以謀求解解決之道道。 223日日后還會會使用的的資料要要收到“暫時檔檔案”里 從從筆記本本抽出已已處理完完畢的活活頁紙，或或許不會會馬上用用，不過過偶而也也會有再再度派上上用場的的可

21、能，像像這樣的的資料，要要都交給給秘書，像像平日一一樣加以以復(fù)印，自自行判斷斷分類歸歸檔。但但是，并并不是馬馬上收到到最后分分類的活活頁夾檔檔案中，而而是收到到“暫時檔檔案”里。 然然后，每每隔一定定時間，就就翻閱檢檢查一下下秘書的的分類有有無錯誤誤，同時時也考證證一下當(dāng)當(dāng)初未判判斷定奪奪的資料料內(nèi)容，再再將認(rèn)定定有保存存必要的的資料轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到最最后分類類的檔案案中。 224以以不同顏顏色的活活頁夾來來區(qū)別不不同內(nèi)容容的檔案案 保保存資料料的活頁頁夾有紅紅、藍、綠綠、咖啡啡等等不不同的顏顏色。多多年以來來我們就就使用這這種活頁頁夾，到到它有各各種不同同的顏色色，因此此應(yīng)想出出一套使使用方法法充分

22、利利用。 比比如塑膠膠面的活活頁夾，專專門保存存內(nèi)部業(yè)業(yè)務(wù)手冊冊與呈送送法院表表格文件件等等，并并按顏色色加以區(qū)區(qū)別；而而布面的的活頁夾夾，則專專門保存存各種信信息資料料，同樣樣的也是是以顏色色加以區(qū)區(qū)分。這這么一來來，不管管活頁夾夾放在哪哪里，一一眼就可可看出檔檔案的內(nèi)內(nèi)容種類類。 225經(jīng)經(jīng)常備有有新的活活頁紙HT55”，5SSS為新新書寫稿稿的時候候，要以以活頁紙紙做備忘忘錄，一一有新點點子，馬馬上提筆筆寫下，然然后將其其保存在在專用的的活頁夾夾中。 存存檔時，如如果發(fā)覺覺新點子子比舊點點子更好好，就將將新的存存檔，舊舊的作廢廢。久而而久之，活活頁夾中中的資料料就會越越來越豐豐富。當(dāng)當(dāng)然

23、，一一個活頁頁夾只能能為一本本書一個個主題所所專用，為為了能夠夠隨時使使用新的的活頁夾夾，常備備有大量量的活頁頁紙。26使用用白色活活頁紙，日日后的整整理工作作將更方方便有的人認(rèn)為為，根據(jù)據(jù)大項目目或主題題不同，使使用不同同顏色的的活頁紙紙，分類類時將更更為簡便便。 但是是，最好好一律使使用白色色活頁紙紙，因為為本來可可以隨心心所欲大大肆使用用的活頁頁紙，一一旦區(qū)別別顏色，不不但日后后分類非非常麻煩煩，而且且一一區(qū)區(qū)分顏色色也很累累人。另另外，在在復(fù)印時時，除了了彩色復(fù)復(fù)印以外外，資料料會有不不清楚等等麻煩。 基基于上述述的理由由，應(yīng)一一律使用用白色活活頁紙。 227使使用二十十六孔的的活頁紙

24、紙 應(yīng)應(yīng)一直使使用活頁頁式筆記記本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活頁頁紙?？卓讛?shù)太少少，紙張張撕破的的危險性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的紙張，基基于上述述的考慮慮，應(yīng)選選擇二十十六孔的的活頁紙紙。此外外，二十十六孔的的活頁紙紙歸檔時時也非常常簡便。 當(dāng)當(dāng)然不只只是筆記記，連收收集雜志志、報紙紙等資料料復(fù)印本本時，也也要打上上二十六六個孔，然然后再夾夾到活頁頁夾上。在活頁紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說來，應(yīng)該是五十二孔才對。 228使使用電動動打孔機機比較方方便 除除了活頁頁式筆記記本之外外，報紙紙、雜志志的剪貼貼資料也也一律復(fù)復(fù)印成BB5大小小，然后后打上二二十六個個孔，再再夾到活活

25、頁夾上上。 以以前使用用手動式式打孔機機，但是是在數(shù)量量增多的的情況下下，打孔孔實在是是件既麻麻煩又費費時的工工作。由由于經(jīng)常常需要在在相當(dāng)多多的資料料上打孔孔，手動動式打孔孔機已經(jīng)經(jīng)不合用用了，一一改用電電動式打打孔機之之后，即即可節(jié)省省很多時時間。如如果必須須經(jīng)常使使用打孔孔機，還還是電動動式的比比較方便便省時。 29. 在活頁紙上寫上大標(biāo)題 活活頁式筆筆記本都都劃有標(biāo)標(biāo)線，其其使用方方法是，在在最上面面寫上大大標(biāo)題，比比如“效率法法”之類的的大標(biāo)題題，其下下寫上“收集資資料”之類的的中標(biāo)題題，接著著按照標(biāo)標(biāo)題分別別列出小小標(biāo)或?qū)崒嵭兄械牡狞c子。如果記載事事項無法法全部寫寫在一張張紙上，則

26、則在另一一張活頁頁紙上同同樣的寫寫上大標(biāo)標(biāo)題、中中標(biāo)題并并且按順順序編上上號碼，這這么一來來，即使使筆記散散亂無序序，只要要看到標(biāo)標(biāo)題就可可以了解解其內(nèi)容容。 330. 在加上上新活頁頁紙的同同時，順順便做整整理淘汰汰的工作作使用活頁式式筆記，其其最大優(yōu)優(yōu)點在于于能夠自自由地插插換頁數(shù)數(shù)，必要要時可以以重新插插入，不不要的可可以丟棄棄。這樣樣活頁夾夾中的資資料，其其正確性性與精密密度都會會增加，并并且越來來越充實實、豐富富，這種種自由伸伸縮的優(yōu)優(yōu)點，正正是活頁頁紙的魅魅力所在在。 所所以，在在活頁夾夾上加上上新的活活頁紙同同時，除除了插換換的頁數(shù)數(shù)之外，也也順便瀏瀏覽一下下前后的的內(nèi)容，一一發(fā)

27、覺有有不要的的東西即即撕下丟丟棄，借借此筆記記得以保保持精簡簡、易讀讀，而且且也可以以大幅度度地縮短短檢索時時間。 331呈呈送出去去的書類類文件也也要做標(biāo)標(biāo)題和目目錄 除除了時間間太過倉倉促的情情況外，在在對訂約約的公司司客戶提提出報告告時，一一定要在在上面附附標(biāo)題和和目錄，同同時也要要求部屬屬，在呈呈送任何何書類文文件時，都都必須規(guī)規(guī)規(guī)矩矩矩地標(biāo)上上標(biāo)題與與目錄。 因因為標(biāo)題題和目錄錄能夠使使人在閱閱讀內(nèi)容容之前，對對文件的的整體觀觀點與主主題方向向，有一一個概括括性的了了解。 乍乍聽之下下，似乎乎令人覺覺得很麻麻煩，不不過只要要想到這這項工作作不但能能縮短他他人的工工作時間間，也能能夠縮

28、短短自己的的工作時時間，其其效果絕絕對是很很好的。 332寫寫報告時時，先將將問題列列在紙上上，事后后再一并并查閱 在在寫報告告時，即即使中途途有疑問問或不了了解之處處，只要要它不是是個影響響巨大的的問題，可可都不致致馬上去去翻查資資料或文文獻，因因為或許許因此解解決了問問題，可可是卻因因思考中中斷浪費費時間，反反而耽誤誤了工作作進度。 所所以一旦旦有必須須查閱的的事項，可可先將其其列在紙紙上，最最后再一一并去查查資料。此此外，列列在紙上上的問題題也可以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。 333寫寫報告或或書信時時，根據(jù)據(jù)思路先先打草稿稿，然后后再加以以修改 在在工作之之中

29、，為為雜志寫寫稿、寫寫書信占占了相當(dāng)當(dāng)大的份份量，不不過畢竟竟是本行行以外的的副業(yè)，如如果不講講求工作作效率的的話，一一定會影影響到業(yè)業(yè)務(wù)的進進度。 要要提高寫寫稿的工工作效率率，必須須放松心心情，不不要戰(zhàn)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地地“寫千古古文章”。如果果一開始始就想寫寫出完美美無缺的的作品，終終究只會會寫一字字涂一字字，寫一一張撕一一張，所所以不如如隨著思思路先打打個草稿稿，然后后再加以以修改。 334利利用業(yè)余余時間構(gòu)構(gòu)思文稿稿 在在寫稿工工作上，構(gòu)構(gòu)思要費費很大的的功夫，毫毫無準(zhǔn)備備就提筆筆，往往往文思閉閉塞難以以成行，所所以在寫寫稿之前前，最好好在不同同的場合合，進行行構(gòu)思與與草稿的的寫作。 下下了

30、班在在公車上上，完全全不受電電話干擾擾地專心心思索，是是最適合合構(gòu)思的的時段。而而且，剛剛從繁重重的工作作中解放放出來，心心情為之之一松，往往往會產(chǎn)產(chǎn)生許多多絕妙的的靈感。想想好了整整個結(jié)構(gòu)構(gòu)大綱之之后，再再用口述述錄音機機和文書書處理機機，就可可以迅速速地完成成草稿工工作。 335利利用文書書處理機機來輸入入文稿HT55”，5SSS商業(yè)業(yè)文件也也和法律律文件一一樣，有有很多都都是相同同的格式式。文書書處理機機不但能能保存已已打好的的文章，而而且還能能自由地地加以刪刪除、修修改。最最初雖然然不得不不多花一一點時間間來輸入入，不過過為了日日后的方方便，還還是用文文書處理理機來輸輸入文稿稿比較理理

31、想。 336. 文書處處理機的的磁盤片片以一張張一個為為原則 使使用文書書處理機機時，必必須特別別注意磁磁盤片的的整理方方法。舉舉例來說說，原則則上一張張磁盤片片中，只只儲存一一個資料料。 磁磁盤片的的容量，因因機種而而有所不不同，不不過一張張大約可可儲存多多達一本本書的資資料，因因而容易易在一張張磁盤片片中，同同時存入入各種不不同的資資料，但但是檢索索時，就就非常的的麻煩，不不太合乎乎效率原原則。 按按種類準(zhǔn)準(zhǔn)備不同同的磁盤盤片，不不會花太太多的錢錢，就能能以易于于檢索的的方式，將將存入磁磁盤片的的資料分分門別類類。 337. 以不同同顏色的的標(biāo)簽來來區(qū)分不不同內(nèi)容容的磁盤盤片HT55”，5

32、SSS雖然然將不同同的資料料分別存存在不同同的磁盤盤之中，不不過如果果不一一一顯示屏屏幕，還還是無法法了解其其內(nèi)容，這這樣就失失去了分分類的意意義。為為了解決決這個缺缺點，一一般應(yīng)該該采用的的方法是是在磁磁盤片上上貼彩色色標(biāo)簽。 舉例來說，會計事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個別專題”，藍色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。38. 保保存舊磁磁盤片中中的資料料，不斷斷使用新新磁盤片片和錄像帶一一樣，文文書處理理機的磁磁盤片可可反復(fù)使使用，因因此一張張磁盤片片往往被被使用好好幾次。且且

33、大家都都認(rèn)為，再再買新的的磁盤片片是一種種無謂的的浪費。 輸輸入資料料要花費費相當(dāng)?shù)牡墓し?，如如果將其其時間成成本列入入考慮，則則長久不不用的資資料有朝朝一日也也會派上上用場，如如將其消消除反而而是一種種浪費，所所以要在在一張磁磁盤片中中存入相相關(guān)的資資料，至至于新的的資料，就就毫不吝吝惜地輸輸入新的的磁盤片片中。 339.活頁式式手冊既既能插換換頁數(shù)，又又能縮短短找尋資資料的時時間 不不論到哪哪里，隨隨身攜帶帶一本活活頁式手手冊。在在下班回回家的公公車上、就就寢之前前，突然然想到第第二天應(yīng)應(yīng)該繼續(xù)續(xù)進行哪哪些工作作，就馬馬上記在在手冊上上。而且且，活頁頁式手冊冊可隨時時增加頁頁數(shù)，不不要的頁

34、頁數(shù)也可可任意抽抽出作廢廢。40.備備忘錄上上要標(biāo)明明“主題”、“日期”、“出處”在看書或看看電視時時，一旦旦看到想想記下的的文句，可可立刻提提筆在BB5的活活頁紙上上，記下下備忘錄錄。備忘忘錄是分分項寫下下來的，以以一頁一一個項目目為原則則，至少少標(biāo)明“主題”“日期期”、“出處”。如果果備忘錄錄上標(biāo)明明主題與與日期，事事后重讀讀時，即即使記得得不太完完整，但但只要回回想一下下當(dāng)時的的狀況，就就可以清清楚地了了解其內(nèi)內(nèi)容，而而出處則則需要詳詳細(xì)調(diào)查查?？晒┕﹨⒖贾?，備備忘錄上上如果標(biāo)標(biāo)明這三三項，則則資料就就會越來來越有份份量。 441.在“單純作作業(yè)”時間，利利用耳機機充實自自己 在在剛

35、進入入機關(guān)工工作時，在在“單純作作業(yè)”時間里里，最適適合利用用耳機來來充實自自己。工工作中有有復(fù)印之之類的單單純作業(yè)業(yè)，在復(fù)復(fù)印時間間內(nèi)，可可趁機學(xué)學(xué)習(xí)語言言或準(zhǔn)備備某項考考試，因因此可隨隨身攜帶帶小型錄錄音機。經(jīng)經(jīng)由耳朵朵的刺激激，更可可提高學(xué)學(xué)習(xí)的成成效，當(dāng)當(dāng)然復(fù)印印的工作作也可以以不受妨妨礙地順順利進行行。在辦公公時間就就比較不不適合了了，但在在離開座座位去做做某種單單純作業(yè)業(yè)時，推推廣這個個一舉兩兩得的點點子是科科學(xué)的統(tǒng)統(tǒng)籌方法法。 442.增強工工作意念念的妙法法 將將平常該該做的事事情列成成一張表表，做好好之后就就用紅筆筆劃掉，因因為這么么一來，每每劃掉一一項就可可確認(rèn)“這項工工作

36、已經(jīng)經(jīng)完成”，當(dāng)時時心中的的成就感感與滿足足感，即即成為下下回工作作意念的的來源。 如如此看來來似乎沒沒什么意意義，不不過在工工作無甚甚進展的的情況下下，多半半原因都都在于工工作流于于單調(diào)、冗冗長。大大部分的的工作都都是由小小作業(yè)累累積而成成的，由由于這樣樣很容易易造成繁繁瑣，所所以可以以列表方方式來處處理。此此外，采采用這個個方式還還可免于于遺漏某某項工作作。 443.防止厭厭倦單調(diào)調(diào)工作的的“成功畫畫面思考考法” 撰撰寫一本本書著實實需要有有強烈的的意志力力，但多多達數(shù)百百頁的稿稿紙，雖雖說用口口述錄音音機或文文書處理理機之類類的文明明工具，可可達到很很高的工工作效率率，不過過，有時時候也

37、是是一件非非常痛苦苦的事。 在在這種情情況下，只只要想到到這是完完成一本本書的必必經(jīng)過程程，就會會再次提提起干勁勁。重要要的是，如如果一心心只想到到眼前單單調(diào)的工工作，不不但會心心生厭煩煩，而且且工作效效率也會會一落千千丈。試試用成功功畫面思思考法，想想象計劃劃成功或或完成工工作時的的成就感感，是防防止這些些弊端的的方法之之一。 444.“悅音音”卡帶以以回轉(zhuǎn)式式為佳 很很多人在在做單調(diào)調(diào)工作時時，都習(xí)習(xí)慣聽輕輕音樂(BGMM)，以以集中精精神。單單調(diào)的工工作盡可可能的交交給機器器或?qū)傧孪氯プ觯?dāng)當(dāng)四周吵吵得令人人無法專專心做事事時，就就可放點點輕音樂樂，聽聽聽小河的的流水聲聲和小鳥鳥的歌聲聲

38、。也就就是說，以以“悅音”來對抗抗噪音，同同時，這這種卡帶帶最好采采用回轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)式的，這這樣就可可以不必必為換卡卡帶而中中斷手頭頭上的工工作。 445.以上的的方法處處理問題題經(jīng)常有人發(fā)發(fā)牢騷說說，就是是因為工工作太無無聊，所所以才無無法提高高工作效效率。一一成不變變的奉行行上司的的指示，工工作的確確不怎么么愉快。同樣地，不不妨不要要理睬別別人怎么么說，以以自己的的方式來來處理例例行公事事。 在在動腦筋筋想如何何以自己己的方式式工作的的當(dāng)兒，會會發(fā)現(xiàn)前前所未有有的樂趣趣，這樣樣才能提提高效率率。 446.辦公桌桌最理想想的狀態(tài)態(tài) 對對某些人人而言，只只是外觀觀的整齊齊，不見見得是最最方便、順順手的

39、工工作環(huán)境境。主要要是，最最合乎自自己方便便的狀態(tài)態(tài)，就是是“整齊有有序的狀狀態(tài)。” 447.自己整整理辦公公桌 自自己的辦辦公桌一一定要自自己動手手整理，以以保持自自己最方方便使用用的狀態(tài)態(tài)。如果果任由他他人多事事“收東收收西”，等到到自己開開始工作作時，很很容易找找不到自自己所要要的東西西。 為為了保持持隨手取取來，工工作順暢暢迅速的的狀況，辦辦公桌上上的一切切，最好好能親自自處理。從從這個意意義上來來說，就就是保持持在合乎乎自己使使用習(xí)慣慣的狀況況下。 如如果任由由他人隨隨便動自自己辦公公桌上的的東西，工工作效率率就會顯顯著下降降。 448.過暗或或過亮的的工作場場所都會會導(dǎo)致效效率低落

40、落 當(dāng)當(dāng)因出差差必須投投宿旅館館時，可可隨身攜攜帶折疊疊式的臺臺燈，因因為一般般旅館的的照明大大部分都都過暗。光光線不足足，眼睛睛容易疲疲勞，根根本沒有有辦法看看書；但但光線太太強，也也會造成成同樣的的效果。 過暗或過亮的光線都會降低工作與學(xué)習(xí)的效率。 雖雖然大家家都知道道光線所所造成的的影響，但但是真正正注意關(guān)關(guān)心的人人，實在在是太少少了。經(jīng)經(jīng)常把工工作帶回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明設(shè)備備，在過過暗的工工作場所所中工作作，往往往會事倍倍功半。 449.臺燈要要放在左左側(cè) 前前面提過過，辦公公桌上的的擺設(shè)，以以最合乎乎自己方方便使用用的狀況況為最佳佳。不過過桌上的的照明設(shè)設(shè)備

41、卻是是例外，對對慣用右右手的人人來說，臺臺燈如果果不放在在左側(cè)，是是非常不不方便的的，因為為如果臺臺燈放在在右側(cè)，寫寫字時就就會受到到手影的的干擾，無無形中降降低了工工作效率率。 而而且，這這樣對眼眼睛也不不好。這這雖然是是最普通通的常識識，不過過如果桌桌子左側(cè)側(cè)靠墻，往往往就把把臺燈移移置右側(cè)側(cè)，請務(wù)務(wù)必遵守守“臺燈左左放”原則。 550.將內(nèi)容容固定的的文章格格式化 能能夠統(tǒng)一一某種格格式的內(nèi)內(nèi)容，盡盡可能準(zhǔn)準(zhǔn)備專用用的表格格，這樣樣一來，即即可減少少處理的的時間與與精力。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改

42、，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時間。 551.抽屜整整理盡可可能細(xì)分分化當(dāng)然，如果果不注意意整理的的話，抽抽屜越多多麻煩也也會越多多。抽屜如果不不整理得得有條不不紊的話話，實在在很難搞搞清楚那那個抽屜屜中裝的的是什么么東西，所所以抽屜屜的整理理盡可能能細(xì)分化化?；丶y紋針、鉛鉛筆等等等文具用用品，自自是當(dāng)然然的事，連連文件書書類也得得分門別別類地收收在不同同位置，這這樣開抽抽屜找東東西時，就就可一下下子找到到。52.圓圓珠筆之之類的文文具，要要經(jīng)常保保持在三三支以上上一般而言，隨隨身所攜攜帶的圓圓珠筆最最好經(jīng)常常保持在在三支以以上。 這這固然是是為油墨墨用完、遺遺失等臨臨時狀況況而準(zhǔn)備備的，

43、不不過另有有其它用用意，比比如寫字字寫到一一半，就就外出辦辦事，把把筆忘在在桌上，即即使如此此，也不不會有所所不便。而而回來之之后，在在中斷的的狀態(tài)下下，只要要有紙有有筆，就就能馬上上集中精精神繼續(xù)續(xù)工作。就就連這么么一點點點小事，也也會影響響到工作作效率。 53.文具用用品要放放在伸手手可及的的范圍內(nèi)內(nèi)HT55”，5SSS依各各人個性性的不同同，辦公公桌上也也呈現(xiàn)不不同的風(fēng)風(fēng)貌，有有的人不不加整理理雜亂無無章，也也有人一一絲不茍茍整理得得有條有有理，究究竟哪一一種好，不不可一概概而論。不不過，平平常使用用的文具具用筆雖雖不一定定要放在在桌上，但但最好盡盡可能放放在手邊邊上。 比比如處理理文件

44、時時，要伸伸手拿支支筆就得得特地移移動身子子或站起起來，這這樣會影影響工作作的專注注?；谟诖?，文文具用筆筆最好放放在伸手手可及的的范圍之之內(nèi)，避避免些無無謂的時時間浪費費。 554.文具用用筆備有有三套，分分成“家里用用”、“辦公室室用”、“隨身用用” 備備有“家里用用”、“辦公室室用”、“隨身用用”三套不不同的用用筆，以以便在不不同的場場所使用用。如此此一來，隨隨時隨地地都不會會缺少必必要的文文具用筆筆。 在在家里或或上下班班的車上上看書時時，想要要在書中中重要字字句下劃劃線，或或想要記記下突來來的靈感感，如果果手上隨隨時有筆筆的話，效效率會非非常的高高。從效效率投資資的觀點點來看，三三套

45、用筆筆的花費費并不算算貴。 555.有玻璃璃窗的書書架效率率不佳 如如果書籍籍不能迅迅速拿出出放入，那那么書架架的價值值就會減減半，假假如能縮縮短書籍籍的出入入時間，就就可能加加速工作作的進行行。從這這個觀點點來看，經(jīng)經(jīng)?？梢娨姷母讲２ＡТ暗牡臅埽途蜕杂袉枂栴}了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當(dāng)浪費，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。 556.即使價價錢貴一一點，也也要選用用高及天天花板的的書架 一一般來說說，在規(guī)規(guī)劃房間間的空間間上，盡盡可能完完全利用用

46、地板到到天花板板之間的的空間，可可收到很很好的空空間效率率。在選選購書架架之際，即即使多花花一點錢錢，還是是可選用用高及天天花板的的尺寸。 在在購進新新書架之之前，要要精確地地測量放放置書架架的空間間大小，以以隨時備備用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺寸，然然后選購購大小適適合的書書架。這這么一來來，空間間有限的的辦公室室就得以以徹底利利用，達達到最高高的使用用效率。 557.書架上上的書籍籍按內(nèi)容容主題來來排列整整理 藏藏書不多多的人，根根據(jù)法律律、經(jīng)濟濟、語言言等等一一般的書書別來整整理，大大概沒有有什么問問題?？煽墒牵灰坏└黝愵惒貢喽噙_數(shù)百百冊，如如果不以以一個主主題，比

47、比如“繼承法法”之類，來來排列整整理的話話，那么么檢索就就要浪費費很多時時間，效效率實在在太低。 558.有計算算功能的的手表，隨隨時隨地地都可驗驗算數(shù)字字 在在公車上上突然想想要計算算數(shù)字，計計算機手手表十分分方便，不不必專門門從公文文包中，拿拿出計算算機，且且對口算算心算沒沒有把握握時，這這種“計算機機手表”更能發(fā)發(fā)揮特有有的功能能。雖然然，按鍵鍵太小不不容易操操作，但但是在這這些功能能之下，這這個缺點點不足掛掛齒。 559.即使貴貴一點，對對電腦處處理的投投資也要要在所不不惜 最最近市面面上電腦腦的價格格急速降降低，有有不少人人除了文文書處理理機外，還還在家里里自備傳傳真機、電電腦等家家

48、庭辦公公設(shè)備，以以期提高高工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 只只要能夠夠運用自自如，對對電腦設(shè)設(shè)備的投投資，絕絕對是值值得的。溝通促效法法1.站著著開會也也能提高高開會效效率 一一般說來來，大家家似乎都都認(rèn)定開開會一定定要坐著著開，其其實，偶偶而站著著開會也也是個很很好的方方法。站站著說話話，會產(chǎn)產(chǎn)生要盡盡快把話話說完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以獲得得結(jié)論，問問題一下下子就決決定了。所所以相對對而言，那那種又臭臭又長的的會議，只只是浪費費時間而而已。目目前也有有相當(dāng)多多的企業(yè)業(yè)采用這這種方法法。 22.除了通通訊錄之之外，也也要編制制“人才錄錄” 任任何人都都有通訊訊錄，不不過除了了通

49、訊錄錄之外，最最好還編編制一本本“人才錄錄”，專門門記載詳詳細(xì)的個個人資料料。 在在人才錄錄上，包包括姓名名欄全部部有十二二個項目目，詳細(xì)細(xì)記錄個個人的專專長、特特征、學(xué)學(xué)歷背景景等等，所所以在求求才的時時候，非非常方便便。 “人才錄錄”可用硬硬紙板做做成，并并用釘針針外皮裝裝訂成冊冊。 33.與人會會面選在在書店最最適合 與與人會面面時，如如果對方方?jīng)]有不不便之處處，你可可以利用用書店做做為會面面的地點點，并且且特別指指定大書書店中你你所喜歡歡的專柜柜為會面面處。在在等人的的時間中中，也可可以用來來收集信信息，一一點也不不浪費時時間。 如如果比約約定的時時間早到到，就可可以看看看雜志或或自己

50、喜喜歡的書書，以吸吸取信息息，即使使對方遲遲到，也也可有意意義地打打發(fā)時間間。只要要稍加用用心，等等人時間間就可以以變成充充實、有有意義的的時間，而而且大書書店目標(biāo)標(biāo)很容易易找，可可以說是是最適當(dāng)當(dāng)?shù)臅婷鎴鏊?.名片片的整理理在整理通訊訊錄時，可可采用一一般的方方法，按按照姓氏氏來排列列。不過過名片方方面，就就不用要要這個方方法，而而是要分分成工作作、公司司等幾個個項目來來整理。 如如此，即即使一下下子想不不起對方方的姓名名，只要要知道對對方是“A公司的的職員”，仔細(xì)細(xì)找找AA公司那那一份就就可以，此此起按姓姓氏排列列，這個個方法更更容易檢檢索。 此此外，整整理名片片時，不不要把名名片放在

51、在名片盒盒里，要要放在名名片簿中中，這樣樣較容易易翻閱找找尋。 55.在“工作手手冊”上詳細(xì)細(xì)記錄零零散信息息 出出門辦點點小事，卻卻不巧趕趕上擁擠擠時間，結(jié)結(jié)果白白白等了半半個多鐘鐘頭，這這種情況況經(jīng)常會會發(fā)生，只只是平常常不太會會感覺到到，其實實這些浪浪費掉的的時間，一一累積起起來，也也是相當(dāng)當(dāng)可觀的的。所以，為了了防止這這種無謂謂的浪費費，連乍乍看之下下很可笑笑的瑣碎碎信息，最最好也記記在“工作手手冊”上，比比如郵局局在哪一一天哪個個時間人人最少，或或是哪個個窗口辦辦事速度度最快，將將這些具具體的信信息記在在手冊上上，辦起起事來將將更為方方便、迅迅速。6開會時時間要加加上尾數(shù)數(shù)，以防防止

52、遲到到召集會議時時，如果果把時間間訂在“一點”、“兩點”，一定定會有人人遲到。這這種幾點點“整”的時刻刻，大都都會令人人感覺這這只是個個概括性性的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，很容容易漫不不經(jīng)心的的珊珊來來遲。 所以以，你盡盡可能在在開會時時間加上上尾數(shù)，如如“一點十十五分”，這樣樣一來，會會令人心心生疑惑惑：“這個時時間是不不是具有有什么特特別意義義?”因而產(chǎn)產(chǎn)生極高高的興致致，如此此會議就就能準(zhǔn)時時開始。 77立刻刻在收到到的名片片上寫“當(dāng)事人人”的資料料 對對商界人人士而言言，交換換名片似似乎是不不可缺少少的“儀式”。從初初次見到到的人手手中所收收到的名名片，不不要隨便便亂放，應(yīng)應(yīng)整理得得有條不不紊，日日后將

53、成成為寶貴貴的個人人資料來來源。 當(dāng)當(dāng)與人交交換名片片后，你你可以馬馬上在對對方的名名片上書書寫他的的專長、興興趣、資資歷等等等，這么么一來，要要找人才才就輕松松多了。主主要的是是，為方方便日后后利用，先先在名片片上多加加幾個字字，這一一點是非非常重要要的。 88與沒沒有時間間觀念的的人約會會時，可可接著安安排另一一個約會會 約約會老是是遲到，沒沒有時間間觀念的的人，大大多在事事情已告告一段落落之后，仍仍喋喋不不休地說說個沒完完，即使使是事情情已談完完，他們們也無意意離開，仍仍興致勃勃勃地準(zhǔn)準(zhǔn)備暢談?wù)勔环Ｔ谠谂c這種種沒有時時間觀念念的人約約會時，你你可接著著又安排排另一個個約會，并并且事前前

54、聲明：“我兩點點十五分分有約會會，我早早一點在在一點四四十分見見面吧”! 這這么一來來，幾乎乎所有的的人都會會準(zhǔn)時赴赴約，由由于時間間有限，會會面得以以快速地地進行。從從第二個個意義上上來說，又又可防止止時間的的浪費。 99與公公司主管管會面時時，在對對方名片片上書寫寫秘書小小姐的芳芳名 當(dāng)當(dāng)你與公公司董事事高級主主管交換換名片時時，你可可以請教教對方專專任秘書書的芳名名，趁著著記憶猶猶新，馬馬上寫在在收到的的名片上上。 因因為在與與這種高高階層人人物聯(lián)絡(luò)絡(luò)時，他他們不可可能會親親自接電電話，通通常都經(jīng)經(jīng)過秘書書轉(zhuǎn)接，如如果事先先曉得秘秘書的芳芳名，聯(lián)聯(lián)絡(luò)起來來自然會會順利多多了，而而且，借借

55、此博得得秘書小小姐的好好印象，對對日后的的工作自自是大有有益處。10名片片上除“個人資資料外”，另記記錄其它它資料以以加深印印象除了“個人人資料”之外，你你還可在在收到的的名片上上，書寫寫種種資資料，比比如一般般的“見面日日期”、“見面場場所”、“介紹人人”、“會談要要事”等等，此此外出身身地和外外表特征征，也都都盡可能能地寫下下來。當(dāng)當(dāng)然，這這些都是是人才錄錄上的珍珍貴資料料，同時時借此加加深對他他人的印印象，即即使是很很久不見見的人，只只要看看看名片，腦腦海中就就能夠浮浮現(xiàn)鮮明明的印象象。最好在交換換名片的的當(dāng)天，就就把這些些資料全全寫上去去，以免免日久忘忘懷。11牢記記女職員員的生日日

56、整體體工作能能不能順順利進行行，關(guān)鍵鍵多半在在于女性性職員，似似乎每家家公司都都是如此此。即使使復(fù)印一一張文件件，小姐姐們肯不不肯盡心心幫忙，都都會影響響到工作作效率與與工作成成果，因因此很多多人對女女性職員員都特別別用心?；诖它c點最好的的方法是是記住小小姐們的的生日，在在當(dāng)天送送她們一一張生日日卡。以以小小一一張卡片片，向她她們表示示感謝，就就算她們們平日對對你有什什么不滿滿，也會會一筆勾勾銷。 122. 通通訊錄要要采用活活頁卡片片，以便便插換追追加 通通訊錄最最好是采采用活頁頁式卡片片，這種種活頁式式通訊錄錄，一張張卡片上上只登記記一個人人，所以以不管對對方搬了了幾次家家，改來來改去

57、都都不怕沒沒地方可可寫，換換新卡片片也是很很簡單。 此此外，還還可根據(jù)據(jù)情況的的需要，隨隨意插換換追加。舉舉例來說說，如果果“陳大”的后面面是“林二”，有一一天又認(rèn)認(rèn)識一個個姓“陳三”的人，舊舊式通訊訊錄一定定追加在在最后一一頁，但但是這種種活頁式式的通訊訊錄，就就可干凈凈利落地地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 113.賀年卡卡上的“最新動動態(tài)”，要馬馬上轉(zhuǎn)記記到人才才錄上 最最近賀年年卡上的的賀辭大大部分都都是印刷刷的，頂頂多在最最后一、兩兩行自己己再添上上幾句話話，有時時候，也也會順便便寫上個個人的最最新動態(tài)態(tài)，比如如換工作作、買房房子搬家家、通知知結(jié)婚、添添丁報喜喜等等。 對對這

58、些賀賀年卡上上的新信信息，你你必須仔仔細(xì)篩選選，將必必要的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)記到“人才錄錄”中當(dāng)事事人的卡卡片上。這這些都是是人才信信息的基基礎(chǔ)資料料，如果果遺漏對對方搬家家的通知知，以致致于失去去聯(lián)絡(luò)，于于公于私私，都無無法再發(fā)發(fā)展下去去。 114.個人動動態(tài)的原原始資料料，要保保存一定定期間只要一收到到告知搬搬家、結(jié)結(jié)婚、添添丁、死死亡等等等有關(guān)生生活變化化的書信信或明信信片，你你可將其其轉(zhuǎn)記到到“人才錄錄”的卡片片上。至于那些信信件，則則收到盒盒子里保保存一定定期間，因因為如果果馬上將將原始資資料丟棄棄，就無無法對比比“人才錄錄”上的記記錄有無無錯誤，以以致于經(jīng)經(jīng)常發(fā)生生陰錯陽陽差的現(xiàn)現(xiàn)象。為為了防止

59、止誤認(rèn)或或筆誤，最最好將原原始資料料保存一一定的期期間。 115.借著人人才錄的的幫助，即即使多年年不見的的人，也也能談得得很融洽洽“人才錄”是人際際關(guān)系網(wǎng)網(wǎng)中個人人資料的的檔案，其其中設(shè)有有種種項項目，比比如“姓名欄欄”、“姓氏索索引”、“性別欄欄”、“出生年年月日欄欄”、“會面欄欄”、“學(xué)歷欄欄”、“職業(yè)欄欄”、“籍貫欄欄”、“服務(wù)地地點欄”、“現(xiàn)在通通訊處欄欄”、“家庭欄欄”、“備考欄欄”等等因此，即使使與多年年不見的的人會面面，只要要事先查查看一下下人才錄錄上的資資料，就就可知道道對方現(xiàn)現(xiàn)在在哪哪家公司司哪個單單位擔(dān)任任什么職職務(wù)、家家里有幾幾個人、結(jié)結(jié)婚紀(jì)念念日是哪哪一天，借借此彼此

60、此不會感感到陌生生，能很很快地熟熟識起來來，相談?wù)勆鯕g。16采用用名片大大小的卡卡片做通通訊錄，十十分方便便 采采用名片片大小的的卡片做做活頁式式的通訊訊錄的方方法是，將將卡片從從上到下下分成四四行，第第一行寫寫家庭的的郵遞區(qū)區(qū)號、地地址、電電話號碼碼，第二二行寫公公司的郵郵遞區(qū)號號、地址址、電話話號碼、傳傳真機號號碼，第第三行寫寫公司名名稱、單單位名稱稱、職銜銜，第四四行寫人人名或是是團體名名。 這這些資料料一目了了然，可可以說是是效率很很高的通通訊錄。市市售的通通訊錄大大部分都都太小，不不像這種種自制的的通訊錄錄具有充充分的填填寫空位位。 117.人才錄錄要以拼拼音字母母加以細(xì)細(xì)致分類類字