文書的計(jì)算機(jī)處理課件

1、第一章 文書的計(jì)算機(jī)處理文稿的快速錄入文書編輯技能Windows 基本操作第一章 文書的計(jì)算機(jī)處理文稿的快速錄入文秘工作中的文書分為：公文文書、辦公通用文書、各類事物文書等。秘書國家職業(yè)證書考試和中英劍橋秘書證書考試對(duì)文書成文格式都有嚴(yán)格要求。文書的擬寫除要達(dá)到寫作質(zhì)量要求外，還要符合一定的寫作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的寫作格式。文秘工作中的文書分為：公文文書、辦公通用文書、各類事物文書等文書特點(diǎn)：文體基本是陳述或說明，以敘述為基礎(chǔ)，議論為手段，說明為目的，三者綜合兼用。一般而言，反映情況的側(cè)重?cái)⑹?，闡明道理的偏重于議論，提出要求的則多用說明。利用計(jì)算機(jī)擬寫各類文書，可以方便地設(shè)置文書成文格式，快速錄入文本

2、，編輯修改文本，拼寫和校對(duì)詞匯錯(cuò)誤等。文書特點(diǎn)：文體基本是陳述或說明，以敘述為基礎(chǔ)，議論為手段，說（一）Word基本操作一.文檔的編輯文檔的編輯包括：輸入、增加、刪除、修改、復(fù)制、移動(dòng)、查找與替換及頁面設(shè)置等操作。文檔的格式可預(yù)先設(shè)置或事后編排，在輸入過程中，無需時(shí)時(shí)注意格式。文檔標(biāo)題和自然段頂格輸入，居中或縮進(jìn)不用加空格。（一）Word基本操作1.輸入文字(1)輸入法切換輸入漢字，要轉(zhuǎn)換到中文輸入法狀態(tài)，并保持小寫字母狀態(tài)。鼠標(biāo)點(diǎn)擊狀態(tài)欄輸入法指示器，或組合鍵CTRL+SHIFT選擇/改變輸入法。(2)中、英文切換 組合鍵CTRL+SPACE切換中、英文輸入法。1.輸入文字(3)全角與半角全

3、角是占2個(gè)顯示位(字節(jié))的漢字圖形符號(hào)；半角字符是占1個(gè)顯示位(字節(jié))的ASCII符號(hào)。組合鍵SHIFT+SPACE切換全角與半角。組合鍵CTRL+/.切換中、英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(3)全角與半角2.輸入上標(biāo)/下標(biāo)選中要設(shè)置上標(biāo)/下標(biāo)的文字或符號(hào)，格式 字體上標(biāo)/下標(biāo)選項(xiàng)；也可利用字體、字號(hào)設(shè)置上/下標(biāo)。2.輸入上標(biāo)/下標(biāo)3.文字選定(1)選定一詞：雙擊該詞；(2)選定一句：Ctrl+單擊該句；(3)選定一行：在選定行左邊空白處單擊該行；(4)選定一段：在選定行左邊空白處雙擊該段，或直接在段中三擊；(5)選定全文：在選定行左邊空白處三擊，或Ctrl+A，或編輯-全選；3.文字選定(6)選定多行：鼠標(biāo)

4、從選定行行首縱向拖過各行；(7)選定文本塊：Shift+/Shift+；或先單擊塊首/塊尾，然后Shift+單擊塊尾/塊首；(8)任意列塊：Alt+拖動(dòng)鼠標(biāo)，或先在塊首/塊尾單擊，然后在塊尾/塊首Alt+Shift+單擊；或先按Ctrl+Shift+F8鍵使?fàn)顟B(tài)欄的擴(kuò)展項(xiàng)轉(zhuǎn)換成列字，然后移動(dòng)光標(biāo)控制鍵選擇列塊。 (6)選定多行：鼠標(biāo)從選定行行首縱向拖過各行；4.文字/圖形復(fù)制選中要復(fù)制的文字/圖形，利用C，或復(fù)制按鈕/復(fù)制命令可以把文字或圖形從一個(gè)位置復(fù)制到另一個(gè)位置。選中一個(gè)文檔中的文字/圖形，在按下Ctrl鍵的同時(shí)直接拖入，可以將其從一個(gè)文檔窗口復(fù)制、粘貼到另外一個(gè)文檔窗口中。Ctrl+拖

5、入復(fù)制到4.文字/圖形復(fù)制Ctrl+拖入復(fù)制到5.移動(dòng)文本/圖形選定要移動(dòng)的文本/圖形，利用X，或剪切按鈕/剪切命令；再使用V，或粘貼命令可以將其從一個(gè)位置移動(dòng)到另一個(gè)位置。也可以使用直接拖入操作將其從一個(gè)窗口移動(dòng)到另一個(gè)窗口。拖入移動(dòng)到5.移動(dòng)文本/圖形拖入移動(dòng)到6.刪除文本/圖形(1)刪除單個(gè)字符(退格) 刪除光標(biāo)前面的字符；Del/Delete 刪除光標(biāo)后面的字符。(2)連接兩個(gè)文本段：將光標(biāo)置于行首按退格鍵或置于行尾按Del鍵使兩段合并。(3)刪除詞組 刪除光標(biāo)前面的一個(gè)單詞； Del/Delete 刪除光標(biāo)后面的一個(gè)單詞； X 將所選文字塊剪切到剪貼板。6.刪除文本/圖形7.查找/替

6、換查找功能：Word的查找/F命令可以在一篇文檔中查找某個(gè)特定的詞語，或者對(duì)查找的詞語進(jìn)行修改。例如，在文檔中查找“計(jì)算機(jī)”。7.查找/替換替換功能：Word的替換/H的方法類似查找，區(qū)別在于替換命令將查找到的文字直接更換為用戶指定的內(nèi)容。例如，在文檔中把“計(jì)算機(jī)”替換為“電腦”。替換功能：Word的替換/H的方法類似查找，區(qū)別在于查找/替換高級(jí)功能利用高級(jí)功能可以對(duì)查找/替換內(nèi)容設(shè)置字體、字號(hào)、顏色、下劃線等格式。例如，在文檔中把“電腦”替換為“計(jì)算機(jī)”，并設(shè)置格式。查找/替換高級(jí)功能二.頁面設(shè)置與打印Word創(chuàng)建文檔時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)是一個(gè)以A4為基準(zhǔn)的Normal模板，其預(yù)置的頁面格式可以

7、適用于大多數(shù)文檔。文稿編輯完畢，常常不一定符合預(yù)期要求，需要重新設(shè)置文稿格式。二.頁面設(shè)置與打印1.頁面設(shè)置頁面設(shè)置在文檔輸入之前或之后都可以。頁面設(shè)置默認(rèn)是對(duì)整個(gè)文檔進(jìn)行，也可僅對(duì)所選文字或所選節(jié)設(shè)置。 頁面設(shè)置包括：頁面大小、上下左右邊界、裝訂線、每頁的行數(shù)和每行的字?jǐn)?shù)，給文檔加頁眉、頁腳、頁碼等。1.頁面設(shè)置2.頁眉頁腳頁眉：出現(xiàn)在文檔中每一頁的頂部，頁眉可以包含文字或圖形。頁腳：出現(xiàn)在每一頁的底部，頁腳通常用于頁碼的設(shè)置。2.頁眉頁腳3.打印預(yù)覽與打印文檔打印前，利用打印預(yù)覽命令預(yù)覽文檔的外觀。Word有默認(rèn)的打印參數(shù)，如果不能滿足需要，可在打印設(shè)置對(duì)話框中修改直到滿意。3.打印預(yù)覽與

8、打印打印輸出，文件-打印/工具欄打印按鈕，在打印對(duì)話框中指定打印的頁、指定一個(gè)或多個(gè)節(jié)、或指定頁碼范圍、打印份數(shù)等。打印輸出，文件-打印/工具欄打印按鈕，在打印三.排版技術(shù)Word的排版技術(shù)包括：文字格式的設(shè)置、使用項(xiàng)目符號(hào)、設(shè)置文檔的邊框和底紋、文檔的批注與修訂、樣式的創(chuàng)建與使用等。三.排版技術(shù)1.設(shè)置文字格式選中文字，利用格式菜單/格式工具欄命令。 文字的修飾格式工具欄按鈕可對(duì)文字進(jìn)行簡單的修飾：字體、字號(hào)與顏色粗體、斜體、與下劃線邊框、底紋與字符縮放1.設(shè)置文字格式菜單方式：格式-字體，或彈出菜單-字體改變字體、改變字號(hào)、給文字添加下劃線、文字加粗、傾斜、改變字符顏色等。格式-邊框和底紋

9、修飾文本塊或段落邊框、陰影和底紋。菜單方式：對(duì)齊方式段落的對(duì)齊方式有：左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊?？旖莘绞剑鹤髮?duì)齊L、右對(duì)齊R、居中E、兩端對(duì)齊J對(duì)齊方式文本縮進(jìn)標(biāo)尺法：菜單方式：格式-段落-縮進(jìn)工具方式：調(diào)整整個(gè)段落的左縮進(jìn)位置文本縮進(jìn)使用下劃線下劃線醒目、突出文字的顯示。給標(biāo)題添加下劃線；改變下劃線的線型；給下劃線著色等。使用下劃線行間距與段間距段落格式包括文本的行間距、段間距、段落縮進(jìn)、文本的對(duì)齊方式、中文版式等。格式-段落，或彈出菜單-段落-縮進(jìn)和間距行間距與段間距2.使用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)項(xiàng)目符號(hào)和項(xiàng)目編號(hào)：用于文本或標(biāo)題文字內(nèi)容分類，使文本美觀、醒目。設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)自動(dòng)創(chuàng)建

10、項(xiàng)目符號(hào) 先在文檔中鍵入一個(gè)“*”號(hào)，其后鍵入一個(gè)空格，然后輸入文字，回車。系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)。2.使用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)工具欄項(xiàng)目符號(hào)按鈕單擊工具欄項(xiàng)目符號(hào)按鈕，輸入文字。工具欄項(xiàng)目符號(hào)按鈕自定義圖片項(xiàng)目符號(hào)格式-項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，在項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)-自定義，選擇列表中的符號(hào)；或點(diǎn)擊圖片按鈕，下載所需圖片作為項(xiàng)目符號(hào)按鈕。自定義圖片項(xiàng)目符號(hào)創(chuàng)建編號(hào)自動(dòng)創(chuàng)建編號(hào) 在文檔中鍵入一個(gè)編號(hào)“(1)”，其后鍵入一個(gè)空格，然后輸入文字，回車。系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建編號(hào)，并在下一個(gè)自然段自動(dòng)添加該編號(hào)。創(chuàng)建編號(hào)自定義編號(hào) 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)-自定義按鈕，在列表中選擇編號(hào)樣式，系統(tǒng)把該編號(hào)樣式添加到文檔中。自定義編號(hào) 設(shè)置多級(jí)

11、編號(hào)在教材、論文編寫中常常需要多級(jí)編號(hào)。設(shè)置多級(jí)編號(hào)3.添加邊框與底紋添加邊框 格式-邊框和底紋，設(shè)置文字或段落的邊框線型、顏色、寬度等。3.添加邊框與底紋添加底紋 底紋選擇顏色、圖案，設(shè)置文字或段落的底紋樣式與顏色。添加底紋 底紋選擇顏色、圖案，設(shè)置文字或段落的底紋樣式添加頁面邊框 頁面邊框-線型/藝術(shù)型，為文檔添加頁面邊框。添加頁面邊框 頁面邊框-線型/藝術(shù)型，為文檔添4.批注與修訂批注 是給文檔添加的注解與文字說明。批注操作包括插入、編輯、刪除、接收或拒絕所作批注等。文中可以顯示或隱藏批注文字。4.批注與修訂修訂 是對(duì)文檔所作修改。視圖-工具欄-審閱-修訂文檔作者可以接受修改或拒絕修改。

12、文中可以顯示/隱藏修訂格式。修訂 是對(duì)文檔所作修改。5.文字豎排與分欄文字豎排：文字在特定情況下豎排比較好看。格式-文字方向5.文字豎排與分欄文字分欄：分欄給文字一種特殊的排版方式。格式-分欄文字分欄：分欄給文字一種特殊的排版方式。6.樣式樣式存儲(chǔ)了文字和段落格式，以備需要同一格式時(shí)調(diào)用。樣式常常用于較長文章的排版。改變某一樣式，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)改變所有使用了同一樣式的文字或段落的格式。模板以文件形式存儲(chǔ)了整個(gè)文檔格式，包括包括樣式。6.樣式(1)設(shè)置樣式格式-樣式和格式-新樣式，可創(chuàng)建文字和段落樣式。也可修改或刪除樣式。(1)設(shè)置樣式(2)樣式的使用 工具方式：在格式工具欄樣式框選擇一種樣式。菜單

13、方式：格式-樣式和格式，選擇一種樣式，應(yīng)用按鈕確認(rèn)。 (2)樣式的使用 (3)樣式(格式)的復(fù)制 選中應(yīng)用了某種樣式的文字或段落，用格式刷刷過要復(fù)制樣式的文字或段落?！咎崾尽繂螕舾袷剿⒐ぞ?，可復(fù)制樣式一次；雙擊格式刷工具，可復(fù)制樣式多次。(3)樣式(格式)的復(fù)制 (4)抽取樣式標(biāo)題使用樣式后就可以提取標(biāo)題目錄，該標(biāo)題目錄與正文進(jìn)行了鏈接。這對(duì)長文檔(如論文)的修改特別方便。(4)抽取樣式標(biāo)題提取目錄方法：方法1：在文檔上方插入標(biāo)題目錄光標(biāo)定位在文首，插入-索引-索引和目錄；選擇目錄選項(xiàng)卡；設(shè)定制表符前導(dǎo)符、格式等以確定目錄的格式。提取目錄方法：方法2：文檔結(jié)構(gòu)圖顯示標(biāo)題目錄視圖-文檔結(jié)構(gòu)圖，單

14、擊標(biāo)題前+、-符號(hào)可展開或折迭目錄；單擊某標(biāo)題，光標(biāo)就定位到文檔相應(yīng)處。方法2：文檔結(jié)構(gòu)圖顯示標(biāo)題目錄方法3：在大綱視圖中折迭或展開標(biāo)題目錄在大綱視圖方式下，文檔標(biāo)題前的+表示該級(jí)標(biāo)題下還有下級(jí)標(biāo)題或文本內(nèi)容，-表示該級(jí)標(biāo)題下沒有任何內(nèi)容。大綱工具欄中工具+/-符用于展開或折迭目錄及文本內(nèi)容。 展開標(biāo)題目錄方法3：在大綱視圖中折迭或展開標(biāo)題目錄展開標(biāo)題目錄四.插入對(duì)象在文檔中可以插入數(shù)字、頁碼、日期和時(shí)間、符號(hào)、特殊符號(hào)、文本框、批注、文本框、數(shù)學(xué)公式、自動(dòng)圖文集、圖片、文件、書簽、超級(jí)鏈接等。四.插入對(duì)象1.插入符號(hào)或特殊符號(hào)插入-符號(hào)/特殊符號(hào)雙擊要插入的符號(hào)、字符或特殊符號(hào)。1.插入符號(hào)

15、或特殊符號(hào)2.插入日期和時(shí)間光標(biāo)指向插入點(diǎn)，插入-日期和時(shí)間，選擇日期/時(shí)間格式，或設(shè)置日期/時(shí)間顯示樣式。2.插入日期和時(shí)間3.插入圖片文件和剪貼畫(1)插入圖片：插入-圖片-來自文件【提示】設(shè)置圖片的版式。3.插入圖片文件和剪貼畫(2)插入剪貼畫插入-圖片-剪貼畫【提示】設(shè)置圖片的版式。(2)插入剪貼畫(3)插入自選圖形，或在Word中繪圖利用自選圖形或其他自選圖形，可繪制一些常見的流程圖、結(jié)構(gòu)圖和簡單示意圖等。(3)插入自選圖形，或在Word中繪圖4.插入文件插入Word文件：插入-文件插入4.插入文件插入插入其他格式的文件： 插入-對(duì)象插入其他格式的文件： 插入-對(duì)象5.插入藝術(shù)字插入

16、-圖片-藝術(shù)字，選擇藝術(shù)字庫樣式，編輯藝術(shù)字文字?？梢岳盟囆g(shù)字工具欄，設(shè)置藝術(shù)字格式，并把藝術(shù)字插入到文檔中。5.插入藝術(shù)字6.插入“自動(dòng)圖文集”詞條自動(dòng)圖文集具有自動(dòng)、快速地插入文字的功能。 插入-自動(dòng)圖文集，選擇自動(dòng)圖文集詞條?？蛇x中一段文字，Alt+F3創(chuàng)建自動(dòng)圖文詞條。Ctrl+F3剪切一段文字文字存入自動(dòng)圖文集。Ctrl+Shift+F3粘貼自動(dòng)圖文集詞條在文本中。6.插入“自動(dòng)圖文集”詞條7.插入文本框與設(shè)置文本框格式文本框指插入到文檔中的一種可以移動(dòng)、可以調(diào)整大小和文字方向的文字塊。插入-文本框設(shè)置文本框格式可以設(shè)置顏色與線條。7.插入文本框與設(shè)置文本框格式8.插入數(shù)學(xué)公式利用

17、Word的公式編輯器，可以建立較復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式。插入-對(duì)象-新建，選中對(duì)象類型框“Microsoft 3.0”選項(xiàng)，打開公式編輯器并顯示編輯公式。8.插入數(shù)學(xué)公式9.插入表格自動(dòng)插入表格 表格-繪制表格，或工具欄插入表格按鈕創(chuàng)建表格，并輸入數(shù)據(jù)。9.插入表格手動(dòng)插入表格 表格與邊框?qū)υ捒蚩衫L制表格、插入表格、合并/撤分單元格、設(shè)置單元格對(duì)齊方式、表格邊框與底紋等屬性。手動(dòng)插入表格 表格與邊框?qū)υ捒蚩衫L制表格、插入表格、表格自動(dòng)套用格式 如果對(duì)現(xiàn)有表格格式不滿意，可以利用表格自動(dòng)套用格式。利用表格菜單可以設(shè)置表格標(biāo)題在后續(xù)頁重復(fù)、繪制斜線等。表格自動(dòng)套用格式 如果對(duì)現(xiàn)有表格格式不滿意，可以利用表

18、格將文本/表格轉(zhuǎn)換為表格/文本表格-轉(zhuǎn)換，可以把文字轉(zhuǎn)換成表格，或把表格轉(zhuǎn)換為文字。 將文本/表格轉(zhuǎn)換為表格/文本表格數(shù)據(jù)排序與計(jì)算數(shù)據(jù)排序：單擊表格列，單擊表格和邊框?qū)υ捒蛑猩蚧蚪敌虬粹o?！纠繉?duì)表格的學(xué)號(hào)排序。表格數(shù)據(jù)排序與計(jì)算數(shù)據(jù)計(jì)算：通常在表格的右側(cè)或底部另加一列或一行，將計(jì)算結(jié)果寫到新列或新行中。表格-公式可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算。 【例】求學(xué)生平均分和各科成績總分。利用Word計(jì)算公式：=AVERAGE(LEFT)對(duì)左邊數(shù)據(jù)求平均；=SUM(ABOVE)對(duì)上面數(shù)值求和。 數(shù)據(jù)計(jì)算：通常在表格的右側(cè)或底部另加一列或一行，將計(jì)算結(jié)果單元格地址及其引用單元格地址：表格單元格有一個(gè)內(nèi)容名稱，稱為“地址”。每一個(gè)單元用地址來區(qū)別，A1，A2，B1，B2。引用單元格時(shí)可使用單元格名稱，例如，C3表示引用的是第3列和第3行所相交的單元格。 單元格地址及其引用單元格地址在公式中的使用在公式中引用單個(gè)單元格時(shí)，用逗號(hào)