商務(wù)電子郵件的規(guī)范使用

1、商務(wù)電子郵件的規(guī)范使用目錄錄需要發(fā)送電子郵件的情況電子郵件的格式電子郵件的發(fā)送電子郵件基本禮儀需要發(fā)送電子郵件的情況正式工作作報(bào)告/匯報(bào)/申請(qǐng)/請(qǐng)示及上上級(jí)批復(fù)復(fù)/指示/安排部門之間間事務(wù)往往來(lái)通知、通通告、通通報(bào)、公公告、周周知事項(xiàng)項(xiàng)、建議議性意見見、文件件發(fā)布知識(shí)推薦薦和信息息傳遞沒有見面面交流條條件的其其他交流流內(nèi)容難以簡(jiǎn)單單用口頭頭表達(dá)說(shuō)說(shuō)明清楚楚的事項(xiàng)項(xiàng)電子郵件的格式一、注明明郵件主主題主題是接接收者了了解郵件件的第一一信息，通常人人們會(huì)根根據(jù)主題題判斷郵郵件的重重要性。主題應(yīng)盡盡量簡(jiǎn)明明、扼要要，能反反映文章章的內(nèi)容容和重要要性。一封郵件件盡可能能只針對(duì)對(duì)一個(gè)主主題?？蛇m當(dāng)使使用大

2、寫寫字母或或特殊字字符來(lái)突突出主題題，引起起收件人人注意，但不要要隨便使使用“緊緊急”之之類的字字眼?；貜?fù)對(duì)方方郵件時(shí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)回回復(fù)內(nèi)容容需要更更改主題題。主題千萬(wàn)萬(wàn)不要出出現(xiàn)錯(cuò)別別字。？這些主主題恰當(dāng)當(dāng)嗎1、無(wú)主題題2、*關(guān)關(guān)于您*年*月月*日提提出的*問(wèn)題題的回復(fù)復(fù)3、王先生生收4、答復(fù)：關(guān)于*和*等相相關(guān)問(wèn)題題的回復(fù)復(fù)5、RE：RE：RE：二、郵件件開頭應(yīng)應(yīng)寫上稱稱呼、開開頭結(jié)尾尾最好要要有問(wèn)候候語(yǔ)三、正文文內(nèi)容四、附件件五、結(jié)尾尾簽名對(duì)方可以以清楚的的知道發(fā)發(fā)件人的的信息簽名信息息不宜行行數(shù)過(guò)多多，可包包括姓名名、職務(wù)務(wù)、公司司、電話話、傳真真、地址址等信息息對(duì)內(nèi)、對(duì)對(duì)私、對(duì)對(duì)熟

3、悉的的客戶等等群體，簽名檔檔應(yīng)簡(jiǎn)化化；對(duì)外外、對(duì)公公、對(duì)不不熟悉的的客戶群群體，簽簽名檔則則應(yīng)詳細(xì)細(xì)些。簽名檔文文字字體體應(yīng)與正正文文字字字體匹匹配，字字號(hào)一般般應(yīng)選擇擇比正文文的小一一些。為免出現(xiàn)亂碼，字體要匹配，統(tǒng)一選用：簡(jiǎn)體、繁體或英文可在郵箱中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。？這樣的的郵件恰恰當(dāng)嗎1、直呼收收信人全全名2、“前一一封郵件件有遺漏漏，請(qǐng)以以此次發(fā)發(fā)送郵件件為準(zhǔn)”3、郵件中中文字拼拼寫錯(cuò)誤誤電子郵件的發(fā)送抄送？密密送？一、區(qū)分分收件人人（TO）和抄送送人（CC）還有密密送人（BCC）二、如何何確定主主送人和和抄送人人尋求跨部部門支持持的郵件件一般主送送給尋求求支持的的人，抄送給本

4、本部門的的主管和和對(duì)方部部門的主主管。（如有必要要應(yīng)該抄抄送給主主管的主主管，一般情況況下，不不要抄送送給主管管的主管管，可以以由主管管判斷是是否需要要上報(bào)。如果不不清楚是是否要抄抄送給某某一個(gè)相相關(guān)者，應(yīng)該向向主管咨咨詢。）項(xiàng)目通報(bào)報(bào)類的郵郵件主送：項(xiàng)項(xiàng)目小組組成員抄送：項(xiàng)項(xiàng)目小組組成員的的直接上上級(jí)、項(xiàng)項(xiàng)目主要要領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃劃類的郵郵件主送：工工作計(jì)劃劃下達(dá)對(duì)對(duì)象抄送：直直接上級(jí)級(jí)、間接接上級(jí)、部門內(nèi)內(nèi)部相關(guān)關(guān)經(jīng)理人人三、郵件件發(fā)送的的時(shí)候應(yīng)應(yīng)避免以以下現(xiàn)象象非重要的的一般性性的溝通通，避免免為了知知會(huì)的需需要將郵郵件抄送送給包括括直接和和間接經(jīng)經(jīng)理避免將細(xì)細(xì)節(jié)性的的討論意意見發(fā)送送給公司

5、司高級(jí)管管理人員員，特別別是可以以判斷高高級(jí)管理理人員不不能深入入了解的的業(yè)務(wù)細(xì)細(xì)節(jié)避免將同同一個(gè)主主題的討討論內(nèi)容容多次反反復(fù)發(fā)給給全部收收件人、抄送人人，用見見面直接接交流代代替對(duì)發(fā)件人人的提出出的問(wèn)題題不清楚楚、或有有不同意意見，應(yīng)應(yīng)該與發(fā)發(fā)件人單單獨(dú)溝通通，不要要當(dāng)著所所有人的的面，不不停交互互郵件與與發(fā)件人人討論不能隨便便向群體體郵箱發(fā)發(fā)送不必必要消息息四、郵件件的回復(fù)復(fù)五、郵件件發(fā)送的的總體原原則慎選“群群發(fā)”慎選“抄抄送人”慎選“全全部答復(fù)復(fù)”請(qǐng)為對(duì)方方節(jié)省時(shí)時(shí)間不要在郵郵件里討討論問(wèn)題題把郵件信信息發(fā)給給最需要要它的人人有條件的的話，拋拋開郵件件，強(qiáng)調(diào)調(diào)“面談?wù)劇绷l(fā)送送郵件

6、之之前要依依次確認(rèn)認(rèn)主題已添添加收件人、抄送人人無(wú)誤附件已添添加郵件內(nèi)容容無(wú)誤個(gè)人簽名名檔無(wú)誤誤電子郵件的基本禮儀？電子郵郵件的基基本禮儀儀大家都都懂1、一定不不要空白白標(biāo)題，這是最最失禮的的。2、必須要要有稱謂謂，稱謂謂要得當(dāng)當(dāng)。3、正文內(nèi)內(nèi)容要措措辭得當(dāng)當(dāng)，多用用敬語(yǔ)您好！謝謝謝！請(qǐng)請(qǐng)！4、開頭結(jié)結(jié)尾都要要有問(wèn)候候語(yǔ)5、行文通通暢，不不要出現(xiàn)現(xiàn)錯(cuò)別字字。6、郵件有有附件的的要注意意禮貌提提示。7、收到郵件件應(yīng)盡快快回復(fù)，一般不不超過(guò)24小時(shí)，特特別是緊緊急郵件件需2小時(shí)內(nèi)內(nèi)回復(fù)復(fù)，暫時(shí)時(shí)無(wú)法確確切回復(fù)復(fù)的可先先確認(rèn)一一下收到到。8、若無(wú)必必要，輕輕易不要要向他人人亂發(fā)電電子郵件件。9、電子郵郵件不要要過(guò)于花花哨。10、結(jié)尾最最好有問(wèn)問(wèn)候語(yǔ)。態(tài)度友好郵件是解決問(wèn)題，處理事情的工具精心構(gòu)思、認(rèn)真撰寫不要帶著脾氣發(fā)郵件措辭得當(dāng)文明禮貌，多用敬語(yǔ)語(yǔ)言流暢、內(nèi)容簡(jiǎn)潔減少使用感嘆號(hào)“！”信息齊全主題明確描述清晰有條理基本要素要完整 你寫信時(shí)憤怒么？請(qǐng)先存為草稿，一小時(shí)后重新打開再?zèng)Q定是否發(fā)出？這些電電子郵件件正確嗎嗎例一：例二：例三：例四