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文檔簡(jiǎn)介

1、14/14關(guān)于文檔歸檔治理方法一般來(lái)講,監(jiān)理項(xiàng)目文件的形成數(shù)量大、時(shí)刻跨度長(zhǎng)、種類多、變更多,而且形成時(shí)期之間有緊密聯(lián)系。因此,應(yīng)對(duì)文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。為加強(qiáng)公司文檔資料的治理,確保文檔資料的完整性、安全性、使用便捷性,特制定本文檔資料治理方法。一、電子文檔目錄設(shè)置參照下面所述“二、文檔分類”,并按照其順序編制電子文檔目錄。(依照文件夾排序規(guī)則,在文件夾前加上序號(hào)及“_” )二、電子文檔分類本方法治理的文檔資料既包括電子文檔,也包括紙質(zhì)文檔資料。電子文檔資料能夠按照以下方式分類:1、招標(biāo)時(shí)期文檔2、監(jiān)理依據(jù)(標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則)3、報(bào)

2、審、報(bào)驗(yàn)文件(開(kāi)工報(bào)審、施工組織設(shè)計(jì)或項(xiàng)目開(kāi)發(fā)打算報(bào)審、設(shè)備報(bào)驗(yàn)等)4、監(jiān)理指令(監(jiān)理通知單、變更通知)5、報(bào)告(監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理月報(bào)等)6、工作往來(lái)文檔(業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)、工程支付、會(huì)議紀(jì)要)7、總結(jié)8、影像資料三、電子文檔相關(guān)權(quán)限1、存放流程文件形成實(shí)時(shí)由各項(xiàng)目資料代管員收集整理,每月(或季度)交由信息工程部資料員歸檔一次,歸檔時(shí)刻為自然月的25日(遇節(jié)假日順延)。在存放時(shí),工程部資料員須對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行校檢,不符合規(guī)范的可要求資料代管員進(jìn)行整改。2、權(quán)限設(shè)置日常工作中,由信息工程部資料員對(duì)電子文檔進(jìn)行維護(hù)和治理;項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目資料代管人員有權(quán)對(duì)其權(quán)限內(nèi)的文檔進(jìn)行讀和寫(xiě)(取和

3、存),操作前需征得有關(guān)方同意。3、查詢方式(1)查閱文檔資料須事先申請(qǐng)(附件一:文檔資料查閱申請(qǐng)表)并獲得有關(guān)方同意:屬于本項(xiàng)目范圍內(nèi)的資料查閱應(yīng)得到項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目資料代管員的同意,非本人所從事的項(xiàng)目的資料查閱、拷貝應(yīng)得到信息工程部負(fù)責(zé)人同意。(2)電子文檔的查閱應(yīng)在資料員(項(xiàng)目資料代管員或工程部資料員)的指導(dǎo)下在專用電腦上進(jìn)行,電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作(包括事前的查毒殺毒)。四、文件清單序號(hào)文檔類不文檔名稱文件編號(hào)摘要五、電子文件命名規(guī)則文件采納組合編碼方式命名,文件的全名格式為:文件名稱文件名稱項(xiàng)目名稱編制年月日作者講明:1、一個(gè)完整的文件名由文件名稱、項(xiàng)目名、文件編制年月日、

4、和文件作者4個(gè)部分,通過(guò)經(jīng)下劃線“_”連接組合而成。2、項(xiàng)目名稱,在項(xiàng)目開(kāi)始之時(shí)的統(tǒng)一確定,能夠按照適應(yīng)采納簡(jiǎn)稱。3、文件編制年月日用8位數(shù)字表示。4、文件作者用3位以下英文字母表示。六、工程文檔資料治理與歸檔流程1、專業(yè)監(jiān)理工程師編制監(jiān)理工作文檔,同意承建方工程文檔建設(shè)方工程的文檔,搜集整理其它的監(jiān)理工作資料(流程 = 1 * GB3 )。2、一般情況下專業(yè)監(jiān)理工程師在編制完成監(jiān)理工作文檔后應(yīng)該上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)(或其他相關(guān)負(fù)責(zé)人)審查(流程 = 2 * GB3 ),在獲得總監(jiān)或相關(guān)負(fù)責(zé)人審查確認(rèn)后(流程 = 3 * GB3 )方可作為公司文檔分發(fā)給建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位(流程 = 4 * GB

5、3 )。3、存管在各監(jiān)理工程師手中的文檔資料均屬公司知識(shí)產(chǎn)權(quán),所有文檔資料都應(yīng)定期(如每季度的最后5個(gè)工作日內(nèi))移交給項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目資料代管員并由其歸檔(流程 = 5 * GB3 )。4、各項(xiàng)目總監(jiān)(或資料代管員)應(yīng)定期(如每季度一次)對(duì)本項(xiàng)目的文檔資料進(jìn)行清理,同時(shí)在每半年一次向信息工程部歸檔(流程 = 6 * GB3 )。文檔資料歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄(見(jiàn)附件一)。5、歸檔到信息工程部的文檔資料應(yīng)進(jìn)行及時(shí)地整理、編目,同時(shí)完整保存到信息工程部的專用數(shù)據(jù)庫(kù)里(電子文檔)或資料柜里(紙質(zhì)文檔資料)(流程 = 7 * GB3 ),以備查詢、調(diào)用。文檔資料治理與歸檔流程見(jiàn)下圖:項(xiàng)目項(xiàng)目總監(jiān)或相關(guān)負(fù)責(zé)

6、人項(xiàng)目總監(jiān)或資料代管員建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位信息工程部資料員IT工程部文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù) = 2 * GB3 報(bào)審 = 3 * GB3 審查后反饋 = 5 * GB3 文檔資料移交歸檔 = 6 * GB3 文檔資料集中歸檔 = 7 * GB3 文檔資料存入數(shù)據(jù)庫(kù)資料柜 = 7 * GB3 紙質(zhì)文檔存資料柜專業(yè)監(jiān)理工程師 = 4 * GB3 分發(fā) = 1 * GB3 接收jieshou jieshou 文件 = 1 * GB3 編制 = 1 * GB3 搜集七、治理人員及職責(zé)1、信息工程部資料員信息工程部設(shè)資料員(兼職),其職責(zé)為:敦促各項(xiàng)目總監(jiān)資料代管員項(xiàng)目進(jìn)行文檔資料歸檔,負(fù)責(zé)文檔資料的接收事

7、宜。負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、編目、入庫(kù)、存柜、保管、殺毒、刻錄轉(zhuǎn)儲(chǔ)等。負(fù)責(zé)文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)的治理、維護(hù)、操作。負(fù)責(zé)歸檔資料的保管、調(diào)用、借閱、拷貝、打印等。2、項(xiàng)目資料代管員各項(xiàng)目依照項(xiàng)目具體情況設(shè)資料代管員一名(兼職),其職責(zé)為:負(fù)責(zé)接收本項(xiàng)目?jī)?nèi)各監(jiān)理工程師上報(bào)、移交的文檔資料。對(duì)文檔資料進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、入庫(kù)、存柜、保管。負(fù)責(zé)文檔資料的調(diào)用、整理、拷貝、打印等。八、紙質(zhì)文件入柜歸檔資料范圍1、監(jiān)理合同2、監(jiān)理大綱3、監(jiān)理規(guī)劃4、監(jiān)理細(xì)則5、監(jiān)理指令(監(jiān)理通知單等)6、往來(lái)文檔(業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)等)7、會(huì)議紀(jì)要8、監(jiān)理月報(bào)9、監(jiān)理記錄、平行檢測(cè)及獨(dú)立抽檢文件材料10、監(jiān)理工作總結(jié)11、監(jiān)理日志12、

8、影像資料九、紙質(zhì)文件歸檔要求1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。各工程用表按水運(yùn)工程監(jiān)理規(guī)范用表規(guī)定填寫(xiě),需簽字蓋章的地點(diǎn)一定不能漏簽;監(jiān)理通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系單要形成閉合性,需要同意單位簽署意見(jiàn)及回復(fù)的,必須簽署完整。2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以講明。3、原則上按各個(gè)工程項(xiàng)目歸檔,各個(gè)工程項(xiàng)目再按“入柜歸檔資料范圍”進(jìn)行資料整理歸檔。各文檔按“入柜歸檔資料范圍”分12冊(cè),第1冊(cè)監(jiān)理合同、第2冊(cè)監(jiān)理大綱為第一卷;第3冊(cè)監(jiān)理規(guī)劃、第4冊(cè)監(jiān)理細(xì)則為第二卷;第5冊(cè)監(jiān)理指令、第6冊(cè)往來(lái)文檔、第7冊(cè)會(huì)議紀(jì)要為第三卷;第8冊(cè)監(jiān)理月報(bào)

9、、第9冊(cè)監(jiān)理記錄、平行檢測(cè)及獨(dú)立抽檢文件材料、第10冊(cè)監(jiān)理工作總結(jié)為第四卷;第11冊(cè)監(jiān)理日志、第12冊(cè)影像資料為第五卷。4、檔案名稱的填寫(xiě)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份;科技文卷目錄各項(xiàng)必須按交辦發(fā)2009225號(hào)文規(guī)定填寫(xiě)完整。 5、文件歸檔份數(shù):一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件,需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。6、卷盒的尺寸采納310mm220mm,卷盒的厚度依照分類整理及方便查閱利用的要求,可采納20mm、30mm、40mm、50mm、60mm7、歸檔時(shí)刻:各工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)于工程竣工驗(yàn)收后立即(最遲一周內(nèi))將歸檔的文件整理

10、立卷,移交部門(mén)資料員歸檔。十、檔案的查閱和借閱1、查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表,寫(xiě)明查閱時(shí)刻、查閱內(nèi)容、查閱目的等。閱后及時(shí)歸還。2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有專門(mén)情況必須復(fù)制的,應(yīng)填寫(xiě)檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單,經(jīng)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后方可復(fù)制。3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都能夠借閱,但必須由借閱人出具借閱申請(qǐng)并由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找;(2)按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還,確因工作需要不能按時(shí)返還的,需辦理續(xù)借手續(xù),否則按治理規(guī)定停止借閱;(3)要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉(zhuǎn)借他人;(4)所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);(5)借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案治理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清晰;(6)檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事人責(zé)任;(7)調(diào)離本單位的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)

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