總務(wù)、采購、驗(yàn)生管理流程

1、編號(hào)B01作業(yè)項(xiàng)目請(qǐng)購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)方式核決權(quán)限辦法（一）生鮮食品請(qǐng)購：存貨編號(hào)辦法1.各主廚根據(jù)菜單上所需要準(zhǔn)備之材料，通知資材人員由其生鮮食品請(qǐng)購單依各大類別逐一編號(hào)，而成生鮮食品之主檔。（ MarketingList ）2.生鮮食品請(qǐng)購分兩大類：一為各廚房直接進(jìn)貨，包括魚肉花卉請(qǐng)購單蔬果方面；一為倉庫庫存補(bǔ)充，包括冷凍食品及乾貨類。倉庫請(qǐng)購單餐廳廚房直接進(jìn)貨部份，每日成控人員會(huì)提供生鮮食（ Purchaserequest-Storeroom）品請(qǐng)購單一式三聯(lián) （ MarketingList ）給廚房人員，在規(guī)一般物品請(qǐng)購單定時(shí)間以前，由餐廳主廚依據(jù)業(yè)務(wù)需要及庫

2、存情形填（ PurchaseRequestGeneral）寫請(qǐng)購單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交由采購單位進(jìn)行采購作業(yè)。（二）花卉之請(qǐng)購：花卉依需要量請(qǐng)購，由成本控制人員提供花卉請(qǐng)購單一式三聯(lián)予花房人員，花房人員預(yù)估需要花材之種類及數(shù)量填入花卉請(qǐng)購單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交采購單位進(jìn)行采購作業(yè)。（三）倉庫庫存品請(qǐng)購：1.倉庫請(qǐng)購大致分為兩種：一為食品類，以生鮮食品請(qǐng)購單方式訂購；另一為用品類及煙酒類，以倉庫請(qǐng)購單（ PurchaseRequest-Storeroom）請(qǐng)購。2.為節(jié)省請(qǐng)購、采購的作業(yè)程序，并考慮資金運(yùn)用及庫存空間，倉庫管理項(xiàng)目皆依一定之原則決定采購點(diǎn)及采購量。3.食品乾貨固定每周依估

3、計(jì)需要量統(tǒng)一訂貨，若訂購項(xiàng)目有所增減，則廚房應(yīng)隨時(shí)通知倉庫，一般用品與煙酒類原則上一個(gè)月請(qǐng)購一次，由倉庫填寫倉庫請(qǐng)購單，一聯(lián)由倉庫自留，另二聯(lián)依核決權(quán)限核準(zhǔn)後送采購單位采買。（四）一般物品請(qǐng)購：一般物品請(qǐng)購單（ PurchaseRequest-General）計(jì)一式三聯(lián)，系由第一次購買之項(xiàng)目、或非倉庫庫存項(xiàng)目使用。請(qǐng)購單位依需要填寫請(qǐng)購單，依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)。編號(hào)B01作業(yè)項(xiàng)目請(qǐng)購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)之請(qǐng)購單傳回采購部，由采購人員於采購單上小額物品采購申請(qǐng)單編寫序號(hào)後，將一聯(lián)交還請(qǐng)購單位，另二聯(lián)則進(jìn)入采購程（ PurchaseRequestFractionalIte

4、m）式。工程倉庫請(qǐng)購單（五）小額采購作業(yè)：（ PurchaseRequestEngineerStoreroom）1.小額物品采購申請(qǐng)單一式三聯(lián)（ PurchaseRequestFractionalItem），系針對(duì)非倉庫庫存項(xiàng)目且采購金額在二仟元以下者。請(qǐng)購單位依需要填寫小額物品采購申請(qǐng)單 ，經(jīng)部門主管簽名核準(zhǔn)後，即送交采購部進(jìn)行采購程式。（六）工程倉庫之請(qǐng)購工程部倉庫管理人員應(yīng)控制庫存料之庫存量，并視材料性質(zhì)決定維持安全量之訂購點(diǎn)。在需要請(qǐng)購時(shí)，填寫工程倉庫請(qǐng)購單一式三聯(lián)，依核決權(quán)限規(guī)定經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)，最後送采購部，由采購部收件編號(hào)，退回一連由工程部自留。二、管理重點(diǎn)請(qǐng)購流程是否皆遵照公司規(guī)定辦

5、理。各項(xiàng)請(qǐng)購是否皆依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)。各類請(qǐng)購單之使用是否合乎公司規(guī)定。生鮮食品及倉庫庫存之請(qǐng)購數(shù)量應(yīng)考慮實(shí)際需求 ，以避免浪費(fèi)。編號(hào)B02作業(yè)項(xiàng)目采購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式（一）1.核決權(quán)限辦法生鮮食品及花卉之采購作業(yè)：生鮮食品比價(jià)、議價(jià)辦法比價(jià)：生鮮食品估價(jià)單（ 1）由於生鮮食品之市場價(jià)格變動(dòng)頻繁，通常由采購生鮮食品采購單人員會(huì)同主廚及成控人員作定期之市場訪價(jià)，作 商品變價(jià)表為議價(jià)之依據(jù)。一般商品比價(jià)、議價(jià)辦法（ 2）采購部針對(duì)一定期間較常使用之蔬果類及海鮮一般物品請(qǐng)購單食品皆定期安排標(biāo)單議價(jià)作業(yè)。由采購部選定較可靠之供應(yīng)商，提供所需食品之生鮮食品估價(jià)單，由供應(yīng)商投

6、標(biāo)後，選擇品質(zhì)價(jià)格最符合公司需要者，作為此一期間之固定供應(yīng)商。（ 3）采購人員將選定之供應(yīng)商及價(jià)格填入生鮮食品估價(jià)單，并經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)後，將做為訂貨之依據(jù)。2.3.（ 4）花卉之比價(jià)程式與生鮮食品同。采購：彩購人員將每日取得之生鮮食品請(qǐng)購單上之請(qǐng)購數(shù)量輸入電腦，列印廠商別之生鮮食品采購單一式二聯(lián)，一聯(lián)據(jù)以叫貨，另一聯(lián)連同生鮮食品請(qǐng)購單交驗(yàn)收人員作為次日收貨之依據(jù)。雜貨類之采購由采購人員與廠商議價(jià)後，將單價(jià)輸入電腦作為日後采購之依據(jù)。當(dāng)采購價(jià)格改變時(shí)，采購人員需填寫商品變價(jià)表說明理由，經(jīng)采購部門主管核準(zhǔn)方可采購?；ɑ苤少彸淌脚c生鮮食品同，并定期以標(biāo)單議價(jià)方式?jīng)Q定購買價(jià)格。（二）倉庫庫存品采購作業(yè)：

7、由於倉庫之采購屬定期例行性采購，每次采購價(jià)格原則上應(yīng)與電腦中之單價(jià)相同，若有漲價(jià)情形，采購人員針對(duì)漲價(jià)項(xiàng)目進(jìn)行比價(jià)議價(jià)。依據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)之倉庫請(qǐng)購單訂貨。（三）一般物品采購作業(yè)：采購人員依使用單位所填寫之一般物品請(qǐng)購單中需要條編號(hào)B02作業(yè)項(xiàng)目采購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)件進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)廠商數(shù)則依金額大小決定。依據(jù)資料小額物品采購申請(qǐng)單將比價(jià)情形填入一般物品請(qǐng)購單，并以價(jià)格品質(zhì)最符合公司規(guī)定者為采購廠商，依核決權(quán)限表核準(zhǔn)，依此完全采購作業(yè)。對(duì)屬例行性維護(hù)工作等性質(zhì)特殊者，并依需要與廠商簽訂合約。（四）小額采購作業(yè)：采購部人員在經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)之小額物品采購申請(qǐng)單上序號(hào)進(jìn)行采購，惟應(yīng)注意所請(qǐng)購物品倉庫并無

8、庫存，且金額在二仟元以下方可進(jìn)行采購。采購人員將金額填入小額物品采購申請(qǐng)單，經(jīng)采購部主管核準(zhǔn) ，一聯(lián)自留 ，另二聯(lián)交驗(yàn)收人員作為收貨之依據(jù)。（五）工程材料采購部作業(yè)：采購人員依工程部開立之倉庫請(qǐng)購單進(jìn)行采購。例行性采購多向原購買廠商以原價(jià)采購，若價(jià)格變動(dòng)太大時(shí)，則再行比價(jià)，經(jīng)采購部主管核準(zhǔn)後決定廠商。二、管理重點(diǎn)：1.比價(jià)程序是否確實(shí)執(zhí)行。2.是否確實(shí)依請(qǐng)購部門之需求進(jìn)行采購作業(yè)。3.生鮮食品之采買是否皆向比價(jià)得標(biāo)者采購。編號(hào)B03作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式驗(yàn)收作業(yè)要點(diǎn)（一）生鮮食品之驗(yàn)收：生鮮食品采購單1.采購於進(jìn)貨前一日下午將預(yù)計(jì)隔日進(jìn)貨之生鮮食品采購生鮮食

9、品請(qǐng)購單單及生鮮食品請(qǐng)購單交予驗(yàn)收單位。生鮮食品交貨單2.將生鮮食品采購單按廠商別分別歸入待驗(yàn)資料簿內(nèi)的各倉庫物品管理規(guī)則該廠商頁次內(nèi)，以便利廠商來貨時(shí)核驗(yàn)。生鮮食品應(yīng)交未交明細(xì)表3.廠商來貨時(shí)，取出生鮮食品采購單與實(shí)際貨品核對(duì)品質(zhì)、生鮮食品驗(yàn)收單規(guī)格、數(shù)量、單位，并將正確數(shù)量書寫於采購單的驗(yàn)收欄位內(nèi)，物品放置於各該餐廳的貨架上，以稱重方式驗(yàn)收者，其收貨不得超過采購量之5%為限。4.於電腦初收檔中輸入采購單號(hào)及正確的驗(yàn)收量後，列印出生鮮食品交貨單一式二聯(lián)，待驗(yàn)收人員簽名後依餐廳別置於資料架上。廚房人員前來領(lǐng)取物品時(shí)，依交貨單核對(duì)應(yīng)領(lǐng)取物品，若無誤則在交貨單的使用單位欄內(nèi)簽收，并取走交貨單一聯(lián)，

10、另一聯(lián)留於驗(yàn)收。活的海產(chǎn)類物品經(jīng)驗(yàn)收後，由廠商直接將物品及交貨單送至各該單位；倉庫庫存品經(jīng)驗(yàn)收後，亦由廠商直接送至倉庫。經(jīng)各單位核對(duì)簽核後，一聯(lián)由使用單位或倉庫留底；另一聯(lián)由廠商攜回交給驗(yàn)收。當(dāng)使用單位對(duì)物品品質(zhì)或規(guī)格有異議時(shí)，可於復(fù)收欄內(nèi)表示，驗(yàn)收人員則據(jù)以進(jìn)入電腦之復(fù)收檔將正確的數(shù)量輸入復(fù)收欄。將采購單與交貨單序號(hào)整理排列，檢查是否連號(hào)，并以此兩種單據(jù)互相核對(duì)。若交貨單有復(fù)收量時(shí)，則再核對(duì)電腦之收貨量是否已更正。針對(duì)未到貨項(xiàng)目，列印當(dāng)日生鮮食品應(yīng)交未交明細(xì)表，據(jù)以逐筆與采購單的驗(yàn)收欄核對(duì)，以確任所列各項(xiàng)物品確未到貨。核對(duì)無誤後，將電腦中的驗(yàn)收資料結(jié)轉(zhuǎn)至驗(yàn)收檔，依廠商別列印當(dāng)日生鮮食品驗(yàn)收單

11、一式二聯(lián)，其中一聯(lián)交成本控制室，另一聯(lián)按廠商別分別放入待驗(yàn)資料簿中各該廠商之頁次內(nèi)，以便廠商於再次交貨時(shí)取回該帳。編號(hào)B03作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料11.若有物品退貨，由驗(yàn)收單位欄開立退貨單一式二聯(lián)，經(jīng)廠退貨單商確認(rèn)後，一聯(lián)交成本控制室，一聯(lián)交予廠商作為扣帳依采購單據(jù)。一般物品請(qǐng)購單12.食品類驗(yàn)收應(yīng)注意其品名及制造日期，對(duì)乳制品及冷凍食一般物品交貨單品則需注意是否標(biāo)示保存期限及保存條件。驗(yàn)收單進(jìn)口食品類應(yīng)有中文標(biāo)示及制造日期、保存期限。（二）一般物品之驗(yàn)收采購將采購單及一般物品請(qǐng)購單之一聯(lián)一并交予驗(yàn)收，驗(yàn)收按照采購單序號(hào)排列歸檔，待廠商來貨時(shí)驗(yàn)收。廠商來貨時(shí)，依廠商告知

12、采購單號(hào)碼取出該項(xiàng)物品之采購單及請(qǐng)購單，依照采購單及請(qǐng)購單之規(guī)格、條件進(jìn)行驗(yàn)收。詳細(xì)核對(duì)實(shí)際交貨物品的品名、規(guī)格、數(shù)量是否與采購單完全符合、品質(zhì)是否良好。將實(shí)際驗(yàn)收輸入電腦，列印一般物品交貨單一式二聯(lián)，并在驗(yàn)收人員欄內(nèi)簽名。通知申請(qǐng)單位派員前來領(lǐng)貨，依交貨單會(huì)驗(yàn)無誤後，在使用單位欄內(nèi)簽收，并取有一聯(lián)，另一聯(lián)留於驗(yàn)收。屬倉庫庫存品者則委由廠商送至倉庫，并由倉庫點(diǎn)收後簽名，一聯(lián)交貨單交予倉庫留底，另一聯(lián)留於驗(yàn)收。使用單位對(duì)物品之品質(zhì)或規(guī)格有異議時(shí)，可填於復(fù)收欄中，驗(yàn)收人員并據(jù)以進(jìn)入電腦復(fù)收量輸入檔，輸入正確的交貨數(shù)。每日收貨時(shí)間至下午四點(diǎn)，驗(yàn)收人員將交貨單按序號(hào)排列檢查是否連號(hào)，其驗(yàn)收數(shù)有更改者，

13、應(yīng)與電腦資料中之復(fù)收量核對(duì)，已確定皆已更正。列印當(dāng)日之一般物品交貨單據(jù)以與交貨單核對(duì)是否無誤。將交貨清單及交貨單一聯(lián)連同請(qǐng)購單、采購單、發(fā)票或收據(jù)一并送交成本控制核對(duì)。若分批交貨尚有未交數(shù)量，則采購單及請(qǐng)購單以影印本代之，正本待數(shù)量收齊後再交。合約項(xiàng)目之驗(yàn)收：對(duì)以合約方式進(jìn)行采購者，則驗(yàn)收人員依合約規(guī)定辦理編號(hào)B03作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料驗(yàn)收，并應(yīng)依驗(yàn)收結(jié)果開立驗(yàn)收單一式三聯(lián)，一聯(lián)交廠商，一聯(lián)給使用單位，一聯(lián)交成控入帳。（三）工程驗(yàn)收：當(dāng)承包商將材料送達(dá)後，驗(yàn)收部門人員通知工程部人員會(huì)同驗(yàn)收。驗(yàn)收無誤後，由驗(yàn)收部門印驗(yàn)收單一式二聯(lián)，經(jīng)工程部人員簽收後，一聯(lián)交工程人員連同

14、貨物一并領(lǐng)走，一聯(lián)交成控人員入帳。二、管理重點(diǎn)：1.廠商來貨須特別注意采購單上所標(biāo)示的品名、規(guī)格是否與物品完全符合。2.對(duì)生鮮物品品質(zhì)、新鮮度及有效日期等均需格外注意。3.磅秤來貨重量時(shí)，海鮮、肉品類應(yīng)特別注意其含冰、含水量；水果類須注意其箱子下層物品的品質(zhì)，并扣除其包裝箱及墊襯物的重量。4.需助注意采購單上注明的交貨部門，不可交錯(cuò)單位。5.驗(yàn)收燃料油時(shí)，須核對(duì)其所附中油公司的汽車灌裝自動(dòng)記錄單，并測試其是試重是否正常，且用量尺測量其數(shù)量是否符合。6.所有酒類進(jìn)貨均需在酒瓶上加貼飯店之標(biāo)示貼紙，煙酒驗(yàn)收後一律進(jìn)倉。編號(hào)B04作業(yè)項(xiàng)目付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式：支票請(qǐng)求單

15、（一）非月結(jié)付款作業(yè)：（ RequestforCheck）1.由申請(qǐng)人檢附憑證，連同支票請(qǐng)求單經(jīng)部門主管核準(zhǔn)核決權(quán)限後，依核決權(quán)限送簽。一般物品請(qǐng)購單2.另外，向公賣局或中油等特別單位采購，或采購時(shí)另生鮮食品請(qǐng)購單行約定立刻付現(xiàn)者，則於進(jìn)行采購時(shí)以采購部之周轉(zhuǎn)（ MarketingList ）金先行付款，再由采購部取具相關(guān)憑證後進(jìn)行零用金倉庫請(qǐng)購單撥補(bǔ)作業(yè)。采購單（二）月結(jié)付款作業(yè)：交貨單原則上采一般物品請(qǐng)購單、生鮮食品請(qǐng)購單或倉庫請(qǐng)購驗(yàn)收單單方式采購者，皆采月結(jié)分式付款。通常當(dāng)月貨款於當(dāng)應(yīng)付帳款控制卡月月底匯總後，次月十號(hào)以前以電匯方式付款。1.生鮮食品之付款作業(yè)：（1） 每日驗(yàn)收單位匯總生

16、鮮食品請(qǐng)購單（ MarketingList ）、采購單、交貨單及驗(yàn)收單交成本控制室，成控人員核對(duì)采購單及驗(yàn)收單確定資料相符，對(duì)交貨單數(shù)量有更改者，則確定驗(yàn)收單之?dāng)?shù)量相符。（ 2）核對(duì)無誤後，進(jìn)行日結(jié)作業(yè)，將驗(yàn)收之資料Posting 至存貨之系統(tǒng)中，并將一聯(lián)驗(yàn)收單及相關(guān)收據(jù)或發(fā)票依廠商別整理歸檔。（ 3）月底列印廠商別之應(yīng)付帳款控制卡，與當(dāng)月各廠商別之驗(yàn)收單及收據(jù)或發(fā)票核對(duì)，確定無誤後切具傳票，將應(yīng)付帳款控制卡一聯(lián)、驗(yàn)收單及相關(guān)憑證附於傳票之後作為憑證，編號(hào)作業(yè)項(xiàng)目生鮮食品請(qǐng)購單、采購單及交貨單則另行整理歸檔。4） 若廠商之請(qǐng)款憑證不完整，則請(qǐng)廠商補(bǔ)足，并先切至應(yīng)付帳款一程序不完整科目，待憑證補(bǔ)

17、齊於次月再轉(zhuǎn)列應(yīng)付帳款科目，由應(yīng)付票據(jù)組據(jù)以付款。B04付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.一般物品及倉庫采購付款作業(yè)一般物品驗(yàn)收單（ 1）每日驗(yàn)收單位匯總一般物品請(qǐng)購單、采購合約單、交貨單及發(fā)票或收據(jù)交成本控制室，成報(bào)支申請(qǐng)通知單控人員檢查一般物品請(qǐng)購單是否經(jīng)適當(dāng)核工程計(jì)價(jià)單準(zhǔn)、核對(duì)發(fā)票及請(qǐng)購單之單價(jià)，并核對(duì)收貨工程案工程驗(yàn)收單數(shù)量。工程請(qǐng)款明細(xì)表（ 2）核對(duì)無誤後，依采購之性質(zhì)填具會(huì)計(jì)科目及保固書負(fù)擔(dān)此支出之部門，對(duì)需由各部門分?jǐn)傊M(fèi)完工證明用并一并分?jǐn)傆?jì)算完畢。3） 列印一般物品驗(yàn)收單一式二聯(lián)，一聯(lián)連同請(qǐng)購單、采購單、交貨單及相關(guān)憑證附於傳票後做為入帳憑證，一聯(lián)由成控自留，并執(zhí)行日

18、結(jié)作業(yè)。4） 月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程序。小額物品采購單付款作業(yè)：1） 每日驗(yàn)收單位匯總采月結(jié)付款之小額物品采購單，連同相關(guān)憑證一并交成本控制室，成控人員檢查是否經(jīng)過適當(dāng)核準(zhǔn)。并填具會(huì)計(jì)科目及使用部門，逐漸輸入電腦。2） 月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程序。工程付款作業(yè)：1） 工程請(qǐng)款應(yīng)由工程部檢附相關(guān)憑證、合約影本、報(bào)支申請(qǐng)通知單、工程計(jì)價(jià)單及工程案工程驗(yàn)收單等資料，經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)後交財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳款組請(qǐng)款。其屬第一次請(qǐng)款者，財(cái)務(wù)部并應(yīng)依合約規(guī)定，填寫工程請(qǐng)款明細(xì)表載明該工程之基本資料，以控制請(qǐng)款及付款之情形。2） 應(yīng)付帳款組收到上列單據(jù)後，依報(bào)支申請(qǐng)通知單之金額田入工程請(qǐng)款明細(xì)表，并切具傳票，由應(yīng)付票據(jù)組據(jù)以付款。3） 工程完工後，由工程人員檢附各項(xiàng)憑證單據(jù)，并依合約規(guī)定取得保固書或完工證明，經(jīng)依核決權(quán)限適