提高合同審查會簽一次性通過率匯報

1、中國移動安徽公司宣城分公司二九年三月 提高合同審查會簽一次性通過率概況：簡簡介自省公司司電子合合同審查查會簽系系統(tǒng)上線線以來，宣城分分公司合合同審查查會簽一一次性通通過率一一直比較較低，部部分合同同會簽來來來回回回修改超超過10次，耗費費了合同同承辦部部門及合合同審查查會簽部部門的很很多精力力，同時時影響了了其他工工作的正正常進行行。在總總經(jīng)理辦辦公會議議上公司司領導要要求合同同審查會會簽部門門采取有有效措施施，切實實提高合合同審查查會簽一一次性通通過率。為此分分公司合合同管理理管理部部門聯(lián)合合合同審審查會簽簽的其他他相關部部門（財財務部、人力資資源部）成立QC小組，以以提高合合同審查查會簽一

2、一次性通通過率。概況：小小組成員員小組名稱宣城移動合同審查QC小組成立時間2008年6月小組類型管理型組長陳寶華活動起止時間2008年6月2008年11月課題登記號2008QC-XC-035課題名稱提高合同審查會簽一次性通過率人數(shù)5人姓名性別文化程度職務組內職務陳寶華男大專綜合辦公室主任組長章 紅女大專合同管理成員張治軍男碩士法律管理成員王先鋒男碩士工程資產管理成員馮發(fā)正男本科黨群紀檢成員概況：相相關概念念解釋合同審查查一次性性通過率率合同審查查各環(huán)節(jié)節(jié)均審查查通過的的合同數(shù)數(shù)承辦部門門提交合合同審查查會簽的的總數(shù)（以一個個月為周周期）X100%一、選擇擇課題小組對2008年3月至5月份期間間

3、的合同同審查會會簽通過過情況進進行了匯匯總，結結果如下下列圖表表所示:3月4月5月合同總量（份）97140167一次性通過數(shù)（份）76103127一次性通過率78.00%73.00%76.00%平均75.66%2008年3月5月合同審審查會簽簽一次性性通過率率調查表表一、選擇擇課題2008年3月5月合同審審查會簽簽一次性性通過率率折線圖圖合同審查查的一次次性通過過率低于于80，合同同來回提提交牽扯扯了合同同承辦部部門和合合同審查查會簽部部門的大大量精力力，不僅僅延長了了審查周周期也影影響了部部分采購購和工程程的進度度。一、選擇擇課題平均會簽簽周期對對比圖2.53.500.511.522.533

4、.5一次性通通過未一次性性通過平均會簽簽周期(單位：天天)一次性通通過未一次性性通過小組成員員隨機各各抽取50份一次性性通過的的合同與與未一次次性通過過的合同同會簽周周期進行行了對比比，其中中在抽樣樣的50份一次性性通過的的合同中中平均審審查會簽簽周期為為2.5天（排除除相關人人員出差差的因素素，下同同）而未未一次性性通過的的合同平平均會簽簽周期為為3.5天，未一一次性通通過的合合同審查查周期平平均比一一次性通通過的合合同審查查周期長長了1天，大大大降低了了工作效效率。公公司領導導指示綜綜合辦公公室作為為牽頭部部門聯(lián)合合財務及及紀檢監(jiān)監(jiān)察部門門采取有有效措施施提高審審查效率率，為此此我們成成立

5、了合合同審查查QC小組。一次性通通不過，太耽誤誤時間了了一、選擇擇課題步驟行動時 間6月7月8月9月10月11月1選擇課題現(xiàn)狀調查2設定目標3原因分析4要因確認5制定對策6對策實施7效果檢查8鞏固措施9總結打算表示活動動計劃表示活動動實現(xiàn)情情況活動計劃劃及完成成情況表表二、現(xiàn)狀狀調查為了查清清造成合合同審查查會簽一一次性通通過率低低的原因因，小組組成員對對2008年3月2008年5月期間的的合同審審查未一一次性通通過的原原因進行行了整理理、分類類，結果果見下表表：2008年35月份合同審查退回原因調查表 序號錯誤退回類型頻數(shù)（次）累計頻數(shù)（次）累計頻率1簽約時間差錯707071.42%2合同金

6、額差錯97980.61%3合同文本數(shù)量差錯88788.77%4合同名稱差錯79495.91%5其它差錯498100%二、現(xiàn)狀狀調查根據(jù)上表表我們得得出2008年3月2008年5月合同退退回（即即合同審審查未一一次性通通過）原原因排列列圖。由排列圖圖可見，合同時時間有誤誤占71.42，是造造成合同同會簽未未一次性性通過的的主要癥癥結所在在，解決決“合同同時間有有誤”的的問題即即可大幅幅度提高高合同審審查一次次性通過過率。71.42%80.61%88.77%95.91%100.00%二、現(xiàn)狀狀調查經(jīng)辦人員不細心。合同因時間 有誤被退回 對公司的相關制度和流程不熟悉。根據(jù)現(xiàn)狀狀調查,小組成員員經(jīng)過討

7、討論，找找出了合合同因時時間有誤誤被退回回的兩大大主要原原因！二、現(xiàn)狀狀調查合同審查查會簽起起草工作作本身沒沒有什么么難度。通過小小組成員員的努力力,及開展相相關的培培訓和強強化考核核,可解決合合同簽約約時間有有誤問題題的程度度為80（據(jù)小小組成員員前期對對合同審審查會簽簽一次性性通過率率較高的的合肥、安慶等等公司調調查，其其因簽約約時間錯錯誤而被被退回合合同的僅僅占被退退回合同同總數(shù)的的10左右，故此小小組成員員人為合合同簽約約時間有有誤問題題改善程程度為80是完全全可以做做到的），此時時合同審審查會簽簽一次性性通過率率為：75.66（175.66）71.428089.56三、設定定目標活動

8、目標標根據(jù)公公司領導導要求，參考前前期調查查現(xiàn)狀，我們將將目標值值設定為為：合同審查查會簽一一次性通通過率85四、原因因分析根據(jù)調查查現(xiàn)狀（癥結）。小組組召開一一系列的的原因查查找和分分析，并并結合其其他可能能原因分分別找出出各個因因素的末末端原因因，整理理成因果果圖如下下：四、原因因分析從原因分分析可知知，末端端因素有有5個，我們們對5個因素由由小組成成員分工工進行確確認，要要因確認認分工表表如下：序號末端原因確認內容確認標準確認方法負責人完成日期1缺乏關于合同會簽時間的考核要求查看公司發(fā)文及部門發(fā)文是否包含有關合同會簽時間的考核公司發(fā)文或部門發(fā)文至少有一項關于合同會簽的考核現(xiàn)場調查張治軍2

9、008年7月20日前2我方人員經(jīng)辦人沒有檢查合同文本日期信息合同文本日期信息經(jīng)辦人自檢率自檢率大于95%檢查自檢情況王先鋒2008年7月20日前3系統(tǒng)默認履行期限以年為單位檢查合同會簽頁面中的履行期限是否默認為年合同會簽頁面中的履行期限默認為年現(xiàn)場調查章紅2008年7月20日前4沒有辦理期限規(guī)定檢查公司是否有關于合同會簽辦理期限的規(guī)定。沒有關于辦理期限的規(guī)章制度現(xiàn)場調查（OA文件搜索）王先鋒2008年7月20日前5缺少簽約時間要求培訓檢查關于簽約時間要求培訓的情況在一個季度內未開展至少一次關于簽約時間要求的培訓。檢查培訓開展情況王先鋒2008年7月20日前四、原因因分析小組成員員對這5個因素的

10、的確認結結果如下下： 驗證一：缺乏關于于合同會會簽時間間的考核核要求確認人：張治軍軍確認日期期：2008年7月16日現(xiàn)場調查查：以“合同”為關鍵鍵詞對省省公司、市公司司及綜合合辦公室室發(fā)文進進行全面面搜索，未發(fā)現(xiàn)現(xiàn)關于合合同審查查會簽過過程中對對于因會會簽時間間有誤被被退回應應予以如如何考核核的文件件；同時時，結合合宣城分分公司實實際情況況，也未未發(fā)現(xiàn)執(zhí)執(zhí)行力考考核中有有關于合合同會簽簽因會簽簽時間有有誤被退退回如何何考核承承辦人員員的有關關條款（備注：僅發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有合同同會簽完完畢后不不及時簽簽訂合同同后的考考核措施施）。結論：缺缺乏關于于合同會會簽時間間的考核核要求是是要因。四、原因因分析驗證

11、二：我方人員員經(jīng)辦人人沒有檢檢查合同同文本日日期信息息確認人：馮發(fā)正正確認日期期：2008年7月8日至2008年7月15日電話調查查及當面面詢問：從2008年3月份5月份已辦辦的合同同規(guī)范化化管理臺臺賬里，隨機連連續(xù)抽取取20人進行調調查。經(jīng)經(jīng)調查和和統(tǒng)計，被調查查的20人之中僅僅有10人對合同同文本日日期信息息進行了了檢查，自檢率率僅為50，低于于判定標標準95的知曉曉率。結論：合合同履行行時間未未預留必必要的時時間為要要因。四、原因因分析驗證三：系統(tǒng)默認認履行期期限以年年為單位位確認人：章紅確認日期期：2008年7月16日現(xiàn)場調查查：現(xiàn)場場起草一一份合同同審查會會簽表，發(fā)現(xiàn)在在默認情情況履

12、行行期限是是以年為為單位，對于那那些履行行期限僅僅為幾個個月的合合同如果果不修改改，則合合同正本本中的履履行期限限與合同同會簽頁頁面中的的履行期期限將不不一致，導致合合同錯誤誤。結論：系系統(tǒng)默認認履行期期限以年年為單位位是要因因。四、原因因分析驗證四：沒有辦理理期限規(guī)規(guī)定（即即合同履履行日期期填寫應應預留必必要的審審查會簽簽時間）確認人：王先鋒鋒確認日期期：2008年7月18日現(xiàn)場調查查：以合合同為關關鍵詞對對OA文件進行行搜索、整理以以及比對對后發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在合同管理理專題會會議紀要要（(2008)22號）中第第四條有有關于合合同會簽簽辦理期期限的規(guī)規(guī)定。結論：沒沒有辦理理期限規(guī)規(guī)定非要要因。四、

13、原因因分析驗證五：缺少簽約約時間要要求培訓訓確認人：章紅確認日期期：2008年7月16日現(xiàn)場調查查：對2008年1月份開始始至2008年6月底有關關合同培培訓的文文件進行行逐一檢檢索（備備注：章章紅oa工號中具具備部門門秘書及及分公司司文書的的角色，所有發(fā)發(fā)文均可可以搜索索到）。經(jīng)檢索索發(fā)現(xiàn)2008年1月份起2008年6月底分公公司未開開展一次次關于合合同簽約約時間要要求的培培訓，此此外小組組成員還還發(fā)現(xiàn)因因雙選及及新進員員工多種種原因，許多合合同承辦辦人員連連一次合合同相關關知識培培訓都未未參加過過。結論：缺缺少簽約約時間要要求培訓訓是要因因。五、制定定對策根據(jù)以上上確認的的要因，小組成成員

14、結合合實際制制定一系系列的改改進對策策，對策策表見下下：序號要因對策目標措施地點責任人完成時間1缺乏關于合同會簽時間的考核要求制定關于合同審查會簽時間考核的相關制度考核制度完備1、印發(fā)關于合同會簽常見問題（含時間方面的錯誤）及考核的通知。2、將合同會簽納入執(zhí)行力考核并由綜合辦公室負責。綜合辦公室張治軍7月26日前2我方經(jīng)辦人沒有檢查合同文本日期信息合同文件上載時進行日期信息檢查合同文本日期信息95以上是在創(chuàng)建合同審查會簽起草日期之后利用OA彈出公告、短信群發(fā)等多種形式提醒在操作合同審查會簽時務必確保履行時間是在創(chuàng)建合同審查會簽起草日期之后。綜合辦公室張治軍9月30日前3系統(tǒng)默認履行期限以年為單

15、位提醒承辦人員在起草合同會簽時根據(jù)時間情況選擇履行期限的單位（年或者月）因履行單位不一致而出現(xiàn)的差錯率控制在5以下利用OA公告欄、短信群發(fā)、郵件提醒等多種方式承辦人員在起草合同會簽時根據(jù)時間情況選擇履行期限的單位綜合辦公室張治軍9月30日前4缺少簽約時間要求培訓分批開展合同相關知識培訓，保證合同90以上承辦人員參加過2個課時以上的培訓。通過內部協(xié)調、創(chuàng)新培訓方式等提高培訓次數(shù)和參培人數(shù)。1、利用電視、電話會議系統(tǒng)提高培訓參與率。2、協(xié)調處理好生產與培訓的關系。3、要求參加現(xiàn)場培訓的人員回到本部門后舉辦二次培訓。六樓電視、電話會議室張治軍9月30日前六、對策策實施對策一：制定關于于合同審審查會簽

16、簽時間考考核的相相關制度度小組成員員對合同同審查會會簽中出出現(xiàn)的常常見問題題進行了了認真梳梳理匯總總，報經(jīng)經(jīng)公司領領導同意意后印發(fā)發(fā)了關于印發(fā)發(fā)合同審審查會簽簽常見問問題及考考核規(guī)定定的通知知（含關于于會簽時時間的考考核要求求），在在文件中中明確分分公司綜綜合辦公公室合同同管理員員負責對對全市合合同審查查會簽出出現(xiàn)的問問題予以以記錄匯匯總并納納入執(zhí)行行力考核核；同時時明確了了合同起起草人及及承辦部部門領導導的考核核標準（承辦人人員50元/次,部門領導導50元/次）。實施時間間：2008年7月20日至9月30日實施人：張治軍軍六、對策策實施實施效果果：自辦辦法實施施后，明明顯感到到合同承承辦人員

17、員起草合合同時更更加謹慎慎和用心心，對于于不懂的的問題會會提前咨咨詢和溝溝通；有有兩個單單位的人人員因出出現(xiàn)辦法法中列出出的典型型錯誤而而被扣罰罰獎金。目標完成成六、對策策實施對策二：合同文件件上載時時進行日日期信息息檢查小組成員員在7月中旬及及9月份期間間，先后后發(fā)布OA公告3次，對相相關人員員郵件及及短信群群發(fā)各五五次，提提醒在操操作合同同審查會會簽時務務必確保保履行時時間是在在創(chuàng)建合合同審查查會簽起起草日期期之后。實施時間間：2008年7月20日至9月30日實施人：陳寶華華六、對策策實施實施效果果：采取取措施期期間，在在調查的的150份合同中中未發(fā)現(xiàn)現(xiàn)一例因因對方當當事人合合同履行行時間

18、填填寫錯誤誤而被退退回的合合同。目標完成成六、對策策實施對策三：提醒承辦辦人員在在起草合合同會簽簽時根據(jù)據(jù)時間情情況選擇擇履行期期限的單單位（年年或者月月）小組成員員在7月中旬及及9月份期間間，先后后發(fā)布彈彈出公告告3次，對相相關人員員郵件及及短信群群發(fā)各五五次，在在起草合合同會簽簽時根據(jù)據(jù)時間情情況選擇擇履行期期限的單單位（年年或者月月）實施時間間：2008年7月20日至9月30日實施人：陳寶華華實施效果果：在措措施期間間，在隨隨機調查查的100份合同中中未發(fā)現(xiàn)現(xiàn)一例因因承辦人人履行期期限單位位填寫錯錯誤而被被退回的的合同。目標完成成六、對策策實施對策四：分批開展展合同相相關知識識培訓，保證

19、合合同90以上承承辦人員員參加過過2個課時以以上的培培訓。由小組成成員之前前的調查查來看，宣城分分公司前前期合同同相關知知識培訓訓力度不不足，為為此小組組成員結結合實際際，充分分利用電電視電話話會議系系統(tǒng)組織織培訓組組織開展展了二次次培訓，各縣分分公司也也組織了了二次培培訓；同同時在不不影響工工作的情情況下利利用召開開生產經(jīng)經(jīng)營分析析會議渠渠道培訓訓等間隙隙穿插進進行合同同知識講講座。實施時間間：2008年7月20日至9月30日實施人：陳寶華華、張治治軍、馮馮發(fā)正、章紅六、對策策實施縣公司二二次培訓現(xiàn)場場2縣公司二二次培訓現(xiàn)場場1合同審查查會簽專題培訓訓現(xiàn)場六、對策策實施實施效果果：通過過合同

20、專專題培訓訓、縣分分公司二二次培訓訓及以會會代訓的的形式，全市45個承擔過過合同起起草的員員工有41個（有一一個請產產假，另另外的幾幾次培訓訓都正好好出差，事后把把培訓材材料發(fā)至至其郵箱箱）參加加過合同同培訓，培訓率率達到91，平均均每人參參加2.3個培訓課課時。目標完成成七、效果果檢查活動效果果一：小組成員員將對策策實施前前后合同同審查一一次性通通過率做做了對比比：2008年7月11月合同審審查會簽簽調查表表7月8月9月10月11月合同總量（份）184143186111168一次性通過數(shù)（份）159128166102153一次性通過率86.41%89.51%89.24%91.89%91.07

21、%平均89.62%七、效果果檢查1011月份一次性通通過率75.66%79月份35月份一次性通通過率88.38%一次性通通過率91.48%活動前活動中活動后對策實施施前后合合同審查查會簽一一次性通通過率對對比七、效果果檢查實施前后后平均一一次性通通過率對對比柱狀狀圖目標達到到！結論：活活動開展展后，合合同審查查會簽一一次性通通過率有有了明顯顯提升。其中79月份活動動期間月月均一次次性通過過率達到到了88.38，完成成了目標標值。七、效果果檢查活動效果果二：按參與合合同起草草及審查查人員平平均日工工資200（含獎金金福利等等各種收收入）元元，小時時工資25元計算，每退回回一次合合同審查查會簽將將

22、大概耗耗時合同同承辦人人員20分鐘，部部門領導導5分鐘；合合同會簽簽部門領領導5分鐘、合合同會簽簽部門確確認人員員15分鐘，總總計45分鐘。即即每退回回一次合合同審查查會簽將將無謂浪浪費250.7518.75元，以平平均每天天減少一一個合同同審查會會簽退回回推算，全年將將節(jié)省人人工成本本6843.75元。七、效果果檢查活動效果果三：由于我公公司對外外發(fā)生經(jīng)經(jīng)濟關系系均通過過合同來來發(fā)生，合同審審查會簽簽一次性性通過率率提高后后，大大大提高了了工程建建設（包包含工程程材料的的采購）、市場場營銷（包括廣廣告發(fā)布布、促銷銷品采購購）等各各方面工工作的效效率，對對公司的的發(fā)展起起到了有有力的支支撐作用用，產生生的效益益是不可可估量的的。八、鞏固固措施合同審查查會簽是是SO