辦公室文件管理的重要作用與影響

1、辦公室文件管理的重要作用與影響辦公室文件管理的重要作用與影響辦公室文件管理的重要作用與影響辦公室文件管理的重要作用與影響編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:辦公室文件管理的重要作用與影響摘要：文件是在管理活動中形成的各種信息記錄，其基本功能在于它可以打破時空限制，有效地傳遞權(quán)威性、憑證性的管理信息。文件管理是辦公室管理活動的組成部分，它使文件得以形成并產(chǎn)生實際效用，有序、有效的文件管理對提高辦公效率具有重要的促進作用。關(guān)鍵詞：文件管理、辦公室管理、辦公效率、促進作用在當(dāng)代社會工作過程中，任何一個組織都離不開“文件管理”這一重要工作活動，它在高效完成組織目標(biāo)、任務(wù)的過程中發(fā)揮

2、著極其重要的作用和影響，因而其對組織的作用和意義是不言而喻的?！拔募芾怼笔且粋€多維的、立體的、非線性的概念，要弄清楚這個概念首先必須弄清楚“文件”這個概念，因為正是“文件”這一客觀事物的產(chǎn)生和運行決定了文件管理的系統(tǒng)構(gòu)成。文件是在管理活動過程中形成的各種信息記錄，它作為組織管理信息流的主體，是組織有效運行的重要工具。辦公室文件管理就是指在辦公工作過程中對文件的撰寫、處置和保管，即在文件從形成、傳遞、辦理、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對文件進行處置，使其完善并獲得功效的行為或過程。文件管理是辦公工作的一項重要內(nèi)容，是辦公室管理活動的重要組成部分。合理、有序、高效的

3、文件管理活動可以很好的完成辦公任務(wù)，縮短辦公時間，提高辦公效率，促進政府、企業(yè)等組織辦公效益的增加。因此，文件管理在辦公室管理活動中具有重要的地位和作用。在現(xiàn)代社會中，科學(xué)技術(shù)獲得了前所未有的發(fā)展，政府、企業(yè)等社會組織辦公的自動化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，帶來了文件的記錄、復(fù)制和公布手段日益技術(shù)化，這些手段的使用不僅使機關(guān)產(chǎn)生的文件數(shù)量急劇膨脹，而且使文件的形式豐富多樣，出現(xiàn)了大批新型載體的文件，如照片、影片、縮微膠片、磁帶、光盤、電子文件等等。在這種現(xiàn)實面前，每一個機構(gòu)都面臨如下問題：如何對數(shù)量龐大的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進行控制，又用什么方法來管理新型載體文件，如何有效使用管理文件所需的庫房、經(jīng)費，如何在浩

4、瀚如海的文件信息中捕捉到對組織真正有用的信息，又如何有效提供文件利用，并使文件管理費用與實際利用更加合理，等等。因此，完善、有效的文件管理，對政府、企業(yè)等組織都顯得尤為迫切和必要。文件管理的基本任務(wù)是及時、準(zhǔn)確、有效地制作、加工、傳遞、保管、處置文件，為管理活動提供適用的信息，其主要任務(wù)包括兩個方面：一是使文件工作構(gòu)成要素（人、財、物、信息等）確立最佳組合關(guān)系這需要管理職能中組織職能來實現(xiàn)；另一個就是使文件工作構(gòu)成要素的流通過程有序、有效、順暢、快捷，相互取得最佳配合這就需要管理職能中的監(jiān)督控制、綜合協(xié)調(diào)職能來實現(xiàn)。每個文件都有一個完整的生命周期，文件管理要根據(jù)文件生命周期不同而采取不同的管理

5、行為。文件生命周期理論的主要貢獻在于根據(jù)文件多不同價值將文件運動過程劃分為不同的階段，在每個階段根據(jù)文件的具體情況制定不同的管理原則，采取不同的管理方法。文件生命周期理論解釋了文件及其運動規(guī)律，也決定了文件管理的階段性特點。文件從產(chǎn)生到最終銷毀轉(zhuǎn)化為檔案永久保存，經(jīng)歷了一個連續(xù)而又分明的生命運動過程。要實現(xiàn)對組織的文件信息進行經(jīng)濟高效的全面管理，就必須將文件管理活動作為一個連續(xù)而階段分明的過程進行全面的、系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計，注意各個階段上文件信息運動變化的特點，設(shè)計出與之相適應(yīng)的組織和控制、程序、操作的原則和規(guī)則以及管理的方式和方法，如果忽視了文件的運動特點，就會影響文件管理的質(zhì)量。文件管理的最

6、終目標(biāo)是以最廉價最經(jīng)濟的代價和最有效率的方式組織、控制、保管文件信息，最大限度地滿足現(xiàn)行組織和其他社會組織的利用需求。因此，根據(jù)文件生命周期理論，文件各個階段贏主要解決以下問題：文件制作階段，主要包括文件格式的設(shè)計和管理，各種文件種類的制作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化要求，文件管理信息系統(tǒng)所涉及到的各種計算機設(shè)備、軟件、通訊系統(tǒng)、維修系統(tǒng)、文秘人員及程序管理人員等完備的軟硬件環(huán)境設(shè)備，以便提高文件的制作速度，保證文件制作的質(zhì)量，控制文件信息的過量增長，防止產(chǎn)生不必要的文件等。文件的使用和維護階段，組織文件的傳遞和運轉(zhuǎn)，以真正事先制作文件的目的；對現(xiàn)行文件進行必要的整理、分類、邊牧，以保證現(xiàn)行文件滿足機關(guān)組織的

7、平時查找利用，及時發(fā)回文件的現(xiàn)行效用，同時也為過渡到下一個階段做好準(zhǔn)備；辦公室中形成的電話文件、復(fù)印文件、傳真文件的選擇和管理，現(xiàn)行文件規(guī)劃的制定和維護，辦公自動化和復(fù)制技術(shù)在文件信息使用和維護的應(yīng)用管理等。文件的選擇和保管階段，對程序完畢或內(nèi)容班里完畢的文件進行篩選，建東其保存價值，制定文件價值的堅定標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，并依照這些標(biāo)準(zhǔn)確定文件保存的期限；確定著錄級次、原則和方法，對文件進行著錄，并組織文件表示系統(tǒng)；按照有關(guān)文件管理的原則和方法對文件進行良好的保障，并主要形成文件的組織和部門提供文件信息的日常利用等。文件的檔案保存階段，按照檔案文件的管理原則設(shè)計檔案庫房，配備檔案管理的柜架等裝備，

8、對檔案文件進行必要的修復(fù)，保護檔案文件內(nèi)容和形式上的完整和安全；為檔案文件的形成機關(guān)和社會其他組織提供檔案文件的查找利用，組織人員對檔案文件進行信息的深層次開發(fā)；制定檔案管理的各種法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等。文件管理伴隨著各種組織的管理活動，在各項管理活動過程中發(fā)揮著特殊的效用，文件管理的成敗直接影響著各組織的各項管理活動的質(zhì)量和效率。在當(dāng)今各類信息無限膨脹的今天，文件管理顯得越來越重要。文件工作不能僅僅停留在文件信息的“收發(fā)”上，其工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到文件的“管理”上。因此，在“信息管理”、“知識管理”的今天，樹立“文件管理”思想，掌握文件管理技能，對于政府、企業(yè)等組織的辦公工作是至關(guān)重要的，只有這樣我們的工作才會進行得更加高效！參考文獻；馮惠玲，趙國俊編著. 中國電子文件管理 問題與對策. 北京市：中國人民大學(xué)出版