會(huì)計(jì)電算化報(bào)表子系統(tǒng)的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1、 PAGE PAGE 10摘要：電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)報(bào)表文件的通常由兩部分組成：一部分是報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源公式、數(shù)據(jù)公式和數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系公式；另一部分是報(bào)表數(shù)據(jù)。報(bào)表數(shù)據(jù)是計(jì)算機(jī)根據(jù)報(bào)表文件中的各種公式自動(dòng)生成的，由此可見會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中報(bào)表公式的重要性，因而現(xiàn)行會(huì)計(jì)電算化軟件中存在的報(bào)表子系統(tǒng)的報(bào)表公式與其他系統(tǒng)的接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的亟需重視和解決。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算；報(bào)表；標(biāo)準(zhǔn)化文章編號(hào)：1003-6636（2001）02-0072-04中圖分類號(hào)：F231標(biāo)識(shí)碼：A隨著計(jì)算機(jī)硬件、軟件技術(shù)的迅速，我國(guó)商品化會(huì)計(jì)軟件在短短十多年的時(shí)間內(nèi)已有長(zhǎng)足的發(fā)展，從初期的基于DOS環(huán)境的簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，發(fā)展到現(xiàn)在基

2、于WINDOWS環(huán)境的、化的、具有一定管理功能的會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)，特別是其中的報(bào)表子系統(tǒng)的功能和軟件水平更是快速提高。但是，在其發(fā)展中也出現(xiàn)了不少值得注意的問(wèn)題，尤其是報(bào)表子中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題比較突出，本文擬就此做一些探討。一、會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的現(xiàn)狀由于計(jì)算機(jī)硬件條件的限制以及支撐軟件技術(shù)的不足，我國(guó)早期的會(huì)計(jì)電算化軟件中的報(bào)表子系統(tǒng)一般都由開發(fā)商自行開發(fā)研制，功能上一般只能編制少量的會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表格式比較單一，報(bào)表中數(shù)據(jù)的來(lái)源范圍也較窄，通常只能從帳務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中取得，若要使用其他數(shù)據(jù)，則需要人工從鍵盤上輸入，其中較典型的有用友財(cái)務(wù)軟件（DOS版），萬(wàn)能財(cái)務(wù)軟件等。進(jìn)入九十年代中期，隨著軟件技術(shù)的

3、發(fā)展，特別是WINDOWS圖形環(huán)境和對(duì)象嵌入與鏈接技術(shù)的廣泛，使各會(huì)計(jì)電算化軟件商投入了大量人力、物力紛紛對(duì)原有的系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，甚至重新開發(fā)自己的帳務(wù)軟件，使我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化軟件的總體水平跨上了一個(gè)新的臺(tái)階。報(bào)表子系統(tǒng)一般都采用嵌入通用表軟件的方式，使會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)功能得到了極大的改善。這種新型的會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)可使用戶在不需要軟件設(shè)計(jì)人員的幫助下，生成會(huì)計(jì)工作中所需的各種會(huì)計(jì)報(bào)表；對(duì)于報(bào)表的大小，格式都沒(méi)有太多的限制，而報(bào)表中數(shù)據(jù)來(lái)源更是多種多樣可以從帳務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)，也可以從其他數(shù)據(jù)庫(kù)中來(lái)，例如可以從其他報(bào)表中取數(shù)據(jù)、從計(jì)劃數(shù)據(jù)庫(kù)中取數(shù)據(jù)等。報(bào)表數(shù)據(jù)的輸出形式多種多樣，可直接輸出到紙上，也可文件

4、的形式輸出到磁盤上，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給其他的計(jì)算機(jī)。這種新型會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，一般是將專業(yè)的通用電子報(bào)表系統(tǒng)（如EXCEL，LOTUSl-2-3等）經(jīng)適當(dāng)改造后，嵌入自己的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中（如用友，金蝶等），然后在自己的會(huì)計(jì)軟件中提供一定數(shù)量的數(shù)據(jù)接口、取數(shù)公式及計(jì)算公式等。用戶通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)接口、取數(shù)公式及計(jì)算公式的運(yùn)用即可生成所需的各種會(huì)計(jì)報(bào)表。由于這些報(bào)表子系統(tǒng)嵌入了專業(yè)的通用電子報(bào)表子系統(tǒng)，所以它們不僅能生成各種會(huì)計(jì)報(bào)表，還能對(duì)所生成的會(huì)計(jì)報(bào)表做各種會(huì)計(jì)和統(tǒng)計(jì)分析，從而大大擴(kuò)展了會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的功能。現(xiàn)在比較流行的會(huì)計(jì)電算化軟件（如用友，安易，金蝶，金算盤等）的會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)，其

5、報(bào)表編制的基本處理流程可為如下的流程圖：上述流程圖可以看出，整個(gè)報(bào)表處理子系統(tǒng)就是要生成和處理報(bào)表格式文件和報(bào)表數(shù)據(jù)文件，而報(bào)表文件則是這兩個(gè)文件的總稱。報(bào)表格式文件主要包含兩類信息：報(bào)表總體信息及格式信息。如表名、單位編號(hào)，單位名稱，報(bào)表日期，表及表中行列寬度、高度和表線格式等信息；另一類信息則是用以說(shuō)明表中各表項(xiàng)數(shù)據(jù)的來(lái)源及計(jì)算方法等，這一類信息通常都是用公式的形成來(lái)加說(shuō)明的?？梢哉f(shuō)，報(bào)表格式文件的內(nèi)容決定了報(bào)表數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、格式等，所以要得到正確的會(huì)計(jì)報(bào)表，就要正確地確定和編輯報(bào)表格式文件的內(nèi)容。目前，所有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)都提供了手工輸入和向?qū)л斎雰煞N編輯報(bào)表格式文件內(nèi)容的方法。用戶要

6、想得到某個(gè)特定的會(huì)計(jì)報(bào)表，首先就通過(guò)系統(tǒng)提供的編輯手段，輸入報(bào)表的各種格式信息，取數(shù)公式和計(jì)算公式。生成報(bào)表格式文件，然后由報(bào)表處理軟件根據(jù)格式文件的內(nèi)容，自動(dòng)生成報(bào)表數(shù)據(jù)文件，并根據(jù)需要進(jìn)行報(bào)表輸出或報(bào)表分析。一張報(bào)表只要格式、數(shù)據(jù)關(guān)系沒(méi)有發(fā)生改變，則它的格式文件的內(nèi)容就不要需要改變，只需輸入不同的日期等參數(shù)，就可得到不同時(shí)期、不同會(huì)計(jì)期間的報(bào)表。二、存在的問(wèn)題以現(xiàn)在的軟件發(fā)展水平來(lái)衡量，目前較流行的會(huì)計(jì)電算化軟件報(bào)表處理子系統(tǒng)的功能及水平是比較完美的。本文不打算討論單個(gè)軟件的技術(shù)問(wèn)題，而是想對(duì)在會(huì)計(jì)電算化在普及和使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題做一些研討。通過(guò)應(yīng)用可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化報(bào)表處理系統(tǒng)存

7、在較嚴(yán)重的標(biāo)準(zhǔn)混亂問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：1.各種會(huì)計(jì)電算化軟件中所用的術(shù)語(yǔ)和含義不統(tǒng)一。對(duì)于報(bào)表處理子系統(tǒng)的使用，首要問(wèn)題是要首先定義報(bào)表的各大組成要素，按現(xiàn)行比較流行的要素劃分方法，報(bào)表由標(biāo)題，表頭，表體，表尾四大要素組成，但在有些系統(tǒng)中則劃分為表頭，表體和表尾三部分，而另一些系統(tǒng)則劃分為表頭，表體，附注，表尾。有些雖然要素名稱相同，但實(shí)際含義則不同，例如有的系統(tǒng)將列標(biāo)題作為表體的一部分，而有的系統(tǒng)則將列標(biāo)題作為表頭的一部分，等等。2.各種公式的格式不統(tǒng)一、函數(shù)名稱不統(tǒng)一、參數(shù)格式多種多樣，各種軟件的報(bào)表公式差異很大。例如用友財(cái)務(wù)軟件中，其帳務(wù)函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期單位，

8、“方向”，帳套號(hào)）而金蝶財(cái)務(wù)軟件的帳務(wù)函數(shù)的基本格式則是：.數(shù)據(jù)性質(zhì)會(huì)計(jì)期數(shù)在用友財(cái)務(wù)軟件中，以函數(shù)名來(lái)區(qū)別期初，期末，發(fā)生額等，例如QC代表期初數(shù)據(jù)，QM代表期末數(shù)據(jù)。而在金蝶中則是以數(shù)據(jù)性質(zhì)來(lái)區(qū)別不同類型的數(shù)據(jù)，如用字母C代表期初數(shù)據(jù)等。在同一個(gè)軟件中，也存在函數(shù)名的命名不統(tǒng)一的現(xiàn)象，如在用友財(cái)務(wù)軟件中，取數(shù)函數(shù)大多用漢字拼音縮寫，而計(jì)算函數(shù)則大多采用單詞。此外，函數(shù)中涉及的參數(shù)的格式不統(tǒng)一，例如：在用友財(cái)務(wù)軟件中，報(bào)表AA中單元H33的值來(lái)自BB報(bào)表中D9單元的數(shù)據(jù)，則取數(shù)公式為“AA”H33=“BB”D9RELATILON月WITH“BB”月在金蝶財(cái)務(wù)軟件中，則為“AA”！H33=“B

9、B”！D93.報(bào)表格式的定義方法不一致。各種軟件在定義一些格式時(shí)其方法差異很大，例如：在所有報(bào)表中都會(huì)涉及到報(bào)表輸出數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。在用友財(cái)務(wù)軟件中是以總體格式說(shuō)明的方法定義輸出數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)，而在金蝶財(cái)務(wù)軟件中則是以單個(gè)單元逐個(gè)定義的方法來(lái)定義每一個(gè)單元輸出數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。4.報(bào)表無(wú)紙化輸出的格式不統(tǒng)一。所有系統(tǒng)現(xiàn)在的紙性化輸出一般均能滿足國(guó)家財(cái)政部關(guān)于報(bào)表格式的要求，但是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的來(lái)臨以及數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)全方位、深層次的應(yīng)用，報(bào)表數(shù)據(jù)更多地向無(wú)紙化輸出發(fā)展。鑒于報(bào)表無(wú)紙化輸出的重要性，各軟件開發(fā)商都在自己的軟件系統(tǒng)中增設(shè)了報(bào)表無(wú)紙化輸出的功能，有些系統(tǒng)還可以多種格式輸出。如用友財(cái)務(wù)軟件

10、可采用ASCII文件和XBASE數(shù)據(jù)庫(kù)文件的形式進(jìn)行輸出；而安易財(cái)務(wù)軟件無(wú)紙化輸出則有ACCESS文件類型和ORACLE文件類型等；在金蝶財(cái)務(wù)軟件中則只能將數(shù)值型數(shù)據(jù)進(jìn)行無(wú)紙化輸出（參見金蝶財(cái)務(wù)軟件6.3版）；還有的財(cái)務(wù)軟件還可以EXCEL文件格式對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出。雖然這些軟件都能將報(bào)表數(shù)據(jù)以文件形式進(jìn)行無(wú)紙化輸出，但是各種軟件在報(bào)表數(shù)據(jù)的輸出格式上都有所不同。同一種報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表），在無(wú)紙化輸出時(shí)，哪些數(shù)據(jù)要輸出，哪些不輸出，順序怎樣，數(shù)據(jù)的寬度如何等都不統(tǒng)一。三、存在的對(duì)電算化的普及和的上述現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件存在的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問(wèn)題，對(duì)于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件水平的提高，會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步普及

11、，以及會(huì)計(jì)資料的廣泛和深入應(yīng)用都非常不利。1.容易形成會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)壟斷。由于現(xiàn)今的會(huì)計(jì)電算化軟件報(bào)表子系統(tǒng)在使用上差別極大，對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，要學(xué)會(huì)并掌握一種軟件的使用已非易事，要掌握多種軟件的使用就更困難，也沒(méi)有必要。因此，一個(gè)用戶一旦使用了某種財(cái)務(wù)軟件后就很難再改用其他財(cái)務(wù)軟件。而現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件占有并瓜分了大部分市場(chǎng)分額后，其他軟件商再要涉足該市場(chǎng)則會(huì)非常困難，并且已瓜分了市場(chǎng)的軟件商之間也很難再重新分配市場(chǎng)，其結(jié)果將使軟件商減緩軟件的升級(jí)換代速度；在軟件升級(jí)換代時(shí)，用戶為使現(xiàn)有系統(tǒng)的核算資料能在今后繼續(xù)使用，并保證升級(jí)換代后的數(shù)據(jù)能保持一致，則必須使用原軟件商的產(chǎn)品。這樣一來(lái)，軟件商就可

12、任意抬高軟件價(jià)格使用戶承受更大的軟件費(fèi)用。2.不利于國(guó)家和投資者對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的審計(jì)監(jiān)督。由前可知，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)報(bào)表的正確與否，除了與會(huì)計(jì)核算資料的正確與否有關(guān)外，更重要的是在會(huì)計(jì)報(bào)表文件中取數(shù)和公式的設(shè)置是否正確，因?yàn)闀?huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是否正確可調(diào)出相應(yīng)的帳簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。由于報(bào)表中數(shù)據(jù)是對(duì)帳簿數(shù)據(jù)的綜合，不同的行業(yè)，不同的用戶對(duì)報(bào)表中數(shù)據(jù)的綜合是不盡相同的。國(guó)家的審計(jì)部門、稅收部門、銀行或投資者都要對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)體的對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)表的正確性做出評(píng)估，在會(huì)計(jì)電算化，評(píng)估的重要依據(jù)就是報(bào)表的取數(shù)和計(jì)算公式。前面已敘及各種軟件的取數(shù)和計(jì)算公式差異很大、標(biāo)準(zhǔn)混亂，要使審計(jì)、稅收監(jiān)管人員、投資者對(duì)各種軟件的

13、報(bào)表取數(shù)和計(jì)算公式都能掌握是不可能的，更不用說(shuō)對(duì)報(bào)表正確性的審計(jì)監(jiān)督。3.無(wú)紙化輸出格式的不統(tǒng)一，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)的廣泛和深入應(yīng)用不利。在內(nèi)部，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)僅僅是整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一部分，也就是說(shuō)，企業(yè)的管理信息系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成，如人事管理，計(jì)劃管理，財(cái)務(wù)管理，統(tǒng)計(jì)，輔助決策與支持系統(tǒng)等。每一個(gè)子系統(tǒng)都是一個(gè)非常龐大的軟件，這些軟件一般都是由于不同的軟件供應(yīng)商提供的，當(dāng)然也有企業(yè)自行開發(fā)的。子系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間往往都存在一定的信息依賴關(guān)系，財(cái)務(wù)管理，統(tǒng)計(jì)分析，輔助決策與支持子系統(tǒng)，通常都需要利用會(huì)計(jì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)，由于報(bào)表數(shù)據(jù)無(wú)紙化輸出的格式不統(tǒng)一，這些系統(tǒng)往往都不能直接使用由會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)

14、直接產(chǎn)生的報(bào)表數(shù)據(jù)，致使企業(yè)采用人工方式從其他子系統(tǒng)所需的格式重新輸入報(bào)表數(shù)據(jù)，或者設(shè)計(jì)專門的針對(duì)本企業(yè)（非通用的）報(bào)表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換軟件，以便使用其他子系統(tǒng)能利用的報(bào)表子系統(tǒng)產(chǎn)生的各種信息和數(shù)據(jù)。在企業(yè)外部，由于許多會(huì)計(jì)報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表，損益表）是對(duì)外的，并被其他系統(tǒng)使用其提供的信息。審計(jì)部門、稅收部門、銀行和投資者等都需要企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表提供的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在計(jì)算機(jī)普及的今天，所有的信息使用者幾乎都是在利用計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)做有關(guān)的工作，由于會(huì)計(jì)報(bào)表的無(wú)紙化輸出格式不統(tǒng)一，使這些信息的使用者都無(wú)法直接使用會(huì)計(jì)報(bào)子系統(tǒng)的輸出信息。三、對(duì)策及建議1.建立統(tǒng)一的報(bào)表編制語(yǔ)言。從的各種會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的

15、會(huì)計(jì)報(bào)表編制方法來(lái)看，基本都采用公式法來(lái)說(shuō)明報(bào)表中數(shù)據(jù)的來(lái)源和計(jì)算方法。從前面的分析，我們已看到，不同的軟件系統(tǒng)有自己的一套公式、函數(shù)，并且差異很大，公式、函數(shù)的表示法，公式多少及函數(shù)的功能強(qiáng)弱等都不盡相同。但是，如果仔細(xì)分析各種系統(tǒng)的這些公式、函數(shù)的集合并加以分類，可以看出它們的許多共同之處：（1）從帳簿中抽取數(shù)據(jù)的函數(shù)和公式，這些公式主要說(shuō)明報(bào)表中的數(shù)據(jù)從哪些帳簿來(lái)，取期初數(shù)、期末數(shù)、發(fā)生額以及會(huì)計(jì)期間和會(huì)計(jì)期間數(shù)等。（2）從其他報(bào)表中取數(shù)的函數(shù)及公式，主要說(shuō)明從哪個(gè)報(bào)表文件取什么數(shù)據(jù)；（3）表內(nèi)計(jì)算函數(shù)和公式，說(shuō)明表內(nèi)某一項(xiàng)數(shù)據(jù)可由本表內(nèi)的其他數(shù)據(jù)按照一定的方法計(jì)算得到；（4）其他函數(shù)和

16、公式，包括勾稽關(guān)系定義，小數(shù)位數(shù)說(shuō)明等。由于報(bào)表編制函數(shù)和公式本質(zhì)上的作用、功能相同，以及各種軟件報(bào)表編制函數(shù)和公式在上述幾個(gè)方面的共同性，筆者認(rèn)為，可以在綜合各種軟件報(bào)表編制函數(shù)和公式的基礎(chǔ)上，結(jié)合報(bào)表編制的特點(diǎn)，并開發(fā)出一種標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)報(bào)表編制語(yǔ)言，相當(dāng)于計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言，有統(tǒng)一規(guī)范的函數(shù)名和計(jì)算公式，有統(tǒng)一的語(yǔ)法規(guī)則，并且這些函數(shù)、計(jì)算公式和語(yǔ)法規(guī)則是一個(gè)相對(duì)完備的集合。這樣，各軟件開發(fā)商就不必各自去設(shè)計(jì)自己的一套報(bào)表函數(shù)和計(jì)算公式，而是將精力主要投放在如何在自己的系統(tǒng)中高效地實(shí)現(xiàn)這種會(huì)計(jì)報(bào)表編制語(yǔ)言，提高軟件質(zhì)量。對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)，也可以只掌握一種會(huì)計(jì)報(bào)表編制語(yǔ)言，就可在不同的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)上編制所需的各種會(huì)計(jì)報(bào)表或者了解、審核特定報(bào)表編制方法的正確性。這對(duì)于各種人力、物力的節(jié)約以及效率提高的作用是顯而易見的。2.設(shè)計(jì)統(tǒng)一的報(bào)表無(wú)紙化輸出格式協(xié)議。由于各軟件開發(fā)商清楚地知道報(bào)表無(wú)紙化輸出的重要性，并在報(bào)表無(wú)紙化輸出方面做了許多工作，雖然在輸出格式、順序等方面存在一定的差異，但是大家都愿意有一個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)表無(wú)紙化輸出法規(guī)或協(xié)議。如果有了會(huì)計(jì)報(bào)表無(wú)紙化輸出的法規(guī)和協(xié)議，那么對(duì)于會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商來(lái)說(shuō)，只需按法規(guī)和協(xié)議的要求實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)報(bào)表的無(wú)紙化輸出即可，而對(duì)于其他需要使用會(huì)計(jì)報(bào)