農(nóng)村檔案員培訓(xùn)班講義

PAGEPAGE13農(nóng)村檔案員培訓(xùn)班講義檔案的定義（一）檔案案的起源源1、檔案產(chǎn)產(chǎn)生的條條件：文文字和記記錄文字字的載體體的出現(xiàn)現(xiàn)。檔案案，在我我國源遠(yuǎn)遠(yuǎn)流長，從從現(xiàn)有實(shí)實(shí)物可考考的甲骨骨檔案算算起大約約35000多年年。2、檔案的的形成者者國家家機(jī)關(guān)、社社會(huì)組織織、個(gè)人人。3、文件材材料轉(zhuǎn)化化為檔案案的條件件。（1）文件件材料已已經(jīng)使用用完畢或或辦理完完畢的；；（2）有保保存價(jià)值值的；（3）按照照規(guī)定集集中保存存好的。4、檔案的的物質(zhì)載載體和記記錄形式式是多種種多樣的的。如甲甲骨、金金石、簡簡牘、縑縑帛、紙紙張、膠膠片、磁磁帶、光光盤等。（二）檔案案的定義義有人認(rèn)為“檔案”就是紅紅頭文件件，也有有人認(rèn)為為“檔案”就是人人事檔案案。這些些觀點(diǎn)都都是片面面的、不不完全正正確的。各個(gè)單位在在公務(wù)、管管理等各各種活動(dòng)動(dòng)中，會(huì)會(huì)形成、產(chǎn)產(chǎn)生或收收到許多多材料，如如請示、報(bào)報(bào)告、批批復(fù)、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表表、合同同、協(xié)議議、計(jì)劃劃、總結(jié)結(jié)、會(huì)議議記錄、調(diào)調(diào)查報(bào)告告、干部部、職工工、黨員員等名冊冊、職工工錄用、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正、調(diào)調(diào)資等材材料。還還會(huì)收到到如：上上級單位位的紅頭頭文件、指指示；其其他單位位的材料料，如：：會(huì)議通通知、征征訂書報(bào)報(bào)雜志、商商品推銷銷廣告、辦辦班通知知、交通通、氣象象等等。上述有些材材料，看看一看，知知道一下下就算了了，或辦辦完就行行了，沒沒有保存存價(jià)值的的，不用用歸檔。但但有一些些材料卻卻對日后后的工作作還有用用，或日日后（三三年、十十年、幾幾十年或或永遠(yuǎn)）還還會(huì)用到到它，這這些文件件就需要要?dú)w檔。有有許多單單位都有有正反典典型事例例。有檔檔案的就就發(fā)揮了了好大的的作用，沒沒有檔案案的就造造成不同同程度的的損失，甚甚至不可可估量。檔檔案在政政治、經(jīng)經(jīng)濟(jì)、外外交等方方面的作作用都非非常大，對對單位、對對個(gè)人都都很重要要，如對對個(gè)人的的工資、待待遇、投投資回報(bào)報(bào)等。我我們按照照一定的的方法，對對這些材材料進(jìn)行行分類、整整理、編編目，按按規(guī)定集集中保存存起來，這這些材料料就變成成了檔案案。材料料還是這這些材料料，在我我們對它它進(jìn)行歸歸檔之前前，我們們叫它材材料或資資料，歸歸檔之后后我們叫叫它檔案案?！稒n案法》第第二條規(guī)規(guī)定：“檔案是是指過去去和現(xiàn)在在的國家家機(jī)構(gòu)、社社會(huì)組織織以個(gè)人人從事政政治、軍軍事、經(jīng)經(jīng)濟(jì)、科科學(xué)、技技術(shù)、文文化、宗宗教等活活動(dòng)直接接形成的的對國家家和社會(huì)會(huì)有保存存價(jià)值的的各種文文字、圖圖表、聲聲像等不不同形式式的歷史史記錄?！焙唵蔚卣f，檔檔案是指指有保存存價(jià)值的的歷史記記錄。這這種歷史史記錄可可以是文文字的，即即文字材材料；可可以是圖圖表，可可以是聲聲像的，還還可以是是實(shí)物的的。也就就是說凡凡是有保保存價(jià)值值的材料料，都可可以作為為檔案保保存。都都可以成成為檔案案。檔案案的范圍圍很廣。不不限于“紅頭文文件”、“人事檔檔案”，也不不限于“文字材材料”。二、檔案工工作的內(nèi)內(nèi)容廣義：是指指國家規(guī)規(guī)模的檔檔案事業(yè)業(yè)，包括括檔案法法制、檔檔案室、檔檔案館、檔檔案行政政管理、檔檔案專業(yè)業(yè)教育、檔檔案科研研、檔案案宣傳、檔檔案出版版、檔案案學(xué)術(shù)研研究及檔檔案的對對外交往往（檔案案外事）等等工作組組成。狹義：收集集、整理理、鑒定定、保管管、統(tǒng)計(jì)計(jì)、利用用、（檢檢索、編編研）、有有人稱為為六項(xiàng)工工作，有有人稱為為八個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)。另另外還包包括監(jiān)督督、指導(dǎo)導(dǎo)。具體體是對單單位內(nèi)部部各部門門的檔案案材料的的形成、積積累、整整理歸檔檔工作進(jìn)進(jìn)行指導(dǎo)導(dǎo)；對本本系統(tǒng)及及直屬各各單位檔檔案工作作的監(jiān)督督指導(dǎo)。（一）全宗宗內(nèi)檔案案分類全宗即全部部卷宗，卷卷宗是案案卷的別別稱。也也就是說說一個(gè)機(jī)機(jī)關(guān)、社社會(huì)組織織或者一一位著名名人物在在其工作作活動(dòng)中中形成的的各種門門類和載載體的檔檔案整體體稱為一一個(gè)全宗宗。全宗號是市市檔案館館為了方方便管理理檔案，對對每一個(gè)個(gè)單位進(jìn)進(jìn)行編號號，每一一個(gè)代號號稱為全全宗號。村村委會(huì)的的檔案構(gòu)構(gòu)成一個(gè)個(gè)全宗。參參照《廣廣東省機(jī)機(jī)關(guān)檔案案分類辦辦法》劃劃分為如如下八大大類：A黨政工工團(tuán)檔案案B基建檔檔案C設(shè)備儀儀器檔案案D會(huì)計(jì)檔檔案E已故人人員檔案案F聲像檔檔案G專門檔檔案（教教學(xué)及科科研檔案案）H實(shí)物檔檔案（二）收集集包括收集、征征集。1、要求：：齊全、完完整。但但是并非非“有文必必檔”。根據(jù)據(jù)歸檔范范圍收集集齊全、完完整。歸歸檔范圍圍屬于歸歸檔制度度的內(nèi)容容。歸檔檔制度包包括歸檔檔范圍、歸歸檔時(shí)間間和歸檔檔要求。什么么材料需需要?dú)w檔檔？這就就是指歸歸檔范圍圍。凡是是反映本本單位工工作活動(dòng)動(dòng)，具有有查考利利用價(jià)值值的記錄錄材料，都都要?dú)w檔檔。既有有文字材材料、圖圖紙、圖圖表、簿簿冊，又又有照片片、錄音音帶、錄錄像帶、獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)獎(jiǎng)杯、榮榮譽(yù)證書書等。2、注意事事項(xiàng)：（1）以前前沒有制制度的，要要盡快建建立。制制度要切切合本單單位實(shí)際際，要具具體、詳詳細(xì)。有有制度的的要嚴(yán)格格依照執(zhí)執(zhí)行。（2）抓抓住達(dá)標(biāo)標(biāo)升級的的機(jī)會(huì)，把把歷年散散存在各各處、各各人手中中的材料料統(tǒng)統(tǒng)收收集起來來。特別別強(qiáng)調(diào)收收集齊全全的意思思。依據(jù)據(jù)是歸檔檔與不歸歸檔范圍圍。要求求齊全是是指凡是是歸檔范范圍內(nèi)的的材料，都都要齊全全。但不不是“有文必必檔”。該歸歸則歸，該該收則收收。不該該歸也堅(jiān)堅(jiān)決不歸歸。對于有些不不屬歸檔檔范圍，但但又覺得得有用的的材料，各各單位可可參照檔檔案整理理辦法整整理，但但不作檔檔案看待待，檔案案統(tǒng)計(jì)不不計(jì)?？傊占R齊全具備備的條件件有：有有制度，檔檔案員要要熟悉業(yè)業(yè)務(wù)，做做好宣傳傳工作?；n檔案講義義（一）基建建檔案的的定義基建檔案是是科技檔檔案的一一種，科科技檔案案主要有有：科研研、工業(yè)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)農(nóng)業(yè)、基基建、設(shè)設(shè)備、地地質(zhì)?；n案：：是指基基本建設(shè)設(shè)項(xiàng)目從從醞釀決決策到建建成使用用的全過過程中形形成的具具保存價(jià)價(jià)值的文文字、圖圖表、聲聲像等不不同形式式的歷史史記錄。（二）基建建檔案歸歸檔的要要求1、歸檔范范圍。指指在一個(gè)個(gè)基建項(xiàng)項(xiàng)目中，哪哪些文件件材料應(yīng)應(yīng)該歸檔檔。依據(jù)性文件件材料：：項(xiàng)目建建設(shè)書及及批復(fù)、可可行性研研究報(bào)告告、項(xiàng)目目評估、環(huán)環(huán)境預(yù)測測、設(shè)計(jì)計(jì)任務(wù)書書、計(jì)劃劃任務(wù)書書等；設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文文件材料料：選址址報(bào)告，水水文氣象象、供水水供電、交交通運(yùn)輸輸、地質(zhì)質(zhì)勘探報(bào)報(bào)告，建建筑物、構(gòu)構(gòu)筑物及及重要設(shè)設(shè)備安裝裝測量定定位、觀觀測記錄錄等；設(shè)計(jì)文件材材料：包包括初步步設(shè)計(jì)，技技術(shù)設(shè)計(jì)計(jì)，工程程結(jié)構(gòu)和和建筑設(shè)設(shè)計(jì)，總總體規(guī)劃劃設(shè)計(jì)，概概算書，設(shè)設(shè)計(jì)說明明書，設(shè)設(shè)計(jì)評價(jià)價(jià)，設(shè)計(jì)計(jì)修改通通知單，設(shè)設(shè)計(jì)鑒定定及審批批等；工程管理文文件材料料：包括括征地文文件，紅紅線圖，各各種合同同，拆遷遷、賠償償協(xié)議書書，招投投標(biāo)文件件，施工工許可證證，建筑筑許可證證，施工工執(zhí)照，消消防、衛(wèi)衛(wèi)生文件件及水電電、煤氣氣供應(yīng)協(xié)協(xié)議書等等；施工文件材材料：包包括施工工組織設(shè)設(shè)計(jì)，監(jiān)監(jiān)理，開開工報(bào)告告，施工工大事記記，施工工工藝說說明，施施工方案案，工程程質(zhì)量記記錄，事事故處理理、設(shè)計(jì)計(jì)變更通通知單、隱隱蔽工程程驗(yàn)收記記錄、質(zhì)質(zhì)量評定定、建筑筑材料的的試驗(yàn)，試試壓報(bào)告告等；竣工文件材材料：包包括建筑筑物內(nèi)安安裝設(shè)備備的使用用說明書書、竣工工報(bào)告、竣竣工驗(yàn)收收報(bào)告、全全套竣工工圖、、質(zhì)質(zhì)量評定定、竣工工決算及及相關(guān)聲聲像材料料文件等等。財(cái)務(wù)、器材材管理文文件材料料：包括括工程財(cái)財(cái)務(wù)計(jì)劃劃，年度度計(jì)劃，工工程概算算、預(yù)算算、決算算，交付付使用的的固定資資產(chǎn)等。2、歸檔時(shí)時(shí)間。是是指應(yīng)歸歸檔文件件材料向向檔案部部門移交交的時(shí)間間。基建建檔案應(yīng)應(yīng)在項(xiàng)目目竣工驗(yàn)驗(yàn)收后三三個(gè)月內(nèi)內(nèi)，將工工程立項(xiàng)項(xiàng)至竣工工全過程程的基建建檔案材材料按要要求整理理好后，辦辦理交接接手續(xù)，向向檔案部部門移交交。3、份數(shù)。確確定份數(shù)數(shù)時(shí)應(yīng)考考慮三種種情況：：（1）滿滿足日常常查找利利用的需需要；（22）保護(hù)護(hù)檔案原原件的需需要；（33）報(bào)送送專業(yè)檔檔案館的的需要。（三）基建建檔案整整理工作作的內(nèi)容容基建檔案具具有成套套性、階階段性、專專業(yè)性的的特點(diǎn)，基基建檔案案整理工工作的目目標(biāo)是使使基建項(xiàng)項(xiàng)目全套套檔案系系統(tǒng)化，如如實(shí)反映映整個(gè)工工程項(xiàng)目目的真實(shí)實(shí)面貌，方方便保管管和利用用。按照照這個(gè)要要求，整整理工作作可劃分分為：分分類、組組卷、編編目、裝裝訂三個(gè)個(gè)步驟。一、分類：：先分項(xiàng)項(xiàng)目，后后分階段段。項(xiàng)目目一般分分為立項(xiàng)項(xiàng)審批、報(bào)報(bào)批報(bào)建建，設(shè)計(jì)計(jì)，工程程管理，施施工，竣竣工，使使用維護(hù)護(hù)等幾個(gè)個(gè)階段。二、組卷（1）應(yīng)歸歸檔材料料的排列列A、按階段段排列。立項(xiàng)審批、報(bào)批報(bào)建，設(shè)計(jì)，工程管理，施工，竣工，使用維護(hù)。B、文字材材料在前前，圖表表在后，聲聲像材料料另外立立卷。管管理性文文件按問問題、按按時(shí)間。C、保管期期限長的的在前，短短的在后后。（2）組織織保管單單位A、同一項(xiàng)項(xiàng)目B、同一階階段C、同一期期限D(zhuǎn)、厚度適適中（3）卷內(nèi)內(nèi)文件的的排列A、文字在在前B、按原圖圖目錄排排列C、無目錄錄的，總總的在前前，分項(xiàng)項(xiàng)在后，建建施在前前，結(jié)施施在后，土土建在前前，其他他專業(yè)在在后（4）文字字材料的的裝釘。與與文書方方法一樣樣。（5）圖紙紙的折疊疊。按規(guī)規(guī)格為2210××2977mm 進(jìn)行折折疊。（6）加蓋蓋檔號章章檔號件號（7）編頁頁碼。裝裝訂的案案卷一律律編頁碼碼，科技技材料頁頁號在“右下角角”和“左下角角”，如圖圖紙不裝裝訂，則則加蓋檔檔號章或或件號章章，順序序均從“1”開始，一一頁一號號。（8）編寫寫卷內(nèi)目目錄序號文件編號責(zé)任者文件材料題題名日期頁次備注有些圖紙?jiān)瓉硪延杏袌D紙目目錄的，應(yīng)應(yīng)保留其其目錄，可可不再編編制卷內(nèi)目錄。（9）填寫寫案卷封封皮。編編制內(nèi)容容包括：：檔號、題題名、編編制單位位、編制制日期、頁頁（份）數(shù)數(shù)、期限限、備注注。檔檔號B11—01；；題名–工程項(xiàng)項(xiàng)目名稱稱+階段段（內(nèi)容容）特征征+文種種，如“XX鎮(zhèn)鎮(zhèn)辦公樓樓報(bào)批文文件、紅紅線圖及及竣工圖圖、竣工工驗(yàn)收證證明等基基建文件件材料”編制單單位：施施工圖填填寫設(shè)計(jì)計(jì)單位，竣竣工圖填填寫施工工單位，前前期（或或依據(jù)性性）文件件填寫建建設(shè)單位位和主管管部門；；編制日日期：填填寫卷內(nèi)內(nèi)文件材材料的起起止日期期；施工工圖為短短期；管管理性文文件為永永久；竣竣工圖為為永久。密密級通常常不填。卷卷脊一定定要填寫寫：（11）檔號號，（22）案卷卷題名：：從右到到左。（10）編編目：A、案卷的的排列，按按階段依依次排列列；B、編檔號號：分類類號+案案卷號++件號；；C、填寫分分類目錄錄、總目目錄。底圖整理時(shí)時(shí)可把同同一項(xiàng)目目的底圖圖紙目錄錄順序排排列，裝裝入大牛牛皮紙袋袋中平放放或卷成成筒裝入入硬紙筒筒保存。每每個(gè)項(xiàng)目目應(yīng)以張張為單位位編底圖圖目錄，編編制內(nèi)容容包括：：序號、歸歸檔時(shí)間間、檔號號、底圖圖名稱、幅幅面張數(shù)數(shù)、編制制單位、編編制日期期、備注注。會(huì)計(jì)檔檔案講義義（一）收集集范圍：：會(huì)計(jì)核核算中形形成的會(huì)會(huì)計(jì)憑證證、會(huì)計(jì)計(jì)賬簿、財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告告和其他他會(huì)計(jì)核核算材料料。至于財(cái)務(wù)部部門經(jīng)辦辦的有關(guān)關(guān)財(cái)會(huì)工工作的方方針、政政策、制制度、計(jì)計(jì)劃、工工作總結(jié)結(jié)、報(bào)告告以及來來往文書書，按照照《會(huì)計(jì)計(jì)檔案管管理辦法法》第十十九條規(guī)規(guī)定，應(yīng)應(yīng)當(dāng)執(zhí)行行文書檔檔案管理理規(guī)定。（二）會(huì)計(jì)計(jì)檔案的的分類和和整理1、憑證類類：原始始憑證，記記賬憑證證，匯總總憑證，其其他會(huì)計(jì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬賬簿類：：總賬，明明細(xì)賬，日日記賬，固固定資產(chǎn)產(chǎn)卡片，輔輔助賬簿簿，其他他會(huì)計(jì)賬賬簿。3、財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告類：：包括月月度、季季度、年年度財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告，會(huì)會(huì)計(jì)報(bào)表表、附表表、附注注及文字字說明，其其他財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告。4、其他類類：主要要包括銀銀行存款款余額調(diào)調(diào)節(jié)表，銀銀行對賬賬單，會(huì)會(huì)計(jì)檔案案移交清清冊，會(huì)會(huì)計(jì)檔案案保管清清冊，會(huì)會(huì)計(jì)檔案案銷毀清清冊，其其他應(yīng)當(dāng)當(dāng)保存的的會(huì)計(jì)核核算專業(yè)業(yè)材料。5、采用電電子計(jì)算算機(jī)進(jìn)行行會(huì)計(jì)核核算的單單位，應(yīng)應(yīng)當(dāng)保存存打印出出的紙質(zhì)質(zhì)會(huì)計(jì)檔檔案。具具備采用用磁帶、磁磁盤、光光盤、微微縮膠片片等磁性性介質(zhì)保保存會(huì)計(jì)計(jì)檔案條條件的。（三）加加蓋檔案案章：會(huì)計(jì)檔案整整理立卷卷后，應(yīng)應(yīng)在會(huì)計(jì)計(jì)報(bào)表、帳帳簿、憑憑證的每每一卷冊冊的封面面加蓋檔檔號章，裝裝盒后與與會(huì)計(jì)檔檔案盒上上的全宗宗號、目目錄號、案案卷號保保持一致致。全宗號目錄號案卷號202.001D1.1001（四）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的編號號排列：：會(huì)計(jì)檔案案案卷排列列按大類類-屬類類-年度度-案卷卷排列法法，屬類類內(nèi)各年年度形成成的案卷卷不分年年度，順順序編號號。當(dāng)流流水順序序號編到到“9999”號時(shí)，再再重新建建立第二二個(gè)目錄錄號，又又從“1”開始案案卷編號號，一個(gè)個(gè)屬類內(nèi)內(nèi)相同的的案卷順順序號用用目錄號號加以區(qū)區(qū)別。報(bào)報(bào)表（DD1.11，D11.2）；；帳簿（DD2.11，D22.2），憑憑證（DD3.11，D33.2）。D33··1—1案卷順順序號目錄號號屬類代代號（１１：報(bào)表表，２：：帳簿，３：憑憑證，4：：其他）大類代代號（會(huì)會(huì)計(jì)）（五）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案目錄：：會(huì)計(jì)檔檔案目錄錄通常采采用分類類編制法法，即將將一個(gè)單單位若干干年度形形成的會(huì)會(huì)計(jì)報(bào)表表（財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告）、帳帳簿、憑憑證及其其他會(huì)計(jì)計(jì)文件四四大類各各編一本本目錄。會(huì)計(jì)檔案目目錄順序號類別案卷題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注會(huì)計(jì)檔案案案卷目錄錄的填寫寫方法：：1、順序號號：指會(huì)會(huì)計(jì)檔案案案卷在在本冊案案卷目錄錄中順次次排列的的序號。用用阿拉伯伯?dāng)?shù)碼填填寫，從從1、22、3、44、、、、、。2、類別：：主要指指會(huì)計(jì)檔檔案的種種類。如如：會(huì)計(jì)計(jì)憑證、會(huì)會(huì)計(jì)賬簿簿、財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告、其其他類。3、案卷標(biāo)標(biāo)題：指指案卷封封面上的的標(biāo)題。如如銀行轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證證、現(xiàn)金金日記賬賬等。目目錄中的的標(biāo)題必必須與案案卷封面面上的標(biāo)標(biāo)題一致致。4、起止日日期：指指案卷內(nèi)內(nèi)最早開開始啟用用的時(shí)間間到最后后終止作作用的時(shí)時(shí)間。如如：19996年年1月11日119966年122月311日。5、卷內(nèi)張張數(shù)；主主要指綜綜合后憑憑證、賬賬簿、財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告告和頁數(shù)數(shù)。6、保管期期限：會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的保管管期限一一般有：：永久、長長期、225年、115年、110年、55年等。其其中固定定資產(chǎn)投投資憑證證，155年后要要拿出來來做永久久卷。7、備注：：指用來來說明個(gè)個(gè)別案卷卷的某些些特殊情情況的記記錄。如如；卷內(nèi)內(nèi)某頁文文件不清清楚，某某些憑證證是涉外外憑證需需永久保保存等，以以示查閱閱或鑒定定時(shí)要特特別注意意。會(huì)計(jì)檔案案案卷目錄錄一般財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告告編制一一式四份份，憑證證、賬簿簿編制一一式三份份，其中中一份由由會(huì)計(jì)部部門保管管供日常常使用。其其他幾份份的案卷卷目錄，一一年后連連同會(huì)計(jì)計(jì)檔案一一同移交交檔案室室。（六）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的歸檔檔時(shí)間：：一般情況下下，應(yīng)歸歸檔的會(huì)會(huì)計(jì)文件件材料先先由會(huì)計(jì)計(jì)部門整整理立卷卷，裝訂成冊，編編制會(huì)計(jì)計(jì)檔案保保管清冊冊。當(dāng)年年形成的的會(huì)計(jì)檔檔案，在在會(huì)計(jì)年年度終了了后，可可暫由會(huì)會(huì)計(jì)部門門保管一一年，期期滿后由由會(huì)計(jì)部部門編制制移交清清冊（移移交清冊冊一式三三份，由由交接雙雙方及監(jiān)監(jiān)交人簽簽名蓋章章），再再向檔案案部門移移交保管管。（七）會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的銷毀毀：保管期滿的的會(huì)計(jì)檔檔案，由由本單位位檔案機(jī)機(jī)構(gòu)會(huì)同同會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)提出出銷毀意意見，編編制會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷銷毀清冊冊，列明明銷毀會(huì)會(huì)計(jì)檔案