物業(yè)公司印章管理規(guī)范

5/51.0目的為加強(qiáng)物業(yè)集團(tuán)印章治理，維護(hù)公司印章的法定權(quán)威及使用效用，特制訂本規(guī)定。2.0范圍本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)本部各部室及各物業(yè)公司(治理處)。3.0職責(zé)物業(yè)集團(tuán)行政治理總部是印章治理的職能部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督本規(guī)定的實(shí)施。4.0工作內(nèi)容4.1本規(guī)定所指的印章，指公司的法人印章以及業(yè)務(wù)印章。4.2公司的法人印章指公司在經(jīng)營過程中使用的一種具有法律效力的印信憑證，包括“廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司”印章，簡(jiǎn)稱“物業(yè)集團(tuán)印章”；“廣州市xx華府物業(yè)治理有限公司”、“廣州市xx世家物業(yè)治理有限公司”、“廣州市xx恒盈物業(yè)治理有限公司”印章，簡(jiǎn)稱“物業(yè)公司印章”。4.3公司的業(yè)務(wù)印章指公司在經(jīng)營治理中使用的一種不具法律效力的內(nèi)部業(yè)務(wù)印信憑證，包括物業(yè)集團(tuán)行政治理總部、業(yè)務(wù)總部、全面質(zhì)量治理辦公室印章；以及物業(yè)治理總部、xx花園治理處、xx灣治理處、xx雅苑治理處印章等，簡(jiǎn)稱公司業(yè)務(wù)印章。4.4印章的啟用與停用、銷毀4.4.1印章啟用(包括舊印章?lián)Q用新印章)。由擬啟用印章部門提出書面申請(qǐng)，行政治理總部審核，呈物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批后方能向政府有關(guān)部門申報(bào)、刻制。印章刻制后，由物業(yè)集團(tuán)擬發(fā)印章啟用的文件知會(huì)各相關(guān)部門后啟用。4.4.2印章停用。由擬停用印章單位提出書面申請(qǐng)，行政治理總部審核，呈物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批，并由物業(yè)集團(tuán)擬發(fā)印章停用的文件知會(huì)各相關(guān)部門后停用。文件編號(hào)WI-7.2-02-01版本號(hào)B印章治理規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁1/34.4.3印章銷毀。印章停用后，統(tǒng)一交回行政治理總部銷毀或封存，由專人填寫《物業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)印章啟用、銷毀登記表》，并在物業(yè)集團(tuán)全面質(zhì)量治理辦公室監(jiān)督下銷毀。4.5印章使用及適用范圍4.5.1物業(yè)集團(tuán)印章適用范圍：物業(yè)集團(tuán)所有對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文；以物業(yè)集團(tuán)名義與業(yè)主簽署的《物業(yè)治理服務(wù)公約》、協(xié)議等有關(guān)法律性文件；物業(yè)集團(tuán)對(duì)外規(guī)范性的法律文件。4.5.2物業(yè)公司印章適用范圍：物業(yè)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文；經(jīng)集團(tuán)公司或物業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意簽署的有關(guān)法律性文件；物業(yè)公司各種業(yè)務(wù)信函等。4.5.3物業(yè)集團(tuán)本部各部門、物業(yè)治理處等業(yè)務(wù)印章適用范圍：該部門在集團(tuán)公司系文件編號(hào)WI-7.2-02-01版本號(hào)B印章治理規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁2/3統(tǒng)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的行文，如：上報(bào)物業(yè)集團(tuán)的花名冊(cè)、打算總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、內(nèi)部業(yè)務(wù)函件；以及向業(yè)主或有關(guān)單位發(fā)出的業(yè)務(wù)性文件等。印章審批治理4.6.1物業(yè)集團(tuán)印章的使用由物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批；物業(yè)公司(治理處)印章由物業(yè)公司(治理處)總經(jīng)理審批；物業(yè)集團(tuán)本部部門印章由所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。4.6.2使用印章須先到印章治理部門填寫《用印申請(qǐng)登記表》，呈報(bào)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可加蓋印章。4.6.3如負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)外出，緊急文件需用印時(shí)，用印人員應(yīng)先詳細(xì)填寫好《用印申請(qǐng)登記表》，由印章治理人員電話請(qǐng)示負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)同意后可先用印，但必須在負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)返回后的一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦簽字手續(xù)。4.7印章的使用4.7.1一切需加蓋印章的文書必須登記備案。本單位發(fā)放所有用印文件，印章治理員都必須留原件存檔備查。4.7.2印章治理人員接到需加蓋印章的文書后，必須認(rèn)真檢查該文書是否通過了審批手續(xù)。確認(rèn)無誤后方可按標(biāo)準(zhǔn)公文格式，在規(guī)定的位置加蓋印章。4.7.3凡因業(yè)務(wù)需要持空白介紹信或公文紙加蓋公司印章時(shí)，必須經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由印章治理員登記后發(fā)出，未使用或未用完的上述空白單據(jù)應(yīng)如數(shù)交回印章治理員，適時(shí)核銷。4.7.4使用印章須在印章治理員辦公室內(nèi)實(shí)施，未經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人員不準(zhǔn)將印章攜帶出公司以外的地點(diǎn)使用，如確因工作所需，需將印章帶出印章治理員辦公室使用的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，并由印章治理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。4.7.5需加蓋印章的文書數(shù)量較多時(shí)，印章治理人員無法及時(shí)完成的，在印章治理人員監(jiān)督下，用印申請(qǐng)人可協(xié)助加蓋印章。4.7.6加蓋印章后，印章使用人必須現(xiàn)場(chǎng)登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印申請(qǐng)人、用印批準(zhǔn)人、用印份數(shù)、用印文書的標(biāo)題或內(nèi)容摘要。4.7.7如有存根的介紹信、法人代表證明書、一般性事務(wù)的授權(quán)托付書和有發(fā)文稿紙的文書加蓋印章后能夠不登記。其它文書用印后則必須登記。4.7.8印章治理人員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，公司一律視作個(gè)人行為，由此而引起的法律責(zé)任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承擔(dān)全部法律責(zé)任。同時(shí)公司將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸文件編號(hào)WI-7.2-02-01版本號(hào)B印章治理規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁3/3犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。4.8印章的保管4.8.1印章由對(duì)應(yīng)單位的印章治理員負(fù)責(zé)保管和使用。4.5.2印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)及時(shí)收存鎖好。4.5.3印章治理人員離職或工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須與繼任者履行印章書面交接手續(xù)存檔備查。5.0相關(guān)文件無6.0