商務(wù)秘書(shū)的文檔工作處理

商務(wù)秘書(shū)的文檔工作處理劉永濤（新疆輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院新聞傳播學(xué)院普08文秘班）【內(nèi)容摘要要】從秘書(shū)書(shū)工作實(shí)實(shí)踐者的的角度，分分析了建建立社會(huì)會(huì)主義市市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)濟(jì)體制和和全球經(jīng)經(jīng)濟(jì)一體體化的新新形勢(shì)下下商務(wù)活活動(dòng)中秘秘書(shū)的文文檔處理理工作面面臨的嚴(yán)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)戰(zhàn)。闡釋了了文件是是檔案的的來(lái)源，檔檔案是文文件的歸歸屬。辦辦理完畢畢、具有有保管利利用價(jià)值值并經(jīng)系系統(tǒng)整理理歸檔的的文件，實(shí)實(shí)現(xiàn)了文文件向檔檔案的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化。文文秘人員員是文件件的重要要形成者者，其形形成文件件的質(zhì)量量，直接接關(guān)系到到檔案工工作的質(zhì)質(zhì)量和效效率。我我們?cè)谏缟鐣?huì)實(shí)踐踐中，需需要憑借借文書(shū)這這一工具具來(lái)進(jìn)行行彼此之之間的聯(lián)聯(lián)系，進(jìn)進(jìn)行信息息的交流流。文書(shū)書(shū)的系統(tǒng)統(tǒng)整理和和保存，最最終形成成了檔案案，文件件是檔案案的基礎(chǔ)礎(chǔ)，檔案案是文件件的精華華。這就就要求我我們秘書(shū)書(shū)從業(yè)者者要順應(yīng)應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)發(fā)展形勢(shì)勢(shì)，除了了要扎實(shí)實(shí)自己的的基本秘秘書(shū)知識(shí)識(shí)，還要要學(xué)習(xí)和和掌握電電子計(jì)算算機(jī)與通通訊網(wǎng)絡(luò)絡(luò)技術(shù)的的應(yīng)用、信信息的傳傳遞等知知識(shí)，不不斷適應(yīng)應(yīng)新技術(shù)術(shù)發(fā)展的的需要，提提高綜合合素質(zhì)。強(qiáng)強(qiáng)化“文檔一一體化”意識(shí)，隨隨著辦公公自動(dòng)化化體系和和計(jì)算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)技技術(shù)的不不斷發(fā)展展和更新新，傳統(tǒng)統(tǒng)的文秘秘和檔案案工作分分塊管理理的狀況況，在某某種程度度上已不不能適應(yīng)應(yīng)商務(wù)活活動(dòng)中秘秘書(shū)文檔檔工作處理理的需要要。致使使處理文文檔工作作操作和和銜接過(guò)過(guò)程中存存在著諸諸多不規(guī)規(guī)范和脫脫節(jié)的現(xiàn)現(xiàn)象，從從商務(wù)秘秘書(shū)文檔檔工作的的全局出出發(fā)，在在公文生生成與歸歸檔管理理的全過(guò)過(guò)程，使使用“文文檔一體體化”計(jì)計(jì)算機(jī)管管理系統(tǒng)統(tǒng)。“文文檔一體體化”的的實(shí)質(zhì)就就是把現(xiàn)現(xiàn)代文秘秘工作和和檔案管管理工作作從組織織制度到到具體程程序真正正交融在在一起。探討了應(yīng)該如何準(zhǔn)確把握新形勢(shì)下企業(yè)秘書(shū)工作的定位特點(diǎn)發(fā)展趨勢(shì)，和實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，并針對(duì)商務(wù)秘書(shū)人員如何適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，提高綜合素質(zhì)和文檔處理工作的能力，提出了一些個(gè)人看法及意見(jiàn)?！娟P(guān)鍵詞】商務(wù)秘秘書(shū)文檔工工作發(fā)發(fā)展趨勢(shì)勢(shì)文文檔一體體化目錄論文摘要··········································································1關(guān)鍵詞···········································································11一、闡釋商商務(wù)秘書(shū)書(shū)的含義義及文檔檔工作處處理在商商務(wù)活動(dòng)動(dòng)中的重重要作用用······331.敘述商商務(wù)秘書(shū)書(shū)文檔工工作的具具體內(nèi)容容····································32.商務(wù)秘秘書(shū)在商商務(wù)活動(dòng)動(dòng)中發(fā)揮揮的重要要作用·······························3二、網(wǎng)絡(luò)新新技術(shù)發(fā)發(fā)展形勢(shì)勢(shì)下，商商務(wù)秘書(shū)書(shū)應(yīng)如何何適應(yīng)··························5三、從案例例中反映映商務(wù)秘秘書(shū)工作作中文檔檔工作重重要性··························51.商務(wù)秘秘書(shū)應(yīng)提提高自己己的綜合合素質(zhì)·······································62.素養(yǎng)提提高對(duì)商商務(wù)秘書(shū)書(shū)文檔處處理的作作用·································7四、商務(wù)秘秘書(shū)文檔檔處理工工作三強(qiáng)強(qiáng)化············································81.強(qiáng)化“文檔一一體化”意識(shí)···············································82.強(qiáng)化""全過(guò)程程管理""工作················································83.強(qiáng)化""文書(shū)部部門(mén)立卷卷"工作作·············································9五、總結(jié)我我們學(xué)習(xí)習(xí)新的文文檔處理理方法對(duì)對(duì)我們發(fā)發(fā)展的重重要性··················9參考文獻(xiàn)··········································································10商務(wù)秘書(shū)的的文檔工工作處理理一、闡釋商商務(wù)秘書(shū)書(shū)的含義義及文檔檔工作處處理在商商務(wù)活動(dòng)動(dòng)中的重重要作用用隨著市場(chǎng)經(jīng)經(jīng)濟(jì)的深深入發(fā)展展，尤其其是加入入世界貿(mào)貿(mào)易組織織（WTTO）以以來(lái)，在在全球化化的語(yǔ)境境中，商商務(wù)秘書(shū)書(shū)的發(fā)展展趨勢(shì)越越來(lái)越明明顯，商商務(wù)秘書(shū)書(shū)已成為為各類秘秘書(shū)崗位位的一個(gè)個(gè)重要分分支，其其隊(duì)伍龐龐大，人人數(shù)眾多多，遠(yuǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)黨黨政秘書(shū)書(shū)隊(duì)伍的的數(shù)量，成成為市場(chǎng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條條件下新新興的社社會(huì)職業(yè)業(yè)群體，是是商務(wù)活活動(dòng)中重重要的不不可缺少少的輔助助力量。商務(wù)秘書(shū)是指在各種工商企業(yè)中從事秘書(shū)工作的一類人員的總稱。商務(wù)秘書(shū)是商務(wù)活動(dòng)中重要的不可或缺的輔助力量，商務(wù)秘書(shū)在各種商務(wù)活動(dòng)的組織中負(fù)責(zé)文檔工作處理，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的工作人員，在商務(wù)秘書(shū)從事的各項(xiàng)活動(dòng)中，文書(shū)檔案管理是核心的工作內(nèi)容，文書(shū)和檔案是社會(huì)管理活動(dòng)中緊密聯(lián)系的兩種事物，文件是檔案的來(lái)源，檔案是文件的歸屬。將文書(shū)學(xué)，文書(shū)工作.檔案學(xué)及檔案管理是文秘專業(yè)的文檔關(guān)系。在商務(wù)秘書(shū)的工作中，文檔工作處理無(wú)疑是不可或缺的組成部分，是商務(wù)秘書(shū)工作中的重中之重。1.敘述商商務(wù)秘書(shū)書(shū)文檔工工作的具具體內(nèi)容容商務(wù)秘書(shū)已已不再是是過(guò)去的的簡(jiǎn)單的的行政事事務(wù)人員員，優(yōu)秀秀的商務(wù)務(wù)秘書(shū)應(yīng)應(yīng)該擁有有積極的的工作態(tài)態(tài)度與工工作熱情情，良好好的工作作技能和和專業(yè)素素養(yǎng)，應(yīng)應(yīng)該在平平凡的工工作中為為上司、公公司創(chuàng)造造并增加加價(jià)值。專專業(yè)的商商務(wù)秘書(shū)書(shū)代表了了公司良良好的人人員素質(zhì)質(zhì)、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的管理理，以及及優(yōu)秀的的企業(yè)文文化。同同時(shí)，許許多在事事業(yè)上取取得成就就的人士士，他們們的第一一份工作作是秘書(shū)書(shū)或行政政人員，通通過(guò)了解解公司的的運(yùn)作，洞洞察企業(yè)業(yè)的發(fā)展展與變化化，為職職業(yè)生涯涯打下良良好的基基礎(chǔ)，商商務(wù)秘書(shū)書(shū)，文書(shū)書(shū)和文檔檔工作的的業(yè)務(wù)性性都比較較強(qiáng)，必必須學(xué)習(xí)習(xí)和掌握握其基本本知識(shí)和和技能，這這是做好好本職工工作的基基本條件件。文書(shū)書(shū)(文件件)處理理工作的的總?cè)蝿?wù)務(wù)是簡(jiǎn)明明、精確確、有條條理地辦辦理與管管理文件件，為有有效推進(jìn)進(jìn)企事業(yè)業(yè)單位工工作服務(wù)務(wù)。其具具體任務(wù)務(wù)包括收收文的登登記、擬擬辦、分分發(fā)、承承辦、催催辦、注注辦和發(fā)發(fā)文的擬擬稿、核核稿、簽簽發(fā)、繕繕印、傳傳遞以及及文件的的整理、立立卷、歸歸檔、保保管、提提供查閱閱等三個(gè)個(gè)層面若若干環(huán)節(jié)節(jié)的工作作。這些些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)環(huán)相扣扣，構(gòu)成成商務(wù)活活動(dòng)信息息運(yùn)轉(zhuǎn)的的流程，從從而保證證企事業(yè)業(yè)單位工工作有條條不紊地地順利完完成。文文書(shū)檔案案工作的的主要任任務(wù)是文文檔的收收集、整整理、鑒鑒定、檢檢索、編編研、利利用及統(tǒng)統(tǒng)計(jì)等環(huán)環(huán)節(jié)的工工作，其其中，利利用是中中心環(huán)節(jié)節(jié)。做好好文檔工工作，為為本部門(mén)門(mén)、本單單位中心心工作服服務(wù)，是是作為一一個(gè)商務(wù)務(wù)秘書(shū)的的根本任任務(wù)，也也是檢驗(yàn)驗(yàn)秘書(shū)文檔檔工作優(yōu)優(yōu)劣的標(biāo)標(biāo)尺。2.商務(wù)秘秘書(shū)在商商務(wù)活動(dòng)動(dòng)中發(fā)揮揮的重要要作用我們?cè)谏鐣?huì)會(huì)實(shí)踐中中，需要要憑借文文書(shū)這一一工具來(lái)來(lái)進(jìn)行彼彼此之間間的聯(lián)系系，進(jìn)行行信息的的交流。文文書(shū)的系系統(tǒng)整理理和保存存，最終終形成了了檔案，文文件是檔檔案的基基礎(chǔ)，檔檔案是文文件的精精華。文文書(shū)(文文件)處處理工作作的總?cè)稳蝿?wù)是簡(jiǎn)簡(jiǎn)明、精精確、有有條理地地辦理與與管理文文件，為為有效推推進(jìn)機(jī)關(guān)關(guān)工作服服務(wù)。其其具體任任務(wù)包括括收文的的登記、擬擬辦、分分發(fā)、承承辦、催催辦、注注辦和發(fā)發(fā)文的擬擬稿、核核稿、簽簽發(fā)、繕繕印、傳傳遞以及及文件的的整理、立立卷、歸歸檔、保保管、提提供查閱閱等三個(gè)個(gè)層面若若干環(huán)節(jié)節(jié)的工作作。這些些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)環(huán)相扣扣，構(gòu)成成機(jī)關(guān)信信息運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的流程程，從而而保證商商務(wù)活動(dòng)動(dòng)有條不不紊地順順利完成成。這是是我們做做好商務(wù)務(wù)秘書(shū)的的工作任任務(wù)。由由于商務(wù)務(wù)秘書(shū)文文書(shū)檔案案管理工工作是通通過(guò)秘書(shū)書(shū)辦公部部門(mén)的內(nèi)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)構(gòu)即文檔檔室進(jìn)行行的，而而這類文文檔室具具有綜合合性，它它不僅是是管理文文書(shū)檔案案，同時(shí)時(shí)統(tǒng)管了了諸如人人事、科科技、會(huì)會(huì)計(jì)等檔檔案，門(mén)門(mén)類更多多，內(nèi)容容更豐富富，工作作更復(fù)雜雜，這樣樣，要求求提供大大量的參參考資料料，要求求為秘書(shū)書(shū)中心工工作的利利用創(chuàng)造造方便的的條件，而而且要求求提供的的資料迅迅速、準(zhǔn)準(zhǔn)確，這這就增加加了一定定的難度度。因此此，商務(wù)務(wù)秘書(shū)秘秘書(shū)在加加強(qiáng)秘書(shū)書(shū)工作修修養(yǎng)的同同時(shí)，又又必須具具有文書(shū)書(shū)檔案工工作人員員的有關(guān)關(guān)理論、業(yè)業(yè)務(wù)、紀(jì)紀(jì)律、技技能等方方面的修修養(yǎng)，做做一名合合格的文文書(shū)檔案案管理工工作者。文件是檔案案的來(lái)源源，檔案案是文件件的歸屬屬。辦理理完畢、具具有保管管利用價(jià)價(jià)值并經(jīng)經(jīng)系統(tǒng)整整理歸檔檔的文件件，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)了文件件向檔案案的轉(zhuǎn)化化。文秘秘人員是是文件的的重要形形成者，其其形成文文件的質(zhì)質(zhì)量，直直接關(guān)系系到檔案案工作的的質(zhì)量和和效率。例例如，某某份文件件，如果果缺少主主題詞，檔檔案人員員在著錄錄標(biāo)引時(shí)時(shí)，就要要花費(fèi)很很長(zhǎng)時(shí)間間通覽全全文，提提煉出并并不十分分準(zhǔn)確的的主題詞詞；某份份文件的的定稿，如如果書(shū)寫(xiě)寫(xiě)材料不不耐久，檔檔案人員員在整理理時(shí)就要要復(fù)制((印)附附在定稿稿之后，這這既影響響了檔案案的質(zhì)量量，又大大大降低低了工作作效率。因因此，要要努力提提高文秘秘人員的的綜合素素養(yǎng)，其其中的技技能修養(yǎng)養(yǎng)、知識(shí)識(shí)修養(yǎng)，是是檢驗(yàn)文文秘人員員稱職與與否的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，而而品德修修養(yǎng)、作作風(fēng)修養(yǎng)養(yǎng)，則涉涉及到文文秘人員員合格與與否。只只有文秘秘人員具具備了一一定的綜綜合素養(yǎng)養(yǎng)，其經(jīng)經(jīng)手辦理理的規(guī)范范性文件件材料才才能為文文書(shū)檔案案提供準(zhǔn)準(zhǔn)確、真真實(shí)、可可靠、具具有較高高價(jià)值的的原始材材料。由由此可見(jiàn)見(jiàn)，秘書(shū)書(shū)人員的的高素養(yǎng)養(yǎng)是文書(shū)書(shū)檔案管管理工作作的重要要基礎(chǔ)條條件。商務(wù)文秘工工作是文文書(shū)檔案案管理工工作的重重要源頭頭和基礎(chǔ)礎(chǔ)，檔案案管理工工作是現(xiàn)現(xiàn)代文秘秘工作的的直接資資源庫(kù)。公公文作為為文檔管管理工作作與文秘秘工作相相互銜接接的主體體，是檔檔案的主主要來(lái)源源，是文文秘工作作的最主主要、最最直接的的產(chǎn)品，其其質(zhì)量的的優(yōu)劣既既反映了了文秘工工作者的的學(xué)識(shí)才才干和業(yè)業(yè)務(wù)水平平，又直直接影響響到檔案案管理工工作的質(zhì)質(zhì)量和效效率。高高質(zhì)量的的文書(shū)檔檔案首先先必須要要有高質(zhì)質(zhì)量的公公文，高高水平的的檔案管管理是建建立在規(guī)規(guī)范處理理公文的的基礎(chǔ)上上。公文文從產(chǎn)生生到運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的每一一個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)，尤其其是公文文向檔案案轉(zhuǎn)化的的關(guān)鍵環(huán)環(huán)節(jié)上，檔檔案工作作的具體體要求始始終貫穿穿其中。在一些中小企業(yè)，由于受機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制的限制，文書(shū)檔案管理工作往往都是由文秘人員兼任。實(shí)際工作中，檔案和文秘工作二者的銜接往往存在一些問(wèn)題，如公文格式不標(biāo)準(zhǔn)、附件不規(guī)范、原稿不齊全、書(shū)寫(xiě)材料不符合要求、文種使用不當(dāng)、辦文程序混亂等。這就要求文秘人員必須具有較強(qiáng)的檔案書(shū)檔案工作關(guān)于實(shí)行統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書(shū)檔案管理工作方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。二、網(wǎng)絡(luò)新新技術(shù)發(fā)發(fā)展形勢(shì)勢(shì)下，商商務(wù)秘書(shū)書(shū)應(yīng)如何何適應(yīng)

隨隨著辦公公自動(dòng)化化體系和和計(jì)算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)技技術(shù)的不不斷發(fā)展展和更新新，傳統(tǒng)統(tǒng)的文秘秘和檔案案工作分分塊管理理的意識(shí)識(shí)，嚴(yán)格格按照國(guó)國(guó)家規(guī)范范辦理好好每一份份公文，為為公文轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化為檔檔案創(chuàng)造造有利條條件。同同時(shí)，文文秘人員員還應(yīng)按按照文狀狀況，在在某種程程度上已已不能適適應(yīng)實(shí)際際工作的的需要。一一些文秘秘人員檔檔案意識(shí)識(shí)淡薄，檔檔案管理理人員也也很少考考慮文秘秘工作，致致使兩者者在具體體實(shí)際操操作和銜銜接過(guò)程程中存在在著諸多多不規(guī)范范和脫節(jié)節(jié)的現(xiàn)象象。針對(duì)對(duì)這種現(xiàn)現(xiàn)象，檔檔案界提提出了“文文檔一體體化”的的思路，就就是從文文秘和檔檔案工作作的全局局出發(fā)，在在公文生生成與歸歸檔管理理的全過(guò)過(guò)程，使使用“文文檔一體體化”計(jì)計(jì)算機(jī)管管理系統(tǒng)統(tǒng)，一次次輸入，多多次輸出出，從公公文產(chǎn)生生到運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的每一一個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)，特別別是在公公文向檔檔案轉(zhuǎn)化化的關(guān)鍵鍵環(huán)節(jié)，都都體現(xiàn)出出檔案工工作的具具體要求求，使文文檔生成成一體化化、管理理一體化化、利用用一體化化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)文秘工工作和檔檔案工作作的信息息共享和和規(guī)范銜銜接?！拔奈臋n一體體化”的的實(shí)質(zhì)就就是把現(xiàn)現(xiàn)代文秘秘工作和和檔案管管理工作作從組織織制度到到具體程程序真正正交融在在一起。三、從案例例中反映映商務(wù)秘秘書(shū)工作作中文檔檔工作重重要性

文文書(shū)、秘秘書(shū)和文文檔工作作的業(yè)務(wù)務(wù)性都比比較強(qiáng)，必必須學(xué)習(xí)習(xí)和掌握握其基本本知識(shí)和和技能，這這是做好好本職工工作的基基本條件件。要學(xué)學(xué)習(xí)黨和和國(guó)家頒頒布的各各種文書(shū)書(shū)檔案規(guī)規(guī)范性文文件，熟熟悉和掌掌握文件件處理的的程序與與方法、文文件立卷卷的原則則與方法法以及檔檔案的接接收、整整理、保保管、利利用、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、鑒鑒定的原原則和要要求。要要學(xué)習(xí)公公文寫(xiě)作作的基本本知識(shí)，提提高公文文寫(xiě)作能能力與水水平。同同時(shí)，還還要學(xué)習(xí)習(xí)和掌握握電子計(jì)計(jì)算機(jī)與與通訊網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)術(shù)的應(yīng)用用、信息息的傳遞遞等知識(shí)識(shí)，不斷斷適應(yīng)新新技術(shù)發(fā)發(fā)展的需需要。

劉劉處長(zhǎng)秘秘書(shū)李浩浩然是北北大中文文系的高高才生,,寫(xiě)得一一手好文文章.前前幾天,,他按照照處長(zhǎng)要要求,完完成一篇篇工作總總結(jié).劉劉處長(zhǎng)在在全公司司總結(jié)大大會(huì)上宣宣讀了該該總結(jié),,獲得了了全公司司的一致致好評(píng)..知道內(nèi)內(nèi)情的人人都說(shuō)這這是李秘秘書(shū)的功功勞,李李浩然得得悉后,,嚴(yán)肅地地說(shuō):""不能這這么說(shuō),,我只是是寫(xiě)了個(gè)個(gè)草稿,,最后還還是處長(zhǎng)長(zhǎng)定的稿稿."

上上述案例例中,劉劉秘書(shū)的的做法對(duì)對(duì)嗎你你是如何何理解秘秘書(shū)的""謀"而而不"斷斷"的應(yīng)該如如何理解解秘書(shū)要要甘當(dāng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)身后后的無(wú)名名英雄。案例討討論與分分析：秘書(shū)是是為領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)服務(wù)的的,是領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的參參謀和助助手,但但只是起起輔助作作用,只只是"謀謀"而不不"斷"",領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)在做最最后的決決策之前前,會(huì)讓讓秘書(shū)做做先期的的工作..有時(shí),,秘書(shū)的的工作能能力,完完成領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)交給的的任務(wù)比比較到位位,無(wú)須須領(lǐng)導(dǎo)做做更多的的修改就就采用了了,但這這不等于于是秘書(shū)書(shū)的意志志,因?yàn)闉槭怯深I(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)拍板板的,就就此已經(jīng)經(jīng)轉(zhuǎn)化為為領(lǐng)導(dǎo)的的意志了了,而最最終為此此負(fù)責(zé)的的也是領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)文書(shū)書(shū)、秘書(shū)書(shū)和文檔檔工作的的業(yè)務(wù)性性都比較較強(qiáng)，必必須學(xué)習(xí)習(xí)和掌握握其基本本知識(shí)和和技能，這這是做好好本職工工作的基基本條件件。要學(xué)學(xué)習(xí)黨和和國(guó)家頒頒布的各各種文書(shū)書(shū)檔案規(guī)規(guī)范性文文件，熟熟悉和掌掌握文件件處理的的程序與與方法、文文件立卷卷的原則則與方法法以及檔檔案的接接收、整整理、保保管、利利用、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、鑒鑒定的原原則和要要求。要要學(xué)習(xí)公公文寫(xiě)作作的基本本知識(shí)，提提高公文文寫(xiě)作能能力與水水平。同同時(shí)，還還要學(xué)習(xí)習(xí)和掌握握電子計(jì)計(jì)算機(jī)與與通訊網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)術(shù)的應(yīng)用用、信息息的傳遞遞等知識(shí)識(shí)，不斷斷適應(yīng)新新技術(shù)發(fā)發(fā)展的需需要。秘書(shū)工工作的任任務(wù)概括括起來(lái)是是黨組織織的助手手、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的參謀謀、群眾眾的橋梁梁、機(jī)關(guān)關(guān)的管家家。所謂謂黨組織織的助手手，即作作為一級(jí)級(jí)黨組織織，其日日常、具具體的工工作，必必須通過(guò)過(guò)具體的的辦事機(jī)機(jī)構(gòu)或秘秘書(shū)工作作人員來(lái)來(lái)辦理；；涉及路路線、方方針、政政策性很很強(qiáng)的問(wèn)問(wèn)題，需需要秘書(shū)書(shū)工作人人員調(diào)查查研究、分分析比較較、綜合合歸納，然然后根據(jù)據(jù)黨組織織的指示示(意意見(jiàn))認(rèn)認(rèn)真處理理，真正正起到助助手的作作用。1.商務(wù)秘秘書(shū)應(yīng)提提高自己己的綜合合素質(zhì)??所謂領(lǐng)導(dǎo)的的參謀，即即領(lǐng)導(dǎo)者者處理大大量的工工作，時(shí)時(shí)間、精精力、水水平都有有一定的的限度，加加之有的的到了新新的工作作崗位，不不熟悉新新的情況況，需要要秘書(shū)人人員幫助助出主意意，當(dāng)參參謀。實(shí)實(shí)踐證明明，許多多正確的的意見(jiàn)，往往往是秘秘書(shū)人員員在調(diào)查查研究、分分析綜合合的基礎(chǔ)礎(chǔ)上提出出來(lái)的。所所謂群眾眾的橋梁梁，主要要是指秘秘書(shū)工作作接觸面面廣，能能夠把群群眾的意意見(jiàn)、愿愿望和要要求，尤尤其是帶帶有苗頭頭性、傾傾向性、政政策性的的問(wèn)題和和意見(jiàn)，及及時(shí)反映映給領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，使領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)做到到心中有有數(shù)，按按照關(guān)注注民生的的要求，幫幫助群眾眾解決實(shí)實(shí)際困難難和問(wèn)題題，充分分調(diào)動(dòng)群群眾的積積極性和和創(chuàng)造性性，使黨黨的方針針、政策策和上級(jí)級(jí)的指示示順利地地得到貫貫徹和落落實(shí)。所所謂機(jī)關(guān)關(guān)的管家家，就是是要把機(jī)機(jī)關(guān)管好好，建立立健全各各項(xiàng)管理理制度，提提高機(jī)關(guān)關(guān)工作效效率。商務(wù)秘書(shū)書(shū)作為領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的助助手和參參謀，一一是記錄錄和抄寫(xiě)寫(xiě)；二是是文稿起起草。記記錄，有有領(lǐng)導(dǎo)的的口授記記錄，有有接待來(lái)來(lái)訪者的的記錄，還還有會(huì)議議記錄和和電話記記錄等等等；抄寫(xiě)寫(xiě)，即對(duì)對(duì)字跡潦潦草或因因在起草草過(guò)程中中經(jīng)反復(fù)復(fù)推敲、多多次修改改和勾劃劃的文稿稿進(jìn)行譽(yù)譽(yù)寫(xiě)以便便于繼續(xù)續(xù)修改或或交付打打印。幫幫助領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)譽(yù)寫(xiě)稿稿件使之之能騰出出時(shí)間去去做其它它工作，這這是文字字秘書(shū)應(yīng)應(yīng)盡的責(zé)責(zé)任。起起草文稿稿，是文文字秘書(shū)書(shū)工作的的主要部部分。文文稿的起起草過(guò)程程，常常常是由領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和文文字秘書(shū)書(shū)合作進(jìn)進(jìn)行的。有有時(shí)，是是領(lǐng)導(dǎo)親親自動(dòng)手手，秘書(shū)書(shū)幫助譽(yù)譽(yù)寫(xiě)。以以及做一一些收集集、補(bǔ)充充和核實(shí)實(shí)；有時(shí)時(shí)，是領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)口授授主要內(nèi)內(nèi)容，秘秘書(shū)記下下后負(fù)責(zé)責(zé)文字的的加工整整理；有有時(shí)則是是領(lǐng)導(dǎo)只只口授一一個(gè)要點(diǎn)點(diǎn)，或者者同秘書(shū)書(shū)一起在在討論中中形成一一個(gè)要點(diǎn)點(diǎn)，然后后由秘書(shū)書(shū)據(jù)此去去收集材材料、推推敲觀點(diǎn)點(diǎn)，形成成文字。他他除了具具備一般般工作人人員的基基本條件件外，還還應(yīng)有自自己特殊殊的知識(shí)識(shí)修養(yǎng)、技技能修養(yǎng)養(yǎng)、品德德修養(yǎng)、作作風(fēng)修養(yǎng)養(yǎng)方面的的要求。知知識(shí)修養(yǎng)養(yǎng)、技能能修養(yǎng)好好不好，是是一個(gè)文文字秘書(shū)書(shū)稱職不不稱職的的問(wèn)題；；品德修修養(yǎng)、作作風(fēng)修養(yǎng)養(yǎng)好不好好，是一一個(gè)文字字秘書(shū)合合格不合合格的問(wèn)問(wèn)題。因此，文字字秘書(shū)要要自覺(jué)地地、全面面地加強(qiáng)強(qiáng)這四個(gè)個(gè)方面的的修養(yǎng)，努努力把自自己造就就成為德德才兼?zhèn)鋫?、既合合格又稱稱職的國(guó)國(guó)家特殊殊崗位上上的工作作人員，在在自己的的工作崗崗位上，不不僅僅通通過(guò)文字字的抄寫(xiě)寫(xiě)、記錄錄和文稿稿起草做做好領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的助手手和參謀謀，同時(shí)時(shí)，由其其經(jīng)手、處處理的具具有較高高水平的的文字材材料，也也為文書(shū)書(shū)檔案提提供了準(zhǔn)準(zhǔn)確的、豐豐富的、詳詳實(shí)的具具有較高高價(jià)值的的原始資資料。這這最后一一種，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)只是是出題目目，而從從擬定提提綱、收收集材料料、起草草文稿到到討論修修改，則則都由文文字秘書(shū)書(shū)單獨(dú)負(fù)負(fù)責(zé)。特特別需要要指出的的是，在在起草文文稿的時(shí)時(shí)候，文文字秘書(shū)書(shū)不但可可以在醞醞釀和討討論文稿的的時(shí)候提提出自己己的意見(jiàn)見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)參考，而而且可以以在起草草時(shí)直接接把自己己的想法法寫(xiě)上去去，形成成初稿，讓讓領(lǐng)導(dǎo)人人去決斷斷，而不不是照葫葫蘆畫(huà)瓢瓢，這樣樣形成的的文稿才才能真實(shí)實(shí)、全面面、生動(dòng)動(dòng)地反映映傳達(dá)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的決決策、方方針、意意圖等，并并使之成成為群眾眾性的行行動(dòng)。要要達(dá)到上上述目的的，文字字秘書(shū)就就必須具具備較高高的素質(zhì)質(zhì)。因此此，較好好的文字字秘書(shū)的的素質(zhì)修修養(yǎng)，是是文書(shū)檔檔案管理理的重要要基礎(chǔ)條條件之一一，為此此，針對(duì)對(duì)文字秘秘書(shū)和文文書(shū)檔案案管理的的重要性性以及在在實(shí)際工工作中存存在的問(wèn)問(wèn)題，應(yīng)應(yīng)該從以以下幾個(gè)個(gè)方面加加強(qiáng)秘書(shū)書(shū)隊(duì)伍建建設(shè)。第第一，以以公務(wù)員員基本素素質(zhì)要求求為基本本條件，在在配備文文秘、文文檔管理理人員時(shí)時(shí)，應(yīng)選選調(diào)那些些所學(xué)專專業(yè)的有有關(guān)人員員；第二二，對(duì)在在崗的專專業(yè)人員員應(yīng)定期期地進(jìn)行行教育培培訓(xùn)，使使他們?cè)谠谄返隆I(yè)業(yè)務(wù)、技技能等方方面有不不斷提高高，以適適應(yīng)新形形勢(shì)的要要求；第第三，在在所屬業(yè)業(yè)務(wù)管理理部門(mén)的的指導(dǎo)下下，對(duì)商商務(wù)秘書(shū)書(shū)、文檔檔管理人人員，特特別是秘秘書(shū)兼文文檔管理理的工作作人員進(jìn)進(jìn)行定期期考核，合合格者，給予相應(yīng)的書(shū)面認(rèn)可。2.素養(yǎng)提提高對(duì)商商務(wù)秘書(shū)書(shū)文檔處處理的作作用商務(wù)秘書(shū)人人員的素素養(yǎng)，是是文檔工工作的重重要基礎(chǔ)礎(chǔ)。文秘人人員作為為領(lǐng)導(dǎo)的的助手與與參謀，其其主要工工作是記記錄、抄抄寫(xiě)和起起草文件件。記錄錄有領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)口授記記錄、接接待來(lái)訪訪記錄、電電話記錄錄、會(huì)議議記錄等等。抄寫(xiě)寫(xiě)即對(duì)字字跡潦草草或因起起草過(guò)程程中經(jīng)多多次修改改或勾劃劃的文稿稿進(jìn)行譽(yù)譽(yù)寫(xiě)，以以便繼續(xù)續(xù)修改或或交付繕繕印。文文件的起起草是文文秘工作作的重要要組成部部分，也也是一項(xiàng)項(xiàng)經(jīng)常性性的工作作。特別別是一些些涉及方方針、政政策性文文件的起起草，首首先必須須要吃透透兩頭，即即掌握上上面的方方針政策策精神，調(diào)調(diào)查了解解下面的的實(shí)際隋隋況，形形成初稿稿文字，而而不是依依葫蘆畫(huà)畫(huà)瓢照抄抄照搬，這這樣形成成的文稿稿才能做做到真實(shí)實(shí)、全面面、生動(dòng)動(dòng)，便于于有效貫貫徹實(shí)施施。因因此，要要努力提提高商務(wù)務(wù)秘書(shū)人人員的綜綜合素養(yǎng)養(yǎng)，其中中的技能能修養(yǎng)、知知識(shí)修養(yǎng)養(yǎng)，是檢檢驗(yàn)秘書(shū)書(shū)人員稱稱職與否否的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，而品品德修養(yǎng)養(yǎng)、作風(fēng)風(fēng)修養(yǎng)，則則涉及到到文秘人人員合格格與否。只只有文秘秘人員具具備了一一定的綜綜合素養(yǎng)養(yǎng)，其經(jīng)經(jīng)手辦理理的規(guī)范范性文件件材料才才能為文文書(shū)檔案案提供準(zhǔn)準(zhǔn)確、真真實(shí)、可可靠、具具有較高高價(jià)值的的原始材材料。由由此可見(jiàn)見(jiàn)，文秘秘人員的的高素養(yǎng)養(yǎng)是文書(shū)書(shū)檔案管管理工作作的重要要基礎(chǔ)條條件。四、商務(wù)秘秘書(shū)文檔檔處理工工作三強(qiáng)強(qiáng)化實(shí)現(xiàn)商務(wù)文文秘工作作和檔案案管理工工作規(guī)范范銜接的的"三強(qiáng)強(qiáng)化"措措施，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)商務(wù)文秘秘工作和和文書(shū)檔案案管理工工作的規(guī)規(guī)范銜接接，我認(rèn)為應(yīng)應(yīng)著重從從"三強(qiáng)強(qiáng)化"抓抓起。

（一一）強(qiáng)化化"文檔檔一體化化"意識(shí)識(shí)

""文檔一一體化""的實(shí)質(zhì)質(zhì)是把商商務(wù)秘書(shū)書(shū)工作和和文書(shū)檔案案管理工工作從組組織制度度到具體體程序真真正交融融在一起起。這個(gè)個(gè)概念的的提出，旨旨在加強(qiáng)強(qiáng)檔案部部門(mén)對(duì)文文件管理理的超前前控制，保保證檔案案的質(zhì)量量，同時(shí)時(shí)減少檔檔案部門(mén)門(mén)的工作作程序，避避免無(wú)謂謂的重復(fù)復(fù)勞動(dòng)，使使文檔工工作流程程科學(xué)化化、合理理化。文文秘工作作是"文文檔一體體化"的的基礎(chǔ)性性工作，最最重要的的是文秘秘人員必必須具有有較強(qiáng)的的檔案意意識(shí)。檔檔案，是是人們社社會(huì)實(shí)踐踐的歷史史記錄，是是歷史的的折射和和縮影，是是傳承社社會(huì)文明明的薪火火，可以以說(shuō)沒(méi)有有檔案就就沒(méi)有歷歷史。對(duì)對(duì)一個(gè)單單位來(lái)說(shuō)說(shuō)，要維維護(hù)其歷歷史的真真實(shí)性，使使人們了了解它的的歷史傳傳統(tǒng)和發(fā)發(fā)展現(xiàn)狀狀，靠什什么？靠靠的是檔檔案，靠靠的是大大量的文文件材料料?？梢砸哉f(shuō)今天天的文件件，就是是明天的的材料。所所以，每每一個(gè)文文秘人員員頭腦中中都要有有"檔案案"二字字，不僅僅僅只是是為當(dāng)前前工作服服務(wù)，更更要站在在對(duì)歷史史負(fù)責(zé)的的高度，按按"文檔檔一體化化"的要要求，規(guī)規(guī)范辦理理好每一一份公文文。（二）強(qiáng)化化"全過(guò)過(guò)程管理理"工作作

首首先，要要樹(shù)立質(zhì)質(zhì)量管理理意識(shí)。不不論文秘秘工作，還還是檔案案工作，每每個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)的每個(gè)個(gè)工作人人員都要要確立質(zhì)質(zhì)量第一一觀念，明明確認(rèn)識(shí)識(shí)各自的的崗位質(zhì)質(zhì)量責(zé)任任，這是是"全過(guò)過(guò)程管理理"的前前提。

其次次，要理理順管理理體制，完完善組織織機(jī)構(gòu)，建建立優(yōu)秀秀的工作作隊(duì)伍。這這是"全全過(guò)程管管理"的的基礎(chǔ)。此此外，還還必須建建立一支支過(guò)硬的的、相對(duì)對(duì)穩(wěn)定的的工作隊(duì)隊(duì)伍。文文秘工作作和檔案案工作都都具有較較強(qiáng)的專專業(yè)性和和技術(shù)性性，不能能設(shè)想一一個(gè)人員員素質(zhì)不不高、更更換頻繁繁的工作作隊(duì)伍能能創(chuàng)造出出優(yōu)秀的的工作業(yè)業(yè)績(jī)。

第三三，要建建立有效效的管理理制度和和工作程程序，嚴(yán)嚴(yán)格按照照規(guī)范程程序辦理理公文。這這些規(guī)定定和程序序要盡可可能細(xì)化化，簡(jiǎn)捷捷明確，操操作性強(qiáng)強(qiáng)。要嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行公文行行文規(guī)則則，嚴(yán)格格審核簽簽發(fā)制度度，禁止止濫發(fā)文文件和發(fā)發(fā)無(wú)效、無(wú)無(wú)用的文文件。不不但在公公文正式式印制前前對(duì)審核核簽發(fā)手手續(xù)是否否完善、附附件是否否齊全、格格式是否否規(guī)范進(jìn)進(jìn)行復(fù)核核，印制制后發(fā)送送前應(yīng)再再次進(jìn)行行復(fù)核。若若要修改改實(shí)質(zhì)內(nèi)內(nèi)容，則則應(yīng)按程程序復(fù)審審。在公公文用紙紙紙型、幅幅面尺寸寸、字體體字號(hào)、排排布規(guī)則則、裝訂訂要求等等技術(shù)指指標(biāo)上也也要嚴(yán)格格按機(jī)關(guān)關(guān)報(bào)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)把握。要要發(fā)揮隨隨文卡片片的控制制作用，對(duì)對(duì)"文件件處理單單"、""發(fā)文稿稿紙"等等卡片的的填寫(xiě)要要簡(jiǎn)明扼扼要，合合理確定定文件的的發(fā)文范范圍，在在控制文文件"件件數(shù)"的的同時(shí)，嚴(yán)嚴(yán)格控制制文件的的"份數(shù)數(shù)"，禁禁止濫抄抄濫送。

第四，商務(wù)