辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書（版本1.0）萬達(dá)信息股份有限公司二○○六年五月版本記錄日期版本號作者說明2006-5-151．0劉劍創(chuàng)建2006-6-111．0晁俊修改2006-9-191．0梁克東修改說明目錄TOC\o"1-3"\h\z1 .概述 41.1 背景 41.2 業(yè)務(wù)術(shù)語 41.3 角色職責(zé) 41.4 參考資料 42 .系統(tǒng)模型 42.1 系統(tǒng)架構(gòu) 42.2 功能模塊 53 .系統(tǒng)功能 53.1 公文管理 63.1.2 發(fā)文管理 73.1.3 催辦管理 83.1.4 立卷歸檔 93.2 文檔管理 93.2.1 檔案立卷 93.2.2 案卷存放 103.2.3 檔案利用 103.2.4 檔案銷毀 113.3 公共信息 113.3.1 電子公告 113.3.2 大事記 113.3.3 網(wǎng)上論壇 123.3.4 規(guī)章制度 123.3.5 政策法規(guī) 123.3.6 常用信息 123.4 行政辦公 133.4.1 外出情況查詢 133.4.2 日程安排 133.4.3 接待管理 133.4.4 物品管理 133.5 會(huì)議管理 143.5.1 會(huì)議室管理 143.5.2 會(huì)議安排 143.5.3 會(huì)議紀(jì)要 153.5.4 會(huì)議查詢 153.6 系統(tǒng)管理 163.6.1 部門及人員管理 163.6.2 流程管理 163.6.3 基礎(chǔ)信息維護(hù) 163.6.4 文件模板 173.6.5 電子公章管理 173.6.6 系統(tǒng)日志 173.7 個(gè)人辦公（領(lǐng)導(dǎo)辦公） 183.7.1 待辦事宜 183.7.2 信息提示 183.7.3 閱收信息 183.7.4 個(gè)人日程 183.7.5 備忘錄 193.7.6 工作日志 193.7.7 外出登記 193.7.8 通訊錄 193.7.9 在線人員 203.7.10 短信息 203.7.11 密碼修改 203.7.12 個(gè)人狀態(tài) 203.7.13 實(shí)時(shí)監(jiān)控 204 .接口描述 205 數(shù)據(jù)描述 205.1 字典 205.2 單據(jù)/報(bào)表格式 215.3 非功能性需求 21.概述背景開發(fā)的軟件系統(tǒng)的名稱：辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)（OfficeAutomation,簡稱OA）本項(xiàng)目的任務(wù)委托單位：上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心公共實(shí)訓(xùn)中心開發(fā)單位：上海市萬達(dá)信息股份有限公司協(xié)作單位：用戶單位：主管部門：社會(huì)保障技術(shù)部業(yè)務(wù)術(shù)語OA:OfficeAutomation培訓(xùn)中心：上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心公共實(shí)訓(xùn)中心角色職責(zé)編號角色名稱描述信息 系統(tǒng)管理員具有最大的管理權(quán)限，可以根據(jù)用戶的需要設(shè)置崗位角色及相應(yīng)權(quán)限。并進(jìn)行公用信息的維護(hù)工作。員工用戶可以根據(jù)系統(tǒng)管理員分配的權(quán)限，登錄系統(tǒng)執(zhí)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作。參考資料略.系統(tǒng)模型系統(tǒng)架構(gòu)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到開發(fā)完全采用面向?qū)ο蟮募夹g(shù)，基于J2EE/.NET的B/S架構(gòu)，采用了多種標(biāo)準(zhǔn)的WEB技術(shù)，包括數(shù)據(jù)庫、XML等技術(shù)，從而使系統(tǒng)具有比較高的靈活性以及可擴(kuò)充性，可以穩(wěn)定、高效的運(yùn)行在多種平臺上，并支持多種數(shù)據(jù)庫。圖2.1系統(tǒng)架構(gòu)圖功能模塊系統(tǒng)分為七大功能模塊：公文管理、文檔管理、行政辦公、會(huì)議管理、公共信息管理、系統(tǒng)管理、個(gè)人辦公（領(lǐng)導(dǎo)辦公）。.系統(tǒng)功能圖3.1 系統(tǒng)功能公文管理收文管理收文是指收閱政府機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)各部門發(fā)文。收文包括傳閱文件和處理文件，步驟大致為領(lǐng)導(dǎo)批示—>下達(dá)不同部門處理或傳閱—>歸檔。收文的流程可由用戶自定義，根據(jù)各處理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置，可以進(jìn)行相應(yīng)的流程操作，收文一般需要經(jīng)過登記、簽收、請辦、擬辦、分發(fā)、閱辦、批閱等處理步驟。系統(tǒng)對收文流程進(jìn)行全程跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)。公文處理支持代辦機(jī)制，前一步驟人員可以指定后一個(gè)步驟的實(shí)際處理人員。支持標(biāo)準(zhǔn)格式的公文打?。桓鶕?jù)收文登記的信息可自動(dòng)生成公文處理箋初稿。圖3.1.1 收文流程示例收文登記功能 公文管理員（專門部門的人員，如辦公室）負(fù)責(zé)對來文進(jìn)行登記、分發(fā)處理。其中非電子來文需通過鍵盤錄入原文；電子來文則可以直接作為發(fā)文的附件，需要隨公文流轉(zhuǎn)的其他文件，可以在本地編輯后再作為附件發(fā)放。輸入 公文的基本信息（公文標(biāo)題、文號、公文類型、收文日期、來文機(jī)關(guān)、公文摘要、公文處理的流程），附件。輸出 登記成功/失敗，公文進(jìn)入公文處理流程。公文處理功能 包括收文處理的所有流程，公文根據(jù)流程定義進(jìn)入每一個(gè)處理程序，處理人員進(jìn)行公文處理工作，主要包括批辦和承辦。批辦：上級領(lǐng)導(dǎo)的審批處理。承辦：具體對來文辦理的簽批部門。如果有權(quán)限對附件進(jìn)行編輯，可以進(jìn)行類似office修訂功能的強(qiáng)制痕跡保留。輸入 輸入建議、意見等。輸出 處理后的公文，公文進(jìn)入下一步處理流程。流程跟蹤功能 擁有權(quán)限的人員查看收文在整個(gè)流程中的處理情況和狀態(tài)，并且可以中止流轉(zhuǎn)中的流程，查看公文的催辦記錄。輸入 無輸出 選定的收文的處理流程，顯示每一步驟的處理狀態(tài)，已經(jīng)處理的步驟顯示處理結(jié)果、未處理的流程顯示流程信息。發(fā)文管理發(fā)文是辦公室起草，發(fā)給相關(guān)部門，也可以幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文。發(fā)文一定有的狀態(tài)是擬稿、簽發(fā)、印發(fā)等。發(fā)文的流程可由用戶自定義，根據(jù)各辦理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置，可以進(jìn)行相應(yīng)的流程操作。發(fā)文需要經(jīng)過擬稿、批示、修改、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等處理。系統(tǒng)對發(fā)文流程進(jìn)行全程跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、發(fā)文審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審簽發(fā)意見，系統(tǒng)提供原文修改功能，還有類似修訂形式的痕跡保留功能。公文處理支持代辦機(jī)制，前一步驟人員可以指定后一個(gè)步驟的實(shí)際處理人員。支持標(biāo)準(zhǔn)格式的公文打印。圖3.1.2 發(fā)文流程示例發(fā)文擬稿功能 發(fā)文部門的人員（專門部門的人員，如辦公室）負(fù)責(zé)起草發(fā)文。填寫發(fā)文的基本信息，具體內(nèi)容可以直接作為發(fā)文的附件。輸入 發(fā)文的基本信息（公文標(biāo)題、文號、公文類型、發(fā)文日期、發(fā)文部門、擬稿人、公文摘要、份數(shù)、公文處理的流程），附件。輸出 登記成功/失敗，公文進(jìn)入公文處理流程。公文處理功能 包括發(fā)文處理的所有流程，公文根據(jù)流程定義進(jìn)入每一個(gè)處理程序，處理人員進(jìn)行公文處理工作，主要包括審核-核稿-會(huì)簽-簽發(fā)-校對-印發(fā)等。審核：擬稿人的部門領(lǐng)導(dǎo)對公文把關(guān)，驗(yàn)證公文內(nèi)容。核稿：由專門人員對公文的書寫格式和文字把關(guān)（辦公室人員）。會(huì)簽：如果是本單位兩個(gè)部門以上的聯(lián)合發(fā)文或本單位和外單位的聯(lián)合發(fā)文需要經(jīng)過發(fā)文部門簽字認(rèn)可，此時(shí)可以用電子簽名。簽發(fā)：單位的領(lǐng)導(dǎo)決定該文是否能發(fā)?？梢酝ㄟ^電子簽名來保證真實(shí)性、有效性。校對：相關(guān)人員按照領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見，修改文中的字句等，此時(shí)進(jìn)行留痕處理。印發(fā)：具體辦理文的人員簽字并對發(fā)文蓋章，此時(shí)可以用電子公章和電子簽名。如果有權(quán)限對附件進(jìn)行編輯，可以進(jìn)行類似office修訂功能的強(qiáng)制痕跡保留。輸入 輸入建議、意見、修改內(nèi)容等。輸出 處理后的公文，公文進(jìn)入下一步處理流程。流程跟蹤功能 擁有權(quán)限的人員查看公文在整個(gè)流程中的處理情況和狀態(tài)，并且可以中止流轉(zhuǎn)中的流程，查看公文的催辦記錄。輸入 無輸出 選定的發(fā)文的處理流程，顯示每一步驟的處理狀態(tài)，已經(jīng)處理的步驟顯示處理結(jié)果、未處理的流程顯示流程信息。催辦管理催辦管理是對緊急突發(fā)事件或要求迅速解決的事件做出快速反應(yīng)，確保在限定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。系統(tǒng)具有自動(dòng)催辦功能，對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以通過發(fā)送催辦通知、郵件等功能實(shí)現(xiàn)。對每一個(gè)催辦事件都有相應(yīng)的記錄以備日后查詢。功能 對于有處理時(shí)間限制的公文，系統(tǒng)在時(shí)間超過限定時(shí)間時(shí)發(fā)送催辦通知、郵件，并對該催辦操作進(jìn)行記錄。輸入 無輸出 催辦通知，包括公文處理類型、公文標(biāo)題、擬辦理時(shí)間等信息。立卷歸檔無論是收文或者發(fā)文，文件辦理完畢后都需要進(jìn)行歸檔，通過與系統(tǒng)文檔管理的連接，對于已完成流轉(zhuǎn)辦理的公文，可以進(jìn)行相應(yīng)的歸檔。功能 文檔或者檔案管理人員查詢出流轉(zhuǎn)結(jié)束的文檔，選擇已經(jīng)著錄的案卷進(jìn)行歸檔。輸入 文檔、案卷的查詢條件輸出 歸檔成功/失敗文檔管理文檔管理主要是實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部文件、資料、檔案如文字、圖片、膠片、錄像等多媒體材料的管理，包括對OA系統(tǒng)內(nèi)部生成的文件及手工錄入的檔案文件的管理。文檔管理包括檔案立卷、檔案利用、檔案銷毀、檔案轉(zhuǎn)儲(chǔ)四類功能處理。圖3.2.1 文檔管理檔案立卷系統(tǒng)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行文檔錄入、文檔信息修改、立卷、案卷信息修改、案卷拆卷。文檔的信息主要有文檔名稱、文檔類別、文檔日期等，案卷的主要信息有案卷編號、案卷類別、案卷日期等。目錄管理功能 操作員對案卷建立符合實(shí)際的，利于案卷管理的虛擬目錄樹。輸入 父級目錄代碼、目錄名稱輸出 建立/修改目錄成功/失敗。案卷錄入功能 用戶輸入一份案卷的著錄信息，新建一份案卷。輸入 案卷的著錄信息（主要信息有案卷編號、案卷類別、案卷日期等）輸出 案卷錄入成功/失敗文檔錄入功能 用戶輸入一份文檔的著錄信息，文檔包括內(nèi)部文件、資料、圖片、膠片、錄像等。輸入 文檔的基本信息（主要有文檔名稱、文檔類別、文檔日期等）輸出 文檔錄入成功/失敗案卷組卷功能 選擇一批文檔，歸檔到某一份案卷中。輸入 查詢條件（用于查詢一批未歸卷的文檔）輸出 組卷成功/失敗案卷拆卷功能 將已經(jīng)歸檔的文檔重新置為未歸檔狀態(tài)。輸入 查詢條件（查詢一批已經(jīng)歸檔的文檔）輸出 拆卷成功/失敗案卷存放管理案卷在檔案室或者檔案庫房中存放的位置信息，可以通過查看案卷的位置信息，迅速找到需要的案卷。功能 維護(hù)案卷的存放信息輸入 案卷的存放信息。輸出 操作成功/失敗檔案利用包括系統(tǒng)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行案卷借閱登記、案卷歸還登記、案卷查詢統(tǒng)計(jì)、文檔查詢統(tǒng)計(jì)、案卷借閱統(tǒng)計(jì)等。登記的信息包括利用人、利用時(shí)間等。文檔/案卷信息查詢功能 用戶輸入查詢條件，根據(jù)權(quán)限查詢文件/案卷的著錄信息。根據(jù)客戶的具體需求，查詢可以考慮申請—批準(zhǔn)—放開查詢權(quán)限的流程，此時(shí)查詢結(jié)果的展現(xiàn)不是即時(shí)的。輸入 文檔/案卷的查詢信息（多條件組合查詢）輸出 查詢到的文檔/案卷借閱登記功能 核對是否借出，填寫文檔/案卷的借閱信息。登記借閱信息。輸入 借閱登記的基本信息，包括利用人、利用時(shí)間等。輸出 登記成功/失敗歸還登記功能 核對借出登記記錄，填寫借閱歸還單。輸入 歸還信息，包括歸還人、歸還時(shí)間等。輸出 登記成功/失敗文檔/案卷借閱信息查詢功能 查詢一段時(shí)間內(nèi)，文檔/案卷的借閱信息輸入 查詢條件（多條件組合查詢）輸出 符合查詢條件的文檔/案卷的借閱信息檔案銷毀系統(tǒng)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行案卷銷毀登記，如銷毀的時(shí)間、銷毀的內(nèi)容、銷毀的形式、監(jiān)銷人、參加的人員等。功能 對需要銷毀的檔案進(jìn)行登記，記錄銷毀信息。輸入 檔案銷毀的信息，如銷毀的時(shí)間、銷毀的內(nèi)容、監(jiān)銷人、參加的人員等輸出 登記成功/失敗公共信息電子公告功能 用于發(fā)布單位的公共信息如新聞、領(lǐng)導(dǎo)講話等。公告欄內(nèi)可設(shè)置多個(gè)欄目，供某個(gè)部門使用或者全體人員發(fā)布公告。授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目維護(hù)公告。輸入 公告欄目、公告信息輸出 添加/修改公告成功/失敗大事記功能 記錄單位歷年來發(fā)生的各類事件，授權(quán)專人維護(hù)，其他員工只能查看。輸入 大事記信息輸出 成功/失敗網(wǎng)上論壇功能 提供給員工一個(gè)交互溝通的平臺。員工可在此討論工作生活中的各類問題，促進(jìn)解決問題，加強(qiáng)人員溝通。論壇可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū)，用戶可在各討論區(qū)提出話題參與討論；論壇區(qū)由論壇管理員管理；每個(gè)區(qū)可由管理員設(shè)置版主，負(fù)責(zé)對該區(qū)文章的管理。另外，要求能夠匿名發(fā)言。輸入 話題名稱、內(nèi)容輸出 添加話題成功/失敗規(guī)章制度功能 規(guī)章制度系統(tǒng)用來管理與本部門有關(guān)的各種規(guī)章制度，信息內(nèi)容由專人錄入，供所有人員查詢,支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。輸入 規(guī)章制度信息，包括分類、標(biāo)題、發(fā)布部門、規(guī)章制度內(nèi)容等輸出 成功/失敗政策法規(guī)功能 政策法規(guī)系統(tǒng)用來管理與本部門有關(guān)的各種法律法規(guī)及政策，信息內(nèi)容由專人錄入，供所有人員查詢,支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。輸入 政策法規(guī)信息，，包括分類、標(biāo)題、發(fā)布機(jī)關(guān)、政策法規(guī)內(nèi)容等輸出 成功/失敗常用信息功能 為了便于用戶的日常工作，系統(tǒng)設(shè)計(jì)還提供了飛機(jī)航班、火車時(shí)刻、郵編區(qū)號、長途區(qū)號等查詢管理功能。系統(tǒng)中的常用鏈接可以將單位經(jīng)常使用的各類相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，方便日常工作中迅速準(zhǔn)確的連接。輸入 無輸出 無行政辦公外出情況查詢功能 對于員工外出的情況進(jìn)行查詢。輸入 或以按照外出，返回情況，員工當(dāng)前出入狀態(tài)，以及人員名稱等條件進(jìn)行查詢（多條件組合）輸出 符合條件的人員的信息日程安排功能 相關(guān)人員協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)或特定人員的日程。實(shí)現(xiàn)對領(lǐng)導(dǎo)或特定人員日程的安排、提示備忘等功能。輸入 日期、時(shí)間、日程名稱、日程類型、日程內(nèi)容等輸出 日程安排成功/失敗接待管理接待情況管理功能 對于各種來賓接待情況進(jìn)行相應(yīng)的登記管理。輸入 來賓接待情況，內(nèi)容包括來訪人員、被訪人員（部門）、來訪人員證件號、來訪日期、來訪事由等。輸出 管理成功/失敗接待情況查詢功能 查詢來賓接待情況的歷史信息輸入 查詢條件（多條件組合查詢）輸出 符合條件的來賓接待信息物品管理物品登記功能 對公司各種物品進(jìn)行管理以及查詢。輸入 物品的基本信息(物品名稱、物品類型、所屬部門、購買價(jià)格、購買時(shí)間、物品編號)輸出 物品登記成功/失敗物品領(lǐng)用功能 對物品進(jìn)行領(lǐng)用的管理及物品領(lǐng)用情況進(jìn)行查詢。輸入 領(lǐng)導(dǎo)時(shí)需要輸入的信息（領(lǐng)用的物品編號、領(lǐng)用情況、領(lǐng)用人、責(zé)任人、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間），查詢條件（物品編號、領(lǐng)用情況、時(shí)間等）輸出 會(huì)議管理會(huì)議管理包括會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議審批、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等所有步驟。會(huì)議召集人在會(huì)議計(jì)劃審批通過并確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn)、日期、與會(huì)人員及相關(guān)事項(xiàng)后，可將此會(huì)議通知發(fā)送給所有與會(huì)人員，系統(tǒng)將在每一位被邀請者的日程安排中自動(dòng)添加一條開會(huì)的記錄。屆時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)提醒每一位與會(huì)者參加會(huì)議。圖3.8.1 會(huì)議管理會(huì)議室管理功能 有權(quán)限的人員可以維護(hù)會(huì)議室的信息，供會(huì)議安排時(shí)根據(jù)會(huì)議大小及會(huì)議室使用情況確定會(huì)議室。輸入 會(huì)議室的基本信息（名稱、容納人數(shù)、類型、具體位置、使用狀態(tài)等）輸出 操作成功/失敗會(huì)議安排會(huì)議計(jì)劃會(huì)議發(fā)起人員或部門用戶進(jìn)行會(huì)議籌備擬稿，然后交給辦公室作會(huì)議計(jì)劃的登記。功能 登記會(huì)議申請基本信息輸入 會(huì)議申請基本信息（主題、議題、類型、擬召開起止時(shí)間、擬召開地點(diǎn)、發(fā)起人（部門）、發(fā)起時(shí)間、參加人員、申請要求等）輸出 操作成功/失敗會(huì)議審批系統(tǒng)提交會(huì)議申請，必須經(jīng)上級審議后再返回該部門。審批通過后的會(huì)議才能進(jìn)一步進(jìn)行會(huì)議安排。功能 瀏覽會(huì)議申請，簽署審批意見。輸入 審批意見。輸出 通過/拒絕。會(huì)議安排會(huì)議安排人員可以查詢會(huì)議召開期間是否和與會(huì)人員的日程安排沖突，方便組織者確定會(huì)議時(shí)間。用戶也可查看各個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前使用情況，對于單位會(huì)議室安排進(jìn)行登記，避免使用沖突。功能 會(huì)議安排人員可以查詢會(huì)議召開期間是否和與會(huì)人員的日程安排沖突，安排人員也可查看申請的會(huì)議室的使用情況，對會(huì)議時(shí)間和會(huì)議室安排進(jìn)行調(diào)整。輸入 修改的會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)輸出 操作成功/失敗會(huì)議通知功能 通過郵件向會(huì)議相關(guān)人員發(fā)放會(huì)議通知。通知的信息來自會(huì)議議題以及會(huì)議安排的結(jié)果。輸入 無輸出 無會(huì)議紀(jì)要相關(guān)人員可整理每次會(huì)議，對于各類會(huì)議精神、決議的登記，相關(guān)文件的上傳管理?？梢允箚挝粫?huì)議管理井井有條，便于日后對于會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理。功能 相關(guān)人員整理每次會(huì)議的紀(jì)要，以附件或者直接輸入的方式記錄會(huì)議紀(jì)要。輸入 會(huì)議主題、會(huì)議議題、會(huì)議紀(jì)要等輸出 操作成功/失敗會(huì)議查詢根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃、安排、歷史記錄，查看會(huì)議的紀(jì)要等，便于對會(huì)議執(zhí)行情況的跟蹤管理。功能 根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃、安排、歷史記錄，查看會(huì)議的紀(jì)要等。輸入 會(huì)議基本信息（多條件組合查詢）輸出 符合條件的會(huì)議信息系統(tǒng)管理部門及人員管理包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置和人員信息管理。部門管理功能 添加、修改部門信息，設(shè)定本機(jī)構(gòu)樹狀組織結(jié)構(gòu)。部門不能刪除，可以停用。輸入 部門名稱、說明、上級部門等輸出 操作成功/失敗崗位管理功能 在選定的部門中添加、修改崗位信息，一個(gè)部門中可以有多個(gè)崗位。崗位不能刪除，可以停用。輸入 選定的部門、崗位名稱、崗位說明輸出 操作成功/失敗人員管理功能 在選定的部門中添加、修改人員信息，一個(gè)部門中可以有多個(gè)人員。人員不能刪除，可以停用。并為人員分配崗位（權(quán)限）；輸入 選定的部門、人員姓名、代號、密碼、崗位信息（一個(gè)人員可以有該部門中的多個(gè)崗位）輸出 操作成功/失敗流程管理功能 定義系統(tǒng)中：收文、發(fā)文、會(huì)議管理的流程。輸入 流程名稱，描述，定義流程的步驟，每一步驟都需要錄入的信息包括：步驟的名稱、執(zhí)行人（人員或崗位），執(zhí)行人執(zhí)行的操作類型、限定時(shí)間、后續(xù)步驟（返回或者跳轉(zhuǎn)）輸出 流程定義成功基礎(chǔ)信息維護(hù)系統(tǒng)中要維護(hù)的基礎(chǔ)信息包括：公文類型、公文機(jī)密程度、文檔類型、文檔載體類型、案卷保管期限、案卷類型、物品類型、公告欄目、規(guī)章制度類型、政策法規(guī)類型、人員狀態(tài)類型、人員IP、密級、會(huì)議類型、日程類型、工作日志類型。功能 添加、修改、停用、啟用各種基本信息。輸入 信息名稱、信息說明輸出 操作成功/失敗文件模板模板元素為文件模板自定義和制作提供所需元素，這些元素可以是文本框、下拉框、單/復(fù)選框等；功能 添加、修改、停用、啟用各種模板元素；輸入 元素名稱、元素類型、元素的值（如果是復(fù)選框或下拉框，元素值是指要選擇的內(nèi)容列表）、初始值、啟/停用標(biāo)志。輸出 元素管理成功/失敗模板自定義功能 為收/發(fā)文登記所需的公文樣式進(jìn)行靈活定義公文樣式，可增加、修改、刪除定義樣式。輸入 模板名稱、模板內(nèi)容、模板描述、模板啟用/停用輸出 模板定義成功/失敗電子公章管理對所有使用的電子公章進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以上傳電子公章，并記錄公章的一些基本信息，包括公章名稱，公章類型，公章使用者，密碼等等。功能 添加、修改、上傳印章、查詢電子公章。輸入 章印名稱、章印類型、密碼、上傳的章印、章印描述輸出 電子公章管理成功/失敗系統(tǒng)日志系統(tǒng)內(nèi)的操作都需要記錄日志，供管理人員日后查詢、統(tǒng)計(jì)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。要記錄的日志信息包括：登錄人ID/名稱、登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果。日志查詢/統(tǒng)計(jì) 功能 根據(jù)查詢條件查詢或者統(tǒng)計(jì)日志，主要是用戶操作日期。 輸入 查詢信息（日期段、日志類型）輸出 符合條件的日志信息或統(tǒng)計(jì)信息。日志導(dǎo)入/導(dǎo)出 功能 一段時(shí)間后，數(shù)據(jù)量很大會(huì)影響系統(tǒng)性能，此時(shí)可以將歷史的日志從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出到文件中另行保存，如果需要查詢統(tǒng)計(jì)歷史的日志，還可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)入。 輸入 時(shí)間段、文件名稱、路徑 輸出 操作成功/失敗、日志文件個(gè)人辦公（領(lǐng)導(dǎo)辦公）待辦事宜針對領(lǐng)導(dǎo)和辦事人員所設(shè)置。該模塊涉及多個(gè)辦公模塊，特設(shè)待辦事宜模塊以簡化領(lǐng)導(dǎo)或辦事人員操作，將待批公文、日程安排、會(huì)議通知、報(bào)表等以統(tǒng)一的入口提供給領(lǐng)導(dǎo)，免去信息多路查找，給領(lǐng)導(dǎo)辦公提供最大的方便。功能 通過待辦事宜，即可瀏覽所有需要處理的工作，完成公文批閱、申請審批以及會(huì)議活動(dòng)批示等一系列工作。輸入 無輸出 無信息提示功能 提供了信息的提示查看功能，這些信息包括已經(jīng)進(jìn)入催辦的公文、備忘錄、以及個(gè)人日程 輸入 無 輸出 無閱收信息功能 實(shí)現(xiàn)閱收信息的查詢功能輸入 按照類型（收文、發(fā)文、會(huì)議申請等）以及是否已查閱的狀態(tài)進(jìn)行查詢輸出 要查詢的閱收信息個(gè)人日程日程管理功能用戶可以按照日程類型，對個(gè)人進(jìn)行日程的安排。輸入 日程的起始時(shí)間、日程名稱、日程類型、日程內(nèi)容等輸出 日程安排成功/失敗日程查詢功能 根據(jù)日期、時(shí)間段進(jìn)行日程的查詢輸入 查詢條件（日期、時(shí)間段）輸出 符合條件的日程信息備忘錄功能 實(shí)現(xiàn)提醒功能，系統(tǒng)可以設(shè)置提醒的類型（一次、每日、每周、每月）及時(shí)間并提供查詢。輸入 備忘錄名稱、提醒次數(shù)、開始/結(jié)束時(shí)間、備注；輸出 備忘錄設(shè)置成功，系統(tǒng)會(huì)按照設(shè)置去提醒用戶。工作日志用戶可隨意添加，刪除，修改多個(gè)日志，通過翻閱日歷查看任一天的日志，也可通過日期，關(guān)鍵字等檢索日志。日志維護(hù)功能 添加、修改、刪除個(gè)人日志輸入 日志信息，包括時(shí)間、工作類型、工作內(nèi)容等輸出 日志管理成功/失敗日志查詢功能 通過翻閱日歷查看任一天的日志，也可通過日期，關(guān)鍵字等檢索日志。輸入 查詢條件（日期、工作類型等）輸出 符合條件的日志信息外出登記功能 對個(gè)人要外出的情況進(jìn)行登記，以備查詢用戶當(dāng)前工作狀態(tài)輸入 外出時(shí)間、返回時(shí)間、外出事由、去向、聯(lián)系方式、備注輸出 外出登記管理成功/失敗通訊錄功能 為用戶辦公方便，設(shè)置的人員通訊錄，以備查詢。輸入 人員的基本信息，包括姓名、性別、常用電話、移動(dòng)電話、Email、常用地址、傳真、工作單位、其他聯(lián)系方式、備注以及是否公開此信息。輸出 通訊錄管理成功/失敗在線人員功能 用戶可以查看當(dāng)前系統(tǒng)人員的在線情況，并且可以給在線人員發(fā)送短信；輸入 無輸出 無短信息功能 提供短信息的編輯、發(fā)送（可以群發(fā)）功能、發(fā)送與接收信息的查詢功能。輸入 收信人、短信內(nèi)空、附件輸出 發(fā)送短信的成功/失敗密碼修改功能 個(gè)人登記密碼的修改功能輸入 新、舊密碼輸出 密碼修改成功/失敗個(gè)人狀態(tài)功能設(shè)置個(gè)人目前的在線的狀態(tài)，比如忙碌、離開等。輸入 狀態(tài)類型，備注輸出 設(shè)置個(gè)人狀態(tài)成功/失敗實(shí)時(shí)監(jiān)控功能在線人員可以實(shí)時(shí)查看當(dāng)前的其他在線人員的狀態(tài)情況輸入 無輸出 無.接口描述略數(shù)據(jù)描述字典參見“OA數(shù)據(jù)字典”。單據(jù)/報(bào)表格式系統(tǒng)日志報(bào)表人員ID人員名稱時(shí)間內(nèi)容結(jié)果非功能性需求暫無

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器中，將PCMCIA卡、調(diào)制解調(diào)器、紅外線設(shè)備、打印機(jī)端口(LPT1)或者串口(COM1)等不常用的設(shè)備停用，方法是雙擊要停用的設(shè)備，在其屬性對話框中的"常規(guī)"選項(xiàng)卡中選擇"不要使用這個(gè)設(shè)備(停用)"。在重新啟動(dòng)設(shè)置即可生效，當(dāng)需要使用這些設(shè)備時(shí)再從設(shè)備管理器中啟用它們。25、定期清理系統(tǒng)還原點(diǎn)：打開磁盤清理，選擇其他選項(xiàng)－>清理系統(tǒng)還原點(diǎn)，點(diǎn)擊清理。26、卸載不需要的程序，這個(gè)就不用我多說了27、其它優(yōu)化：a將應(yīng)用軟件裝在其它硬盤（不要安裝在系統(tǒng)盤下，這對重裝系統(tǒng)也有好處）;b將"我的文檔"文件夾都轉(zhuǎn)到其他分區(qū)：在桌面的"我的文檔"圖標(biāo)上是右擊鼠標(biāo)，選擇"屬性"->"移動(dòng)"；c將IE臨時(shí)文件夾都轉(zhuǎn)到其他分區(qū)：打開IE瀏覽器，選擇"工具"->"internet選項(xiàng)"->"常規(guī)"->"設(shè)置"->"移動(dòng)文件夾"；d把虛擬內(nèi)存也轉(zhuǎn)到其它硬盤；e把pages文件都指向一個(gè)地方：控制面板→系統(tǒng)→性能—高級→虛擬內(nèi)存→更改，注意要點(diǎn)"設(shè)置"才會(huì)生效；f在桌面的"我的電腦"圖標(biāo)上是右擊鼠標(biāo)，選擇"屬性"->"高級－性能設(shè)置"－>"高級－虛擬內(nèi)存"，調(diào)至330－720。而且定時(shí)清理。

主要介紹一下Windows操作系統(tǒng)在C盤空間不足的情況下，我們可以通過那些具體手段來增加C盤空間。1.打開“我的電腦”-“工具”-“文件夾選項(xiàng)”-“查看”-在“顯示所有文件和文件夾”選項(xiàng)前打勾-“確定”2.刪除以下文件夾中的內(nèi)容：x:\DocumentsandSettings\用戶名\Cookies\下的所有文件(保留index文件)x:\DocumentsandSettings\用戶名\LocalSettings\Temp\下的所有文件(用戶臨時(shí)文件)x:\DocumentsandSettings\用戶名\LocalSettings\TemporaryInternetFiles\下的所有文件(頁面文件)x:\DocumentsandSettings\用戶名\LocalSettings\History\下的所有文件(歷史紀(jì)錄)x:\DocumentsandSettings\用戶名\Recent\下的所有文件(最近瀏覽文件的快捷方式)x:\WINDOWS\Temp\下的所有文件(臨時(shí)文件)x:\WINDOWS\ServicePackFiles(升級sp1或sp2后的備份文件)x:\WINDOWS\DriverCache\i386下的壓縮文件(驅(qū)動(dòng)程序的備份文件)x:\WINDOWS\SoftwareDistribution\download下的所有文件3.如果對系統(tǒng)進(jìn)行過windoesupdade升級，則刪除以下文件：x:\windows\下以$u...開頭的隱藏文件4.然后對磁盤進(jìn)行碎片整理，整理過程中請退出一切正在運(yùn)行的程序5.碎片整理后打開“開始”-“程序”-“附件”-“系統(tǒng)工具”-“系統(tǒng)還原”-“創(chuàng)建一個(gè)還原點(diǎn)”(最好以當(dāng)時(shí)的日期作為還原點(diǎn)的名字)6.打開“我的電腦”-右鍵點(diǎn)系統(tǒng)盤-“屬性”-“磁盤清理”-“其他選項(xiàng)”-單擊系統(tǒng)還原一欄里的“清理”-選擇“是”-ok了7、在各種軟硬件安裝妥當(dāng)之后，其實(shí)XP需要更新文件的時(shí)候就很少了。刪除系統(tǒng)備份文件吧：開始→運(yùn)行→sfc.exe/purgecache近3xxM。(該命令的作用是立即清除"Windows文件保護(hù)"文件高速緩存，釋放出其所占據(jù)的空間)8、刪掉\windows\system32\dllcache下dll檔(減去200——300mb),這是備用的dll檔，只要你已拷貝了安裝文件，完全可以這樣做。9、XP會(huì)自動(dòng)備份硬件的驅(qū)動(dòng)程序，但在硬件的驅(qū)動(dòng)安裝正確后，一般變動(dòng)硬件的可能性不大，所以也可以考慮將這個(gè)備份刪除，文件位于\windows\drivercache\i386目錄下，名稱為driver.cab，你直接將它刪除就可以了，通常這個(gè)文件是74M。10、刪除不用的輸入法：對很多網(wǎng)友來說，WindowsXPt系統(tǒng)自帶的輸入法并不全部都合適自己的使用，比如IMJP8_1日文輸入法、IMKR6_1韓文輸入法這些輸入法，如果用不著，我們可以將其刪除。輸入法位于\windows\ime\文件夾中，全部占用了88M的空間。11、升級完成發(fā)現(xiàn)windows\多了許多類似$NtUninstallQ311889$這些目錄，都干掉吧，1x-3xM12、另外，保留著\windows\help目錄下的東西對我來說是一種傷害，呵呵。。。都干掉！13、關(guān)閉系統(tǒng)還原：系統(tǒng)還原功能使用的時(shí)間一長，就會(huì)占用大量的硬盤空間。因此有必要對其進(jìn)行手工設(shè)置，以減少硬盤占用量。打開"系統(tǒng)屬性"對話框，選擇"系統(tǒng)還原"選項(xiàng)，選擇"在所有驅(qū)動(dòng)器上關(guān)閉系統(tǒng)還原"復(fù)選框以關(guān)閉系統(tǒng)還原。也可僅對系統(tǒng)所在的磁盤或分區(qū)設(shè)置還原。先選擇系統(tǒng)所在的分區(qū)，單擊"配置"按鈕，在彈出的對話框中取消"關(guān)閉這個(gè)驅(qū)動(dòng)器的系統(tǒng)還原"選項(xiàng)，并可設(shè)置用于系統(tǒng)還原的磁盤空間大小。14、休眠功能會(huì)占用不少的硬盤空間，如果使用得少不妨將共關(guān)閉，關(guān)閉的方法是的：打開"控制面板"，雙擊"電源選項(xiàng)"，在彈出的"電源選項(xiàng)屬性"對話框中選擇"休眠"選項(xiàng)卡，取消"啟用休眠"復(fù)選框。15、卸載不常用組件：XP默認(rèn)給操作系統(tǒng)安裝了一些系統(tǒng)組件，而這些組件有很大一部分是你根本不可能用到的，可以在"添加/刪除Windows組件"中將它們卸載。但其中有一些組件XP默認(rèn)是隱藏的，在"添加/刪除Windows組件"中找不到它們，這時(shí)可以這樣操作：用記事本打開\windows\inf\sysoc.inf這個(gè)文件，用查找/替換功能把文件中的"hide"字符全部替換為空。這樣，就把所有組件的隱藏屬性都去掉了，存盤退出后再運(yùn)行"添加-刪除程序"，就會(huì)看見多出不少你原來看不見的選項(xiàng)，把其中那些你用不到的組件刪掉（記住存盤的時(shí)候要保存為sysoc.inf，而不是默認(rèn)的sysoc.txt），如Internat信使服務(wù)、傳真服務(wù)、Windowsmessenger，碼表等，大約可騰出近50MB的空間。16、清除系統(tǒng)臨時(shí)文件：系統(tǒng)的臨時(shí)文件一般存放在兩個(gè)位置中：一個(gè)Windows安裝目錄下的Temp文件夾；另一個(gè)是x:\DocumentsandSettings"用戶名"\LocalSettings\Temp文件夾(Y:是系統(tǒng)所在的分區(qū))。這兩個(gè)位置的文件均可以直接刪除。17、清除Internet臨時(shí)文件：定期刪除上網(wǎng)時(shí)產(chǎn)生的大量Internet臨時(shí)文件，將節(jié)省大量的硬盤空間。打開IE瀏覽器，從"工具"菜單中選擇"Internet選項(xiàng)"，在彈出的對話框中選擇"常規(guī)"選項(xiàng)卡，在"Internet臨時(shí)文件"欄中單擊"刪除文件"按鈕，并在彈出"刪除文件"對話框，選中"刪除所有脫機(jī)內(nèi)容"復(fù)選框，單擊"確定"按鈕。18、清除預(yù)讀文件：WindowsXP的預(yù)讀設(shè)置雖然可以提高系統(tǒng)速