《后勤服務(wù)管理辦法》

后勤服務(wù)管理辦法第一章總則第1條為加強(qiáng)后勤服務(wù)管理，規(guī)范服務(wù)行為，明確服務(wù)范圍，提高服務(wù)效率，特制訂本辦法。第2條本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機(jī)票預(yù)訂、員工名片印制、禮品購置與分發(fā)等管理。第3條主要職責(zé)。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)后勤服務(wù)項(xiàng)目與范圍的確定，以及大額費(fèi)用開支的審批。集團(tuán)行政管理中心：作為后勤服務(wù)歸口管理部門，負(fù)責(zé)提供具體服務(wù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心：負(fù)責(zé)相關(guān)費(fèi)用的審核、審批與報(bào)銷。第二章信件收發(fā)管理第4條本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經(jīng)快遞公司送達(dá)本公司或本公司外發(fā)的普通信件、掛號(hào)信件、包裹、快遞、報(bào)刊雜志、廣告宣傳資料等。第5條信件的簽收。前臺(tái)負(fù)責(zé)每日收取報(bào)刊雜志及信箋，掛號(hào)信件、包裹、快遞等重要信件應(yīng)做好登記。郵遞員送來的信件，前臺(tái)要檢查有無開封、損壞的函件，如有開封、損壞函件，必須讓函件接收部門（或本人）派人查收。函件接收部門（或本人）不派人或不收函件按信件退回處理。需到郵局領(lǐng)取的函件，由部門負(fù)責(zé)到郵局領(lǐng)取。第6條信件的分發(fā)。前臺(tái)收到報(bào)紙、期刊和信件后，先分類登記（見附件1《信件簽收登記表》）后分發(fā)，每天整理一次報(bào)刊雜志、信件、包裹等資料，分類進(jìn)行存放。集團(tuán)高管報(bào)刊雜志信箋由前臺(tái)當(dāng)天分發(fā)，其他部門應(yīng)及時(shí)到前臺(tái)領(lǐng)取。如有掛號(hào)信或快遞等重要信件應(yīng)及時(shí)通知收件人。第7條收到信件、報(bào)刊后須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，不得造成信件延誤或遺失。第8條信件的發(fā)送。因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必須先填寫《信件發(fā)送審核表》（詳見附件2），須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心主任簽字確認(rèn)，并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺(tái)，由前臺(tái)統(tǒng)一安排郵寄。未經(jīng)登記或需郵寄的信件無部門負(fù)責(zé)人簽字者，前臺(tái)可拒絕受理，如需郵寄郵費(fèi)自付。如收件人等信息不清楚或不完整，前臺(tái)有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對(duì)于無故拒不按要求填寫，且經(jīng)前臺(tái)要求無效者，前臺(tái)有權(quán)拒發(fā)該信件，并將情況報(bào)該部門負(fù)責(zé)人處理。前臺(tái)要認(rèn)真在〈〈信件發(fā)送登記表》（詳見附件3）上進(jìn)行登記，由S寄后有義務(wù)向寄件人告知快遞單號(hào)等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負(fù)責(zé)。寄送文件、資料、貨物等郵件貨品，原則上通過公司指定的承運(yùn)單位（郵局、EMS順豐速遞、中通郵件、申通郵件）進(jìn)行郵寄，如有特殊情況需通過公司指定外的承運(yùn)單位寄送，必須經(jīng)行政管理中心主任審批方可生效。前臺(tái)要保留好每次郵寄的存根，以備查驗(yàn)核對(duì)。前臺(tái)每月做一次信件發(fā)送匯總表報(bào)行政管理中心主任核實(shí)后交財(cái)務(wù)管理中心處理郵寄費(fèi)用的問題。第9條違規(guī)寄件處罰。若出現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人或者前臺(tái)把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致出現(xiàn)快遞私用情況的發(fā)生，一次性給予責(zé)任人當(dāng)次快遞費(fèi) 5倍罰款，同時(shí)給予寄件人當(dāng)次快遞費(fèi) 10倍罰款，罰款從當(dāng)月工資里扣除。第10條工作快遞的寄送。寄送范圍。公司員工因工作需要，均可申請(qǐng)寄送工作快遞。工作快遞寄送的審批。填寫《信件發(fā)送審核表》t部門負(fù)責(zé)人簽字T行政管理中心主任簽字T到前臺(tái)領(lǐng)取快遞單T項(xiàng)目填寫清楚后交給前臺(tái)寄送（特殊情況下可委托前臺(tái)代為填寫）。工作快遞寄送的原則。請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人在工作快遞審批時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格區(qū)分工作快遞和私人快遞，杜絕以工作的名義寄送私人快遞。區(qū)域公司在集團(tuán)寄送快遞，由相關(guān)歸口單位負(fù)責(zé)人審批（如區(qū)域公司經(jīng)營部由集團(tuán)經(jīng)營管理中心歸口審批），費(fèi)用按年度報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算。工作快遞請(qǐng)寫明收件單位名稱和聯(lián)系方式備查。私人快遞由前臺(tái)聯(lián)系快遞公司上門取件，不得要求前臺(tái)外出到郵局寄送私人快遞。前臺(tái)接到快件后應(yīng)及時(shí)電話通知快遞公司人員安排取件并留存底單以便查詢第三章機(jī)票預(yù)訂管理第11條職責(zé)說明。出差申請(qǐng)人：按《員工出差管理辦法》填寫《因公出差審批表》，需乘飛機(jī)的，出差申請(qǐng)人可先在網(wǎng)上查詢機(jī)票信息，或向公司前臺(tái)查詢機(jī)票信息。行政管理中心：經(jīng)出差申請(qǐng)人分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政管理中心可接受機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)。分管領(lǐng)導(dǎo)：審核出差人乘坐飛機(jī)必要性。第12條審批程序。審批權(quán)限依次為：出差申請(qǐng)人T部門負(fù)責(zé)人T部門分管領(lǐng)導(dǎo)T總裁審批丁彳丁政管理中心備案。集團(tuán)公司董事長、總裁、副總裁可直接通知前臺(tái)訂購機(jī)票，但須由秘書或者本人填寫訂票申請(qǐng)單。第13條預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)。國內(nèi)乘坐火車在10小時(shí)內(nèi)能到達(dá)出差目的地的，原則上不受理機(jī)票預(yù)訂。普通員工因公出差，特殊情況經(jīng)審批后方可預(yù)訂機(jī)票。有開通夕發(fā)朝至列車的出差地點(diǎn)不得訂購機(jī)票。第14條費(fèi)用。所有機(jī)票，由前臺(tái)憑《出差申請(qǐng)表》統(tǒng)一報(bào)銷月結(jié)款項(xiàng)。機(jī)票預(yù)訂后，無特殊原因一律不得改簽或退票。因公不能按時(shí)出行，需注明原因，重新填寫《出差申請(qǐng)表》預(yù)訂；因私造成的改簽或退票費(fèi)用，由出差申請(qǐng)人全部承擔(dān)。第四章名片印制與使用管理第15條名片印制。行政管理中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。原則上公司員工需轉(zhuǎn)正后方可印制名片，新員工或名片使用完者，應(yīng)先填寫《名片印刷申請(qǐng)單》（詳見附件4）,部門負(fù)責(zé)人簽字同意并經(jīng)過分管副總審批后方可交由行政管理中心負(fù)責(zé)印制。名片印制申請(qǐng)人每月10日前統(tǒng)一到行政管理中心登記，并在《名片印刷申請(qǐng)單》上明確標(biāo)示個(gè)人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等。如遇特殊情況急需用名片則提前 3日通知行政管理中心。名片印制到位后，領(lǐng)取人到行政管理中心對(duì)名片信息進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《名片領(lǐng)用登記表》 （詳見附件5）中簽字。行政管理中心對(duì)印制名片應(yīng)留底存檔。第16條名片配給數(shù)量控制。行政管理中心有責(zé)任定期檢查、收集各部門名片需求，將相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)。印制數(shù)量單位：1盒/人/次（100張）。管理人員：經(jīng)理及以上級(jí)別的管理人員，印制數(shù)量： 3盒/人/次，備用數(shù)量：2盒/人/次。正式員工：2盒/人/次，備用數(shù)量：1盒/人/次。如遇大型展會(huì)、研討會(huì)、客戶尋訪等名片大量消耗的情況，要提前準(zhǔn)備，數(shù)量根據(jù)實(shí)際需要情況具體對(duì)待（提前 3天提出印制名片申請(qǐng)）。第17條名片備用保管及保留。每位員工不同時(shí)期不同版本的名片，行政管理中心要保留一張以備查每位員工備用的名片由行政管理中心統(tǒng)一保管，員工需要時(shí)到行政管理中心領(lǐng)用，行政管理中心根據(jù)庫存情況定期檢查備用名片并及時(shí)印制新名片。名片更新：名片中信息發(fā)生變化時(shí)，需立即更新印制新的名片。第18條名片使用。名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，合理掌握使用范圍。掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。員工在業(yè)務(wù)交往過程中收到的公務(wù)、客戶名片屬公司客戶資料，須在公司內(nèi)共同使用，不得占為己有。任何人不得私自印制公司名片，不得隨意改變公司的名片設(shè)計(jì)樣式、排版等，違者按照1元/張乘以印制名片的數(shù)量進(jìn)行懲處。第19條名片作廢及處理。員工因升職、調(diào)職、離職等原因，原版本名片不得繼續(xù)使用，剩余名片所屬部門負(fù)責(zé)人收回并銷毀。名片信息已更新，舊名片由所在部門負(fù)責(zé)人收回作銷毀處理。第20條費(fèi)用核算。每月底，行政管理中心按部門實(shí)際印刷名片數(shù)量，按部門進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅⒔Y(jié)果通知相關(guān)部門。第五章禮品購置與分發(fā)第21條本章所稱禮品指：經(jīng)公司批準(zhǔn)，由集團(tuán)行政管理中心直接批量購置或定制的專門用于對(duì)外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往，以公司名義向有關(guān)單位、個(gè)人饋贈(zèng)發(fā)送的紀(jì)念物品以及作為公司員工福利的禮品。第22條禮品的購置。禮品集中采購：每年12月份集團(tuán)行政管理中心組織集團(tuán)及各區(qū)域公司申報(bào)禮品采購計(jì)劃，根據(jù)集團(tuán)、各區(qū)域公司對(duì)禮品的需求計(jì)劃，綜合集團(tuán)高管及各區(qū)域公司高管對(duì)禮品的要求，由集團(tuán)行政管理中心和人力資源中心擬定“全年禮品集中制作或采購方案”，包括：設(shè)計(jì)理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等，經(jīng)集團(tuán)總裁審批由集團(tuán)行政管理中心、人力資源中心與財(cái)務(wù)管理中心三方人員組成招標(biāo)工作組，在集團(tuán)招標(biāo)工作小組（由公司高管擔(dān)任組長）的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行招標(biāo)制作和采購工作。采購的禮品應(yīng)與集團(tuán)的市場地位及企業(yè)文化相符合，達(dá)到提升集團(tuán)對(duì)外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈，要體現(xiàn)集團(tuán)的特色。送給來訪與外國客人的禮物，交流時(shí)，還要能體現(xiàn)中國的特色。禮品米購原則。貨真價(jià)實(shí)原則：價(jià)格公道合理，不能以次充好、以假亂真。集體采購原則：參與采購人員不得低于 3人。集中制作原則：年度計(jì)劃、專業(yè)設(shè)計(jì)、集中制作和采購。福利禮品米購：集團(tuán)人力資源中心根據(jù)實(shí)際需要填寫《禮品米購申請(qǐng)單》（詳見附件6）交由行政管理中心統(tǒng)一進(jìn)行采購，注明禮品名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)（有無預(yù)算）、計(jì)劃到貨日期。預(yù)計(jì)總金額超過10000元人民幣的要報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、集團(tuán)總裁審批。接待禮品米購：集團(tuán)各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原則上領(lǐng)用公司庫存禮品，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后米購金額在 3000元以內(nèi)的，則根據(jù)《禮品采購申請(qǐng)單》審批的內(nèi)容，由行政管理中心負(fù)責(zé)組織采購，或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購；采購金額在3000-50000元的，由集團(tuán)行政管理中心、人力資源中心與財(cái)務(wù)管理中心一同采購。針對(duì)公司重要客戶，由集團(tuán)行政管理中心批準(zhǔn)或高管安排緊急的重要禮品采購，按照《禮品采購申請(qǐng)單》經(jīng)過審批后由行政管理中心負(fù)責(zé)采購落實(shí)，采購人員必須在3人以上。原則上各類禮品均由集團(tuán)行政管理中心后勤管理員進(jìn)行保管。后勤管理員在禮品購置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時(shí)，由經(jīng)辦人填寫物品的入庫清單，后勤管理員根據(jù)入庫清單驗(yàn)貨，認(rèn)真檢查質(zhì)量并清點(diǎn)數(shù)量，確認(rèn)無誤后在入庫清單中簽字確認(rèn)，并提交集團(tuán)行政管理中心主任復(fù)核。入庫清單包括入庫品種、入庫數(shù)量、入庫金額、經(jīng)辦人、入庫時(shí)間等（詳見附件 7）。后勤管理員每月末對(duì)禮品庫進(jìn)彳丁清點(diǎn)對(duì)賬，每季度對(duì)禮品庫進(jìn)行全面盤點(diǎn)清點(diǎn)，并填寫年度禮品庫入庫臺(tái)賬（詳見附件 8）和年度禮品庫出庫臺(tái)賬（詳見附件9），報(bào)集團(tuán)行政管理中心主任。在禮品數(shù)量不足時(shí)應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心主任報(bào)告，及時(shí)提出制作補(bǔ)充禮品的需求。禮品入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額，并如實(shí)填寫禮品庫出庫臺(tái)賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物品同等價(jià)格進(jìn)行賠償，并做出書面檢查。后勤管理員換崗或離崗時(shí)，應(yīng)將賬物盤點(diǎn)清楚后隨入庫單、入庫臺(tái)賬、出庫臺(tái)賬一并移交下一任專管人員。后勤管理員其職責(zé)是負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得發(fā)放。后勤管理員因其他原因不在時(shí)，應(yīng)由集團(tuán)行政管理中心主任或由其安排其他人員代管，在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物，以免出現(xiàn)賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責(zé)的，出現(xiàn)賬物不符的由代管人員直接承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。如集團(tuán)后勤管理員因其他原因不在時(shí)，未經(jīng)授權(quán)的其他人員擅自代管出現(xiàn)賬物不符的，由其本人直接承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。1.第24條禮品的領(lǐng)取與分發(fā)。1.禮品的領(lǐng)取和分發(fā)必須填寫禮品領(lǐng)用審批單 （詳見附件10）,禮品領(lǐng)用時(shí)需填寫禮品領(lǐng)用登記表（詳見附件11），由集團(tuán)行政管理中心統(tǒng)一發(fā)放。2.接待禮品的贈(zèng)送。贈(zèng)送對(duì)象的身份、個(gè)性以及贈(zèng)送方式、地點(diǎn)要與禮品的特點(diǎn)相適宜;多人場臺(tái)，要注意區(qū)分受贈(zèng)人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈(zèng)送時(shí)，注意花樣品種的更換。避免禮品的重復(fù)贈(zèng)送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈(zèng)送活動(dòng)中，要避免公司或部門多頭贈(zèng)送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用單位和行政管理中心注意把關(guān)，防止此類事情發(fā)生。普通禮品贈(zèng)送，目的是加強(qiáng)與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈(zèng)送禮品時(shí)，注意了解授贈(zèng)人的個(gè)性特點(diǎn)，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。第25條禮品的費(fèi)用分?jǐn)偂Ｐ姓芾碇行脑诿吭履⒍Y品支出明細(xì)表發(fā)到財(cái)務(wù)管理中心，財(cái)務(wù)管理中心將各部門發(fā)生的費(fèi)用支出計(jì)入本部門費(fèi)用。各部門所領(lǐng)用禮品有剩余時(shí)